Excel电子表格制作自学教程(很有用).ppt

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1、新编计算机办公自动化基础教程 第一节第一节 Excel 2003使用入门使用入门Excel 2003是一个操作简单、使用方便、功能强大的电子表是一个操作简单、使用方便、功能强大的电子表格软件，它主要用于对数据的处理、统计分析与计算。了解格软件，它主要用于对数据的处理、统计分析与计算。了解Excel 2003的基本知识是学好该软件的前提，下面将详细介绍的基本知识是学好该软件的前提，下面将详细介绍Excel 2003的基础知识。的基础知识。一、启动一、启动Excel 2003启动启动Excel 2003有多种方法，下面简单介绍常用的有多种方法，下面简单介绍常用的3种方法。种方法。新编计算机办公自动

2、化基础教程（1）在）在Windows的桌面上双击快捷图标，即可启动的桌面上双击快捷图标，即可启动Excel 2003。（2）选择）选择“开始开始”“所有程序所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft Office Excel 2003”命令，即可启动命令，即可启动Excel 2003。（3）选择）选择“开始开始”“运行运行”命令，即可弹出命令，即可弹出“运行运行”对话对话框。在框。在“打开打开”文本框中输入文本框中输入“Excel.exe”，单击，单击“确定确定”按钮，按钮，即可启动即可启动Excel 2003应用程序，如图应用程序，如图5.1.1所示。所示。新编计算机

3、办公自动化基础教程Excel 2003工作界面除了具有与工作界面除了具有与Word 2003相同的标题栏、相同的标题栏、菜单栏、工具栏等组成部分外，还具有其特有的组成部分。下面菜单栏、工具栏等组成部分外，还具有其特有的组成部分。下面分别进行介绍。分别进行介绍。图5.1.1 Excel 2003工作界面新编计算机办公自动化基础教程1名称框名称框名称框位于工具栏的下方，用于显示工作表中光标所在单名称框位于工具栏的下方，用于显示工作表中光标所在单元格的名称。元格的名称。2编辑栏编辑栏编辑栏用于显示活动单元格的数据和公式。编辑栏用于显示活动单元格的数据和公式。3工作表工作表工作表是用来存放数据的表格。

4、工作表是用来存放数据的表格。新编计算机办公自动化基础教程4工作表标签工作表标签工作表标签用来标识工作簿中不同的工作表。单击工作表标工作表标签用来标识工作簿中不同的工作表。单击工作表标签，即可迅速切换至相应的工作表中。签，即可迅速切换至相应的工作表中。二、工作簿、工作表和单元格二、工作簿、工作表和单元格使用使用Excel 2003之前，首先介绍一些基本概念，如工作簿、之前，首先介绍一些基本概念，如工作簿、工作表、单元格及它们之间的区别。工作表、单元格及它们之间的区别。新编计算机办公自动化基础教程1工作簿工作簿Excel 2003工作簿是计算和存储数据的文件，每一个工作簿工作簿是计算和存储数据的文

5、件，每一个工作簿都由多张工作表组成，用户可以在单个文件中管理各种不同类型都由多张工作表组成，用户可以在单个文件中管理各种不同类型的信息，默认情况下，一个工作簿包含的信息，默认情况下，一个工作簿包含3张工作表，分别为张工作表，分别为Sheet1，Sheet2和和Sheet3。新编计算机办公自动化基础教程2工作表工作表用户利用工作表可以对数据进行组织和分析，也可以同时在用户利用工作表可以对数据进行组织和分析，也可以同时在多张工作表中输入或编辑数据，还可以对不同工作表中的数据进多张工作表中输入或编辑数据，还可以对不同工作表中的数据进行汇总计算。工作表由单元格组成，横向为行，分别以数字命名，行汇总计算

6、。工作表由单元格组成，横向为行，分别以数字命名，如如1，2，3，4；纵向为列，分别以字母命名，如；纵向为列，分别以字母命名，如A，B，C，D。新编计算机办公自动化基础教程3单元格单元格Excel 2003工作簿最基本的核心就是单元格，它也是工作簿最基本的核心就是单元格，它也是Excel工工作簿的最小组成单位。单元格可以记录简单的字符或数据，从作簿的最小组成单位。单元格可以记录简单的字符或数据，从Excel 2000版本起，就可以记录多达版本起，就可以记录多达32 000个字符的信息。一个个字符的信息。一个单元格记录数据信息的长短，可以根据用户的需要进行改变。单单元格记录数据信息的长短，可以根据

