第4章Access 2003概述.ppt

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2、概述vAccess 2003系统简介v建立Access数据库v创建数据表v使用Access 2003开发数据库应用系统时的技巧vAccess 2003的安全机制2022-7-11数据库技术及应用3Access 2003系统简介vAccess的发展历程vAccess 2003数据库开发环境vAccess 2003的数据对象与数据类型vAccess 2003 的功能vVBA的开发环境2022-7-11数据库技术及应用4Access启动后可以做下列工作 v从可任意使用区开始或利用数据库向导生成数据库；v生成数据访问页面，以便在Internet Explorer中浏览Access数据；v生成Acces

3、s项目；v打开已经建立的数据库或项目。2022-7-11数据库技术及应用5Access 2003的主窗口 2022-7-11数据库技术及应用6Access 2003主窗口的组成部分 v标题栏和任务栏：Access 2003主窗口的上边是窗口的标题栏，下边是任务栏，其结构、功能以及使用方法与一般Windows应用程序窗口的标题栏和任务栏相同。 v菜单栏：单击每一个菜单项都会激活一个下拉菜单，列出有关此项功能的具体操作命令选项。 v工具栏：工具栏显示的是最常用的Access 2003命令按钮，用以快速启动这些应用。 v工作区：工作区位于主窗口的左侧，用于显示开发和维护Access 2003数据库时

4、的各种子窗口或对话框。v任务窗格：任务窗格是Microsoft Office XP以后的版本才为所有应用程序提供的新功能格式。在任务窗格中提供多项常用操作选项，每一个选项区域中又包括一组操作命令，使用起来更方便。2022-7-11数据库技术及应用7Access 2003的工具栏 2022-7-11数据库技术及应用8“自定义”工具栏对话框 2022-7-11数据库技术及应用9Access 2003的数据对象 vAccess 2003包括数据表、查询、窗体等八种基本的数据对象，每一个Access 2003数据库文件实际上包含了一个或多个数据表以及多种其他数据对象。v数据的管理和应用主要是通过这些对

5、象完成的。 2022-7-11数据库技术及应用10Access数据库对象栏 2022-7-11数据库技术及应用11数据库v在使用Access 2003管理数据时首先要建立相关的数据库，然后创建和使用数据库的各种对象。vAccess 2003允许管理多个数据库，实现多个数据库之间的数据操作。vAccess 2003数据库文件的扩展名是mdb。在这里可将数据库看作是一种特殊的对象，它是其他多种对象的容器。v一个数据库对象可以包含多种数据对象。 2022-7-11数据库技术及应用12表v表是数据库最基本和核心的组件，是Access 2003实际存储数据的场所。v一个Access 2003数据库可以包

6、含一个或互相相关的多个表。v创建和管理数据库的主要工作之一就是创建和管理所需要的表，以便存放数据。v每个表包含若干记录，每一条记录又包含若干字段。 2022-7-11数据库技术及应用13“家庭成员”表数据表视图 2022-7-11数据库技术及应用14查询v查询是一般用户使用数据库的最常用方式。v在查询时，要根据查询条件创建查询。v查询中数据可以来自一个表，也可以来自数据库中的多个表，甚至来自多个数据库中的不同表。v查询建立以后，如果数据库中的数据发生变化，用户看到的查询视图中的数据也同步改变。2022-7-11数据库技术及应用15窗体v窗体是在数据库操作和应用中用户和数据库的交互式图形界面，用

7、于显示包含在表或查询中的数据和操作数据库中的数据。vAccess 2003提供了便捷的窗体设计工具，用户可以根据自己的习惯设计数据输入和输出的窗口界面，还可以在窗体中以图形的方式显示数据库中的数据。v通过窗体用户可以查看、录入、删除或更新数据等。 2022-7-11数据库技术及应用16地址簿示例数据库的查询窗体 2022-7-11数据库技术及应用17报表v报表的主要功能是将所需要的数据以确定的版式显示或打印。vAccess 2003提供了常用报表的设计工具和数据选择方法。v报表还具有数据的求和、求平均值等常用的数值计算处理功能，还可以在报表中以图形方式显示数据结果。 2022-7-11数据库技

