文件管理制度((5篇).docx

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1、文件管理制度(5篇) 文件管理制度（第一篇： 1、目的 为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。 2、职责 2、1总经理负责公司所有对外发文审批。 2、2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。 2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。 2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。 3、文件种类 3、1上行文:请示，报告，计划，总结； 3、

2、2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定； 3、3平行文:信函，会议纪。 4、文件格式 4、1发文统一使用以上文件类别之一。 4、2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。 4、3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。 4、4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和求，都在正文中阐述清楚: 4、5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置； 4、6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字；合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为

3、原则； 4、7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明附件:xxx字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明； 4、8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名:落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上头加注一行(此页无正文)字样；落款字体与正文相同。 4、9日期: 4、9、1一般应写发文日期； 4、9、2制度或会议经过的文件应写经过的日期； 4、9、3重的文件写签发的日期； 5、

4、文号 5、1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。 5、2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理； 5、3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。 6、用印 6、1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重文件都应加盖印章。 6、2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记； 6、3印章应盖在落款和年月日中间，即骑年盖月位置。 7、文件管理 7、1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作: 7、2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。 7、3签发。签发人对签发的文

5、件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明同意发文字样后按正常手续办理；不一样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写； 7、4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重文件还须加盖骑缝印。 7、5发放。由发文部门填写文件发放登记表，并做好发文签收登记工作。需回复办理的文件，还填写文件处理单，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。 7、6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在收文登记表内，资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。 7、7传阅。传阅工

6、作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。 7、8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。 7、9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。 8、相关文档 8、1文号编码规则 8、2文件编号使用登记表 8、3对外发文登记表 8、4对内发文登记表 8、5收文登记表 8、6文件处理单 8、7传阅单 8、8用印登记表 8、9对外发文格式 8、10对内发文格式 8、11报告总结格式 8、12会议纪格式 8、13会议记录格式 9、修订及实施 9、1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。 9、2本规定修订权在公司

7、。 9、3本规定从二零零四年五月一日实行。 文件管理制度（第二篇： 二）： 规范性文件管理办法 第一条：为提高我局规范性文件的质量，确保规范性文件的合法性，保护行政管理相对人的合法权益，根据行政许可法的规定，结合本局实际，制定本办法。 第二条：本局依法制定，涉及管理相对人权利、义务，具有普遍约束力并可反复适用的规定、办法、细则、决定、通告等文件的起草、审查、备案、登记、公布，适用本办法。 下列文件不适用本办法： （一）部署工作，规范本机关、本系统内部工作的文件； （二）会议纪。 第三条：规范性文件资料应贴合下列规定： （一）贴合法律、法规、规章的规定； （二）贴合职权法定原则； （三）与WTO

8、原则或其他规范性文件相协调，无地方保护和行业保护的规定。 第四条：规范性文件不得创设下列事项： （一）行政许可； （二）行政事业性收费； （三）行政处罚； （四）行政强制措施； （五）限制或者处分公民、法人或者其他组织的法定权益； （六）法律、法规、规章规定之外的义务。 第五条：法制办负责对规范性文件进行监督和管理（包括规范性文件的制定、审查、废止、备案、清理、汇编等）。 第六条：规范性文件原则上由业务工作机构指定专人负责起草。需报市政府或市人大批准的规范性文件，应由业务工作机构组织起草小组进行起草。起草小组能够吸纳有关部门的人员、有关专业人员或社会团体的代表参加。 第七条：规范性文件初稿构成

9、后，应由负责起草的业务工作机构将以下材料提交法制办审查： （一）规范性文件文本； （二）制定规范性文件的说明，包括必性、可行性和主解决的问题； （三）制定规范性文件的依据文本。 规范性文件资料与其他行政机关职责相关联的，还应供给与其他行政机关协商情景的说明。 第八条：法制办应当在收到送审材料之日起7个工作日内提出审查意见。遇特殊情景，可再延长7个工作日。 第九条：法制办按照本办法第三条、第四条的规定，对规范性文件进行审查并按下列规定处理： （一）贴合本办法第三条、第四条规定的，签署同意意见后转局办公室进行文字把关； （二）送审材料不贴合本办法第三条、第四条规定的，将送审材料退回负责起草的业务工

