2022年档案管理及立卷归档办法知识介绍 .pdf

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1、1 档案管理及立卷归档办法知识介绍第一部分：文书立卷工作的内容及要求立卷工作的任务就是由文书处理部门或业务部门来进行文件材料的收集、整理及归档，具体来说就是由各部门的文书立卷人员把本部门工作活动中形成的、处理完毕的， 具有查考保存价值的文件材料进行系统整理，编立成案卷。 立卷工作是文件转化为档案的必不可少的环节，很重要， 它是机关工作的重要基础工作，它是文书工作的结束，又是档案工作的开始，可以说立卷归档是文书工作和档案工作的“结合部”，是两者交接的一个环节，文书立卷归档工作质量的高低，直接影响着档案部门工作的水平，影响档案工作各个环节的工作开展，如整理及提供利用，同时也关系到机关各项工作能否顺

2、利进行。为了做好立卷归档工作，保证案卷质量，以达到档案规范化、标准化的要求，首先要强调的是：立卷归档工作的责任部门。一、立卷归档工作的责任部门按照国家档案管理的一般性原则要求，文件材料的收集归档工作应该是谁形成谁收集谁立卷归档。早在一九五六年国务院常务会会议通过的国务院关于加强国家档案工作的决定中就规定了 “全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。各机关办完的文书材料，应该由文书处理部门整理立卷，定期向机关档案室归档，改变把零散文件随办随归和成堆归档的错误做法。 实行文书处理部门立卷，就可以发挥文书处理部门熟悉有关业务和文件处理过程的优点， 提高案卷的质量和立卷工作的效率；就可以由文书

3、处理部门暂时保存本年度的文件， 大大减少归档和调卷的手续，并且改变承办人员分散保存档案的现象，从而有利于保守国家机密的工作；同时， 还可以使机关档案室腾出手来，做好档案的整理和组织利用等工作；更好地为机关工作服务。”时间过去了整整半个世纪，国务院的这个决定到今天，仍然是文书立卷工作的指导思想。交通文件材料立卷归档办法中第四条规定：“应当立卷归档的文件材料必须坚持文书部门或业务部门立卷制度。,. 部属单位及双重领导行政、企业、事业单位的文件材料立卷工作，由文书部门或业务部门负责。科技文件材料的整理立卷工作，应由工程、科研和其他技术项目承办人员负责。”在和大家一起讨论如何做好文书立卷工作的时候，认

4、真学习和领会关于文书立卷工作的规定是十分必要的。我理解两层含义，第一， 规定里面推行文书处理部门立卷，是为建立统一的归档制度，这就从根本上澄清了那种认为“立卷归档是档案部门的事”的错误观念。当然，这里讲由文书立卷，不是说档案部门就可以不关心、不过问。按照国务院机关档案工作条例中档案部门的基本任务是对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督，并负责管理档案和提供利用，明确了彼此的责任。第二， 文书处理部门立卷合乎办文规律和办文程序。要做好一件事情，不了解此件事情的来龙去脉，不掌握内在规律和事物间的相互联系，就不能做好那件事情。所以规定里讲“发挥文书处理部门熟悉有关业务和文件处理过

5、程的优点”。所以在此应明确立卷工作是文书处理部门和业务部门的责任，档案室和档案馆的负有检查和指导职责，各部门应该各负其责，只有这样才能做好立卷归档工作。二、立卷工作总体要求：国家有关规定及交通部、国家档案局 交通档案管理办法及交通文件材料立卷归档名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 14 页 - - - - - - - - - 2 办法中对立卷工作作了具体的要求，交通文件材料立卷归档办法中对案卷质量总的要求是： 遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联

6、系，区别不同价值，便于保管和利用。三、立卷工作的内容和具体要求。立卷的具体内容和基本程序包括：（1）平时归卷（ 2）确定文件归档范围（3）编立案卷（4）确定保管期限（5）案卷标题的填写（6）卷内文件的系统化整理与编目（7）案卷封皮的填写（ 8）案卷的装订（ 9）案卷的排列与案卷目录的编制：分类目录、保管目录、目录索引的填写。一、平时归卷交通文件材料立卷归档办法第五条中规定 “各单位都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或者领导批存的文件材料，由文书立卷人员负责集中统一保管。”那么什么是平时归卷制度？（一）平时归卷就是将已处理完毕的文件分门别类进行简单的归卷，其目的一是为便于承办人员查找文件提供方

