档案数字化扫描加工规划项目方案计划施工组织技术参数和要求.doc

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1、/评标标准及细则综合评分明细表序号评分因素及权重分值评分标准说明1报价 30%30以本次满足招标要求的最低投标报价为基准价，投标报价得分=(基准价投标报价)*302技术指标和配置49%49完全符合招标文件技术指标和配置要求,没有负偏离的得49分；技术指标及配置有负偏离的每项扣3分, 直至该项分值扣完为止。 3业绩9%9投标人近三年数字化项目业绩排名第一的得9分,第二的得6分,第三的得3分,依次递减. 原件为主 4售后服务8%8售后服务进行评比优得8分，一般得4分，差的得2分。 5财务2%2投标人2012、2013年的财务报表进行评价，财务状况好的得2分，次之由评委比较打分。以会计事务所审核报告

2、为准 6投标文件的规范性2%2投标文件制作规范，没有偏差情形的得2分有一项细微偏差扣0.5分，直至该项分值扣完为止。广元市档案馆档案数字化扫描加工项目技术参数和要求 本项目采购的内容包括档案资料分拆卷、页码校核、档案整理、档案修复、全文扫描、图像处理、图像半成品质检及存储、档案分件、系统数据入库、挂接、机读目录上传、全文上传、全文数据质检并提供质检报告等服务。一、 项目描述1.1 纸质档案数字化需求1.1.1 项目概况本次档案数字化加工数量 200 万页,条目著录（含修正）约 22 万条。为确保后期档案查询利用效果，在本次项目中，已具备电子目录的，需要对档案条目信息进行校对修正，无电子目录的需

3、要补录，另外需要对本期项目涉及到的库存档案资料进行电子化扫描、图像处理、数据入库、挂接、机读目录上传、全文上传、全文数据质检并提供质检报告等服务。以下为具体要求：1.1.2 标准依据DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范；DA/T18-1999 档案著录规则；GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范；DA/T252000 档案修裱技术规范GB/T970588文书档案案卷格式1.1.3 技术要求1.1.3.1. 属性数据录入（1）此次招标工作中属性数据录入方面要求对已有数据的案卷进行校对、补录；对未录的案卷要按照要求录入，符合有关规范要求。（2）其他业务档案需按照类型以不

4、同字段进行录入，主要包括年度，文号，公文类型等。1.1.3.2. 影像扫描（1）工作量本次招标的工程量约为200 万页，要求提交成品为真彩24位JPG及双层PDF两种格式。实际工作量有可能增加或者减少，增加或减少的工程量按照相关单价结算。（2）数据格式与存储要求a) 满足国家档案行业标准纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2005）。b) 投标方提交的加工成果是与广元市档案局目前使用的档案管理系统完全一一正确对应的机读目录成品库和全文文件成品库。c) 投标方需提交存储级和利用级两套全文成品数据，数据必须达到以下所述质量控制技术指标：l 存储级：采用300dpi分辨率扫描，存储格式为真彩24位

5、JPG。中标方提供光盘介质1式3套。l 利用级：采用300dpi分辨率扫描，存储格式为双层PDF，中标方提供光盘介质1式2套，且数据在采购人的相关服务器上线运行。l 投标方提供的光盘介质要求采用单片盒装。l 参数标准本项目中提交的浏览级数据为双层PDF格式，需对扫描文件进行OCR识别，并生成双层PDF格式文件，识别准确率要求在98%以上（手写体及非标准字库等无法识别的可存储为PDF-1.4格式文件）。1.1.3.3. 扫描过程要求A. 扫描时应根据纸质档案的材质选择相应的扫描设备，纸质较好的档案可采用滚筒等高速扫描方式、纸质较薄、较脆的必须采用平板扫描方式。保证档案不受损伤，禁止使用拍照方式。

6、B. 扫描时应认真登记扫描的页码和页数，并核对实际扫描页码、页数与前处理时填写的页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。C. 对案卷中漏编的页面进行合页处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。D. 同页有两个以上文件，需分别扫描处理。E. 扫描全部采用彩色扫描，以扫描后的图像清晰、完整，档案内容信息与档案原件一致为准，最大限度保持档案原貌。F. 扫描参数如下：彩色扫描分辨率采用300dpi或以上。扫描时保证放纸端正、不压边、不漏扫、错扫、严格确保图像质量。扫描中漏扫、压边的要即时补全、修正。1.1.3.4. 图像处理要求A. 图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除