8、术及应用18网页v网页是自Access 2000之后新增加的对象，也称为数据访问页或简单称为页，其功能是实现数据通过互联网输入、输出和查询等，使Access具有网络数据库的功能。vAccess 2003提供了简单的网页设计工具，可以快速设计数据库数据发布网页，并自动实现数据库和网页的链接。 2022-7-11数据库技术及应用19宏v宏是数据库操作指令的集合，以实现自动执行重复性工作的功能。v使用宏可以简化一些经常性的操作。vAccess 2003提供了几十种宏指令，用户可以很方便地组合这些指令，以便完成一些复杂的数据操作。宏常与窗体配合使用。 2022-7-11数据库技术及应用20模块v模块是

9、使用Access 2003提供的VBA语言编写的程序段，以便完成更复杂的数据库操作和控制流程。vVBA以Visual Basic为内置的数据库程序语言，对于数据库一些较为复杂或高级的应用功能，需要使用VBA代码编程实现。2022-7-11数据库技术及应用21Access 2003对象及其关系 2022-7-11数据库技术及应用22Access 2003的数据库操作环境v数据库窗口：在创建或打开Access 2003数据库后，所有的数据库操作都是围绕数据库窗口进行的，数据库窗口由对象选项卡、对象列表和工具栏组成。 v组：除了标准的7种对象外，Access 2003还允许根据用户需求创建新组，以便

10、摆放数据库中常用对象的快捷方式。 2022-7-11数据库技术及应用23“新建组”对话框 2022-7-11数据库技术及应用24Access 2003的数据类型 v文本：由字符串或数字组成，最多255个字符长度，默认为50个字符。v数字：用于将要进行算术运算的数据，包括字节、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制ID和小数等七种。即可以存储1、2、4或8个字节长度的数值数据。v日期：用于存储日期和时间，具体格式包括长日期和短日期等多种，可以通过属性设置。字段的长度取决于选择的格式。v备注：用于长文本和数字，例如注释、摘要或说明，文本长度最多65536个字符。v逻辑型数据：用于只有两个值中的

11、一个（如是/否、真/假、开/关、男/女等）的数据，不允许为空（Null）。2022-7-11数据库技术及应用25Access 2003的数据类型 v货币：用于存储货币数值，例如工资、单价等。v自动编号：用于表示记录序号的字段，在添加记录时自动插入唯一顺序号（每次递增1）或随机编号。vOLE：OLE表示对象的链接和嵌人，这是一种比较特殊的数据类型。此数据类型表示使用OLE协议在其他程序中创建的多媒体对象，例如Word文档和Excel电子表格等。v 超链接：用于实现超链接，可以是某个UNC路径或URL，最多存储64K个字符。v查阅向导：用于创建这样的字段，它允许用户使用组合框选择来自其他表或来自值

12、列表的值。2022-7-11数据库技术及应用26 Access 2003 的功能 1查看相关信息2窗体和报表中的错误检查3传播字段属性4智能标记5备份数据库或项目6Windows XP主题支持7控件增强的排序功能8自动更正选项9SQL视图中的增强字体功能和基于上下文的帮助10XML支持11安全性增强2022-7-11数据库技术及应用27VBA的开发环境 vVBA（Visual Basic for Applications）是VB在Microsoft Office及其他软件中的应用程序，具有高级程序设计语言的语句结构，简单易用。vVisual指的是使用图形用户界面来开发程序的方法，即不需要编写大

13、量代码去描述界面元素的外观和位置，而只要把预先建立的对象拖放到屏幕上的某处即可。 2022-7-11数据库技术及应用28VBA的特点vAccess中的VBA语言支持面向对象的程序设计方法。 vAccess中的VBA语言是应用面向对象的程序设计方法把程序和数据作为一个对象封装起来，并赋予应有的属性，使对象成为实实在在的东西。 v过程是由VBA代码组成的单元，它包含一系列执行操作或计算值的语句和方法，分为Sub过程和Function过程。 2022-7-11数据库技术及应用29VBA窗口的组成 vVBA窗口主要由标准工具栏、工程窗口、属性窗口和代码编辑窗口组成。工程窗口又称为工程项目管理器。它以层