7、用户的需要进行改变。单元格是由行号和列号标识的，如元格是由行号和列号标识的，如A1，B3，D8，F5等。等。新编计算机办公自动化基础教程三、退出三、退出Excel 2003退出退出Excel 2003常用以下常用以下3种方法：种方法：（1）选择）选择“文件文件”“退出退出”命令。命令。（2）单击标题栏右侧的）单击标题栏右侧的“关闭关闭”按钮。按钮。（3）双击）双击“控制菜单控制菜单”按钮。按钮。新编计算机办公自动化基础教程第二节第二节 创建工作簿创建工作簿启动启动Excel 2003后，就可以在其中输入各种数据。默认情况后，就可以在其中输入各种数据。默认情况下，新创建的工作簿中包含下，新创建的

8、工作簿中包含3个工作表，用户还可以根据需要创个工作表，用户还可以根据需要创建其他工作表。建其他工作表。一、新建工作簿一、新建工作簿当启动当启动Excel 2003时，系统会自动创建一个新的工作簿时，系统会自动创建一个新的工作簿Book1.xls，并在新建的工作簿中创建，并在新建的工作簿中创建3个空的工作表个空的工作表Sheet1，Sheet2和和Sheet3。如果要创建新的工作簿，可以采用以下几种。如果要创建新的工作簿，可以采用以下几种方法：方法：新编计算机办公自动化基础教程（1）选择）选择“文件文件”“新建新建”命令，弹出命令，弹出“新建工作簿新建工作簿”任务窗格，在任务窗格的任务窗格，在任

9、务窗格的“新建新建”选区中单击选区中单击“空白工作簿空白工作簿”超超链接。链接。（2）单击）单击“常用常用”工具栏中的工具栏中的“新建新建”按钮。按钮。（3）如果想利用模板创建一个工作簿，可以在）如果想利用模板创建一个工作簿，可以在“新建工作新建工作簿簿”任务窗格的任务窗格的“新建新建”选区中单击选区中单击“本机上的模板本机上的模板”超链接，超链接，弹出如图弹出如图5.2.1所示的所示的“模板模板”对话框。打开对话框。打开“电子方案表格电子方案表格”选选项卡，在其列表框中选择需要的模板，然后单击项卡，在其列表框中选择需要的模板，然后单击“确定确定”按钮。按钮。新编计算机办公自动化基础教程二、选

10、中单元格二、选中单元格对单元格进行各种编辑操作前，必须先将目标单元格选中，对单元格进行各种编辑操作前，必须先将目标单元格选中，然后才能进行操作。在然后才能进行操作。在Excel 2003中，用户可以使用以下中，用户可以使用以下8种方种方法选中目标单元格。法选中目标单元格。图5.2.1 “模板”对话框新编计算机办公自动化基础教程（1）用鼠标单击目标单元格，即可将其选中。）用鼠标单击目标单元格，即可将其选中。（2）单击某个单元格，按住鼠标左键拖动鼠标到另一个单）单击某个单元格，按住鼠标左键拖动鼠标到另一个单元格后释放鼠标，即可选中以这两个单元格为对角线的矩形区域。元格后释放鼠标，即可选中以这两个单

11、元格为对角线的矩形区域。（3）按住）按住“Ctrl”键的同时依次单击多个不相邻的单元格或键的同时依次单击多个不相邻的单元格或矩形区域，即可选中多个不相邻的单元格或矩形区域。矩形区域，即可选中多个不相邻的单元格或矩形区域。（4）单击某个单元格，按住）单击某个单元格，按住“Shift”键的同时单击另一个单键的同时单击另一个单元格，即可选中以这两个单元格为对角线的矩形区域。元格，即可选中以这两个单元格为对角线的矩形区域。新编计算机办公自动化基础教程（5）单击工作表左侧的行号标签可以选中某一行。）单击工作表左侧的行号标签可以选中某一行。（6）单击工作表上方的列号标签可以选中某一列。）单击工作表上方的列

12、号标签可以选中某一列。（7）选中某行或某列后按住鼠标左键并进行拖动，即可选）选中某行或某列后按住鼠标左键并进行拖动，即可选中相邻的多行或多列。中相邻的多行或多列。（8）单击工作表左上角的）单击工作表左上角的“全选全选”按钮可以选中整个按钮可以选中整个工工作表。作表。三、输入数据三、输入数据数据类型不同，其相应的输入方法也不同。数据类型不同，其相应的输入方法也不同。Excel 2003中包中包含有含有4种类型的数据，下面将分别介绍其输入方法。种类型的数据，下面将分别介绍其输入方法。新编计算机办公自动化基础教程1输入文本输入文本文本包括汉字、英文字母、数字、空格以及其他键盘能输文本包括汉字、英文字

