燃气有限集团公司客户服务规范标准.doc
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1、-!燃气有限公司客户服务标准(试行)第一章 总则第一条 为加强 燃气有限公司(以下简称公司)客户服务工作的管理,推进客户服务标准化,提高服务水平和服务质量,制定本标准。第二条 本标准适用于公司所属各投产运行单位。第二章 服务理念、承诺第三条 服务理念始于用户需求,超越用户期望,终于用户满意。第四条 服务承诺(一) 为用户提供全天候服务。(二) 提供符合国家质量要求的天然气、液化石油气和人工煤气,保证稳定供气,如遇管网检测、维修等情况需停气时,应按照相关规定或协议的时间要求提前通知用户。(三) 如果输气管网发生故障,公司将及时维修,一般故障排除不超过4小时,大故障不超过24小时修复。(四) 用户
2、燃气设备、设施发生故障,公司接到报修后,除和用户另有约定外,专业维修人员立即赶到现场进行维修,一般故障原则上在6小时内处理、24小时内修复。对无能力(即:不在规定的维修范围内或无配套的零配件)进行的维修,及时告知或帮助用户转到其它报修渠道。(五) 定期按时上门服务。对居民用户每2年检查不得少于1次;对商业用户、工业用户、采暖等非居民用户每年检查不得少于1次。(六) 设立用户投诉电话。接到投诉电话时,立即调查并进行处理,48小时内给予用户答复。(七) 对老、弱、病、残等特殊用户群体,进行重点登记并派人上门办理相关手续,保证用户顺畅用气。第三章 仪容仪表、姿态风度第五条 仪容仪表仪容仪表是个人形象
3、展示的首要途径,也是传递企业形象的重要渠道,规范而又极富内涵的个人形象不仅有利于营造和谐的工作氛围,更是企业风范的突出反映。仪容标准(一) 面带笑容,保持开朗心态。(二) 工作中必须保持仪容整洁。保持身体清洁卫生,避免身体有异味、头屑等现象,不可用刺激气味强的香水及染较明显夸张颜色的头发,要干净得体。(三) 头发梳理整齐,面部保持清洁。(四) 男员工不留长发,女员工不化浓妆。(五) 保持唇部润泽,口气清新。(六) 手部干净,指甲修剪整齐,男员工不留指甲,女员工不涂抹鲜艳指甲油。表1 头部、面部及肢体的修饰内容男士女士头部头发需勤洗和定期修剪,没有头屑,梳理整齐。头发要长短适中,以前不覆额、侧不
4、盖耳、后不触衣领为宜。头发以黑色为美,不烫发。头发需勤洗和定期修剪,没有头屑,梳理整齐。头发不宜挡住眼睛,过长头发可以盘起来、束起来、编起来,不披发散发。烫发要适当,不能过于繁乱、华丽。发饰宜选择黑色且无任何花色图案。面部洁净自然卫生,特别注意眼角、鼻孔、耳后、颈脖等处的清洁。在室内不戴有色眼镜,保持镜片清洁。洁净自然卫生,特别注意眼角、鼻孔、耳后、颈脖等处的清洁。在室内不戴有色眼镜,保持镜片清洁。工作时化淡妆。以淡雅、简洁、庄重为宜。口腔保持口腔清洁,无异物,无异味。避免使用气味刺鼻的饮食,如葱、蒜、韭菜、酒、香烟等。耳部耳廓、耳后、耳孔边应每日用毛巾或棉签擦洗,不可留有皮屑和污垢。手臂保持
5、清洁,无污垢。不蓄长指甲,指甲不宜长过手指尖。腋毛不外露。保持清洁,无污垢。不蓄长指甲,指甲不宜长过手指尖,不涂艳色指甲油。腋毛不外露。下肢注意清洁,勤洗脚、勤换袜子、勤换鞋、不光脚,不露脚趾脚跟。注意清洁,勤洗脚、勤换袜子、勤换鞋、不光脚,不露脚趾脚跟,不涂彩色趾甲油。体味勤换内外衣物,给人以清新的感觉。勤换内外衣物,给人以清新的感觉,不使用香味过浓的香水。第六条 仪表标准(一) 穿戴整齐工作服。服装样式及颜色按照公司库站标准化视觉形象识别手册执行。(二) 工作制服要保持整洁,及时清洗、烫熨,避免褶皱。(三) 衬衫纽扣要全扣,不可将袖口叠起,衣服应熨平整,裤子应熨出裤线,衣领袖口要干净。(四