7、便， 一是为全年立卷归档打下良好基础。但平时归卷并不等于立卷，尽管他们之间有密切联系但也存在着不同。1、平时归卷只是将办理完的文件进行简单、粗略的分类，可以由几个相近的问题所构成的一个方面的大类， 如办公室的计划总结可作为一类类目，人事可作为一类类目，而立卷时应在此基础上进一步细化原有的分类，原则应做到一个问题一卷，人事类的文件在立卷时可以细化成劳资问题、任免问题、奖惩问题等多个问题的案卷。2、平时归卷的文件一般只需考虑问题之间的相互联系，而并不需要考虑他们的价值也就是说暂时不需要考虑他们是否是归档范围内的，而立卷则是在平时归卷基础上，按照归档范围的要求确定哪些文件属于归档范围之内的那些不需要

8、归档。3、平时归卷的文件只能在形式上联系密切的文件排在一起，而立卷则需要按照有关立卷标准进行必要的加工整理。（二）平时归卷工作方法：1、确定案卷类目一个年度的文件运转是随时间推移，逐渐积累的过程， 由于档案是文件有条件的转化来的，文件转化为档案的条件是必须已经处理完毕、具有一定的查考利用价值。文件办理完毕后，就及时分门别类，即确定案卷的类目，将内容属于一类的文件集合放在一起，放入文件盒，编编号。例如：上面讲到的办公室的计划总结可以作为一类、人事方面的文件可以作为一类， 财务方面的可作为一类等等。案卷类目是文书立卷人员进行平时归卷的依据，因此类目的确定要进行比较充分的调查研究，要能体现出该部门的

9、主要职能，要具有较强的科学性、概括性和相对的稳定性并适应本单位的实际情况。确定案卷类目可以从以下几个方面着手：第一，要了解机关组织情况机关设置和各内部机构的职能分工。如内部机构的数量、层次、隶属关系、办公地点。每一个部门可以作为第一层，因为每一个部门工作就体现了该单位大的方面工作职能，这对于单位较小统一由办公室进行平时归档的单位来说了解这一点很重要。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 14 页 - - - - - - - - - 3 第二，要了解机关工作情况（

10、1）各机构的常规业务活动、主要业务职能，在正常情况下，有哪些固定的业务内容。（2）可能出现的非常规的业务活动。如各种临时性会议等。（3）交叉性的业务活动。如综合性会议，需要几家同时办理的事务等。（4）与机关外部之间的业务往来。如有经常性行文关系的机构或业务活动等。第三，要了解机关文件情况（1）机关常用的文件种类（2）文件的数量。各项业务活动形成文件的数量，不同种类文件的数量。（3）各种文件的利用频率。（4）各种文件通常的利用角度。如不同文件在检索时，通常要选择文件的何种特征。了解以上项目， 有助于各部门根据自己部门的职责、分工以及每年的工作计划，来确定类目。建立了案卷类目，就可以将日常收集到的

11、文件愤懑别类的放到各类目的文件盒里。2、做好文件材料的日常收集工作第一，严格登记收发文件的登记是文件来往的必经关口，因此把好这一关，就能保证主要文件的齐全完整。每个处室负责归档的人员在平时工作中要对文件进行及时登记，通过登记， 对来往行文、内部文件、会议文件等均逐件登记建帐，可以做到“家底清楚”，有据可查，就能保证本处室文件齐全完整。 登记时不仅要对通过正常渠道传送的文件逐件登记，而且要对本处室人员外出开会、 检查工作、 考察调研等有关人员带回本单位的文件材料也要认真登记，还有就是应依据上一年文书立卷时的具体内容将帐外的那些文件都及时收回，登记齐全。 这是我们立卷工作进入良性循环的一个有效措施

12、。第二，及时收集及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。收集工作不要等到年底要整理了才进行，而应区分不同情况，明确归档时限。对办理完毕的文件材料，应做到办完一件收集一件；也可以采取定期清理的办法，按月或按季度进行，这可以根据每个处室的情况来决定；对于一些临时性的大型活动，特别是跨部门举办的会议、展览等，在活动结束后，应将归档的文件及时收集起来。 上面我们讲的办完一件收一件中的“办理完毕” 是指文件相应的文书处理程序已经完成而不论文件本身在实际工作中是否还发挥作用，比如请示与批复，在复文发出或收到以后， 在文书处理上就算已经办理完毕；一份通知收到后经过相关人员传阅，也算办理完毕；本机关的发文，文件

