《党政机关公文格式》分解.ppt

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1、公文格式概述 根据党政机关公文处党政机关公文处理工作条例，理工作条例，第三章 第十条，公文的版式按照党政机关公文格式党政机关公文格式国家标准执行，并于2012年7月1日实施。公文格式概述 公文格式的范畴： 公文的组成要素，以及这些要素在页面上的标注位置； 承载公文的介质，主要包括纸张的开本、规格、印刷、装订等要求； 公文数据的表现形式，包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范。公文格式概述 公文格式的种类：公文格式的种类： 根据公文载体的不同，分为文件格式、信函格式、文件格式、信函格式、电报电报格式格式、命令格式、纪要格式、命令格式、纪要格式等。 文文 件件 格格 式式 信信

2、函函 格格 式式电电 报报 格格 式式 命命 令令 格格 式式纪纪 要要 格格 式式公文格式概述 公文格式的基本要求：公文格式的基本要求： 公文用纸：一般使用纸张定量为60g/80g/的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%90%，横向耐折度15次，不透明度85%，pH值为7.59.5。 纸张大小：A4型纸：210mm297mm。 公文格式概述公文格式概述 公文格式的基本要求： 版面：公文用纸天头（上白边）为37mm1，公文用纸订口（左白边）为28mm1，版心尺寸为156225mm。 页边距参数页脚参数奇偶页不同公文格式概述公文格式概述 公文格式的基本要求： 字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3

3、号仿宋体字。特定情况可作适当调整。 方正小标宋GBK方正黑体GBK方正楷体GBK方正仿宋GBK公文所有阿拉伯数公文所有阿拉伯数字为罗马字体。字为罗马字体。 在在“西文字体西文字体”处下接菜单处下接菜单选 择选 择 “ T i m e s N e w T i m e s N e w Roman”,Roman”,然后点确定即然后点确定即可。可。 方正仿宋字体罗马字体公文的通用格式 版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。 主体：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。 版记：抄送机关、印发机关和印发日期、页码。一件完整的公文由三部分组

4、成：一件完整的公文由三部分组成：版头公文首页红色分隔线以上部分称为版头。版头部分 示意图发文机关发文机关发文字号发文字号签发人签发人不超不超1.8cm1.8cm不超不超14.8cm14.8cm7.2cm公文的通用格式公文的通用格式 份号：公文的份数序号也就是每份公文的编号，根据印制份数，编流水号。公文份数序号是为了掌握公文的发放方向，便于公文的保密管理，便于掌握公文的去向。 涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号。 如需标识份号，一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。份号用黑色标注。 密级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，国家秘密

5、分为秘密、机密和绝密三种。 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角份号之下；保密期限中的数字用阿拉伯数字。 紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。 电报格式的公文紧急程度分为四级，从急到缓依次为：特提、特急、加急、平急。 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角； 如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 发文机关标志：发文机关标志是公文版头部分的核心，用套红大字居中印在公文首页上半部，字体要庄重、规范、美观、大小适度（一般应小于上级机关的字体大小）。 发文机关标志主要

6、有两种形式：一是发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称。字号以醒目美观为原则，字体大小一般不超过上级机关。 发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。发文机关标志推荐使用小标宋字体，颜色用红色。 联合行文时可并用联合发文机关名称，一般主办机关名称排列在前；也可单独用主办机关名称。 联合上报公文一般不单独使用主办机关名称。因为联合上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出，如果发文机关名称只用主办机关，这样与签发人的标注就不相匹配。 联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。 发文字号：由发文机关代字、年份和发文顺序号三个要素组成。机关代字要求准确、规范、精炼

7、、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。联合行文时只标注主办机关的发文字号。同一地区，避免不同机关的发文字号的机关代字重复。 发文字号编排在发文机关标志下空2行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字；年份用全称4位，用六角括号 括入括入发文顺序号不编发文顺序号不编虚位，不加第字。虚位，不加第字。上行文发文字号上行文发文字号标识在发文机关标识在发文机关之下居左空之下居左空1 1字。字。 签发人：上报的公文需标识签发人姓名。这时发文字号标识在发文机关之下居左空1字，签发人姓名平行居右空1字。签发人用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。下空二行下空二行编排要

8、求：编排要求：上行文，发文字号与签发人姓名在上行文，发文字号与签发人姓名在同一行左右空一字。发文字号和同一行左右空一字。发文字号和“签发人签发人”三字用三字用3 3号号方正仿宋体，签发人名字用方正仿宋体，签发人名字用3 3号方正楷体，两个字的号方正楷体，两个字的人名中间空人名中间空1 1字。字。左空一字左空一字右空一字右空一字 联合行文时有多个签发人，签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排2个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并使红色分隔丝与之的距离为4mm。 公文主体 公文标题：标题由发文机关名称、事由和文种组

9、成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。4个以上（含4个）机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。说明：说明：公文标题中除法律、法规、规章名称加书名公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。号外，一般不用标点符号。应当注意：应当注意：法律、法规、规法律、法规、规章需用全称。章需用全称。国家质检总局办公厅国家标准委办公室关于发布实施党政机关公文格式国家标准有关事宜的通知国务院办公厅关于印发“十二五”全国城镇污水处理及再生利用设施建规划的通知标题中使用书名号形状示例标题中使用书名号形状示例标题中使用引号形状示例标题中使用引