14、次列表形式列出了应用程序中所有的窗体、报表、模块和类模块文件。属性窗口。该窗口列出了所选对象的各种属性，可按照“按字母序”或“按分类序”排序方式查看属性，也可以直接在此窗口中编辑或选择对象的属性。代码编辑窗口。用于显示和编辑程序代码，同时可以打开多个代码编辑窗口，并且可以在代码窗口中进行复制和粘贴。2022-7-11数据库技术及应用30建立Access数据库v创建数据库v打开、复制及删除数据库v数据库管理2022-7-11数据库技术及应用31建立一个Access数据库的基本步骤v进行系统分析，确定新建数据库的目的；v设计数据库的表；v规划表中的字段，并确定表的主键；v确定表之间的关系；v根据表

15、间的关系，优化表、表中字段的设计；v输入数据并创建其他数据库对象，如查询、窗体、报表、网页、宏和模块等；v使用数据库分析工具来分析和改进数据库的性能；v设置数据库的安全性。2022-7-11数据库技术及应用32创建数据库vAccess 2003提供了两种创建数据库的方法：v一是先创建一个空数据库，然后创建表、查询、窗体、报表和网页等对象；v二是使用数据库向导来创建数据库，使用这种方法用户只需要做一些简单的选择操作，就可以建立相应的表、查询、窗体、报表和网页等对象，从而建立一个完整的数据库。 2022-7-11数据库技术及应用33进入创建数据库的窗口 2022-7-11数据库技术及应用34新建数

16、据库窗口 2022-7-11数据库技术及应用35数据库窗口工具栏 2022-7-11数据库技术及应用36使用向导创建数据库v如果需要在创建数据库的同时，就为所选的数据库创建所需的表、窗体及报表等对象，可以选择数据库向导来创建数据库。vAccess 2003为用户提供了10类在企业管理中常用的应用模板数据库，用户选择其中一类数据库后，系统自动通过向导方式引导用户创建自己的数据库。 2022-7-11数据库技术及应用37“模板“对话框 2022-7-11数据库技术及应用38数据库的打开方式 数据库文件创建完成后，无论是数据录入、数据编排和查询还是报表的输出等都需要首先打开数据库。 2022-7-1

17、1数据库技术及应用39数据库的打开方式v打开：这是系统默认的打开方式，此时以共享的方式打开所选择的数据库文件，可以进行数据读写。v以只读方式打开：可以多用户共享，但所有用户都只能读数据，不能编辑数据库中任何数据对象。v以独占方式打开：只允许打开该文件的用户读写，以后其他用户不能再打开该数据库。v以独占只读方式打开：只允许打开它的用户读，但不能进行数据对象的编辑，其他用户不能打开该数据库。2022-7-11数据库技术及应用40复制和删除数据库v数据库文件的复制与删除方法与Windows环境下一般文档复制和删除的操作方法类似。v但是Access 2003数据库文件的复制和删除，只包括数据库文件中的

18、对象，而对于网页对象，由于其以单独文件方式存放，所以需要单独进行复制和删除。 2022-7-11数据库技术及应用41关闭数据库v如果要退出Access 2003，只需要单击主窗口的关闭按钮，或者选择“文件”菜单中的“退出”命令。v如果只想关闭数据库文件而不关闭Access 2003，单击数据库窗口的“关闭”按钮即可。 2022-7-11数据库技术及应用42数据库管理 v转换数据库：在Access 2003中，可以将旧版本的Access数据库转换成新版本的数据库格式，也可以进行反向操作。 v压缩和修复数据库：当删除窗体、报表等数据库对象时，Access 2003不会释放它们占用的空间。不断地增删