13、印发后也算办理完毕。所以大家要根据各自情况掌握这一点，及时收集办理完毕的文件，为明年的整理工作打下基础。第三，严格检查对平时收集来的各种文件材料，应逐件针对以下各方面进行检查：第一，同一事由的文件是否办理完毕，包括每份文件是否已经完成公文处理的每个程序，是否是生效文件。要注意所有发出文件的原稿，文件处理手续是否完备，在原稿上是否有主管领导的签发，有无签发日期，是否盖有机关公章。第二，文件材料是否齐全完整。同一事由的文件是否收集在一起，包括所有文件种类、名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - -

14、- - - 第 3 页，共 14 页 - - - - - - - - - 4 类型是否齐全完整，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。再如；是否是文件的原件，一般情况下，复印的文件不作为档案保管，今年就遇到这样的问题，接收某司局档案时发现有几份文件为复印件，马上让文书立卷人员找到文件承办人，找回了原件。（特殊情况除外：如；复印件作正文的，复印后加盖原印章的文件。）第三，这些文件的材料的字迹、用纸是否符合归档要求。例如：是传真件需要复印，有的传真已经很模糊，但还能辨认字迹，即使复印也不能很清楚，这时需要将尚可辨认的传真件的内容尽快抄录下来，以便日后利用。确定科学的案卷类目，做好日

15、常文件的收集，使文书立卷人员在平时能够对文件进行科学的保管和利用， 这种工作顺手做好，就为立卷时奠定了坚实可靠的基础，避免了立卷时手忙脚乱， 使立卷工作有条不紊的进行。平时归档工作是一种科学的工作方法，不是可做可不做的一项工作。它是保证归档文件齐全完整的重要环节和措施。二、确定归档范围在实行平时归档制度，将文件收集齐全完整后，文书立卷人员还应根据本单位业务范围和当年工作任务，制定出归档范围。归档范围的确定，是做好文书立卷工作的基础。凡是围绕本机关活动产生的反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。在确定文件归档范围应遵循的原则是：第一，职能，是否反映本部门的职能活动及基本历史

16、面貌的文件材料；第二，来源，是否是本部门产生的。机关工作中形成的文件，按来源可以分为两部分：一部分是本部门产生的；另一部分是本部门的收文，本部门的文件是与它的职责、主管的业务、工作活动密切相关的，它们的内容直接地、系统地、全面地记录了本部门的主要活动历史。本部门的收文， 只是侧面间接的反映本部门的工作活动和工作历史。所以文件的价值应体现在产生和发出文件的地方，本部门形成的文件材料应当是保存的重点（以我为主）；第三，是否具有参考利用价值确定归档的范围， 是立卷工作首先要解决的实际问题。一个机关在工作活动中形成和使用的文件材料数量很多，而且有不断增加的趋势。在这些文件材料中，由本机关制发的，也由上

17、级、同级和下级机关送来的；有主送的，也有抄送的；有重要法规性的，也有一般事务性的；有单份的，也有重份的；有长期效用的；也有短期效用的等等。不是所有的文件材料都需要归档，而是要正确分析，区别对待。在确定文件材料的归档范围时，既要保证该归档的文件材料收集齐全，完整归档，防止“有档不归”，又要注意不该归档的文件材料不能归档，防止“有文必档” 。具体归档范围我们的参考资料仍然是交通部颁发的交通文件材料立卷归档办法 中第四章。下面举个例子，并不把能所有的归档范围概括起来，各单位应充分依据本单位的具体业务情况而定。1、上级机关的文件材料对于上级机关的文件材料的归档范围，文件中一般有四种：（1）上级机关针对

18、本单位主管业务颁发的并需要贯彻执行的会议、法规性文件。（2）各级领导视察本机关工作的重要指示、讲话、题词及有关音像材料。（3）代上级机关草拟的并被采用的文件最后稿本和印本。（4）上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 14 页 - - - - - - - - - 5 后三种好掌握，只有第一种不好判断。以这一条为例，我们讲一讲归档范围。我们要注意上级机关颁发的需本单位贯彻执行的并且本单位根据上级来文制定出本单位具体的方

19、针政策的文件需要归档。比如对本单位干部的任免情况这类文件，对上级机关普发的需要本单位贯彻执行的文件不需要归档，如上级机关任免奖惩非本单位工作人员的文件不需要归档，而任免奖惩本单位工作人员的文件才属于归档范围。对于一些没有必要归档但在实际工作中经常要使用的一些文件，可以作为资料保存，这样一方面是为以后进馆考虑，各单位之间相同文件过多， 出现重复保存； 另一方面对档案进行优化，与其到档案鉴定时才考虑这个问题，不如现在就行动起来，把该归档的一定要归档，不该归档的一定不能归档。作为资料保存的文件，也要分门别类，按照档案一样的管理办法，做好登记手续，保管手续，借阅手续，许多同志认为本单位形成档案较少，便