6、) 保持服装整洁。(五) 工作牌:在工作岗位上应佩戴工作牌,用于表明身份。工作牌戴在左胸口或悬于左胸前。(六) 工具包:要整洁,手提或侧背。(七) 笔:要随身携带,可别在上衣左侧衣袋上。表2 服装配饰要求内容男士女士工作服身着公司统一制服、领带。西裤裤脚的长度以穿鞋后距地面1cm为宜。注意衣领、扣子、衣下摆、拉链、裤腿的整洁、整齐。身着公司统一制服、领结。短裙应长于膝盖。注意衣领、扣子、衣下摆、拉链、裤腿的整洁、整齐。衬衫衬衫袖口的长度应超出西装袖口1.5cm左右为宜,领口须口上,衬衫下摆须掖在裤内。衬衫袖口须口上,衬衫下摆须掖在裙内或裤内。领带领带箭头的下端在皮带扣上端,领带夹夹在衬衫的第四
7、和第五粒扣子之间。-袜子穿深色袜子,如黑色、深蓝色、深灰色。穿裙装时,着肉色连体裤袜,不穿着挑丝、有洞或补过的袜子,忌光脚穿鞋。饰物除手表外不戴其他装饰物。不戴造型奇异的戒指,佩戴数量不超过1枚佩戴耳环数量不超过一对,式样以素色耳针为主。手腕处除手表外不戴其他装饰物。不佩戴有响声的饰物。不戴造型奇异的戒指,佩戴数量不超过1枚。第七条 姿态风度姿态是身体所表现出来的各种姿势。一言一行,一举一动,都是个人形象的展示。通过姿态展现风度。热情、礼貌的言行不仅体现出公司员工的整体素质,更体现出公司的文化底蕴。因此,在面对用户的服务过程中,应做到文明、礼貌、优雅、大方。站姿(一) 头部端正,面带微笑,表情
8、自然。(二) 自然收腹挺胸,双手自然下垂放在身体前。(三) 两腿绷直,保持身体端正,男员工双脚自然分开,与肩宽一致;女员工脚后跟要靠紧,前掌分开成60度左右的“V”字型。(四) 禁止依靠它物站立。第八条 坐姿(一) 入座时,应先扶座椅后再轻稳坐下。(二) 无客户时,应自然挺胸端坐于位。(三) 与客户谈话时,上身微前倾,用柔和目光注视对方。(四) 从座位起身时,动作要轻缓,禁止突然起身离开,离位后应将座椅轻轻推回原位。(五) 禁止坐在座椅边缘或斜靠在座椅上,应至少坐满座椅的三分之二,背部轻靠椅背。(六) 禁止二郎腿、双腿习惯性抖动或手上摆弄东西等不良习惯动作。第九条 行姿(一) 尽量直线行走。(
9、二) 行走幅度不可过大或过急。(三) 禁止将任何物品夹在腋下行走。(四) 禁止在客服大厅奔跑(紧急情况除外)。第十条 手势(一) 为客户指示方向时,身体略前倾,手臂要自下而上从身前自然划过,且与身体成45度角;手臂伸直,四指自然并拢(女士食指微翘),虎口张开,掌心向上,以肘关节为轴指示目标方向,目光配合手势所指示的方向。(二) 与客户交谈时,手势范围要在腰部以上、下颚以下距身体约30cm内,交谈时应注意手势不宜过多。第十一条 微笑(一) 微笑应发自内心,要笑得真诚、适度、合时宜。(二) 面含笑意,不闻其声,不见其齿,充分表达友善、诚信、和蔼、融洽的美好情感。第十二条 眼神注视部位(一) 注视客
10、户的双眼,既可以表示自己对客户全神贯注,又可以表示对客户所讲的话正在洗耳恭听。(二) 与客户长时间交谈时,可以整个面部为注视区域,最好不要聚焦于一点,而以散点柔视为宜。第十三条 眼神注视角度(一) 在注视客户时,视角应保持稳定,注意过渡自然。(二) 正视是做人的基本礼貌,表示重视对方。正视同时要平视对方。(三) 仰视给客户重视信任之感,俯视往往会让人产生压迫之感,表现出不屑一顾的态度。第十四条 倾听(一) 当客户提出要求和意见时,应暂停手头的工作,目视对方,并以眼神、笑容或点头来表示自己正在洗耳恭听。(二) 在倾听过程中,要全神贯注,不要急于下结论,认真思考,适当反馈。第四章 服务用语第十五条
11、 基本服务用语(一) 迎客时说:“您好、“欢迎您的光临”、“很高兴为您服务”。(二) 征询时说:“您需要办理什么业务”、“有什么需要吗”、“有什么可以帮到您”(三) 感谢时说:“谢谢”、“多谢您的支持”、“多谢您的帮助”、“谢谢你的夸奖”、“谢谢您的建议”、“多谢您的合作”、“给您添麻烦了”。(四) 应答语:“好的”、“是的”、“马上就好”、“我会尽量按照您的要求去做”、“这是我们应该做的”、“请不要客气”、“您过奖了”。(五) 听取客户意见时说:“听明白了”、“清楚了”,“请放心”。(六) 不能立即接待客户时说:“请您稍等”、“麻烦您等一下”。(七) 对在等待的客户说:“对不起,让您久等了”