19、对象就会在文件中产生很多碎片，从而使得整个数据库文件的使用效率下降。压缩可以去除碎片，使Access 2003重新安排数据，收回空间。在对数据库文件压缩之前，系统会对文件进行错误检查，如果检测到数据库被损坏，就要求修复数据库。 2022-7-11数据库技术及应用43数据库管理v拆分数据库：数据库拆分可以把数据库应用系统一分为二，将数据部分放在后端的数据库服务器上，而前端的操作界面（如窗体和报表等）放在每一个想使用这个数据库的计算机上。这样用户可以在自己的机器上操作时，而数据库服务器负责传输数据，从而构成一个客户/服务器的应用模式。v同步复制：同步复制是为数据库制作一个副本，这样可以使副本与原数

20、据库保持同步更新。 vMDE文件：如果数据库中包含VBA程序代码，在数据库保存为MDE文件时将编译所有模块、删除所有的源代码，并且压缩数据库，这有助于数据库应用系统的优化。 2022-7-11数据库技术及应用44数据库保存为MDE文件后不能进行的操作v在设计窗口中查看、修改或创建窗体、报表或模块；v增加、删除或更改数据库的引用；v修改VBA程序的代码；v使用“选项”对话框更改数据库的VBA项目的名称；v导入或导出窗体、报表或模块。2022-7-11数据库技术及应用45创建数据表v创建数据表的方法v数据表的使用v数据表维护操作2022-7-11数据库技术及应用46创建数据表的方法v表是Acces

21、s数据库中最基本的对象。v一个数据库可以包含任意数量的表，以及指向其它位置的表的链接，数据库中的其他对象都是在表的基础上建立的。vAccess提供了多种创建数据表的方法，用户可以根据实际需要选择适当的方法。v初学者可以选择“使用向导创建表”的方法，按照向导中的提示步骤进行操作，可以快速、简单地创建表。v如果有大量的数据需要输入，可以选择“通过输入数据创建表”或导入已有的外部数据，也可以选择“使用设计器创建表”的方法。 2022-7-11数据库技术及应用47表的视图 2022-7-11数据库技术及应用48数据库窗口 2022-7-11数据库技术及应用49通过输入数据创建表 2022-7-11数据

22、库技术及应用50是否定义主键的提示信息 2022-7-11数据库技术及应用51“新建表”对话框 2022-7-11数据库技术及应用52现有数据的导入、导出和链接v对于日常的数据处理，使用最广泛的是Excel电子表格，彼此交换数据的格式通常也是Excel电子表格。所以通过导入或链接外部数据来创建一个新表，是实际工作中比较常用的方法。v导入是指从文本文件、电子表格或数据库表中检索数据，并将其复制到Access表中的过程。v链接是指在Access数据库与其他应用程序之间建立连接的过程。通过链接，可以在不进行导入的情况下读取外部数据源中的数据，并且在大多数情况下都可以对数据进行更新。 v利用“文件”菜

23、单中的“导出”命令，可以将数据库对象导出到其他Access数据库或Office组件中。 2022-7-11数据库技术及应用53导入或链接的外部数据v各种版本的Access数据库和Access项目中的数据。v各种版本的dBASE数据库和Paradox数据库中的数据。v电子表格（如Excel和Lotus 1-2.3）中的数据。vMicrosoft Exchange、文本文件、HTML文档和XML文档中的数据。vODBC数据库（如SQL Server数据库）中的数据。2022-7-11数据库技术及应用54数据表的使用 v数据表的字段属性设置数据表的一列对应一个字段，每一个字段都要有字段名称，字段名称

24、能够体现出该字段中数据的属性。v创建主键和索引 v修改数据表的结构 2022-7-11数据库技术及应用55数据类型的选择 v清楚字段要存储何种类型的数据；v是否需要进行排序、分类、索引等操作；v是否需要对数据进行计算；v根据数据的实际情况来选择，如用日期/时间型来存储时间数据，在计算上会更方便。2022-7-11数据库技术及应用56字段的常规属性 v字段大小。设置该属性，可以控制文本类型数据的最大字符数或数字类型数据的数值范围及种类。v格式。格式属性用于自定义文本、数字、日期和“是/否”类型字段的显示或打印格式，不影响数据的实际存储格式。v输入掩码。设置输入掩码可以规定正确的数据输入格式，使输

