《管理信息系统》-第四章-管理信息系统的调查与可行性分析PPT课件.ppt

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1、 一般情况下，在一个项目、一个工程投资前都要对项目建设的必要性和可能性进行研究，预测项目完成后可能取得的技术、经济和社会效益，为开发新项目、建设新项目提供正确的决策依据，以避免盲目投资、减少不必要的损失，这就是项目开始前的可行性研究（Feasibility Study）。管理信息系统本身就是一个庞大的系统，对它的开发是一项投资大、开发时间长、风险比较大的工程项目。因此，在开发前，同样要对该系统能否开发进行可行性研究分析。一、可行性的任务和内容一、可行性的任务和内容 任务：任务：明确应用项目的开发的必要性和可行性。必要性来自实现开发任务的迫切性，而可行性则取决于实现应用系统的资源和条件。这项工作

2、需建立在初步调查的基础上。 系统开发的必要性分析：系统开发的必要性分析： 一是直接明显的必要性，是用户提出建立管理信息系统的要求是根据一些明显的、直接的、迫切需要的原因。 二是预见性的必要性，是用户根据本单位的业务发展情况，信息处理新技术的状况，本单位信息需求的发展，预见未来，提出在不久的将来，信息处理的手段必须更新，才能适应信息社会化的要求，为此而建立新的管理信息系统。系统可行性分析的内容：系统可行性分析的内容：1、管理上的可行性。指管理人员对开发应用项目的态度和管理方面的条件。2、技术上的可行性。分析当前的软、硬件技术能否满足对系统提出的要求。此外，还要考虑开发人员的水平。3、经济上的可行

3、性。主要估算费用支出和对项目的经济效益进行评价。主要估算费用支出估计和收益估计。二、可行性分析的报告二、可行性分析的报告 可行性分析的结果要用分析报告的形式编写出来。内容内容：1）系统简述； 2）项目的目标； 3）所需资源、预算和期望效益； 4）对项目可行性的结论。其中，结论应明确指出以下内容之一：（1）可以立即开发；（2）改进原系统；（3）目前不可行。应该注意的是，在可行性分析报告完成后，必须将可行性分析报告送交有关专家、领导部门进行评审。 对现行管理业务的调查十分重要，其中包括：组织结构调查、管理功能调查和管理业务流程调查等。一、组织结构调查一、组织结构调查 组织结构，指一个组织的组成以及

4、这些组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系。 组织机构调查包括对原系统的组织机构、领导关系、人员构成情况的调查，同时还要了解各部门的职责、业务范围及相应的规章制度以及工作人员的分工情况，每位人员的业务、职责等情况。 组织机构调查的结果可用组织结构图来描述，同时加上必要的文字说明，作为后续分析和设计之参考。 组织结构图是一张反映组织内部之间隶属关系的树型结构图。如下图：厂长供销财务部生产部计划科统计组计划组计划调度组外协组统计组成本组会计组出纳组供应组销售组仓库组织结构图 组织结构一般是树型结构，一张图往往不能反映系统的全部内在关系。该图只反映了系统的组成以及纵向的部门层次关系（上下级关系）

5、，但企业中的物流、信息流、资金流等也是以组织结构的背景而流动。 组织结构调查还应详细了解各级组织的职能和有关人员的工作职责、决策内容、存在问题以及对新系统的要求等。三、管理功能调查三、管理功能调查 为了实现目标，系统必须具备一定“功能”。功能是做某项工作的能力。功能要以组织机构为背景来识别和调查，二者不一定完全一致。调查时要按部门与业务的层次关系进行功能调查，然后用归纳法找出它的功能，并用功能结构图把它描述出来。下图表示了某销售系统的管理功能。销售系统管理销售计划管理销售合同管理销售预算与统计成品库管理市场预测销售历史资料管理编制年度销售大纲编制销售计划合同有效性审查合同执行情况分析合同登记和

6、变更销售收入核算销售利润核算销售统计分析出入库管理库存统计市场预测市场分析三、管理业务流程的调查三、管理业务流程的调查 在对系统的组织结构和功能进行分析时，需要从一个实际业务流程的角度将系统调查中有关该业务流程的资料都串起来作进一步的分析。 业务流程分析可以帮助我们了解业务的具体处理过程，发现和处理系统调查工作中的错误和疏漏，修改和删除原系统的不合理部分，在新系统基础上优化业务处理流程。 业务流程分析利用系统调查的资料将业务处理过程中的每一个步骤用一个完整的图将其串起来。在绘制业务流程图的过程中发现问题，分析不足，优化业务处理过程。所以说，绘制业务流程图是分析业务流程的重要步骤。 调查管理业务