13、母、数字、空格以及其他键盘能输入的符号，可在单元格中输入入的符号，可在单元格中输入32 000个字符，且字符型数据通常个字符，且字符型数据通常不参与计算。不参与计算。输入文本型数据时，只要将单元格选中，直接在其中输入输入文本型数据时，只要将单元格选中，直接在其中输入文本，按回车键即可。如果用户输入的文本内容超过单元格的文本，按回车键即可。如果用户输入的文本内容超过单元格的列宽，则该数据就要占用相邻的单元格。如果相邻的单元格中列宽，则该数据就要占用相邻的单元格。如果相邻的单元格中有数据，则该单元格中的内容就会截断显示。有数据，则该单元格中的内容就会截断显示。新编计算机办公自动化基础教程如果用户输

14、入的数据全部由数字组成，在输入时必须先输入如果用户输入的数据全部由数字组成，在输入时必须先输入“”“”，然后再输入数字，这样，系统才会将输入的数字当作文，然后再输入数字，这样，系统才会将输入的数字当作文本，并使它们在单元格中左对齐。本，并使它们在单元格中左对齐。2输入数值型数据输入数值型数据数值型数据是指包括数值型数据是指包括0，1，2，以及正号（，以及正号（+）、负号）、负号（）、小数点（）、小数点（.）、分号（）、分号（;）、百分号（）、百分号（%）等在内的数据，）等在内的数据，这类数据能以整数、小数、分数、百分数以及科学记数形式输入这类数据能以整数、小数、分数、百分数以及科学记数形式输入

15、到单元格中。输入数值型数据时，要注意以下事项：到单元格中。输入数值型数据时，要注意以下事项：新编计算机办公自动化基础教程（1）如果要输入分数，如）如果要输入分数，如3/5，应先输入，应先输入“0”和一个空格，和一个空格，然后再输入然后再输入“3/5”，否则系统会将该数据作为日期处理。，否则系统会将该数据作为日期处理。（2）输入负数时，可分别用）输入负数时，可分别用“”或或“（）（）”来表示。例来表示。例如，如，8可以用可以用“8”或或“（8）”来表示。来表示。（3）如果用户输入的数字其有效位超过单元格列宽，在单）如果用户输入的数字其有效位超过单元格列宽，在单元格中无法全部显示时，元格中无法全部

16、显示时，Excel将自动显示出若干个号，用户将自动显示出若干个号，用户可通过调整列宽以将所有数据显示出来。可通过调整列宽以将所有数据显示出来。新编计算机办公自动化基础教程3输入日期输入日期日期也是数字，但它们有特定的格式，输入时必须按照特定日期也是数字，但它们有特定的格式，输入时必须按照特定的格式才能正确输入。输入日期时，应按照的格式才能正确输入。输入日期时，应按照MM/DD/YY的格式的格式输入，即先输入月份，再输入日期，最后输入年份，如输入，即先输入月份，再输入日期，最后输入年份，如10/12/2006。如果用户要输入当前日期，按。如果用户要输入当前日期，按“Ctrl+；”组合键组合键即可

17、。即可。新编计算机办公自动化基础教程4输入时间输入时间输入时间时，小时、分、秒之间用冒号分开，如输入时间时，小时、分、秒之间用冒号分开，如10:30:25。如果输入时间后不输入如果输入时间后不输入AM或或PM，Excel会认为使用的是会认为使用的是24小时小时制，且输入时要在时间和制，且输入时要在时间和AM/PM标记之间输入一个空格。如果标记之间输入一个空格。如果用户要输入当前的时间，按用户要输入当前的时间，按“Ctrl+Shift+；”组合键即可。组合键即可。新编计算机办公自动化基础教程四、输入批量数据四、输入批量数据在制作电子表格时，通常要在其中输入批量数据。如果一在制作电子表格时，通常要

18、在其中输入批量数据。如果一个一个地输入，这将十分麻烦且浪费时间，因此，用户可采取个一个地输入，这将十分麻烦且浪费时间，因此，用户可采取特定的方法来输入大批量的数据，以提高工作效率。特定的方法来输入大批量的数据，以提高工作效率。1输入相同数据输入相同数据如果要输入批量相同数据，可按照以下操作步骤进行。如果要输入批量相同数据，可按照以下操作步骤进行。（1）在某个单元格中输入初始数据。）在某个单元格中输入初始数据。（2）选中包括该初始数据在内的一个单元格区域。）选中包括该初始数据在内的一个单元格区域。新编计算机办公自动化基础教程（3）激活编辑区，按）激活编辑区，按“Ctrl+Enter”快捷键即可。

19、快捷键即可。2输入可扩充数据序列输入可扩充数据序列Excel 2003中提供了一些可扩展序列，相邻单元格中的数据中提供了一些可扩展序列，相邻单元格中的数据将按序列递增的方法进行填充，具体操作步骤如下：将按序列递增的方法进行填充，具体操作步骤如下：（1）在某个单元格中输入序列的初始值。）在某个单元格中输入序列的初始值。（2）按住）按住“Ctrl”键的同时用鼠标指针单击该单元格右下角键的同时用鼠标指针单击该单元格右下角的填充柄并沿着水平或垂直方向进行拖动。的填充柄并沿着水平或垂直方向进行拖动。（3）到达目标位置后释放鼠标左键，被鼠标拖过的区域将）到达目标位置后释放鼠标左键，被鼠标拖过的区域将会自动

