time mgmt materials.ppt

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1、time mgmt materials 世界上永远无法挽回的三件事世界上永远无法挽回的三件事 朱自清：匆匆朱自清：匆匆去的尽管去了， 来的尽管来着； 去来的中间， 又怎样的匆匆呢？早上我起来的时候，小屋里射进两三方斜斜的太阳。太阳他有脚啊，轻轻悄悄地挪移了；我也茫茫然跟着旋转。于是洗手的时候，日子从水盆里过去；吃饭的时候，日子从饭碗里过去；默默时，便从凝然的双眼里过去。我觉察他去的匆匆了，伸出手遮挽时，他又从遮挽着的手边过去。天黑时，我躺在床上，他便伶伶俐俐地从我身上跨过，从我脚那边飞去了。等我睁开眼和太阳再见，这算又溜走了一日。我掩着面叹息。但是新来的日子的影儿又开始在叹息里闪过了。 We

2、all have the same time.时间面前人人平等时间面前人人平等u1,440 minutes in a 24 hour dayu10,080 minutes in a 7 day weeku525,600 minutes in a year 02468101214161820三维柱形图 1三维柱形图 1202018188 85 55 56 64 43 33 3睡觉睡觉 工作工作 文体文体 打扮打扮 旅行旅行 吃饭吃饭 聊天聊天 等人等人 生病生病 你你 的的 时时 间间 值值 多多 少少 ？月工资RMB 工作日（22天/ 日 ）每小时（8 小时/ 工 作日）30003000136

3、.41740004000181.822.750005000227.328.41000010000454.556.82000020000909113.630000300001363.6170.54000040000454.556.8 Four Generations of Time Management时间管理的发展时间管理的发展1 Notes & Checklists 便条及核对单2. Calendars & Appointment books 日历及记事本3. Important & Urgent 重要及紧急的4. Manage ourselves 管理自己 Notes & Checklis

4、ts 便条及核对单便条及核对单u备忘录型u顺其自然，不追求什么时间做什么事u随身携带，随身检查u未完成的任务顺延 Calendars & Appointment books 日历及记事本日历及记事本u规划与准备u规定什么时间做什么事u讲究效率，责任 Important & Urgent 重要及紧急的重要及紧急的u以效率为中心u制定短，中，长期目标，确立价值观u编制优先顺序u利用计划，组织在最短的时间里做最多的事 Manage ourselves 管理自己管理自己u最重要的事先做u多方面平衡u改变思想而非行为 Managing Time管理时间管理时间 SELF ORGANISATION自我管理

5、自我管理 PLANNING & PRIORITISING计划及分清轻重缓急计划及分清轻重缓急MANAGING COMMUNICATIONS沟通管理沟通管理 How to Balance怎样平衡？怎样平衡？TypeYourNameHere 个个 人人 目目 标标 金金 字字 塔塔人生终极目标人生终极目标长期目标长期目标短期目标短期目标每日目标每日目标中期目标中期目标 设立你的目标设立你的目标目标要符合自己的价值观。了解你目前的状况。设定具体的目标。设定具体的目标。Specific: 具 体 的Measurable: 可 检 测 的Achievable: 可 达 到 的Realistic: 现 实

6、 的Time-bound: 有 时 间 限 制 的 A task is一项任务是一项任务是uIMPORTANT if doing it has a high benefit and value for achieving the goals of your job. u重要重要-如果做它能为达到工作目标增加很大的如果做它能为达到工作目标增加很大的好处及价值好处及价值uURGENT if failure to complete it now, or as soon as possible, will cancel or reduce the benefit of doing it at all.

