(完整word版)公司接待管理制度.docx

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1、(完整word版)公司接待管理制度 记录名称：业务招待申请审批表页码：第1页/ 共13页 接待管理制度 第一条目的 为了规范公司业务招待工作，合理控制费用支出，提高公司的经营管理水平，特制定本制度。 第二条范围 本制度适用于以下情况： 1、政府职能部门到公司检查、指导工作需要招待的； 2、协调各政府职能部门为公司办理业务或处理事务需要招待的； 3、因接待客户而需要招待的； 4、因承办、协办、举办各类会议、活动而需要招待的； 第三条责任 1、总裁办公室负责本文件的编写、会签、修订、审核及实施。 2、公司全体部门负责本文件的实施。 3、总裁负责本文件的批准。 第四条分工 1、总裁办：负责接待管理制

2、度的制定，行政人员根据公司领导指示，负责公司接待事宜的准备，包括安排客人就餐、住宿等。 2、接待提出部门：负责陪同客人、参与接待等工作。 3、财务部：负责接待费用的预算、监督和管控工作。 记录名称：业务招待申请审批表页码：第2页/ 共13页 4、总裁办：负责接待管理制度的落实、监督和检查工作。 第五条接待分类 1、面试接待：公司应聘人员的接待； 1、参观接待：上级部门的检查、指导；公司客人、客户参观；其他单位调研、来访的接待； 3、会议接待：会议、培训等接待。 第六条接待方法 1、常规接待：由各部门相关一般员工进行接待。 2、高、中级接待：由相关部门负责人参与接待，或由公司领导指派专人接待。

3、3、重要接待：由公司董事长或高管参与接待。 第七条接待流程 1、面试接待 起立迎接（行政）安排座位、提供饮水（行政）提供面试申请表（人事）引见面试（人事、相关领导）出口引导（人事、行政）面试物品整理（人事）。 2、参观接待 填写业务招待申请审批表（接待部门）报董事长审批（接待部门）交总裁办备案（接待部门）安排用餐、住宿、用车等（行政）迎接、引见客人（接待部门、相关领导）全程陪同（接待部门、相关领导）送别客人（接待部门、相关领导）整理接待物品（行政）核销费用（接待部门）。 3、会议接待 填写业务招待申请审批表（接待部门）报董事长审批（接待部门）交总裁办备案（接待部门）安排会议室、准备会议用品（行

4、政）迎接、引见客人（接待部门、相关领导）参加会议（接待部门、相关领导）送别客人（接待部门、相关领导）整理会议物品（行政）。 第八条接待标准 1、住宿标准： 记录名称：业务招待申请审批表页码：第3页/ 共13页标准类别适合人员住宿标准 常规子公司人员、相关单位人员（中 层管理人员以下） 快捷酒店标间或400元/日以内单 间 中级相关单位中层人员；政府机关人 员 经济商务酒店、三星酒店500元/ 日以内单间 高级相关单位高层、上级政府单位领 导 四星酒店700元/日单间 重要公司重要客人不设定具体标准备注：原则上，应选择公司协议酒店住宿。 2、用餐标准 标准类别就餐标准备注 一类标准2000元/桌

5、或200元/人1.当招待人数在8人以下者（包 括陪客人员），按人均标准执 行。 2.陪客人数原则上不能大于客 人人数，工作餐陪餐人员原 则上只可安排1人。 3.招待所需酒水原则上不在酒 店采购，由公司陪同人员填 写招待用品申领单后， 至总裁办公室领取。 二类标准 2000元/桌或200元/人 1500元/桌或150元/人 三类标准 1500元/桌或150元/人 800元/桌或80元/人 四类标准 800元/桌或80元/人 500元/桌或50元/人 工作餐30元/人 第九条接待费用 1、申请流程 各部门确因工作需要，必须宴请的，应按照“勤俭节约，反对铺张浪费”的原则和方法进行办理。由主管部门实施

6、招待，非相关人员一律不得参与，具体工作流程如下： 记录名称：业务招待申请审批表页码：第4页/ 共13页 因正常业务需要招待时，须事前办理申请登记手续，由申请人填写业务招待申请审批表（附件1），经部门负责人、总裁批准后方可招待。 因工作外出或无法填写申请表时，由申请人向部门负责人和总裁提出申请，经批准后方可实施招待，招待完成后两个工作日内补办申请手续（即填写业务招待申请审批表，无补办手续的不得报销。 超出经审批的招待标准的费用，原则上应由招待申请人负担。如遇特殊情况，申请人必须填写招待费用超标审批表（附件2），经总裁签字批准后，附在业务招待申请审批表后，方可办理报销手续。 2、报销流程 报销时限