20、按递增的方式进行填充。会自动按递增的方式进行填充。新编计算机办公自动化基础教程3输入等差序列输入等差序列等差序列是指单元格中相邻数据之间差值相等的数据序列。等差序列是指单元格中相邻数据之间差值相等的数据序列。在在Excel 2003中，输入等差序列的具体操作步骤如下：中，输入等差序列的具体操作步骤如下：（1）在两个单元格中输入等差序列的前两个数。）在两个单元格中输入等差序列的前两个数。（2）选中包括这两个数在内的单元格区域。）选中包括这两个数在内的单元格区域。（3）单击并拖动其右下角的填充柄沿着水平或垂直方向拖）单击并拖动其右下角的填充柄沿着水平或垂直方向拖动，到达目标位置后释放鼠标左键，被鼠

21、标拖过的区域将会按动，到达目标位置后释放鼠标左键，被鼠标拖过的区域将会按照前两个数的差值自动进行填充。照前两个数的差值自动进行填充。新编计算机办公自动化基础教程4输入等比序列输入等比序列等比序列是指单元格中相邻数据之间比值相等的数据序列。等比序列是指单元格中相邻数据之间比值相等的数据序列。在在Excel 2003中，输入等比序列的具体操作步骤如下：中，输入等比序列的具体操作步骤如下：（1）在单元格中输入等比序列的初始值。）在单元格中输入等比序列的初始值。（2）选择）选择“编辑编辑”“填充填充”“序列序列”命令，弹出命令，弹出“序序列列”对话框。对话框。新编计算机办公自动化基础教程（3）在）在“

22、序列产生在序列产生在”选项区中选择序列产生的位置；在选项区中选择序列产生的位置；在“类型类型”选项区中选中选项区中选中“等比序列等比序列”单选按钮；在单选按钮；在“步长值：步长值：”文本框中文本框中输入等比序列的步长；在输入等比序列的步长；在“终止值终止值”文本框中输入等比序列的终文本框中输入等比序列的终止值。止值。（4）设置完成后，单击）设置完成后，单击“确定确定”按钮即可。按钮即可。新编计算机办公自动化基础教程5自定义填充序列自定义填充序列如果用户经常要使用一个序列，而该序列又不是系统自带如果用户经常要使用一个序列，而该序列又不是系统自带的可扩展序列，用户可以将此序列自定义为自动填充序列，

23、具的可扩展序列，用户可以将此序列自定义为自动填充序列，具体操作步骤如下：体操作步骤如下：（1）选中要作为自动填充序列的单元格区域。）选中要作为自动填充序列的单元格区域。（2）选择）选择“工具工具”“选项选项”命令，弹出命令，弹出“选项选项”对话框。对话框。单击单击“自定义序列自定义序列”标签，打开标签，打开“自定义序列自定义序列”选项卡。选项卡。新编计算机办公自动化基础教程（3）单击）单击“导入导入”按钮，即可将选中的序列导入到按钮，即可将选中的序列导入到“自定自定义序列义序列”列表中。列表中。除此之外，用户还可以在除此之外，用户还可以在“自定义序列自定义序列”选项卡中输入一选项卡中输入一个新

24、的序列。只要在个新的序列。只要在“输入序列输入序列”文本框中输入自定义的序列文本框中输入自定义的序列项，单击项，单击“添加添加”按钮即可。按钮即可。新编计算机办公自动化基础教程第三节 编辑工作表创建好工作表后，往往还要对工作表进行重命名、复制、移动、删除等操作，以使其符合用户的需求，下面将对这些常见的编辑操作进行介绍。一、重命名工作表一、重命名工作表当工作表比较多时，根据需要可对工作表进行重新命名。常用以下两种方法：新编计算机办公自动化基础教程（1）选中要重命名的工作表。选择“格式”“工作表”“重命名”命令，直接输入新的工作表名称并按回车键即可。（2）在要重命名的工作表标签上单击鼠标右键，从弹

25、出的快捷菜单中选择“重命名”命令即可。二、选中工作表二、选中工作表对工作表进行各种编辑操作前，必须先将目标工作表选中，然后才能进行其他相关操作。在Excel 2003中，用户可以使用以下4种方法选中工作表。新编计算机办公自动化基础教程（1）单击工作表标签，即可选中该标签对应的工作表。（2）按住“Shift”键的同时单击两个工作表标签，可选中这两个工作表之间的所有工作表。（3）按住“Ctrl”键的同时依次单击多个工作表标签，可选中多个不连续的工作表。（4）在工作表标签上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令，即可选中工作簿中的所有工作表。新编计算机办公自动化基础教程三、复制和