7、 u紧急紧急-如果现在完不成，或不能尽快完成，将如果现在完不成，或不能尽快完成，将完全抵消或减少做这件事的好处完全抵消或减少做这件事的好处 Ask yourself问你自己问你自己What are the most important things I must do today ?我今天必做的我今天必做的重要重要的事是什么？的事是什么？Which one matters most. right now ?哪件事哪件事现在现在最重要？最重要？ 紧紧 急急不紧急不紧急重重 要要不重要不重要重重 要要紧紧 急急重重 要要不紧急不紧急不重要不重要不紧急不紧急不重要不重要紧紧 急急 轻轻 重重 缓缓

8、急急 矩矩 阵阵 举举 例例 说说 明明紧 急不紧急重 要不重要 干扰、电话 某些信件、报告 某些会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 做计划，长远规划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会 忙碌琐碎的事 广告函件，邮件 某些电话 闲聊天 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作计划好的会议 每一个象限的结果？每一个象限的结果？紧 急不紧急重 要不重要 短期行为重点 可能出现危机 看不到长远目标 觉得是牺牲者，失控 人际关系淡漠或崩溃 远景，长远规划 生活工作平衡 自律 控制性强 很少出现危机 完全无责任心 失去工作 事事依赖别人 事事需要指示 压力 自我爆炸 危机 救火

9、 Time Categories 时间分类时间分类uCategory A High importance/High urgency =给它许多时间给它许多时间立即就做！立即就做！uCategory B1 High urgency/Low importance = 现在就做现在就做 给少量的时间给少量的时间紧 急重 要 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议紧 急不重要 干扰、电话 某些信件、报告 某些会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 Time CategoriesuCategory B2 High importance/Low urgency =给它很多时间给它很多时间计划好你

10、将何时做计划好你将何时做uCategory C Low importance/Low urgency = 控制花在这些任务上的时间控制花在这些任务上的时间 当所有重要且紧急的事做完后再做当所有重要且紧急的事做完后再做不重要 忙碌琐碎的事 广告函件 某些电话 闲聊天不紧急重要不紧急 做计划，长远规划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会 Plan Your Work, Work Your Plan计划你的工作，工作你的计划计划你的工作，工作你的计划 Time Planning System 时间计划系统时间计划系统uPlan to give large blocks o

11、f time to important tasks 给重要的工作留大块儿的时间uDeal with urgent tasks straight away 直截了当处理紧急事务uControl the amount of time you spend on unimportant tasks, even if they are urgent控制花在不重要的事务上的时间，即使它们很紧急 80 / 20 原原 则则 80%的价值来自的价值来自20%的因子的因子;其余其余20%的价值来自的价值来自80%的因子。的因子。 意大利经济学家兼社会学家维弗列度意大利经济学家兼社会学家维弗列度.柏瑞图柏瑞图 8

12、0/20 举举 例例 说说 明明u80%的结果来自投入的20%的时间u80%的价值集中在20%的项目上u80%的销售额是源自20%的顾客u80%的工作失误来自20%的管理不当u80%的看报时间都花在20%的版面u80%的病假来自20%的员工 如如 何何 处处 理理 高高 价价 值值 活活 动动u让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。u坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。u设定最后期限，合理安排事情的进展。u将大项目分解，逐步完成。u高效运用自己的黄金时段u奖励自己，始终保持积极进取的态度。 如如 何何 处处 理理 低低 价价 值值 的的 活活 动动u授权或分派出这些

13、活动，节约自己的时间。u降低自己的标准，不要追求完美。u学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。u将它们汇总，集中时间处理。 ! Plan 80% of your Time 你可以很轻松，如果你可以很轻松，如果-uSetting priorities 设立轻重缓急uCutting unnecessary work削减不必要的工作uDelegating授权 Tools to Manage Your Time管理时间的工具管理时间的工具uA Good Calendar一个好的日历uMaster List主要核对单uDaily Planning每天的计划 A Good Calendar:日历日历 Mas

14、ter List 主要核对单主要核对单u所有你要做的事情清单u长期和短期都列出来u勾画出轻重缓急u大任务列出分步或留出足够空间 Daily Planning 每天的计划每天的计划uAt the end of each day 每天结束前做uSelect from your master list and combine your appointment 从你的主要核对单中选出umark the priority 标出轻重缓急uDont over schedule 不要超出计划 Time Savers /Time Wasters节约时间节约时间/浪费时间浪费时间节约时间节约时间Time Save