20、想把那些不该归档的但在实际工作中又非常重要的文件都作为档案保存起来，这里我们一定要搞清楚，档案是本单位在履行职能的活动中形成的保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录，它反应的是一个机关的历史面貌，在确定归档范围时， 只有同本单位的职能活动有密切联系得是本部门产生的文件才是我们归档的重点，就像我们上面讲到的判定的标准“职能标准、来源标准”。而对于侧重于制度方面的法规、法令、规则、办法，如果只有上级颁发的需要本部门贯彻执行的而本单位没有据此形成本单位的文件，则不用归档。因此确定好归档范围，搞清楚什么作为档案保存，什么不能作为档案保存，才能使本单位的档案工作走上正规。可能经常出现的情况是

21、本单位形成的档案少， 但作为资料保存的文件很多，这就需要我们在工作过程中要对作为资料保存的文件也充分重视起来，使之走上规范化的体系，为单位日常工作的查找和利用打下良好的基础。 此外，确定上级来文的归档范围，在一定程度上也可减轻劳动强度，缓解库房紧张的局面。2、本机关应归档的文件材料有：本机关召开的各种会议形成的文件材料；机关党团委工会在工作中形成的各种文件材料；各业务部门形成的各种文件材料。3、下级机关的文件材料有下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、 财务预算、 决算等文件材料； 法规性备案文件； 直属单位报送的重要的科技文件。需要强调以上所说的“各种文件材料”，包括

22、上述归档范围内的各种载体和形式的及通过各种途径形成的文件材料。对容易忽视或不易收全的文件材料，应予以特别注意。因为各个单位的业务不同，归档的文件也不尽相同。以交通部机关为例，讲一讲我们在机关归档工作中发现的问题，提醒大家注意。问题一、 有的部门只归档了带文号的红头文件。翻开归档文件目录，发现有的司局归档的全部都是带文号的文件。但我们在工作中除了形成正式发文外还要涉及到许多类型的文件，如形成的会议文件、制定的各种规章制度、签订的合同契约、 各种统计报表、 各类调查报告以及由部各司局组织委托新闻媒体产生的反映交通部的新闻报道等；还有简报类、 内部情况通报等等不以红头文件形式出现的资料同样反映了本单

23、位职能活动，体现了本单位主要工作。除此之外还应注意与部门业务工作有关的资料，如重要文件汇集，专题资料汇编、大事记等，以便于配合文件的提供利用。问题二 、反映职能活动的文件材料收集归档不齐全名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 14 页 - - - - - - - - - 6 比如去年我部编写中国公路交通史其中需要对交通部历任部长和副部长的任职情况进行核实。 档案馆对所保存的档案材料进行了仔细查阅，发现有一些部级领导的任免文件没有归档， 我们又在人劳司干部处及干部

24、档案室查找，还是无法找齐， 最后去了中组部的档案部门， 查阅了有关的档案，现在基本上查齐了交通部历任部长和副部长的任职时间。这说明如果我们所保存的档案中有一些该归档而没有及时归档的文件材料，就会给今后的工作带来很多不便。还有部机关干部每年的花名册，及调入、 调出的人员名册这些反映部机关人员情况的统计报表类不是很齐全。最典型的例子：有的处室每年的工作量非常大，但到年底这个处没有一份文字材料归档。问题三 、有的只有文件的正文，没有与正文密切相关的其它内容的文件。比如关于发布法规方面的文件，只有文件正文，而有关的法规没有附在后面。再比如我们最近在收集交通部行政史资料时遇到关于全国水上安全座谈会的档案

25、，通过查询大事记，会议肯定召开了，但只有会议的通知，会议领导讲话等重要内容却没有归档，这就造成重要资料的不齐全，无法知道会议上的情况。还有的司局归档的文件只有印文，而没有签发原件或办文过程比如签报等。发文是工作活动中直接形成的“历史记录”，但它的查考利用价值往往体现在“初识记录”就是拟定稿的真实性、准确性、合法性（拟稿人、审核人、签发人的签名和日期）。在我们提供利用档案中曾发生过这样的事情：查档人拿来一份交通部发文是关于某公路工程审批文件，要求核对此文件的真伪，（此文件是红头文件，有发文号、日期、印章。）经我们在档案中查到了该份文件原件，此文件已归档， 但是关于另一事由的批件。两份文件几乎一模