7、页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。B. 每页影像左右端正度控制在0.5度以内，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。不出现图像的一部分出现倾斜或扭曲而影响阅读的现象。厚的案卷装订线较近边角的档案内容会产生扭曲现象，需保证正文能看清楚。C. 去污：在保证文件内容完整的前提下，影像页无扫描过程中带来的污斑，无黑边，外观达到清晰、平直、干净。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。处理过程中

8、应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则，由于档案本身因陈旧、破损或不洁等造成页面上有污点的，如果在页面视图下无法看清，或该污点嵌在文本行中无法清除，可不予清除。D. 保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致，保证档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认。纸张太薄或字体颜色过浓，扫描时倒映反面文字或文字上的污点无法去污时，应保证正文文字可以看清楚。1.1.3.5. 数字化流程要求（1）在数字化加工过程中，需全程使用专业的数字化加工流程管理软件进行全过程管理监控；数字化流程至少

9、应包括：出库、查卷、整理、条目著录、扫描、图像处理、质检、装订、数据备份、提交、还卷等。（2）形成相应的员工操作记录，控制员工操作中的每一步，系统自动生成数据记录操作过程，随时检查任何工序的质量及完成情况，确保一次性达到成品质量要求。1.1.3.6. 数据安全要求需要提供对关键数据影像的安全技术措施,采用技术手段对设备端口进行控制，对加工数据进行加密，实现档案数据拿不走、非法拷贝打不开，待移交正式成品数据时再进行解密，以实现事先防范。配合场地安全控制、设备安全控制、管理制度安全控制和人员安全控制手段，确保数字化加工过程中数据的安全。1.1.3.7. 图像数据命名方式l 案卷级归档档案实体图像命

10、名方式图像数据分三层文件夹存放，第一层文件夹以全宗号命名，第二层文件夹以目录号命名，文件夹内存放该目录的所有卷，第三层文件夹以案卷级档号命名，文件夹内存放图像文件，图像文件以页码命名。案卷级图像命名方式l 件盒级归档档案实体图像命名方式图像数据分三层文件夹存放，第一层文件夹以全宗号命名，第二层文件夹以目录号命名，文件夹内存放该目录的所有件，第三层文件夹以档号命名，文件夹内存放图像文件，图像文件以页码命名。件盒级图像命名方式1.1.3.8. 时间项要求目录数据中的时间项一律用8 位字符型（YYYYMMDD）表示，年、月、日无法确定补零充填。如为考证时间，应在备注项注明，时间项内不能有? 、()等

11、字符。例1:1992年8月2日，著录为：19920802例2: 8月2日，年代不详。著录为：00000802例3:1992年8月，日不详。著录为：19920800例4:1992年2日，月不详。著录为：19920002例5:1992年，月日均不详。著录为：19920000例6:如果年月日均不详，著录为：000000001.1.3.9. 数据备份与提交 在数字化加工过程中，加工方应做好半成品数据（特别是原始扫描影像文件）和成品数据的存储备份工作。加工方自备存储设备，等项目验收数据提交完成后，中标单位收到数据提交明细验收清单后，方可将数据从备份载体中删除。l 数据备份载体要求数据采用两种载体装载;移

12、动硬盘和DVD 光盘各一套，DVD 光盘要求为单片盒装。建议使用档案级光盘。l 移交数据清单加工方应提交硬盘数据和光盘数据移交清单，说明每张硬盘和光盘是什么数据以及移交数据总量，包括全宗号、目录数、案卷数、件数、页数、数据容量和移交数据的其它说明。l 数据载体标识每个硬盘或光盘都作标识，光盘盒正面及侧面标记盘号及内容，光盘盘片不可粘贴纸质标签，应采用标准涂层或记号笔书写，标识应反映出光盘内容。1.1.3.10. 数据验收1.1.3.10.1数据检查验收l 目录数据验收质量要求采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。以附录A 为标准，核对著录项目是否完整、著录内容是否规

13、范、准确，对不合格的数据进行修改。详细要求见下表：目录数据质量要求序号质量项质量要求1条目划分可靠性符合DA/T22-2000中第2.3节对“件”的要求和定义2著录项目真实性著录项目数据内容与档案原文内容相符不存在异于原文的多余字、错别字、遗漏字可靠性题名中的年度使用半角阿拉伯数字著录年度全称著录规则、著录文字、著录用的数字及标示符应符合DA/T18-1999的要求不存在不明确的代称词，如“本局”“本单位”等容易引起误解的简称完整性标题应能反映档案内容，通过标题可以检索到该份档案。例如：不能简单用“会议纪要”作为标题，应该根据内容“关于XXXX的会议纪要”对于标题不完整的情况，应增加副标题著录