25、入操作更规范，减少错误。v默认值。字段的默认值属性可以指定一个数值，该数值在新建记录时将自动输入到字段中。v有效性规则和有效性文本。该属性用于指定对输入数据的样式、数值范围等要求，可以保证输入的数据与字段的数据类型相符，检查数据的合法性。v必填字段。该属性的取值只有“是”和“否”两种。2022-7-11数据库技术及应用57定义主键v在Access中，最好为每个数据表都定义一个主键，定义主键的目的是要保证表中所有记录都是唯一可识别的。v主键可以由一个或多个字段组成，用于标识表中的每一条记录。v表中建立了主键之后，添加记录时，主键字段必须要输入数据，不能为空值，且不允许主键字段中出现重复的数据。

26、2022-7-11数据库技术及应用58创建索引v在表的字段中创建索引，有助于快速查找和排序记录，表的索引类似于书的目录。v利用表的索引可以按照一个或一组字段值的顺序对表中记录的顺序进行重新排列，从而加快数据检索的速度。 2022-7-11数据库技术及应用59索引分类 v唯一索引。唯一索引表示每个记录的索引字段值都是唯一的，不允许有重复值。v普通索引。索引字段允许有相同的值。v主索引。主索引字段的值必须是唯一的，且不允许出现空值。 2022-7-11数据库技术及应用60数据表维护操作v随着时间的推移，数据表中的数据会发生很大的变化，所以对数据表中数据的修改是一项经常性的工作。v用户对数据的修改包

27、括插入和删除记录、修改数据、替换数据和复制数据等。 2022-7-11数据库技术及应用61删除记录提示框 2022-7-11数据库技术及应用62“粘贴表方式”对话框2022-7-11数据库技术及应用63使用Access 2003开发数据库用系统时的技巧v输入数据的校验与差错v输出设计v实现与Office组件其他成员的数据交流v使用Windows自带的应用程序2022-7-11数据库技术及应用64对于输入数据的基本功能要求v输入操作简单、轻松。v输入效率高，多利用选择选项，即具有重复内容自动复制和简易代码输入替代功能。v输入格式美观大方。v具有醒目的提示信息和防止误操作的警告信息。2022-7-

28、11数据库技术及应用65辅助设计报表的方法v对报表进行页面设置；在报表的设计视图中删除报表页眉、报表页脚、将页面页眉的内容删除；利用Word文档设计方格线。v利用VBA代码隔行显示横线。v利用VBA代码编写画线代码，从而画出完美表格。2022-7-11数据库技术及应用66Access 2003的安全机制v设置数据库密码v用户级安全机制v安全机制管理v数据库加密2022-7-11数据库技术及应用67“设置数据库密码”对话框 2022-7-11数据库技术及应用68密码验证对话框 2022-7-11数据库技术及应用69撤消密码 v关闭该数据库。v选择“文件”菜单下的“打开”命令。v在“打开”对话框中

29、，选择数据库文件，并指定以独占方式打开数据库文件，输入预先设定的密码，打开数据库。v打开“工具”菜单，选择“安全”命令中的“撤消数据库密码”子命令，在“密码”文本框中输入设定的密码，然后确定，即可撤消所设的密码。2022-7-11数据库技术及应用70用户级安全机制 v用户、组和权限v工作组信息文件v使用权限2022-7-11数据库技术及应用71安全机制管理 v增加帐户 v删除帐户 v更改帐户权限 v打印帐户和组帐户列表 2022-7-11数据库技术及应用72数据库加密 v启动Access 2003，不打开数据库。v选择“工具”菜单，选择“安全”菜单项下的“编码/解码数据库”命令，打开“编码/解码数据库”对话框。v选择要编码/解码的数据库，单击“确定”按钮，打开“数据库编码后另存为”对话框。v输入加密或解密之后另存为的数据库名称及保存路径，单击“确定”按钮。2022-7-11数据库技术及应用73