2022年电子文件管理办法 .pdf
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1、CJRDC 华电新疆发电有限公司昌吉热电厂企业标准QW/01.03.00.0402 2012 _ 电子文件管理办法201203发布 201203实施华电新疆发电有限公司昌吉热电厂发布名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页,共 10 页 - - - - - - - - - 前言为 了规范 华电新 疆发电 有限公 司昌吉 热电厂 具有保 存价 值的电 子文件 的管理 工作,特制定 电子文 件管理 办法 。本 办法由 华电新 疆发电 有限公 司昌吉 热电厂 标准化 管理 委
2、员会 提出。本 办法由 华电新 疆发电 有限公 司昌吉 热电厂 厂长办 公室 归口管 理并负 责解释 。本 办法由 华电新 疆发电 有限公 司昌吉 热电厂 厂长办 公室 负责起 草。本 办法主 要起草 人:黄玲审核 :弥惠 萍审定 :邓红 周审批 :水海 波本 办法首 次发布 于 2012 年 3 月。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页,共 10 页 - - - - - - - - - 电子文件管理办法1 范围本 办法规 定了华 电新疆 发电有 限公司 昌吉热 电
3、厂 ( 以 下简称 为我厂 ) 电 子文件 的管理 职能、管 理内容 与要求 ,检查 与考核 。本 办法适 用于我 厂电子 文件的 归档与 管理。2 规范性 引用文 件下 列文件 中的条 款通过 本办法 的引用 而成为 本办法 的条 款。凡是注日期的 引用文 件,其随后 所有修 改单 ( 不包 括勘误 的内容 ) 或 修订版 均不适 用于 本办法 ,然 而,鼓励根据本办 法达成 协议 的各方 研究是 否可使 用这些 文件的 最新版 本 。凡是 不注日 期的引 用文件 ,其 最新版 本适用 于本 办法。DA/T 22-2008 电子文 件归档 与管理 规范 DA/T 31-2005 纸 质档案
4、数字化 技术规 范 中国华 电集团 公司电 子文件 管理办 法3 术语和 定义下 列术语 和定义 适用于 本标准 :3.1 电子 文件指 在数字 设备及 环境中 生成,以数码形 式存 储于磁 带、磁盘、光盘等 载体,依赖计算 机等数 字设备 阅读、 处理, 并可在 通信网 络上传 送的文 件。3.2 归档 电子文 件指 具有参 考和利 用价值 并作为 档案保 存的电 子文件 。4 管理内 容与要 求4.1 总则4.1.1 制定 本办 法的 目的 是加 强对公 务活 动中 产生 的, 具有 保存 价值 的电 子文 件的形 成、 积累 、归档 、保管 、利用 、统计 的管理 。4.1.2 电子 文
5、件 形成 部门 时应 有严格 的管 理制 度和 技术 措施 ,确 保其 真实 性、 完整性 和有 效性 。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页,共 10 页 - - - - - - - - - 4.1.3 电子 文件 形成 部门 应对 电子文 件的 形成 、收 集、 积累 、鉴 定、 归档 等实 行全过 程管 理与 监控, 保证管 理工作 的连续 性。4.1.4 具有 永久 保存 价值 的文 本或图 形形 式的 电子 文件 ,如 没有 纸质 等拷 贝件 ,电子 文件
6、 形成 部门必 须制成 纸质文 件。归 档时, 应同时 保存文 件的 电子版 本、纸 质版本 。4.1.5 我厂 电子 文件 管理 应在 执行 中国 华电 集团 公司 电子 文件 管理 办法 的 基础上 ,严 格执 行我厂 的电 子文件 管理办 法。4.2 电子 文件的 真实性 、完整 性和有 效性保 证4.2.1 电子 文件 形成 部门 应建 立规范 的制 度和 工作 程序 并结 合相 应的 技术 措施 ,从电 子文 件形 成开始 不间断 地对有 关处理 操作进 行管理 登记, 保证 电子文 件的产 生、处 理过程 符合规 范4.2.1.1 登记处 理过程 中相互 衔接的 各类责 任者 (如
7、审 核者、 签发者 等)。4.2.1.2 登记处 理过程 中的各 类操作 者(收 文者 、存储 管理者 等)。4.2.1.3 登记处 理过程 中产生 的责任 凭证信 息( 批示、 签名等 ) 。4.2.2 应 采取可 靠的安 全防护 技术措 施,保 证电 子文件 的真实 性4.2.2.1 建立对 电子文 件的操 作者可 靠的身 份识 别与权 限控制 。4.2.2.2 设置符 合安全 要求的 操作日 志 ,随时 自动记 录实施 操作的 人员 、时间 、设 备、项目、内 容等。4.2.2.3 对电子 文件采 用防错 漏和防 调换的 标记 。4.2.2.4 对电子 印章、 数字签 署等采 取防止 非