26、移动工作表三、复制和移动工作表在Excel 2003中，用户既可以在同一个工作簿中复制和移动工作表，也可以在不同的工作簿之间复制和移动工作表。1在同一个工作簿中复制和移动在同一个工作簿中复制和移动工作表的具体操作步骤如下：（1）用鼠标左键单击要移动工作表的标签，按住鼠标左键并拖动鼠标，即可移动该工作表的位置。（2）按住“Ctrl”键的同时移动工作表，即可在移动工作表的同时复制该工作表。新编计算机办公自动化基础教程2在不同工作簿间复制和移动在不同工作簿间复制和移动工作表的具体操作步骤如下：（1）用鼠标右键单击要复制或移动的工作表，在弹出的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令，弹出“移动或复制工

27、作表”对话框，如图5.3.1所示。（2）在下拉列表框中选择目标工作簿，选中“建立副本”复选框，单击“确定”按钮，即可在移动的同时完成工作表的复制工作。新编计算机办公自动化基础教程（3）如果取消选中“建立副本”复选框，可在不同工作簿间只移动工作表。四、删除工作表四、删除工作表当工作簿中的工作表不再使用时，可将其删除。用户可以使用以下两种方法删除工作表，具体操作步骤如下：（1）在工作表标签上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“删除”命令即可。（2）选中要删除的工作表标签，选择“编辑”“删除工作表”命令即可。新编计算机办公自动化基础教程提示：如果用户删除的工作表中包含有数据，则会弹出如图5.3.2

28、所示的提示框，提示用户是否真的要删除该工作表。如果确定删除，单击“删除”按钮即可。图5.3.1 “移动或复制工作表”对话框 图5.3.2 确认删除消息提示框新编计算机办公自动化基础教程第四节 编辑单元格在Excel 2003中最基本的操作就是编辑单元格，包括编辑单元格内容、清除单元格内容以及移动和复制单元格数据等。一、插入单元格一、插入单元格在Excel 2003中编辑工作表时，为了避免覆盖原有单元格中的数据，常常须要在工作表中插入单元格对其进行补充。其具体操作步骤如下：新编计算机办公自动化基础教程（1）在插入位置选定一个单元格。（2）选择“插入”“单元格”命令，或在选定的单元格上单击鼠标右键

29、，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，弹出“插入”对话框，如图5.4.1所示。图5.4.1 “插入”对话框新编计算机办公自动化基础教程（3）在“插入”对话框中选择一种插入方式。选中“活动单元格右移”单选按钮，插入的单元格将处于原来所选的位置，原来的单元格将向右移动；选中“活动单元格下移”单选按钮，插入的单元格将处于原来所选的位置，原来的单元格将向下移动；选中“整行”单选按钮，插入的行数与选定的单元格的行数相同；选中“整列”单选按钮，插入的列数与选定的单元格的列数相同。（4）单击“确定”按钮即可。新编计算机办公自动化基础教程二、删除单元格二、删除单元格有时为了去掉一些不必要的数据，须要删除一些单

30、元格。其具体操作步骤如下：（1）选定要删除的单元格，也可以选中整行或整列。（2）选择“编辑”“删除”命令，或在选定的单元格中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，弹出“删除”对话框，如图5.4.2所示。图5.4.2 “删除”对话框新编计算机办公自动化基础教程（3）在“删除”对话框中根据具体情况选择一种删除方式。选中“右侧单元格左移”单选按钮，删除选定的单元格，右侧的单元格向左移动；选中“下方单元格上移”单选按钮，删除选定的单元格，下方的单元格向上移动；选中“整行”单选按钮，删除选定的行；选中“整列”单选按钮，删除选定的列。（4）单击“确定”按钮即可。新编计算机办公自动化基础教程三、

31、移动和复制单元格三、移动和复制单元格移动和复制单元格内容，一般常用以下几种方法：（1）使用快捷键。其具体操作步骤如下： 1）选定要进行复制和移动的单元格或单元格区域。 2）按“Ctrl+C”或“Ctrl+X”快捷键。 3）选定要粘贴的目标单元格或单元格区域左上方的单元格。 4）按“Ctrl+V”快捷键。新编计算机办公自动化基础教程（2）使用菜单命令。其具体操作步骤如下： 1）选定要移动或复制的单元格或单元格区域。 2）单击“编辑”菜单项，在弹出的下拉菜单中选择“剪切”或“复制”命令，或单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮或“复制”按钮。 3）选定要粘贴的目标单元格或目标单元格区域左上方的单元格。

32、 4）选择“编辑”“粘贴”命令，或单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮即可。新编计算机办公自动化基础教程提示：也可以在要移动或复制的单元格或单元格区域内单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”、“复制”或“粘贴”命令。四、清除单元格四、清除单元格如果要清除单元格中的错误内容，具体操作步骤如下：（1）选定要清除内容的单元格或单元格区域。（2）选择“编辑”“清除”命令，弹出其子菜单，如图5.4.3所示。新编计算机办公自动化基础教程（3）从4种命令中根据需要选择一种。“清除”子菜单中各命令的作用如下：“全部”命令：清除工作区域中所有单元格的内容和格式，包括超级链接和批注。图5.4.3 “清除”子菜

33、单新编计算机办公自动化基础教程“格式”命令：只清除选定工作区域的单元格格式，单元格内容和批注均不改变。“内容”命令：删除选定工作区域单元格中的内容（包括公式和数据），单元格格式和批注均不改变。“批注”命令：只删除选定工作区域单元格批注，单元格内容和格式均不改变。新编计算机办公自动化基础教程注意：清除单元格不同于删除单元格。清除单元格指的是清除单元格中的内容（数据和公式）、格式和批注，单元格仍然保留在工作表中；而删除单元格指的是将该单元格移出工作表，并调整周围的单元格填补删除后的空缺。如果选定单元格后，按“Delete”键或“”键，Excel只清除单元格中的内容，而保留其中的批注和单元格格式；如

34、果执行了清除命令，Excel将清除单元格中的内容、格式、批注等全部信息。新编计算机办公自动化基础教程第五节 格式化工作表工作表编辑完后，用户可以利用Excel 2003提供的各种格式工具栏和排版命令美化工作表。例如设置背景图案、工作表标签颜色、单元格和表格的边框线等内容。新编计算机办公自动化基础教程一、设置边框和底纹一、设置边框和底纹在Excel 2003中，工作表中的边框线是系统预设的，如果用户不自行设置边框，打印出来的工作表将没有边线，因此，用户须要为工作表中的数据添加边框，以使工作表美观。为了突出显示某些数据，还可以为其添加底纹，下面将对其进行具体介绍。1添加边框添加边框的具体操作步骤如

35、下：（1）选中要添加边框的单元格或单元格区域。新编计算机办公自动化基础教程（2）选择“格式”“单元格”命令，弹出“单元格”对话框，单击“边框”标签，打开“边框”选项卡，如图5.5.1所示。（3）在“预置”选区中选择相应的选项，设置单元格或单元格区域的内边框和外边框。（4）在“边框”选区中选择相应的单元格应用边框，也可以在“边框”选区预览框内要添加边框处单击鼠标。（5）在“线条”选区的“样式”列表中选择一种线型。新编计算机办公自动化基础教程（6）在“颜色”下拉列表中选择一种边框颜色。以上参数设置如图5.5.2所示。 图5.5.1 “边框”选项卡 图5.5.2 设置边框参数新编计算机办公自动化基础

36、教程（7）单击“确定”按钮，效果如图5.5.3所示。2添加底纹给工作表的单元格添加底纹，可以改善工作表的视觉效果。其具体操作步骤如下：（1）选定要添加底纹的单元格或单元格区域。（2）选择“格式”“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框，单击“图案”标签，打开“图案”选项卡，如图5.5.4所示。新编计算机办公自动化基础教程图5.5.3 添加边框效果 图5.5.4 “图案”选项卡新编计算机办公自动化基础教程（3）在该选项卡的“颜色”列表中选择一种颜色；在“图案”下拉列表中选择底纹图案。（4）单击“确定”按钮，效果如图5.5.5所示。图5.5.5 添加底纹效果新编计算机办公自动化基础教程提示：利用“

37、格式”工具栏中的“边框”按钮、“填充颜色”按钮和“字体颜色”按钮也可以给工作表单元格设置边框和底纹。二、设置单元格格式二、设置单元格格式单元格格式主要是指单元格中文字、数字的格式以及单元格的对齐方式。为单元格中的数据设置合适的格式，有助于美化工作表。新编计算机办公自动化基础教程1设置字符格式单元格中数据字体、字形、字号和颜色的设置方法如下：（1）选定要设置字符格式的单元格或单元格区域，选择“格式”“单元格”命令，弹出如图5.5.6所示的“单元格格式”对话框。（2）打开“字体”选项卡，对字体、字形、字号等进行设置。（3）单击“确定”按钮，设置字符格式后的工作表如图5.5.7所示。新编计算机办公自

38、动化基础教程图5.5.6 “单元格格式”对话框 图5.5.7 字符设置效果图新编计算机办公自动化基础教程2设置数字格式Excel 2003包含多种数字格式，如货币格式、日期格式等，具体设置方法如下：（1）选定要设置的单元格或单元格区域。（2）选择“格式”“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框（见图5.5.6）。（3）打开“数字”选项卡，选择数字格式类型进行设置。（4）单击“确定”按钮即可。新编计算机办公自动化基础教程3设置数据对齐方式设置对齐方式的操作步骤如下：（1）选定要进行设置的单元格或单元格区域。（2）选择“格式”“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框（见图5.5.6）。（3）打开“

39、对齐”选项卡，设置数据对齐方式。（4）单击“确定”按钮即可。新编计算机办公自动化基础教程三、自动套用格式三、自动套用格式Excel 2003内置了大量的工作表格式，其中对表格的各组成部分定义了一些特定的格式。套用这些格式，既可以使工作表变得更加美观，又可以节省时间，提高工作效率。自动套用格式的具体操作步骤如下：（1）在工作表中选取要自动套用格式的单元格区域。（2）选择“格式”“自动套用格式”命令，弹出“自动套用格式”对话框，如图5.5.8所示。新编计算机办公自动化基础教程（3）在该对话框的列表框中选择需要的格式，然后单击“确定”按钮，即可自动套用格式，效果如图5.5.9所示。图5.5.8 “自

40、动套用格式”对话框 图5.5.9 自动套用格式效果新编计算机办公自动化基础教程四、添加背景四、添加背景用户可以给工作表设置背景图案，让工作表具有像Windows墙纸一样的效果，其具体操作步骤如下：（1）选中要添加背景图案的工作表。（2）选择“格式”“工作表”“背景”命令，弹出“工作表背景”对话框，如图5.5.10所示。（3）在“查找范围”下拉列表中选择作为工作表背景图案的文件。（4）单击“插入”按钮即可，效果如图5.5.11所示。新编计算机办公自动化基础教程图5.5.10 “工作表背景”对话框 图5.5.11 背景效果图新编计算机办公自动化基础教程第六节 公式与函数分析和处理Excel工作表中

41、的数据离不开公式和函数。公式是工作表中对数据进行分析和运算的等式，它是工作表的数据计算中不可缺少的部分。函数是Excel提供的一些特殊的内置公式，可以进行数学运算或逻辑运算等。与直接使用公式进行计算相比较，使用函数进行计算的速度更快，并可减少错误的发生。新编计算机办公自动化基础教程一、输入公式一、输入公式公式可以用来执行各种运算，使用公式可以方便而准确地分析工作表中的数据。如用户向工作表中输入计算的数值时，就可以用公式。公式包括运算符、单元格引用位置、数值、工作表函数等。Excel中包含的运算符主要有：加法、减法、乘法、除法、连接数字和产生数字结果等。输入公式和输入文字型数据相似，但是输入公式

42、时须先输入一个等号“=”，然后才能输入公式的表达式。其具体操作步骤如下：新编计算机办公自动化基础教程（1）选中输入公式的单元格F3。（2）输入等号“=”，然后输入公式表达式“B3+C3+D3+E3”，如图5.6.1所示。（3）输完后按回车键，或单击编辑栏中的“输入”按钮，即可显示计算结果。二、编辑公式二、编辑公式输入完公式后，用户可以根据需要对输入的公式进行编辑，如修改、移动、复制等。新编计算机办公自动化基础教程1修改公式可以通过修改公式中的数值得出其他结果。方法是双击要修改的公式所在的单元格，然后在编辑栏中直接对公式进行修改即可。2移动公式移动公式与移动单元格中数据的方法类似，具体操作步骤如

43、下：（1）单击要移动的包含公式的单元格。（2）选择“编辑”“剪切”命令。新编计算机办公自动化基础教程（3）将光标定位于目标位置，选择“编辑”“粘贴”命令即可。3复制公式利用Excel 2003中的选择性粘贴功能，可方便地复制公式。其具体操作步骤如下：（1）单击要复制的包含公式的单元格。（2）选择“编辑”“复制”命令。（3）将光标定位于目标位置，选择“编辑”“选择性粘贴”命令，弹出“选择性粘贴”对话框，如图5.6.2所示。新编计算机办公自动化基础教程图5.6.1 输入公式 图5.6.2 “选择性粘贴”对话框新编计算机办公自动化基础教程（4）在“方式”列表框中选择相应的选项，单击“确定”按钮。三、

44、输入函数三、输入函数在Excel 2003中，用户可以使用以下3种方法在单元格中输入函数，具体方法如下：（1）直接输入函数。如果用户对函数比较了解，且该函数又相对比较简单，可直接通过手动的方式输入，其方法与输入公式的方法相同。新编计算机办公自动化基础教程（2）使用工具栏。Excel 2003的工具栏中包含了大量的工具按钮，用户可通过单击这些按钮来输入一些常用函数。（3）使用函数向导。对于比较复杂的函数，可以使用函数向导来输入，具体操作步骤如下：新编计算机办公自动化基础教程1）选中要输入函数的单元格。2）选择“插入”“函数”命令，弹出“插入函数”对话框，如图5.6.3所示。3）在“或选择类别”下