7、流程应顺着原信息流动的过程逐步地进行，包括各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息流经去向、提供信息的时间和形态（报告、单句、屏幕显示等）。 描述管理业务流程的图表有：管理业务流程图、表格分配图等。（一）管理业务流程图（一）管理业务流程图 是一种描述系统内各单位、人员之间的业务关系，作业顺序和管理信息流向的图表。它可以简明、清晰地表示出系统的业务情况，帮助分析人员了解原系统状况，找出业务流程中的不合理流向。 下图是某物资管理的业务流程图。车间车间领料单车间领料单用料计划未批准领料单已批准领料单车间领料单用料计划未批准领料单已批准领料单库存帐用料流水帐领料通知有缺料通知单车间领料单用

8、料计划未批准领料单已批准领料单库存帐用料流水帐领料通知有缺料通知单供货单位订货合同补充订货单催货单车间供货单位有关部门领料通知库存报表用料流水帐已批准领料单库存帐入库单缺料通知单订货合同提货通知单补充订货单催货单用料计划未批准领料单领料单有无（二）表格分配图（二）表格分配图 这种图表可帮助分析员表示出系统中各种单据和报告都与哪些部门发生业务关系。 下图是一张能反映采购过程的表格分配图。准备采购单应收款处理收货处理待收货清单登记接受单采购单1应付帐取货通知 2收货单2采购部门财务部门收货部门卖方付款存档存档存档卖方客户经营副总生产副总分厂财务部计划人员销售人员发货人员保管人员销售主管库存台帐合同

9、台帐销售统计表出库单3联出库单2联出库单1联需求分析合同发货单无法执行的合同入库单销售及库存管理系统业务流程图 管理业务调查过程中绘制的管理业务流程图和表格分配图等虽然形象地表达了管理中信息的流动和存储过程，但仍没有完全脱离一些物质要素。为了用计算机进行信息管理，还必须进一步舍去物质要素，收集有关资料，绘制出原系统的数据流程图，为下一步分析作好准备。一、数据收集一、数据收集 数据收集数据收集实际是资料收集，是在系统调查阶段开始的。其原则原则是一切从实际出发。（一）数据流程调查过程中收集的资料包括：1、收集原系统全部输入单据（如入库单、收据、凭证）、输出报表和数据存储介质（如帐本、清单）的典型格

10、式。2、弄清各环节上的处理方法和计算方法。3、在上述各种单据、报表、帐本的典型样品上或用附页注明制作单位、报送单位、存放地点、发生频率、发生的高峰时间及发生量等。4、在上述各种单据、报表、帐本的典型样品上注明各项数据的类型（数字、字符）、长度、取值范围（指最大值、最小值）。（二）收集到的数据具有以下特点1、包罗万象。2、逻辑关系不明确。3、冗余度大。4、数据的来源和目的地不明确。5、不规范。二、数据分析二、数据分析 数据分析数据分析的一个主要目的是使这些各式各样的信息资料，转换成能被计算机所容易识别的数据，以便处理。 目前，对数据的描述，分为三个层次：数据元素、记录和数据文件。1、数据元素 描

11、述数据的不可再分的最小单位，称为数据元素数据元素（或称为数据项、字段属性）。 其中，“产品名称”就是一个数据元素。 在进行数据分析时，对每个属性要弄请如下内容：数据项名称及定义；数据项类型；合理的取值范围；数据项缩写代码含义；所属业务；数据与数据的逻辑关系；数据业务量；重要程度和保密程度。2、记录 对一个客观事物个体的描述可由一组不同的数据元素及其值所组成。在计算机中我们往往称之为一条记录记录。产品名称 产品型号 产品规格 购买数量 单 价金 额如上表中的产品，可由产品名称、产品型号、产品规格、购买数量、单价和金额等数据元素及其值来进行描述。 在进行数据分析时，对每条记录要弄请如下内容：记录的

12、组成元素；记录的来源；所属业务及操作人员；记录的存储要求；记录的业务量；记录的输入形式；记录的查询要求；记录的输出方法；重要程度和保密程度。3、数据文件 同一类型的所有记录，组成一个数据文件数据文件，可用来描述系统中的一类事物。这实际组成了一个二维表格。如下表：合同号合同日期客户代表销售员产品名称金额00119000.05.21王可刘远直流电机2341000119100.05.23张云李无交流电机345600 这是反映“产品销售合同”实体整体的一个二维表，实际上就是一个数据文件，其中表的头一行由各数据项组成实体数据结构，每列代表一个字段属性，表头以下每一项都称为属性值。 对数据文件的分析可参照

