文件与资料管理程序和记录管理程序.docx

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1、文件与资料管理程序和记录管理程序 文件与资料管理程序和记录管理程序xx公司文件与资料管理程序 企业标准 Q/XX?xx.4020xx 编制:xx部审核:xx 版本:2 批准:xx 修改码:0 起草人:xx、xx 实施日期:20xx.11.1 第 1 页共 2 页 1、HSE管理体系文件和资料的控制范围 1)适用公司生产经营活动范围内HSE管理体系的法律、法规、规范、标准及其他文件的要求; 2)HSE管理体系文件; 3)HSE管理制度和管理规定; 4)年度HSE管理工作计划; 5)HSE管理体系内部审核资料和管理评审资料; 6)重要的HSE管理活动的工作文件; 7)各种HSE专题会议纪要 8)各

2、种检查监督活动形成的检查、监测报告和整改通知; 9)HSE责任制; 10)风险评价报告、调查评估报告; 11)重大灾害事故(着火、爆炸、中毒、洪涝、地震、污染、流行性疾病等)的应急处理预案; 12)施工重点部位的HSE检查报告; 13)事故的调查处理报告; 14)各类作业许可证; 15)特种设备(锅炉、压力容器、压力管道、起重机械等)及其附件的安全技术监察检测资料; 16)重大工程项目和特殊危险作业的HSE实施程序; 17)各类安全操作规程; 18)化学危险品安全技术说明书、储存、使用防护指南; 19)承包商的评价材料。 2、文件和资料的分类 2.1 HSE管理体系文件按层次划分: 1)第一层

3、文件为HSE管理手册:阐明本公司对HSE的承诺、方针、目标及适用中国石油化工集团公司安全、环境与健康(HSE)管理体系标准的HSE管理体系的描述。 2)第二层文件为HSE程序文件:说明体系各要素HSE活动的方法和途径。 3)第三层文件分为施工作业控制文件或作业指导书和其它各类HSE文件:指详细的规章制度和作业指导书、表格、报告等。 xx公司文件与资料管理程序 企业标准 Q/XX?xx.4020xx 编制:xx部审核:xx 版本:2 批准:xx 修改码:0 起草人:xx、xx 实施日期:20xx.11.1 第 2 页共 2 页 2.2 HSE管理体系文件按种类划分: 1)管理性文件:HSE管理体

4、系文件有关的各类文件。主要指程序文件、岗位职责、规章制度、管理细则、管理办法及相关记录表格等; 2)技术性文件:与HSE有关的文件。主要指各类施工技术标准、试验方法、技术操作规程、设备检维修规程及相关记录表格等; 3)其他文件:包括上级文件、外来产品标准、顾客提供的资料等。 2.3 文件和资料的形式有:书面、电子媒体、磁带、光盘等。 Q/XX?106.31文件和资料控制程序的适用范围已覆盖HSE文件和资料的管理，在此不另外编写管理程序，请遵照执行。 xx公司记录管理程序 企业标准 Q/XX?xx.4120xx 编制:xx部审核:xx 版本:2 批准:xx 修改码:0 起草人:xx、xx 实施日

5、期:20xx.11.1 第 1 页共 2 页 1、目的 通过记录的管理，为证明HSE管理体系有效运行提供客观的证据及为HSE体系的持续改进提供信息。 2、范围 适用于HSE管理体系中产生的记录。 3、职责 3.1 xx部 负责HSE管理体系运行中产生的记录和控制的归口管理，并按要求填写记录。 3.2 各职能部门 负责其专业管理涉及的记录表样的审批、记录控制情况的监督、检查和管理，并按要求填写相关记录。 3.3 各分公司(项目部) 负责本单位按要求填写记录，并对记录进行标识、收集、编目、检索、归档、贮存、保管和处置。 4、程序 4.1 记录表格使用与表样制订 4.1.1 应规范使用HSE管理体系

6、文件中的表式，如未能满足HSE管理实际记录需要，需增加记录表样，可由各使用单位根据实际要求制订，但必须将增加的表样 报主管职能部门审批，按集团公司规定编号后，再行印刷使用。并确定记录的保存期限。 4.1.2 记录表样中的项目名称要统一规范，采用法定的计量单位。 4.2 记录的填写要求 4.2.1 必须按规定内容及时、准确填写，保证记录的真实性。 4.2.2 字迹要清楚、工整，项目齐全，不留空格。 4.2.3 记录一般不准更改，确属填写者笔误需修改时，应在错误的位置打双横线，并在上方填写正确内容，并加更改章。 4.3 记录的收集、归档、储存 xx公司记录管理程序 企业标准 Q/XX?xx.412

7、0xx 编制:xx部审核:xx 版本:2 批准:xx 修改码:0 起草人:xx、xx 实施日期:20xx.11.1 第 2 页共 2 页 4.3.1 产生记录的各部门和单位必须确定专(兼)职人员收集、归档、管理记录，编制本单位HSE记录清单(见表1)及汇总表样，并将HSE记录清单报HSE主管部门备案。 4.3.2 记录的收集要及时、齐全、完整。收集人要检查记录是否符合规定要求。 4.3.3 记录要定期收集，各单位根据其HSE主管部门的要求，在每年年初收集上一年的记录并及时归档。 4.3.4 磁带、磁盘等电子媒体的记录或胶片、照片记录也应有专(兼)职人员或其他相关人员负责保管存档。 4.3.5

8、各单位对收集上来的记录进行整理，对记录按性质、编号进行分类装订成册，编写目录，目录由产生记录的“单位”、“名称”、“记录编号”、“保管期限”组成、目录要清晰，易于识别和检索。 4.3.6 记录应在适宜的环境储存，以防损坏或丢失。 4.4 记录的借阅和复制 按Q/XX?101.xx科学技术档案管理办法的有关要求执行。 4.5 过期记录的处理 记录的保存期满后(保存期限详见HSE记录清单)，按Q/XX?101.xx科学技术档案管理办法有关要求执行。 4.6 记录表样的更改 4.6.1 由记录使用单位提出记录格式的更改申请，并附更改设计样品，在申请中陈述更改记录格式的理由或依据，由主管领导或部门批准

9、、备案。 4.6.2 启用新记录表样时，要同时停止旧记录表样的使用，防止新旧记录表样在工作现场被交替使用。 4.7 记录管理程序流程见附录1。 5、相关文件 5.1 Q/XX?101.xx科学技术档案管理办法 5.2 Q/XX?101.07综合档案编目办法 6、记录 6.1 Q/XX?xx.41表1“HSE记录清单” 说明: 记录主要是反映检查监督管理的过程，便于发现HSE体系运行过程中不符合项，以不断改进。每一记录(台帐)不必单独一册，应尽可能地方便HSE基础管理工作。 Q/XX?xx.4120xx附录1 记录管理程序流程图 使用HSE管理体系文件标准样表 增加记录表样制订 记录的填写要求 记录的标识 记录的收集、归档、储存 记录的借阅和复制 过期记录的处理 记录表样的更改 主管领导或部门批准、备案 记录清单 Q/XX?xx.4120xx表1 编号: 序号文件号(表号) 名称保存期限备注制表: 审核: