采购管理采购手册.docx

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1、采购管理采购手册 第一章采购手册的编订目的 采购手册的编订目的 为了使公司有关采购事务均能遵循制度办理，便于最适当时间、在可能范围内以最低价格，向最适当的供应商，购买品质最佳、数量最恰当的原料、辅料、商品或服务，特制订本手册。 第二章采购的定义 采购的定义 企业根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。 第三章适用范围 适用范围 1原料：是指直接使用于生产之原材料，是构成产品最主要的成分。通常，原料是在产品的制造成本中，所占比例最高的项目。 （1） （2）、 （3） （4） 2辅料：在产品的制造过程中，除了原材料之外所

2、耗用的材料均属之。 （1）油漆： （2）胶粘剂 （3）包装：纸箱、热收缩膜、PE缠绕膜、PE珍珠棉、防潮膜、机用打包带、透明胶带、钢卷带、打包扣、托盘 3燃料：煤 4其它： （1）砂带 （2）刀具 第四章采购政策 一采购政策 1本公司物料供应采用集中采购制度。 2本公司物料采购计划系根据物料需求计划而拟订。 3本公司对储备物料采用预购备用方式采购，对非储备物料采用现用现购方式采购。 4本公司采购人员应采取客观公正之态度并保持价值观念从事业务。 5本公司采购得经由供应商或制造商以询价、比价、议价方式办理。 6每一购案之供应商或制造商，除因采购金额微小或因事实上不可能外，应以指定两家或两家以上询价

3、为原则。 7本公司采购在必要时以订立长期合约或短期采购合约方式办理。是否以订约为宜，及订约有效期限之长短，应以与本公司最有利之因素考虑。 8本公司对物料采购应加强计划与预算之功能，以增进效率，降低成本。 9本公司对物料采购应实施市场调查工作，建立有关资料，作为选择供应商之依据。 10本公司对物料采购工作之进行，应实施独立之追踪制度，以增进工作效能。 11本公司对物料采购过程应保持完整之记录，以供充分参考运用。 二采购政策之评估与修订 采购政策之评估作业，应先依据公司现行的采购政策，对各采购项目的供应来源展开研究，并列出其优、缺点；其次再以“采购项目”为主，针对每一个项目的采购政策，予以检讨修正

4、，进而消除现有政策对采购项目所既存的缺点。在检讨修正采购政策时，同时应以业种别、厂商别及零件别为基准，进行检讨其影响购入成本的变动因素，例如：目前及日后的经济动向市场变化等因素，加以思考分析，才决定是独家采购，还是多家分散采购或一般性订购方式，以使购买政策具有高度弹性。 在评估采购政策时，可使用下列检核项目，进行检讨： 1采购政策是否具有可配合市场、经济动向或其交易内容变异之弹性？ 2中、长期或年度的采购执行方式是否明确？ 3在执行订货前，是否已检讨集中及分散采购等方法的优缺点？ 4交易形态能否适切的运用，以降低采购成本？ 5改变订货量对于采购成本会有影响吗？ 6是否对供应商进行评鉴？ 7是否

5、依供应商评鉴结果进行订货？ 8是否积极的辅导或培育协力厂？ 9对协力厂的辅导成果是否反映在采购成本上？ 第五章采购制度 采购制度 采购制度系指企业对采购工作之管理。依据企业的规模、地理条件、产品种类等采取中央集权方式的“集中制”，或是地方分权方式的“分散制”，或是兼分权与集权的混合方式的“混合制”。 一集中制 将采购工作集中一个部门办理，做到极点时，总公司各部门、分公司及各工厂均无采购权责。 （一）优点 1集中采购可使数量增加，提高对卖方的谈判力量，较易获得价格折让与良好服务。 2只有一个采购部门，因此采购方针与作业规则，比较容易统一实施。 3采购功能集中，减少人力浪费；便利人才培养与训练；推

6、行分工专业性，使采购作业成本降低，效率提升。 4建立各部门共同物料的标准规格，可以简化种类，互通有无，亦可节省检验工作时间。 5可以统筹规划供需数量，避免各自为政，产生过多存货，各部门过剩物资，亦可相互转用。 （二）缺点 1采购流程过长，延误时效；零星、地域性及紧急采购状况难以适应。 2非共同性物料集中采购，并无数量折扣利益。 3采购与使用单位分离，采购绩效较差。例如规格确认，物品转运等费事耗时。 （三）使用状况 1企业产销规模不大，采购量值小，全公司只要一个采购单位来办理，即可充分满足各部门对物品或劳务的需求。 2企业各部门及工厂集中一处，采购工作并无因地制宜之必要。或部门与需用部门虽非同处