14、项补充完整。如“关于XXXX等同志的任免通知”应在副标题或备注中将涉及到的其他人员名称补充完整。安全性作为公开信息查询的目录信息应该经过鉴定后开放，提供局域网及政务网查询利用的目录信息不得涉及敏感信息。为保持查询的完整性，可将敏感信息用*号隐去。未经解密的涉密档案目录及原文应与各种网络物理隔离存放于涉密计算机上。l 图像数据验收质量要求图像数据中不能出现扫描格式错误、命名错误、歪斜、黑边、多扫、漏扫、扫描质量模糊等问题。具体要求见下表：序号质量项质量要求1图像存储自洽性图像存储应遵循国家标准，黑白图采用TIFF、彩色图像采用JPG等业内通用格式。网络利用可采用PDF或其他格式，如需全文检索，可

15、采用双层PDF格式。同一个文件的所有图像存储在同一个磁盘文件夹下未经解密的涉密文件的图像信息需单独保存在涉密机上，不得提供网络利用。2视觉效果真实性图像文件的色彩、亮度、对比度等参数应接近或符合档案实体历史原貌，不影响档案可读可懂性图像文件顺序排列正确、不缺页可靠性图像文件的清晰度应符合要求，在300DPI分辨率且放大到30%的情况下看不到明显的污点和噪点图像不能有黑边或歪斜现象，水平倾斜度小于1度档案原件存在破损或装订压字等情况的应修复后再进行扫描。无法修复的应保持档案原貌，并在备考表中注明。l 挂接情况验收质量要求数字化加工后的电子目录数据及图像文件必须进行挂接，建立相应的关联关系，挂接应

16、通过软件程序使目录数据与图像文件一一对应。数据挂接应具有自洽性，具体要求见表三。序号质量项质量要求1数据挂接自洽性挂接的图像的内容、页号和页数等信息应与目录信息保持一致借助磁盘文件夹和文件命名进行关联的，其图像文件夹和文件的命名应与相应目录数据的条目档号相匹配1.1.3.10.2验收方式l 以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。l 一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于30%。l 目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。l 一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的

17、合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。但部分重要档案的一次抽检合格率应达到98%以上（含98%）.l 合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数100%l 验收通过的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。1.2 电子档案信息系统改造（1）依托现有档案管理系统建立案卷级目录中心、文件级目录中心、原文数据库、照片数据库、专门档案数据库、声像档案数据库等六大数据库。（2）在现有档案管理系统的基础上增加电子阅览室系统和利用计费系统。（3）增加电子档案离线移交和接收工具，实现各立档单位案卷级和文件级数据的著录、导入、批量修改、原文挂接功能。电子文件命名不符合规范时，应具备按档号自动修改文

18、件名功能。待移交的电子档案数据进入离线移交工具后，此工具能生成符合档案局接收规范的移交包，并顺利接收。（4）局域网系统应具有多级审批流程、数据加密、电子档案防篡改机制、档案分类和著录项自定义等功能。（5）系统应具备插删卷功能、文件辅助鉴定、自动生成档号、自动拆分档号功能、具备档案编研功能，编研成果以电子书形式展现。（6）投标人应独立免费提供纸质档案管理系统一套，用于招标人对实物纸质档案管理。1.2.1 其他说明（1）我局可以为数字化加工工作提供加工场地。数字化加工所需的设备和耗材等，需要项目中标方负责提供。（2）投标商需自备档案数字化加工必要的专业技术和相应的软硬件设备进场加工。（3）针对本项

19、目需求提出完整的解决方案，提出纸张质地状况较差档案扫描的实现方法，确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰，又不损伤档案原件。（4）提供档案加工作业流程控制方案、设备及人员配置，质量控制及差错防范措施。申请人须在投标方案中明确加工场地规划，说明所配备的硬件数量及规格，软件和网络环境。（5）投标人必须在投标文件中明确数字化加工现场的安全、保密、人员管理制度。（6）确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。（8）中标单位需要采用专业的档案数字化流程管理系统来对本次项目中涉及的所有数字化加工流程进行管理。（9）投标人提交的档案数字化加工后的档案数据必须与现有系统对接，投标人应提供加工后的档案数据与现有系统成功对接的案例或取得原厂商的技术支持授权或投标人承诺函，若中标还应在合同签署前进行实际操作验证，若无法在规定时间内实现加工后的数据导入、批量挂接到现有档案系统，招标方有权取消其中标资格。（10）项目完成时间： 150 (工作日)（11）项目完成数量：200 万页