26、一样，可见，随着高科技的发展，当今已经完全可以达到以假乱真的程度了。通过这件事情也反思了一个问题，如果交通部的正式的发文及发文过程没有归档的话，那就很可能给我们的某些工作带来不可估量的损失。所以要特别注意对于正文以外的像有关的规定、办法、意见、方案、 名单等以及反映整个文件办理过程的文字材料包括签报、电话记录、 对过去所发文件的更正、废止等文件材料都应归档齐全。问题四 、目前大多数司局只有纸质文件归档，还没有声像文件和电子文件归档。我们的日常工作中除了会产生纸质文件外，还会产生声像文件和电子文件，这些都应该属于归档范围。 如反映单位重要活动的照片、录像带，重要会议和讲话的录音带，以及储存有上述

27、文件内容的计算机磁盘、光盘等，网上运行的电子文件也应该引起我们的足够的重视。以上是在我们的工作中发现的一些归档不全的表现。大家在工作中多少都会有体会：由文件形成为档案到利用常常会有一定的时间差，往往是经过一段时间后才会利用到。所以说如果当时归档的文件齐全，完整，日后查找就会很便捷。反之就会影响工作，甚至带来隐患。总结归纳一般归档文件类型主要包括：1、领导活动类文件：参加各种会议及外出考察调研、视察、讲话形成的重要文件、题词、电报、电话记录等2、职能活动（反映司局重要业务职能活动的文件）3、其它重大活动（如：跨部门跨年度举办的具有较大影响活动，600 周年、还有交通名师资料总结 - - -精品资

28、料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 14 页 - - - - - - - - - 7 部举办的各类展览）例：我部主办郑和下西洋600 周年纪念活动，那么应该归档的文件有：（1）郑和下西洋600 周年纪念活动筹备工作形成的文件：包括成立郑和下西洋600 周年纪念活动筹委会的请示、批复，关于郑和办人员调整、聘用问题，成立郑和下西洋600周年今年活动实施方案审核工作小组的文件；经费申请落实。（2）活动相关文件： （1）关于设立首届”航海日”方面的文件（2）纪念品（活动纪念徽标、纪念币、邮票、画册

29、、科普图书、纪念碑、） （3）举办的其他活动（开辟网站、知识竞赛、夏令营、学术交流、讲座、博览会、成立郑和基金会）（4）新闻报道类（纪念大会、新闻发布会、电视片、纪念展览、博览会、世界各地关于郑和的纪念活动情况。） （5）各类会议文件（3）纪念活动后形成的文件：纪念活动大事记、工作简报、总结等4、会议文件（包括党组会议、部长办公会、厅局长会议、各类工作会议、系统会议专题会议、座谈会、与其它部门联合召开的会议、机关党、团、工会代表大会等）（会议筹备、会议期间、会议结束后续工作）例：（1）筹备会议材料：召开会议请示、批复、筹备情况、会议工作人员名单、会议筹备方案等前期准备工作。（2）会务材料：会议

30、通知、会议分组名单、会议须知、会议证件、会议座次表（3）会议上领导讲话：大会主持词、开幕词、领导讲话及定稿（一稿、初稿等）、闭幕词等（4）会议新闻报道材料（围绕会议形成的各类报道）（5）会议交流经验材料（6）会议简报（7）会议记录（纪要）以我们现在召开的文书立卷工作会议为例，全套的会议文件应该包括：（1）前期的会议筹备工作内容（2）会议期间产生的文件资料（3）会议结束后的文件资料。包括会议通知、参会名单、签到表、会议议程、会议上的领导讲话稿、会议培训教材、会议上典型材料、发言、会议纪要以及会议结束后形成的会议情况汇报等能够反映本次会议的全部文件材料。如果会议还形成了声像类资料（如：照片、录音、

31、录像等），在会议结束后也应该按要求整理归档。5、发文（部文、厅文、函、通知、特别注意发文过程中、其它没有文号的文件等）6、简报、内部情况通报（各司局编辑的简报、快报、专报）7、刊物、书籍、史料（历史沿革、大事记、本部门编辑出版物样本、原稿和经领导人修改过的清样；领导为书题写的书名等）例：我部要编辑交通部行政史，交给档案馆承办。那么应归档的文件应该有：前期组织承办工作中形成的文件如总体方案、编写大纲、编写进度、人员分工，历次编委会、编审组会议文件及撰写的文稿等。8、外事出访、接待访问、参加国际会议等外事活动（与外国签订的条约、议定书、合同、工作联系中形成的文件）名师资料总结 - - -精品资料欢

32、迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 14 页 - - - - - - - - - 8 9、人大建议、政协提案办理材料、政策答复（答复与签发稿等）10、组织、人事（机构变动、人员编制、任免考核、调资、出国备案等）11、调研材料（包括调研的通知、各种普查的文字材料、调研提纲、调研报告）12、培训材料（培训的通知、领导讲话、计划安排等）13、新闻报道（反映我部主要职能活动的新闻报道稿、照片、录音、录像、新闻发布会讲稿等）14、重要法规、规章制度、管理规定（本司局制定的各项法规、部门规章制度等）15、

33、统计报表（业务工作中形成的各类报表如：规划司的统计年报、人劳司的人员统计报表、档案馆的档案业务统计、公路统计汇总表等）16、党、团、工会、妇委会等工作活动中形成的材料17、年度工作计划和总结（如：工作目标图、工作计划表等。这是工作的依据和回顾，可以让我们了解司局一个年度的总体工作）以上我们讲的是综合概括的文件归档范围，各部门应根据本单位的主管业务范围和职责，制定出本单位的归档范围，参考的资料是 交通部文件资料立卷归档办法中文件材料归档范围。三、编立案卷在平时归卷的基础上，进一步检查文件的齐全完整程度，据归档范围剔出不需要立卷的文件， 按照交通部文书立卷分类方案，即按年度 - 组织机构 - 问题

34、进行分类， 运用立卷的六个特征（即问题、作者、时间、名称、通讯者、地区）把归档文件编立成案卷。一般情况下，作者、问题、 名称三个特征的结合使用是一种较常用的方法，这三个特征的结合使用能使卷内文件同时反映出来源、内容、价值，同时也便于检索。同时，要把握好问题划分的界限。 问题有大有小， 在运用问题特征时应准确把握其划分界限以保证案卷质量。涉及机关主要职能的问题，会像成大量的文件，这时就应把问题划分的细些、具体些，以避免卷内文件内容庞杂，价值不等，数量过多，如关于召开会议的通知、会议纪要，对于机关的职能活动，尽量保持一事一卷，而属于机关非职能问题，如：医疗、卫生、保健等问题，形成文件不会太多，立卷

35、时可把问题归纳的笼统点，尽可能把内容相近、数量不多的文件稽核在一个问题的案卷内，以避免案卷过于单薄，难于保管与查找，当案卷时在过薄，实在无法立卷时， 找相近的问题立卷，比如人事和劳资文件，但如果不是相近的问题，就必须分开立卷。为便于查找利用，多数案卷应以问题为主结合其他特征立卷。在立卷时要注意：1、文电合一立卷。2、会议文件由主办单位立卷归档。3、底稿应与打印稿同时归档；4、根据上级机关有关文件制定的新的办法或新的实施细则，则上级来文也应与本单位形成的文件一并立卷归档。5、几个单位的联合发文，应由主办单位负责将定稿及其有关文件立卷归档，其他参与办理的单位只存印件。名师资料总结 - - -精品资

36、料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 14 页 - - - - - - - - - 9 立卷时还应注意年度的划分：采用年度分类法进行分类，不许准确判定档案文件的所属年代。 一般说来， 一定年度形成的档案文件，记述和反映了单位在该年度的工作职能活动的历史。 但是，档案文件的形成时间和文件记述反映的问题也常有不一致的情况。有的档案文件虽然是在前一年形成的，却主要反映后一年的工作情况，如工作计划、预算等。还有的文件，写成和发出，收到和办理，跨了年度。这就要具体分析各种类型的档案文件形成的情况和文件

37、内容反映的情况，分辨档案文件所属的年代。特别要注意：（1）年度计划、总结、统计报表、决算等应放在针对的年度立卷；如：（2）跨年度的请示与批复，放入复文年度立卷，也可以放在批复问题的针对或生效年度立卷；如：下级单位2003 年 12 月写的请示，上级单位2004 年 1 月收到，则该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入2004 年。（3）需归档的重要请示没有复文的，放在请示年度立卷；（4）长远规划放在针对的第一年立卷；（5）两年以上的总结，放在总结的最后一年立卷。（6）跨年度的会议文件，放在会议闭幕年立卷；如跨2003 年、 2004 年两个年度的会议形成的文件材料统一在闭幕年，即2004