15、r: Keep a tidy work area 保持桌面整洁保持桌面整洁Time Saver: Cluster like project 按项目分类按项目分类Time Saver: Keep essentials at hand 把主要的任把主要的任务放手边务放手边Time Waster浪费时间浪费时间 Time Savers/Time WastersTimewasters: Butterflying - too many tasks at the same time“蝴蝶蝴蝶”-同时处理很多事情同时处理很多事情Timesavers: Do ONE thing at a time, sure

16、 all the materials with you. 每次只做一件事，保证所有资料都在每次只做一件事，保证所有资料都在手边手边 Time Savers/Time WastersTime Waster: Failure to Anticipate/Waiting until the last time没预见到没预见到/一直等到一直等到最后一刻最后一刻Time Saver: Establish a plan & Prioritize your work properly定好计划并合理确定好计划并合理确定轻重缓急定轻重缓急 Time Savers/Time WastersTime Waster:

17、 Over committing yourself - always saying yes 对别人承诺过多对别人承诺过多“YES”Time Saver: Learn to say “ No” or negotiate学着说学着说“NO” 或讨价还价或讨价还价 Time Savers/Time WastersTime Waster: Always involving others in your problems & decisions 总是让别人参与你的问题和决策总是让别人参与你的问题和决策Time Saver: Try to solve your own problems & work in

18、dependently 试图自己解决问题并独立工作试图自己解决问题并独立工作 Time Savers/Time wastersTime Waster: Frequently interrupting colleagues 经常干扰别人经常干扰别人Time Saver: make an appointment 定好约会定好约会 Time Savers/Time Wasters Time Waster:Getting sidetracked 偏离重点，转移目标偏离重点，转移目标Time Saver:Stick with the job at hand. Or, note down what the

19、 next step of your project will be and just keep coming back to it. 只做手边的工作，或记录下你的下一步做什么，只做手边的工作，或记录下你的下一步做什么，然后回头再做然后回头再做 Most hated interruptions最令人痛恨的干扰最令人痛恨的干扰uProcrastination 拖延uDrop-in Visitors 不速之客uTelephone 电话 Procrastinate 拖延拖延 Why为什么？为什么？uPoor work habits 不好的工作习惯uFeel overwhelmed 觉得被工作制服uW

20、ant to do it perfectly 追求尽善尽美uTheyd rather be doing something else 他们情愿去做别的事uLast- minute “High” 最后一分钟才出活 Drop - in Visitors 不速之客不速之客uBook a meeting room订一个会议室uUse a “Do Not Disturb” sign when you really need to get something done.当你确实要做什么事时，使用“请勿打扰”的标牌 Telephone 电话电话uThe organized Phone Call 有条理的电话

21、 Outgoing 打出的 Incoming 接进的 How to end a call 怎样结束电话uMessage-taking 记录信息uVoice Mail 语音信箱uAvoiding Telephone Tag 避免电话标签 如何取得效果如何取得效果任何技能只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。“我知道时间管理的技巧都非常好，我只是没有时间去实践这些技巧！” 什么是习惯？什么是习惯？ 逐渐养成的，一时不逐渐养成的，一时不容易改变的行为，倾向。容易改变的行为，倾向。是对思维和性格的写照。是对思维和性格的写照。习惯不能帮助我们习惯不能帮助我们 辨别事情的好坏。辨别事情的好坏。习惯左右着我们的习惯左右着我们的 行动。行动。 如何改变旧的习惯如何改变旧的习惯写下想改变的习惯。写下想改变的习惯。写下你的目标。写下你的目标。列出习惯带来的问题。列出习惯带来的问题。列出改变习惯的好处。列出改变习惯的好处。奖励自己。奖励自己。坚持坚持2121天。天。回顾新的习惯行为。回顾新的习惯行为。 Time Management 时间管理时间管理You are responsible for managing your own time ! 你自己对管理你的时间负责！