13、对数据元素和记录的分析方法来进行。三、数据流程图三、数据流程图 （一）数据流程图及其特征 数据流程图是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和储存情况。 特征：特征：1、抽象性抽象性。在数据流程图中，具体的组织机构、工作场所、物质流等都以去掉，只剩下信息和数据存储、流动、使用以及加工情况。这使我们有可能抽象地总结出信息处理的内部规律。2、概括性概括性。它把系统对各种业务的处理过程联系起来考虑，形成一个总体。（二）数据流程图的绘制1、绘制数据流程图的基本要求（1）要与业务流程图相应。即数据的处理内容和过程，产生的数据，数据来源及流向要

14、与其业务过程一一对应。（2）作出草图后与业务人员讨论。不符合实际的地方要修改，并相应修改业务流程图和数据字典。（3）对数据流进行分析。找出现行管理系统的问题所在，并进行修改。2、绘制数据流程图的通用图例 在信息系统分析设计中，不同的国家在描述数据流程图时，所使用的图例、符号不尽相同。（1）外部实体。外部实体（2）数据流。数据流客户销售部D32购货合同（3）处理模块。P1审核登帐标识功能描述（4）数据存储。F2职工标识名称用以上符号可以绘出某企业销售及库存管理系统的数据流程图。如下图：P1审核登帐P1审核登帐P6需求预测P3合同执行登记P2发货处理P4出库处理P5入库处理客户经营副总生产副总分厂

15、财务部F1F2合同不合格合同合格合同合同台帐出库单1联出库单2联出库单3联库存台帐产品入库单销售统计表需求预测报告3、按层次展开的数据流程图 数据流程图是分层次的，绘制时采取自顶向下、逐层分解的方法。首先画出顶层数据流程图，顶层数据流程图只有一张，它说明了系统的总的处理功能、输入和输出。下层图反映具体细节，每一级别的图概括的内容是不同的。如下图：P1审核登帐客户F1合同不合格合同合格合同合同台帐图中标识为P1的“审核登帐”是从系统数据流程图中摘出的一个处理块。下图是这个处理块展开出来的情况。客户P11审核P12检查库存P13记录P14检查客户信誉P15登帐F5F1F4F3F2库存台帐D13可供

16、货合同D14缺货合同缺货文件D11合格合同D12不合格合同D1合同D15客户支付历史D16可赊欠合同D17不可赊欠合同D18催款单合同暂存合同台帐客户文件P1审核、登帐P-处理；D -数据流F -数据存储 （三）数据流程图的用途1、系统分析员用这种工具可以自顶向下分析系统信息流程。2、可在图上划出需要计算机处理的部分。3、根据逻辑存储，进一步做数据分析，向数据库设计过渡。4、根据数据流向，定出存储方式。5、对应一个处理过程，用相应的语言、判断表等工具来表达处理方法。 数据字典数据字典是在系统数据流程图的基础上，进一步定义和描述所有数据项、数据结构、数据流、数据存储和处理功能的工具。 数据字典一

17、旦建立，并按编号排序之后，就是一本可供查阅的关于数据的字典，从系统分析一直到系统设计和实施都要使用它。在数据字典的建立、修改和补充过程中，始终要保持数据的一致性和完整性。 数据字典的内容主要是对数据流程图的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体等六个方面进行具体的定义。 据流程图配以数据字典，就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行完整的描述。 一、数据项的定义（一、数据项的定义（I-数据项）数据项） 数据项即数据元素，是数据的最小单位。在数据字典中，具体包括： （1）数据项的名称、编号、别名和简述；（2）数据项的长度；（3）数据项的取值范围。例如：数据项定义数据项编号：

18、I02-02数据项名称：材料编号别 名：材料编号简 述：某种材料的代码类型及宽度：字符型 ，4位取值 范围：“0001”“9999”二、数据结构的定义（二、数据结构的定义（DS-数据结构）数据结构） 数据结构描述某些数据项之间的关系。一个数据结构可以由若干个数据项组成；也可以由若干个数据结构组成，还可以由若干个数据项和数据结构组成。 数据字典对数据结构的定义包括以下内容： （1）数据结构的名称和编号；（2）简述；（3）数据结构的组成。如下表，订货单就是有三个数据结构组成的数据结构。 DS03-01：用户订货单DS03-02：订货单标识DS03-03：用户情况DS03-04：配件情况I1：订货单