38、 年整理归档的，分类时这些文件材料都归入2004年度。（7）有的问题要跨数年才能结束的文件，应分阶段立卷归档，确实分不开的，可以归入问题解决年立卷；（8）法规性的文件应放在公布或批准的生效年立卷。（9）非诉讼案件卷放在结论年立卷。四、确定保管期限当案卷编好以后，我们就应该确定文件材料的保管期限，应遵循以下原则。1、以客观利用的需求为主要依据要考虑文件的长远需要，防止静止地看问题，有些文件现时作用不大，但从长远考虑是有试用价值的， 保管期限划的就要长一些。例如，机关事务管理方面的文件，往往不被人们重视，有的就一律划为短期。就事务管理方面的房产修建，设备购置等有关文件材料、图纸、说明等，应列入长期

39、保存。如果现在不将这些图纸、说明等长期保存下来，多少年以后就难以进行维修。所以，在判定文件材料的保管价值时，一定要发展地看问题。2、面向未来，宁宽勿严在确定文件保存价值时，一定要掌握面向未来，宁宽勿严的原则。对当时某些文件的保存价值产生异议时，无需争论不休，一般可取上限，让时间来做出最终的裁决。3、从文件整体联系上判断保存价值在确定具体保存价值的时候，切忌孤立的从一份文件去判断价值，必须从该文件与其它文件的相互联系上观察问题。在很多情况下， 多份文件才能立体的反映出一个完整事务的各个侧面，对于其中的某些文件来说，离开它所反映的事物整体，就会失去重要的保存价值。但如果把它放在一组有联系的文件中再

40、进行观察，就可能发现它是一个不可忽视的重要组成部分。如只有请示没有批复，请示就没有什么价值；一个案件，只有检举揭发材料，没有查证名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 14 页 - - - - - - - - - 10 核实和结论材料，这个案件的价值就不易划高。因此，我们应从一个主题、一个事件、一项工作工程的整体出发来决定保管期限。文件材料保管期限分为永久、长期和短期。1、凡是记述和反应本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究及科学研究等工

41、作有长远利用价值的文件材料，应列为永久保管。它主要包括： 本机关制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件的材料， 重要的请示、 报告、 总结， 综合统计报表， 机构演变、 机关领导人任免的文件材料；直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。2、凡是反映本单位一般活动的，在相当长时期内对本单位工作有查考价值的文件材料，应列为长期保管。它主要包括：本机关一般工作问题文件材料；一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行

42、的一般文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。3、凡是在较短时期内本单位需要查考的文件材料，应列为短期保管。它主要包括：本机关一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。五、案卷标题的拟写案卷标题能够解释卷内所含文件的基本特征，是重要的文件检索信息。拟写案卷标题，是一项复杂困难的工作，要恰如其分的反映出卷内文件的成分和内容。要求是：1、具体确切 2、简明扼要3、语句通顺案卷标题的基本结构包括：作者、主题、文种三个基本部分，此外，还可以在中间部分加上卷内文件所共有的其他特征，如卷内

43、文件所针对的地区、时间等。在拟写案卷标题的时候，应注意将卷内文件的作者，以全称或规范化的简称的形式标在案卷标题的前面。如作者太多，可在标出若干主要作者之后，加一“等”字，以说明还有其他未被提及的作者。案卷标题上，不应该出现“本部”“本单位”这样的称呼，而应写清楚卷内文件的作者到底是谁，这样作的目的是对档案进行计算机管理时，对案卷题名的检索不会造成混乱。另外在实际拟写标题的过程种，还存在大量的问题，最常见的是： 第一种标题过于简单，如 2006 年度总结，这样的标题既没有说明文件的作者，又未说明何种内容的何种总结。在编写标题时一定要把作者、主题、文种三个要素包含进来；又如：关于张三自费出国留学问

44、题，就没有把问题的文种说清楚，在编写标题时应当对这个问题高度重视。第二种就是标题过于复杂。 如：本单位关于推荐张三任公司经理助理、陈辰任公司经理、莉莉任公司副总经理、同意王红不再担任公司经理、夏卫辞职公司董事会组成、董事更换人选的函及关于冯小平任职的通知。整个标题一百多个字，显得过分繁复， 标题应该简练并且准确的反映案卷的内容，要从卷内文件内容种提炼并总结，可改成：单位关于张三、陈辰、莉莉等同志人事任免情况的通知。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 14 页