7、 发生业务招待费用，招待申请人必须在费用发生后的二十个工作日内办理报销手续。发生客户会、年会、总结会等会议费用，申请人必须在会议结束后三十个工作日内办理报销手续。 报销所需材料 招待申请人报销时必须同时提供以下资料，方可办理报销手续。若资料不齐，财务人员有权拒绝报销 经审批的业务招待申请审批表； 用餐地提供的水单（消费明细单）； 住宿地提供的水单（消费明细单）； 用餐地和住宿地提供的发票。 如果报销时间超过规定时间，不限金额必须经总裁审批后方可报销。 客户会、年会、总结会等会议费用，须单项申请预算并单项报销。 3、招待用品采购和管理 酒水、茶叶、饮料、以公司名义制作的纪念品、礼品等由总裁办公室

8、统一采购、统一管理。包含类目： 招待来访客人、客户的茶叶、水果、饮料等费用。 记录名称：业务招待申请审批表页码：第5页/ 共13页 宴请客人、客户（包括工作餐）的用餐、食品、酒水、礼品等费用。 赠送客人、客户的纪念品等费用。 4、采购 招待用品由总裁办公室根据需求填写招待用品采购计划表（附件4），总裁审批后购买。 5、验收 购进招待用品后，由总裁办公室办理验收入库手续，总裁办行政专员和总裁办主任在招待用品入库单（附件5）上签字确认。招待物品入库单一式两份，一份留总裁办，一份与发票同时交财务部作为报销依据。 6、领用 各部门需填写招待用品申领单（附件3），有董事长批准后方可领用。 7、盘点 每月

9、底由总裁办行政专员盘点招待用品库存，并将盘点表打印存档。 第十条其他 1、接待人员必须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生，树立公司良好形象。 2、未经公司领导同意，接待人员不得向客人透漏有关公司秘密信息或提供涉密资料，对于客人受公司限制的有关要求应婉言解释谢绝。 第十一条附则 1、总裁办对本规定拥有解释权。 2、本规定自搬行之日起实施。 记录名称：业务招待申请审批表页码：第6页/ 共13页 久朝医药投资有限公司 总裁办 2022年5月23日 附件1：业务招待申请审批表 业务招待申请审批表 记录名称：业务招待申请审批表页码：第7页/ 共13页 申请日期：年月日申请部门来客人数 申请人员

10、陪同人数 招待对象供应商客户职能机关其他 用餐标准一类标准元/人（明确上限） 二类标准三类标准四类标准工作餐 用餐时间年月日用餐饭店 住宿标准一类标准元/间*夜（明确上限）二类标准三类标准四类标准 住宿起止日期每日住宿间数 情况说明 部门 负责人审批 签名：日期： 总裁审批 签名：日期： 记录名称：业务费用超标审批表页码：第8页/ 共13页 附件2：业务费用超标审批表 业务费用超标审批表 填表日期：年月日申请部门来客人数 申请人员陪同人数 批准用餐标准一类标准元/人（明确标准上限） 二类标准三类标准四类标准工作餐 批准用餐时间年月日批准用餐饭店实际用餐时间年月日实际用餐饭店 超标情况说明 部门

11、 负责人审批意见： 同意超标部分全额报销。 不同意超标部分全额报销，可报销超标金额（大写）元整。超标部分不予报销。 签名：日期： 总裁审批意见： 同意超标部分全额报销。 不同意超标部分全额报销，可报销超标金额（大写）元整。超标部分不予报销。 签名：日期： 记录名称：招待用品申领单页码：第9页/ 共13页 附件3：招待用品申领单 招待用品申领单 填表日期：年月日 物品品名规格 申请数量 （大写） 批准数量 （大写） 备注招待用品申领单 物品品名规格 申请数量 （大写） 批准数量 （大写） 备注招待用品申领单 物品品名规格申请数量 （大写） 批准数量 （大写） 备注 记录名称：招待物品采购计划表页码：第10页/ 共13页 附件4：招待用品采购计划表 年月招待用品采购计划表品名规格数量单价总价备注 审批人：审核人：填表人： 日期：日期：日期： 记录名称：招待用品入库单页码：第11页/ 共13页 附件5：招待用品入库单 招待用品入库单 填表日期：年月日品名规格数量单价总价到货日期 核对人员：入库接收人员：