10、号形状示例 公文标题一般用2号小标宋字体，编排于红色分隔线下空2行的位置，分一行或多行居中排布； 回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。 主送机关：是公文的主要受理机关。主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中，使用简称要规范、准确，机关的规范化简称和统称应由上级机关明确，不得随意编造机关简称。 使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。 公文正文：是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容，公文首页须显示正文。 一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。

11、 正文中标题字号的使用：文种结构层次依次可以用“一、” “（一）” “1.” “（1）” 标注，一般一级标题用黑体字，二级标题用楷体，三级和四级和正文一样用3号仿宋。正文中结构层次序数：正文中结构层次序数：第一层次用第一层次用“ 一、一、”第二层次用第二层次用“（一）（一）”第三层次用第三层次用“ 1. ”1. ”第四层次用第四层次用“（1 1）”基本设置：行数和字数：行间距设置为28磅，一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。引用公文方法。引用公文方法。正文中需要引用其他公文时，需先引标题全称，用正文中需要引用其他公文时，需先引标题全称，用“ ” ”括起来，后有发

12、文字号，用括起来，后有发文字号，用“（ ）”括起来，缺一不可。例：根据县委括起来，缺一不可。例：根据县委关于关于工作的通知工作的通知（奇党发（奇党发20162016号）有关要求，我县号）有关要求，我县日期用法。日期用法。应表明具体的年、月、日，如应表明具体的年、月、日，如20162016年年1 1月月1616日。若用日。若用“2016.1.16”2016.1.16”或或“1616年年1 1月月1616日日”以及以及“今年今年”、“明年明年”、“上月上月”、“下月下月”、“今今天天”、“明天明天”、“近日近日”等，是不规范的表述。等，是不规范的表述。简称用法。简称用法。公文内使用简称，一般应先用

13、全称，再注明简称，如公文内使用简称，一般应先用全称，再注明简称，如党政机党政机关公文处理工作条例关公文处理工作条例（以下简称（以下简称条例条例），而不能在不加说明的情况下），而不能在不加说明的情况下直接简写为直接简写为条例条例。正文中需要注意的几点附件：是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便，需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述，即附件。 公文附件是正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。在正文下空1行左空2字位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有顺序号，使用阿拉伯数字标注，附件名

14、称后不加标点符号。 附件说明附件说明用用3 3号仿宋体字在正文号仿宋体字在正文下下空一行、左空二字空一行、左空二字编排编排“附件附件”二字，后标全角冒二字，后标全角冒号和附件名称。号和附件名称。附件名称较长需回行附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名时，应当与上一行附件名称的称的首字首字对齐，对齐，附件名称附件名称后不加标点符号。后不加标点符号。 发文机关署名：应当用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。联合行文时，应将各发联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关文机

15、关署名按发文机关顺序排列在相应位置，顺序排列在相应位置，并使印章加盖其上。并使印章加盖其上。 发文机关署名发文机关署名过长，应使其过长，应使其右空右空2 2字编排字编排不加盖印章的公文，单一不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文机关行文时，在正文下空下空1 1行右空行右空2 2字字编排发文机关编排发文机关署名，在发文机关署名下署名，在发文机关署名下1 1行编排成文日期，成文行编排成文日期，成文日期首字比发文机关署名日期首字比发文机关署名首字右移首字右移2 2字字 成文日期是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。 成文日期确定的原则和标注位置有2种： 已是经机关负责人签发的公文，以签发

16、日期为准（联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准）。 二是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准，成文日期编排在公文标题之下，写全年、月、日，用（）括起来。 成文日期在公文正成文日期在公文正文或附件说明的右文或附件说明的右下方右空下方右空4字编排，字编排，用阿拉伯数字将年、用阿拉伯数字将年、月、日标全月、日标全，年份，年份应标全称，月、日应标全称，月、日不编虚位。不编虚位。不加盖印章的公文，不加盖印章的公文，在发文机关署名下在发文机关署名下1行编排成文日期，行编排成文日期，首字比发文机关署首字比发文机关署名右移名右移2字。字。 印章:印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依

17、据之一。上行文，一定要加盖印章。 有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。 纪要不加盖印章。 单一机关行文时，印章端正、居中下压成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内。不得出现空白印章。 联合上行文，发文机关只署名主办机关时，可以只加盖主办机关印章。联合下行文时，所有联署机关均须加盖印章。 联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交相切，每排印章两端不得超出版心，每排最多放三个印章。附注：附注： 一般是对公文的发放范围、使用时需注意

18、的事项加以说明 请示件应当在附注的位置上标注请示件应当在附注的位置上标注联系人和联系方式联系人和联系方式。 如有附注如有附注居左空居左空2 2字加圆括号编排在成文日期下字加圆括号编排在成文日期下1 1行行。版记： 版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。这样是为了方便阅文和查询。 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。 首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。版记编排注意事项 版记版记必须必须在偶数页上。即便公文内容很短，短在偶数页上。即便公文内容很短，短到首页可以放下版记内容，由于公文是双面印刷，到首