45、 - - - - - - - - - 11 六、卷内文件的系统整理、编目案卷组好并拟出案卷标题后，就要对案卷内的文件进行系统整理和编目。主要包括几项具体内容： 1、卷内文件的系统排列；2 编写卷内文件的页号；3 填写卷内文件目录和备考表；（一）卷内文件的系统排列排列卷内文件的方法有按时间、重要程度、问题、作者、地区、文件名称、文件往来机关等方法，其中问题、重要程度、时间几种方法结合起来是常用的排列方法。交通文件材料立卷归档办法中规定：卷内文件应区别不同情况进行排列：1、密切联系的文件，批复、批示（包括在请示、报告原件上批复、批示的影印件）在前，请示、报告在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿

46、在后；转发件在前，被转发件在后； 重要法规行文件历次修改稿一次排列在定稿之后；非诉讼案件的结论。决定、判决性文件在前，依据材料在后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。2、几个地区的文件组成的案卷，先按地区，再按时间顺序排列。3、由几个制发单位的文件组成的案卷，先分制发机关，再按时间顺序排列。4、性质相同或相近的问题组成的案卷，卷内文件的排列先按问题分类，再按时间顺序排列。其他文件材料按重要程度排列。（二）卷内文件的编号根据交通文件材料立卷归档办法第二十四条规定： 卷内文件排列完毕后要进行编号。卷内所有的文件，包括办文过程中的重要处理单、有保存价值的信封、便条等都应该编写页号，不得

47、遗漏。 装订的案卷，在有文字的每页文件材料正面的右上角，背面的左上角编写页号，采用阿拉伯数字。不装订的案卷， 在每份文件材料的右上方加盖档号章，主要包括年度、部门、 保管卷号、页次四项内容，其作用一是保证文件不重份；二是保证文件归还时能顺利放回原有位置， 并逐件编卷号；声像档案应当单独保存，符合声像制品的保管条件，但与相应的文字材料要有对因关系（互见号），查文件时能找到声像档案存放的位置，查声像档案时能找到文件存放的位置。（三）填写卷内文件目录和备考表文件排列与编号后，每份文件在卷内的位置已固定，为了便于文件的检索与利用，应按顺序逐件填写卷内文件目录，填写时对文件材料的题名不要随意更改和简化，

48、有题名的应拟写题名， 对于不能反映文件内容的题名也应重新拟写。卷内文件目录上年度使用的是阿拉伯数字， 案卷形成年度，单位和封皮保持一致，写案卷产生部门；起止日期是指本卷档案中第一份文件到最后一份文件的日期；卷内页数是按照已经编好的文件页数填写；案卷题名就是本卷封面的标题；顺序号是大流水号，表明本卷档案有多少份文件；责任者是指该文件的主办单位，即这份文件是谁产生的。如：交办字【2006】130 号文，责任者应当填写办公厅而不是填写交通部。日期写发文日期，使用阿拉伯数字填写，年月日中间可用“. ”分隔开。页次是指该文件所有的页数，如卷内第一份文件是1 到 5 页，则写成15，第二分文件610，这样

49、才能够控制总的页数情况。填写的字迹要工整，卷内文件目录放在卷首。卷内文件目录有首页， 填写不下时用第二页、第三页，卷内文件目录首页上所有项目都要填写清楚，这样时为了以后检索、查询的方便，从卷内文件目录上就可以反映出本卷文件的各种情况，如果只有顺序号，就不可能看出案卷所反映的是什么单位的案卷，案卷的题名是什么。卷内名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 11 页，共 14 页 - - - - - - - - - 12 文件目录一式两份，一份放在档案里，另外一份随档案移交到档案部

50、门保存备查。有关卷内文件材料的情况说明，应逐项填入背考表。如：缺少某个文件，已无法找到；或有文件破损等要及时说明原因，比如： 对某会议请示上级后，上级机关采用电话通知的形式通知本单位， 这是不能只将请示归档，还应将电话记录一并归档，由于种种原因没有记录保存的要在背考表中填写清楚，讲明原因，并由经办人签字，右下方“立卷人”由文书立卷的同志签字，检查人由综合处或办公室领导签字，“立卷时间”填写档案装订好的时间，备考表放在本卷档案的最后一页。七、案卷的装订卷内文件在装订前要去掉金属物，对破损的文件材料应按照裱糊要求托表，对于装订区域过于狭窄的文件应贴边加宽，对于字迹已扩散的文件应复制并与原件一并立卷