10、作机构，并书面说明理由； （三）送审材料只存在立法技术问题的，予以修改并签署同意意见后转局办公室进行文字把关。 第十条：凡资料涉及本办法第四条规定事项之一的规范性文件，经局办公会议讨论决定或局长批准后，由法制办负责提交以下材料送市政府法制办公室，由市政府法制办公室按照有关规定进行登记审查： （一）规范性文件文本和提请审查的公函（一式两份）； （二）制定规范性文件的说明，包括必性、可行性和主解决的问题； （三）制定规范性文件的依据文本； （四）本部门法制工作机构的书面意见。 规范性文件资料与其他行政机关职责相关联的，还应供给与其他行政机关协商情景的说明。 第十一条：凡资料不涉及本办法第四条规定事

11、项之一的规范性文件，由主管局领导审核经局长批准后签发，并应自发布之日起7个工作日内由法制办将下列材料送市政府法制办公室进行备案审查： （一）规范性文件文本和提请审查的公函（一式两份）； （二）制定规范性文件的说明，包括必性、可行性和主解决的问题； （三）制定规范性文件的依据文本； （四）本部门法制工作机构的书面意见。 负责起草规范性文件的业务工作机构应当在规范性文件发布后3日内将第一款第（一）、（二）、（三）项材料交法制办。 第十二条：规范性文件除按本办法第九条、第十条规定交市政府法制办进行登记审查和备案审查以外，还应在发布之日起3日内由负责起草的业务工作机构将规范性文件文本一式五份交法制办，

12、由法制办统一送市政府法制办、市人大、上级质监局等部门备案。 第十三条：规范性文件应当自发布之日起30日内在本局网站上公开，亦可同时采取其他方式公开。规范性文件在本局网站的公开程序按照本局政务公开的有关规定执行。 第十四条：规范性文件应自发布之日起30日后施行。确因特殊情景，不立即施行将有碍于规范性文件正确施行的，可自发布之日起施行。 第十五条：规范性文件目录由法制办按年编印发布，规范性文件按政府每届任期汇编一本。 第十六条：对违反本办法的职责追究，按照仪征市规范性文件制定与备案审查办法规定处理。 第十七条：本办法由扬州市仪征质量技术监督局法制机构负责解释。 第十八条：本办法自发布之日起施行。

13、文件管理制度（第三篇： 机文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机文件的管理做到及时、准确、安全、保密。 一、办理程序 (一)机文件由机人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。 (二)按领导签批的范围进行传阅。 (三)需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。 (四)归档，交上级部门。 二、传阅 (一)传阅文件严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。 (二)机人员随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。 (三)对局领导阅后所作的批示，及时通知有关科室办理，并做好机文件管理，防

14、止文件丢失。 三、保密 (一)机人员忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。 (二)对于机文件，单独存放，严加保管。 (三)借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准；绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。 (四)各级领导严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。 (五)涉密文件，不得复制或摘抄。 四、归档 (一)传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，坚持整洁、清洁。 (二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机室登记归档。 (三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自我使用或传阅的机文件全部退回机室。 (四)机人员按上级求

15、及时将机文件收回。 文件管理制度（第四篇： 一、总则 1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上坚持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。 2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。 3、适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。 二、技术文件的编制 1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。 具体包括: 1)开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验求。 2)开发设计阶段:原理图、印制版图、

16、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。 3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。 4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。 2、技术文件的技术求和数据等必须贴合国家相关标准和规定求。 3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。 三、技术文件的提交 1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。 2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的

17、服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。 3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam 相应的目录。 4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。 四、技术文件的归档 1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。 2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。 3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其

18、中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。 4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件求一式两套:一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。 5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。 6、归档文件时，须填写设计项目归档资料清单，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。 五、技术文件的借阅 1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法坚持不具权限的文件。 2、若

19、因工作需，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写借阅登记表，然后方可经过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。 3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。 4、如有特殊情景需将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。 5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整借阅文件记录表。 六、职责追究 各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律职责的权利。 文件管理制度（第五篇： 第一章：总则 一、为了加强办公室管理，明确公司内部

20、管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情景，特制订本制度。 二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。 三、切合公司实际，根据不一样的制度资料编写相应的规范化求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。 四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。 第二章：职责范围 一、办公室管理人员直理解行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。 二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。 三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理

21、、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。 四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展供给相应的服务。 五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。 六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。 七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如:名片印制、收发传真等。 第三章：工作规范 一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。 二、办公室管理人员严格按照本制度中的求规范开展工作。 第四章：办公室事务管理 一、文书管理制度 文件是文书的重组成部分，文件是各部门

22、根据自我的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上构成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。 (一)文件管理制度 第一条：管理点 1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。 2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。 3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门

23、、资料等信息；措辞规范，表达无歧义。 4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。 第二条：制度规范 1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。 2、公司上报下发正式文件的权利主集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。 4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。 5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理