湖南大学数字档案管理系统简易使用手册web端.docx

《湖南大学数字档案管理系统简易使用手册web端.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《湖南大学数字档案管理系统简易使用手册web端.docx（7页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、湖南大学数字档案管理系统简易使用手册web端 湖南大学数字档案管理系统简易使用手册（web端） 1. 登录 (1) 2. 修改密码 (1) 3. 档案采集整理 (2) 3.1. 档案录入 (2) 3.2. 数据展示 (4) 4. 条目信息的相关操作 (4) 4.1. 条目信息的修改、删除、移交 (4) 4.2. 原文的添加 (5) 4.3. 档案查询 (5) 4.4. 卷内数据导入方式 (6) 5. 档案检索利用 (7) 5.1. 档案检索 (7) 5.2. 全文检索 (7) 档案录入顺序:档案管理传统方法设备档案(各自需录入的档案类型如行政、教学等)-案卷目录-未移交新增一个案卷目录，完成案

2、卷目录后进入案卷，录入卷内目录。 1.登录 输入网址http:/202.197.107.206/web2022/default.aspx，进入登录界面,也可从档案馆主页右边的系统快捷路径进入。输入由档案馆分配给各兼职档案员的用户名和密码，点击“登录”，即可进入系统。 2.修改密码 系统初始化时会给每个部门一个相应的用户名及密码。可在登录界面点击“修改 密码”对初始化的密码进行修改。 用户名是部门名称的拼音首字母，密码与用户名一致。把相关信息填写完整点击“确定”即可。点击“重置”可重新输入更改内容。 3.档案采集整理 以部门为安置办为例，安置办的用户具有“基建档案JX11”和“声像档案SX19”

3、的权限。历史数据只供查询。 3.1.档案录入 对需要归档的文件在相应的档案门类中进行条目数据的输入工作。选择“档案管理”功能模块，弹出如下界面： 点开左边导航树中的“+”，选择要录入条目数据的档案门类，比如要在“传统方法”中录入“行政档案行政案卷目录未移交”的数据，选中未移交点击“新增”，即可弹出新增案卷界面 新增数据的界面，归档人员依次录入档案的相关信息：全宗号、归档年度、实体分类号、保管期限、案卷号（这些字段当存在数据时自动生成）、题名（必须录入）、等信息，录入完之后，点击“保存”，即保存了该条录入的条目信息。然后再录入该案卷的卷内条目，点击当前案卷录入界面的“卷内”按钮即可进入卷内信息的

4、录入。（“保存”即保存当前数据，“存加”即在保存当前数据的同时继续添加第二条数据，顺序号自动加一，题名继承前一条数据的信息（需手工修改），其他必填字段的值继承第一条数据的值。）（搞流程化的，一步、二步） 录入完成后点击“档案管理”按钮刷新页面，接下来就会出现数据展示页面效果数据展示点击档案门类导航树中“+”可以使录入的数据在档案门类导航树中按“移交状态-实体分类-归档年度”的树形分类方式进行展示；如下图： 4.条目信息的相关操作 4.1.条目信息的修改、删除、移交 选中需要修改与删除条目数据，双击条目数据（要双击提名）或者勾选复选框点击 “编辑”，打开条目数据的录入界面，如要进行修改则点击“修

5、改”按钮，进入录入界面对相应的条目信息进行修改，修改完数据点击“保存”按钮即可。 如要进行删除或移交操作则直接点击“删除”或“移交”按钮，如下图： 4.2.原文的添加 电子条目需要添加档案电子原文,双击卷内条目数据，打开条目数据的录入界面，然后单击菜单栏上的“原文”，点击“选择文件”，如图所示： 选择完文件后，点击“上传”即可完成原文的添加。（注：客户端还可以直接进行扫描，把纸质档案添加到相应的条目信息中），有原文的电子条目会在条目信息的原文字段显示原文数量。点击数量即可查看，如下图： 4.3.档案查询 选中相应的门类，点击菜单项的“查询”按钮，一般查询时是针对题名、归档年度、保管期限等字段，

6、（查询界面的相关字段要在客户端进行设置）。如下图： 用户可以输入多个查询条件，使用“高级查询”方式，缩小查询范围，输入完查询条件之后，点击“查询”，即可得到查询结果。 4.4. 卷内数据导入方式 系统中的卷内数据导入是针对已经录入的案卷，卷内的数据只需在EXCLE 工作表中录入与案卷中不同字段的信息，卷内的EXCLE 表名必须以案卷级档号命名，EXCLE 工作表中只需输入文件编号、题名（不能为空）、责任者、文件形成时间、页数（不能为空或为0）、载体类型（每列字段名不允许错误）。如下图所示EXCEL 表格： 操作步骤：选择需要导入卷内的档案门类，然后选择菜单栏中的“导入”。点击“浏览”选择要上传

7、的卷内工作表，选择完成后点击“上传”，系统会自动提取上传的EXCLE 表中符合要求的工作表，点击工具栏中的“导入”即可。如下图： 此处的档号为需要导入的数据对应的案卷级档 号（档号格式？） 每列字段名不可为空 题名不可为空， 提名含多人名需 全部输入，不能 用等代替 页数不可为空或为0 导入成功系统会有一个提示框，如下图： 5.档案检索利用 5.1.档案检索 档案检索可对多个档案门类的数据进行查询。选择“档案检索”模块，选择条目信息可能存在的档案门类，然后点击菜单栏的“查询”，对查询字段输入相应的内容。（此操作方式和档案查询一样）如下图： 5.2.全文检索 全文检索是针对条目数据及添加过原文并进行OCR识别的文件进行检索，可对原文的文字进行定位。操作步骤：点击检索检索子模块“全文检索”，在关键字输入框中输入需检索的内容（多条件以空格将关键字隔开），点击“搜索”即可，如下图。图中界面显示所有符合检索条件的条目数据及原文列表。 点击“档号”即可查看条目数据的相关字段信息，如下图： 点击“文件”后的数字即可查看原文。