45、拉列表框中选择函数的类别，在“选择函数”列表框中选择须要使用的函数，单击“确定”按钮，弹出“函数参数”对话框，如图5.6.4所示。新编计算机办公自动化基础教程 图5.6.3 “插入函数”对话框 图5.6.4 “函数参数”对话框新编计算机办公自动化基础教程4）单击Number1右侧的“折叠”按钮，在工作表中选择要引用的单元格区域。5）选中单元格区域后，单击该对话框右下角的“返回”按钮，此时，选中的单元格区域将会显示在Number1文本框中。6）设置好参数后，单击“确定”按钮即可。新编计算机办公自动化基础教程四、单元格引用四、单元格引用单元格引用就是对工作表中的一个或多个单元格进行标识，指明公式中

46、所使用的数据的位置。可以在公式中使用工作表中不同部分的数据，或是在几个公式中使用同一个单元格或单元格区域的数据。根据处理的需要，在Excel 2003中采用以下几种方法来引用公式。（1）相对引用，相对引用包括单元格的相对引用和单元格区域的相对引用。新编计算机办公自动化基础教程1）单元格的相对引用。直接用单元格所在的列号和行号作为其引用，如F3是引用了第F列与第3行交叉处的单元格。2）单元格区域的相对引用是由单元格区域的左上角单元格相对引用和右下角单元格相对引用组成的，中间用冒号隔开，如“D2:J6”表示以D2单元格为左上角，J6单元格为右下角的矩形单元格区域。新编计算机办公自动化基础教程（2）

47、绝对引用。绝对引用是公式中单元格的确切位置，只是在单元格的行号和列号前加上“”符号，它与包含公式的单元格的位置没有关系。如“A3”表示单元格的位置，而“A3:C6”表示单元格区域的位置。新编计算机办公自动化基础教程（3）混合引用。混合引用是指在一个单元格引用中既包含有相对引用，也包含有绝对引用。如果公式所在的单元格的位置发生改变，那么相对引用也随之改变，而绝对引用不变。在复制和移动多行公式时，相对引用将会自动调整，而绝对引用不做调整。如单元格地址“A2”表示行将会随之变化，而列不变。相反“A2”则表示行不变，而列将会随之变化。新编计算机办公自动化基础教程（4）三维引用。三维引用主要用于两个或多

48、个工作表中的单元格或单元格区域中的数据，也可用于同一个工作簿中不同工作表中的单元格区域。三维引用的一般格式为“工作表名！:单元格地址”。工作表名后跟的符号“！”是系统自带的。使用三维引用的具体操作步骤如下：1）选中要建立三维公式的单元格，输入“=”。新编计算机办公自动化基础教程2）单击引用的起始工作表标签，单击要引用的单元格，然后输入加号“+”。3）再单击另一个工作表标签，并且单击要引用的单元格，依此类推，直到不再引用为止。4）按回车键完成输入，结果显示在开始创建三维引用的单元格中。新编计算机办公自动化基础教程第七节 管理数据清单在Excel 2003中，可以通过数据清单来管理数据，如管理电话

49、号码清单、客户清单、工资清单及业务清单等。数据清单具有一系列命令，可以对Excel 2003表格中的数据进行管理和分析，例如对工作表中的数据进行排序、筛选等。新编计算机办公自动化基础教程一、创建数据清单一、创建数据清单Excel 2003中的数据清单是一些特殊的、包含有关数据的工作表数据行，在数据分析和处理中要经常使用。数据清单中的列称为字段，字段的名称称为字段名，该字段名通常为数据库中第一行各单元格的内容，数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录。用户可按照以下操作步骤创建数据清单。（1）在工作表中的第一行中输入各列的字段名，并在各字段名对应的列中输入数据，如图5.7.1所示。新编计算机办公

50、自动化基础教程（2）选择数据清单中的任意一个单元格，选择“数据”“记录单”命令，弹出记录单“Sheet1”对话框，如图5.7.2所示，该对话框中显示刚才创建的那条记录。（3）单击“新建”按钮，即可新建一条记录，用户可在该对话框中输入该条记录各字段对应的数据。（4）添加完所有记录后，单击“关闭”按钮，即可返回至工作表编辑窗口，用户可在该窗口中查看数据清单中的所有记录。新编计算机办公自动化基础教程图5.7.1 输入字段名及数据 图5.7.2 “Sheet1”对话框新编计算机办公自动化基础教程二、数据清单的排序二、数据清单的排序数据排序是指按一定规则对数据进行整理、排列，它包括普通排序和自定义排序两