7、一地，但因距离亦非遥远，通信工具相当便捷，采购工作集中由一单位办理，尚不至于影响需求时效。 3企业虽有数个生产机构，但是产品种类大同小异，集中采购可以达到“以量制价”的效果。 二分散制 将采购工作分散给各需用部门分别办理。此一种制度通常使用于企业规模较大，工厂分散与较广区域的企业。此类企业，若采用集中制，则容易产生采购上的迟延，且不易应付紧急需要，而购用部门的联系相当困难，采购作业与单据流程显得漫长复杂。 除了前述地理因素造成采用分散制的理由外，若散布各地的工厂，在生产设备、贮藏设备、社区的经济责任等，具有独特的差异性时，亦以采用分散制较为适宜。 三混合制 兼取集中、分散制优点而成。凡属共同性

8、物料，采购金额较大者，或进口品等，均集中由总公司采购部办理；小额、因地制宜、临时性的采购，则授权分公司或各厂执行。 公司组织架构图参见后附图 第六章采购授权 采购授权 为了圆满执行工作并达到目标，采购部门应有下列四种决策权： 1供应商之选择。 2交易价格及条件之决定。 3采购规范之确认。 4与潜在供应商之接触联系。 再就采购部门而言，为实施分层负责，提高工作效率，通常会实施下列两种授权措施： 内部授权 采购主管秉承上级主管或公司制度，在一定金额内有决定采购之权。超过此一权限，仍需呈请上级主管核定。 外部授权 除了采用混合式采购制度之外部授权状况外，尚有对于执行专案计划人员之授权（不受公司原有采

9、购制度之约束），或采购部门认定由使用部门自行办理更为妥当之授权。金额较大之外部授权，采购部门应保留查核之权，以免发生流弊。 公司采购核决表 负责人 权 项目限 供应部负 责人 技术部负 责人 质量部负 责人 财务部负 责人 公司副总 经理 公司总经 理 原辅材料 采购合同 复审复审复审复审复审核决 原辅材料 采购订单 复审核决 零星材料 采购 复审复审复审核决 采购计划复审核决 第七章作业流程 作业流程 凡企业规模愈大，采购金额偏高者，对程序的设计愈为重视。兹将一般采购作业的流程设计应注意的要点，列述如下： 1先后顺序及时效控制 即应注意其流畅性与一致性，并考虑作业流程所需要时限。譬如，避免同

10、一主管对同一采购案件，做数次的签核；避免同一采购案件，在不同部门有不同的作业方式；避免一个采购案件会签部门太多，影响作业时效。 2关键点之设置 即为便于控制，使各项在处理中的采购作业，在各阶段均能追踪管制。 3划分权责或任务 即各项作业手续及查核责任，应有明确权责规定及查核办法。譬如，请购、采购、验收、付款等权责均予区分。 4作业过程中发生摩擦、重复与混乱 即注意变化性或弹性范围以及偶发时间之因应法则。 5繁简或被重视的程度，应与所处理业务或采购各项的重要性或价值的大小相适应 即凡涉及数量较大，价值较高，或易发生舞弊之作业，应有较严密之处理监督。反之，则可略予放宽，以求提高工作效率。 6程序应

11、合时宜 即应注意程序的及时改进。早期设计的处理程序或流程，经过若干时日后，应加以检讨，不断改进，以因应组织的变更，或作业上的实际需要。 由上述采购作业流程设计应注意的各项要点，可以了解采购流程对采购作业的影响及重要性。采购作业基本步骤如下： 1需求 即在采购之前，应先确定买哪些物料？买多少？何时买？由谁决定等？ 2需求说明 即确认需求之后，对需求的细节如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均须加以明确说明，以便来源选择及价格谈判等作业，能顺利进行。 3选择可能的供应来源 即就需求说明，从原有供应厂商中，选择实绩良好厂商，通知其报价。 4合宜价格的决定 即决定可能的供应商后，进行价格的谈判。

12、 5订单安排 即于价格谈妥后，应办理订货签约手续。合约或订单，均属具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求、权利及义务，须予列明。 6订单追踪与稽核 即签约订货之后，为求销售厂商之如期、如质、如量交货，应依据合约规定，督促厂商 按规定交运，并予严格验收入库。 7核对发票 厂商交货验收合格后，随即开具发票，要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经采购部门核对，财务部门才能办理付款。 8不符与退货处理 即凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格者，应依据合约规定退货。并立即办理重购，予以结案。 9结案 即凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失，绩效好坏等，签报高阶层管理或权责部门核阅批示。 10纪录与档案维护 即凡经结案批示后之采购，应列入档案登记编号分类，予以保管，以备参阅或事后发生问题之查考。（档案都有一定保管期限之规定）。 第八章采购表单 三联存根联送货联升达联 四联存根联仓库联记帐联供应联