19、页可以放下版记内容，由于公文是双面印刷，所以版记也必须移到第所以版记也必须移到第2页上，页上，即便第即便第2页除了版记页除了版记没有任何内容。没有任何内容。 抄送机关：是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。 公文的抄送范围应当严格按照工作需要确定，不能滥抄也不能错抄和漏抄。 在排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确定，依照先上级、再平级、后下级的次序。 抄送机关，一般用4号仿宋体字，编排在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 如需把主送机关

20、移至版记，除将抄送二字改为主送外，编排方法同抄送机关。既有抄送机关又有主送机关时，应当将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。 版记 印发机关和印发日期：印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各党政机关办公厅（室）或文秘部门。发文机关没有专门的办公厅（室）的，发文机关就是印发机关。 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即不编01），后加“印发”二字。 版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。 页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心

21、下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。 公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。1页码页码页码用页码用4 4号半号半角角宋体宋体( (系统自带系统自带) )阿拉伯数字，编阿拉伯数字，编排在版心下边缘排在版心下边缘之下。之下。1放大效果放大效果单页码在单页码在右右，其右边的其右边的“一一”字线字线右空一字；右空一字；页码页码右空一字右空一字1双页码在双页码在左左，其左边的其左边的“一一”字线字线左空一字。左空一字。页码页码左空一字左空一字2公文的公文的通用通用格式格式 信函格

22、式 公文的信函格式是被广泛采用的一种公文特殊格式。主要用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，报送方案，商洽、询问、答复或者说明某件具体事项。信函格式相对简单，易操作，在各级行政机关的公文中广泛应用，常用于通知、批复、函等文种的公文中。 信函格式 发文机关标志：发文机关标志使用发文机关全称或规范化简称，其上边缘至上页边为30mm，推荐用红色小标宋字体，字号大小由发文机关酌定，以版心为准居中排布。联合行文时，使用主办机关标志。 红色分隔线：发文机关标志下4mm处为一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处为一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，均以版心为准居中。 份号

23、、密级和保密期限、紧急程度：如需标识份号，顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下；如需同时标注密级和保密期限、紧急程度，密级和保密期限顶格编排在份号下1行，紧急程度顶格编排在密级和保密期限下1行。 发文字号：发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。发文字号与红色双线的距离为3号汉字高度的7/8。 标题：标题居中编排，与其上最后一个要素相距2行。 页码：信函格式公文首页不显示页码，由第2页开始标注。只有2页的信函式公文，第2页可以不显示页码。 版记：信函格式公文的版记中不加印发机关、印发日期及分隔线。公文的公文的通用通用格式格式 命令格式 命令格式的公文，适用范围有特殊的限制。一般用于公

24、布行政法规和政府规章。 命令格式 发文机关标志是发文机关全称加命令或令组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35，推荐使用红色小标宋。发文机关标志下空两行集中编排令号，令号下空两行编排正文。在正文下空两行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。公文的通用格式公文的通用格式 纪要格式 纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。各级党政机关办公会和专题会讨论议定的事项都是本机关的决策事项，要以纪要的形式印发公文，作为指导开展工作的依据。 纪要格式 纪要标志：由“XXXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35

25、mm，推荐使用红色小标宋字体。 编号：纪要标志下空2行居中编排纪要编号“第X号”，并用圆括号括入，不受年度限制； 也可按年度编排，如“2012X号”。 发文机关和成文日期：纪要编号下空1行编排发文机关和成文日期，发文机关居左空1字，成文日期居右空1字。 出席、列席和请假人：标注出席人员名单，一般用3号黑体字在正文（或附件说明）下空1行左空2字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。 标注请假、列席人员名单，除依次另起1行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同前。 纪要不加盖印章 纪要格式可以根据实际制定。 发文机关标志（

26、居中，小标宋字体） 发文字号（居中，三号仿宋）距离版心上边缘35 下空2行约20 份份 号号 密级和期限密级和期限 紧急程度紧急程度（顶格依次排列） 公文标题（居中，2号小标宋） 公文正文 （首行空两字，3号仿宋体） 主送机关（顶格，3号仿宋体）下空2行约20 下空1行约10 印 章（端正居中下压成文日期） 发文机关署名（以成文日期为准居中） 成文日期（右空4编排，用阿拉伯数字） 附 注（请示件标注联系人及联系方式） 抄送机关（左右各空1字）印发机关（左空1字）印发日期（右空1字）版记（内容全部用4号仿宋）页码（双面印刷，单页居右空一字，双页居左空1字）公文格式要点 公文格式新国标 用纸要选A4型 双面印刷不空页 左侧装订要记牢 版头主体红线分 版记要在最后标 涉密公文标份号 密级紧急左上角 附件说明空一行 前后名称统一标 印章署名要齐全 成文日期用数字 上行公文不留空 附注紧随时间标 版记四号仿宋体 主题词儿不再有 公文页码不可少 信函格式应简标谢 谢 大 家张煜阳2016年11月