19、编号I3：用户代码I10：配件代码I2：日期I4：用户名称I11：配件名称I5：用户地址I12：配件规格I6：用户姓名I13：订货数量I7：电话I8：开户银行I9：帐号数据结构定义数据结构编号：DS03-01数据结构名称：用户订货单简 述：用户所填用户情况及订货要等信息数据结构组成：DS03-02+DS03-03+DS03-04三、数据流的定义（三、数据流的定义（D数据流）数据流） 数据流由一个或一组固定的数据项组成。定义数据流时，要说明数据流的名称、组成、来源、去向和数据流量等。例如：数据流定义数据流编号：D03-08数据流名称：领料单简 述：车间开出的领料单数据流来源：车间数据流去向：发料

20、处理模块数据流组成：材料编号+材料名称+领用数量+日期+领用单位数 据 流 量：10份/时高 峰 流 量：20份/时（AM9：0011：00）四、处理逻辑的定义（四、处理逻辑的定义（P处理逻辑）处理逻辑） 处理逻辑的定义仅仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明。例如： 处理逻辑定义处理逻辑编号：P02-03处理逻辑名称：计算电费简 述：计算应交纳的电费输入的数据流：数据流电费价格，来源于数据存储文 件价格表；数据流电量和用户类别， 来源于处理逻辑“读电表数字处理”和 数据存储“用户文件”。处 理：根据数据里“用电量”和“用户信息”，检索用户文件，确定该用户类别；再根据已确定的该用户类别，检索

21、数据存储价格表文件，以确定该用户的收费标准得到单价，用单价和用电量相乘得该用户应交纳的电费。输出的数据流：数据流“电费”一是外部项用户，二是写 入数据存储用户电费帐目文件。处 理 频 率：对每个用户每月处理一次。五、数据存储的定义（五、数据存储的定义（F数据存储）数据存储） 数据存储在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，而不涉及它们的物理组织。数据存储定义数据存储编号：F03-08数据存储名称：库存帐简 述：存放配件的库存量和单价数据存储组成：配件编号+配件名称+单价+库存量+备注关 键 字：配件编号相关联的处理：P02，P03六、外部实体的定义（六、外部实体的定义（S外部实体）外部实体）外部

22、实体编号：S03-01外部实体名称：用户简 述：购置本单位配件的用户输入的数据流：D03-06，D03-08输出的数据流：D03-01第五节第五节 描述处理逻辑的工具描述处理逻辑的工具 数据流程图中比较简单的计算性的逻辑处理可以在数据字典中作出定义，但还有不少逻辑上比较复杂的处理，有必要运用一些描述处理逻辑的工具来加以明。一、判断树一、判断树 判断树判断树是用树型分叉图表示处理逻辑的一种工具。它由两个部分构成；左边用分叉表示条件，最右边一列表示采取的决策。 见如下判断树。欠款时间30天100天100天30天需求量需求量库存量库存量库存量库存量处理方案立即发货先按库存发货，进货后再补发先付款，再

23、发货不发货通知先付欠款二、判断表二、判断表 判断表是采用表格表示处理逻辑的一种工具。仍以上例为例，说明判断表的使用。决 策 规 则 号123456条件欠款时间=30天YYNNNN欠款时间100天NNYYNN需求量=库存量YNYNYN应采取的行动立即发货先按库存量发货，进货后再补发先付款，再发货不发货要求先付货款 判断表由四部分组成：左上角为条件说明；右下角为各种条件组合下的行动；左下角为行动说明。表中“Y”为是，“N”为否，“”为该组合下的行动。 判断表是根据条件组合进行判断的，对于每个条件的回答只有“是”和“否”两中可能，因此，如果有n个条件，那么其组合就有2n种可能性。三、结构英语表示法三、结构英语表示法 这是一种模仿计算机语言的处理逻辑描述方法。它使用了由IF、THEN、ELSE等词组成的规范化语言。仍以上例为例说明其用法。IF 欠款时间=30天 IF 需求量=库存量 THEN 立即发货 ELSE 先按库存量发货，进货后再补发ELSE IF 欠款时间=100天 THEN IF 需求量=库存量 THEN 先付款再发货 ELSE 不发货 ELSE 要先付欠款59 结束语结束语