8、法 使用的 措施。4.2.3 电子 文件 的处 理和 保存 应符合 国家 的安 全保 密规 定, 针对 自然 灾害 、非 法访问 、非 法操 作、病毒侵害等 采取与 系统安 全和保 密等级 要求相 符的防 范对策,主要有:网络设 备安全 保证 ;数据 安全保 证;操 作安全 保证; 身份识 别方法 等。4.3 电子 文件的 收集与 积累4.3.1 收 集积累 要求4.3.1.1 记 录了 重要 文件的 主要 修改 过程 和办 理情 况, 有查 考价 值的 电子 文件 及其电 子版 本的 定稿均 应被保 留。正 式文件 是纸质 的,如 果保管 部门 已开始 进行向 计算机 全文的 转换工 作,则
9、 与正式 文件定 稿内容 相同的 电子文 件应当 保留, 否 则可根 据实际 条件或 需要, 确 定是否 保留。4.3.1.2 当 公务 或其 他事务 处理 过程 只产 生电 子文 件时 ,电 子文 件形 成部 门应 采取严 格的 安全 措施,保证电子 文件不 被非正 常改动。同时应 随时对 电子文 件进行 备份,存储于能 够脱机 保存 的载体 上。4.3.1.3 对 在网 络系 统中处 于流 转状 态, 暂时 无法 确定 其保 管责 任的 电子 文件 ,电子 文件 形成 部门应 采取捕 获措施 ,集中 存储在 符合安 全要求 的电 子文件 暂存存 储器中 ,以防 散失。名师资料总结 - -
10、-精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页,共 10 页 - - - - - - - - - 4.3.1.4 对 用文 字处 理技术 形成 的文 本电 子文 件, 电子 文件 形成 部门 收集 时应 注明文 件存 储格 式、文 字处理 工具等 。文字 型电子 文件以XML 、 RTF、 TXT为 通用格 式。4.3.1.5 对 用扫 描仪 等设备 获得 的采 用非 通用 文件 格式 的图 像电 子文 件, 电子 文件形 成部 门收 集时应 将其转 换成通 用格式 。扫描 型电子 文件以JPEG
11、、 TIFF 为 通用格 式。4.3.1.6 对 用计 算机 辅助设 计或 绘图 等设 备获 得的 图形 电子 文件 ,电 子文 件形 成部门 收集 时应 注明其 软硬件 环境和 相关数 据。4.3.1.7 对 用视 频或 多媒体 设备 获得 的文 件以 及用 超媒 体链 结技 术制 作的 文件 ,电子 文件 形成 部门应 同时收 集其非 通用格 式的压 缩算法 和相关 软件 。视频 和多媒 体电子 文件 以 MPEG 、AVI为 通用格 式。4.3.1.8 对 用音 频设 备获得 的声 音文 件, 电子 文件 形成 部门 应同 时收 集其 属性 标识、 参数 和非 通用格 式的相 关软件 。
12、音频 电子文 件以WAV 、 MP3 为通用 格式。4.3.1.9 对 通用 软件 产生的 电子 文件 ,电 子文 件形 成部 门应 同时 收集 其软 件型 号、名 称、 版本 号和相 关参数 手册、 说 明资料 等。专用 软件产 生的电 子文件 原则上 应转换 成通用 型电子 文件 ,如 不能转 换,收 集时则 应连同 专用软 件一并 收集。4.3.1.10 计 算机系 统运行 和信息 处理等 过程中 涉及 的与电 子文件 处理有 关的参 数、管理数据等 应与电 子文件 一同收 集。4.3.1.11 电 子文件 形成部 门应制 作电子 文件的 备份 。4.3.2 电 子文件 的登记4.3.2
13、.1 电子文 件稿本 代码: M 草稿性 电子文 件; U 非正式 电子文 件; F正 式电子 文件。4.3.2.2 电子文 件类别 代码 : 文本 文件 ; 图像文 件;图形文件 ; 影像 文件 ;A声 音文件 ;O超媒 体链结 文件 ; 程序文 件; 数 据文件 。4.4 电子 文件的 归档4.4.1 归 档要求文 件 形 成 部门 或 信 息管 理 部门 应 定 期把 经 过鉴 定 符 合归 档 条 件的 电 子文 件 向 档案 部 门移交 ,并按 档案管 理要求 的格式 将其存 储到符 合保管 期限 要求的 脱机载 体上。4.4.2 鉴 定4.4.2.1 电 子文 件的 鉴定工 作,
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