12、。(八) 打扰客户或给客户带来麻烦时说:“对不起,打扰您一下”。(九) 表示歉意时说:“很抱歉。“非常抱歉”。(十) 当客户向你致谢时说:“请别客气”、“不用客气”,“很高兴为您服务”。(十一) 当客户向你道歉时说:“没有什么”、“没有关系”、“不要紧”。(十二) 当你听不清客户问话时说:“很对不起,我没听清,请再重复一遍好吗?”(十三) 送客时说:“再见,欢迎下次再来。”(十四) 当打断客户谈话时说:“对不起,我可以占用您一点儿时间吗?”(十五) 衔接语:“请稍等!我将与部门联系,由他为您进行解释(答复)”。(十六) 请托语:“请稍后”、“打扰了”、“劳驾您帮我递一下工具”。第十六条 委婉的
13、表达方式(一) 说“我会”以表达服务意愿。(二) 说“我理解”以体谅对方情绪。(三) 说“您能吗”以缓解紧张程度。(四) 说“我能做到的是”来代替说“不”。第十七条 称呼用语(一) 称呼:男性一般称“先生”;女性一般称“女士”。(二) 知道客户姓氏时,可称“先生/小姐/女士”。(三) 对于第三者,要称呼“那位先生/那位小姐”。第十八条 用词要求(一) 与客户交谈时,用词要文雅,力求谦虚、恭敬、友好、高雅。(二) 不说粗话、脏话、怪话、待人宽恕,不说不尊重之语,不说不耐烦之语,不说不友好之语。(三) 客户讲话时不要轻易打断客户、插话或者转移话题。第十九条 禁忌用语(一) “不知道”、“不管”。(
14、二) “找领导去”、“你找我没用,要解决就去找领导”。(三) “不能办就是不能办,没有为什么,这是规矩”。(四) “不是告诉你了吗,怎么还问”。(五) “急也没用,我太忙了”。(六) “有意见,告去”、“你尽管投诉好了”。(七) “我没工夫”。(八) “我就这态度”、“你问我,我问谁”。(九) “快下班了,明天再来”。(十) “我解决不了”。(十一) “我不是为你一个人服务的”。(十二) “嫌贵,就别用”。(十三) “现在才说,干吗不早说”、“你怎么这么多毛病”、“我们一向都是这样”。(十四) “自己看着办”。(十五) “没看到我在忙吗”。第二十条 声音运用(一) 声调:应进入高音区,显得有朝
15、气,且便于控制音量和语气。(二) 音量:音量适中,以客户听清为宜。(三) 语气:亲切、柔和,不生硬,不嗲声嗲气,态度自然诚恳。(四) 语速:适中,每分钟吐字约120-140个。第二十一条 语言选择(一) 根据客户的语言习惯,正确使用普通话或方言。(二) 在解答客户疑难问题时,要用简单易懂的语言,尽量不使用专业术语。第五章 电话服务工作要求第二十二条 接听电话前准备(一) 检查设备、系统运行状态,保持设备、系统正常。(二) 准备好记录本、笔等物品。第二十三条 接听电话的基本要求(一) 客户服务人员要熟知有关燃气法律、法规、标准,燃气常识及公司相关规定等内容,应掌握熟练的电脑操作技能,汉字录入速度
16、应不小于50字/分钟,并应定期进行培训和考核。(二) 客户服务人员接听电话执行“首问负责制”。(三) 电话振铃3声内接听电话。(四) 问候客户并询问来电意图:“您好,XX燃气公司XX号客服员为您服务”。(五) 询问客户的姓氏,并运用客户的姓氏进行尊称;正确地称呼客户,并在沟通过程中频繁运用,叫错客户姓氏一定要向客户致歉。(六) 确认客信息:“您是XX小区XX号楼X单元X号XXX(全称)先生/女士吗?”。(七) 信息确认后,按客户来电意图将业务分类处理。(八) 与客户的通话过程中,应认真聆听,准确把握客户来电意图,有效引导客户,尽量在3分钟内为客户解决问题。(九) 在与客户沟通过程中,让客户在线
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