公司内部控制缺陷控制管理制度.docx

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1、公司内部控制缺陷控制管理制度 XX公司内部控制缺陷控制管理制度 第一条为规范和加强烟台园城黄金股份有限公司(以下简称公司)的内部控制,建立与完善统一、规范、有效的内部控制体系,保证财务报告可靠性的实现,特制定本制度。 第二条本制度适用于园城黄金。 第三条本制度规定了对公司内部控制体系运行过程中被观察到或被发现的缺陷标准确定、认定、报告的职责、程序,报告的内容和报告后的跟进措施。本规定所称缺陷,泛指有可能被评估为一般缺陷、重要缺陷和重大缺陷的事项。这类事项有可能存在于内控体系设计或实施中。 第四条报告的缺陷主要来源于在日常控制执行过程中的自检自查的结果、公司审计部组织的独立测试及外部审计的测试发

2、现。同时还可以从外部各方包括客户、供应商和其他与企业有业务关系的人以及监管部门提供的信息中发现的控制缺陷。 第五条对于日常控制执行、自查自测、外部审计过程中和从外部各方提供信息中发现的缺陷,由公司各级内控主管部门负责收集、记录、统计、汇报。对于公司审计部测试 中发现的控制缺陷,由公司审计部负责收集、记录、统计、汇报。 第六条公司各部门、内控主管部门在日常控制执行和自查自测中发现的和从外部各方提供的信息中发现的日常 控制缺陷,除报告给负责有关职能的人员(至少向总会计师 报告)外,每月填写日常内部控制缺陷报告表,并将其作为每月例行报告的附件,上报公司审计部,由审计部上交内 控自我评价工作组。对于初

3、步判断为重大控制缺陷的事项,应随时上报。 在日常控制执行中发现的零星问题,虽未符合缺陷范围,但对内控体系运行已产生了一定影响,对问题的整改有助于提高公司内控体系运行质量,各公司内控主管部门对这类问题也应在每月例行报告中予以汇报。 第七条在公司审计部测试中,测试小组按要求执行测 试程序,对在此发现的例外情况,在详细分析例外情况产生 的原因并予以记录后,编制测试报告,向园城黄金内控自我 评价工作组报告。 第八条园城黄金内控自我评价工作组收到相应报告后,由内控自我评价工作组会同公司审计部,组成缺陷评估小组,定期对日常控制缺陷报告和现场测试发现依据规定的标准 进行评估,评估出一般缺陷、重要缺陷和重大缺

4、陷。对于外 部审计过程中发现的缺陷,由园城黄金内控自我评价工作组 进行统计汇总。 第九条公司本着是否直接影响财务报告的原则,将内 部控制缺陷区分为财务报告内部控制缺陷和非财务报告内 部控制缺陷。 (一)财务报告内部控制缺陷的认定标准包括定性标准 和定量标准。 1、定性标准。具有以下特征的缺陷,通常认定为重大缺陷:发现董事、监事和高级管理人员舞弊行为;已经发现并报告给管理层的重大内部控制缺陷在经过合理的时间后,并未 加以改正;控制环境无效;外部审计发现当期财务报告存在 重大错报,而公司内部控制在运行过程中未能发现该错报; 公司审计委员会和内部审计机构对内部控制的监督无效;其 他可能影响报表使用者

5、正确判断的缺陷。重要缺陷,是指一 个或多个控制缺陷的组合,其严重程度和经济后果低于重大 缺陷,但仍有可能导致企业偏离控制目标。不会严重危及内 部控制的整体有效性,但仍须引起董事会管理层的充分关注。一般缺陷,是指重大缺陷、重要缺陷以外的其他控制缺陷。 是指内控设计或运行上存在一定缺陷,可能导致部分或一定 程度上偏离内控目标。 2、定量标准。公司确定的财务报表错报重要程度的定量标准如下表： (二)非财务报告内部控制缺陷的认定标准包括定性标准和定量标准。 定性标准主要考虑该内部控制缺陷导致的公司负面影响大小。定量标准主要考虑该内部控制缺陷造成的直接财产损失金额。 第十条经缺陷评估小组评估后(即缺陷性

6、质确定后),由园城黄金内控自我评价工作组根据不同的性质和影响,按如下要求报告:对于一般缺陷,每月汇总一次向公司总会计师报告;重要缺陷在评估和汇总后十天内向公司总裁办公会和审计委员会报告;重大缺陷在评估和汇总后五天内向公司 经理办公会和审计委员会报告,在必要时向董事会报告。对于敏感事项或影响遍及整个企业的缺陷,可以越级直接向审计委员会或董事会报告。 第十一条缺陷报告内容 缺陷报告应详细记录以下内容: 1、缺陷的性质; 2、缺陷发生的过程和原因; 3、缺陷所在业务流程的特征、总体特性; 4、缺陷对相关控制的直接和潜在影响(包括财务和非财务); 5、缺陷对相应的会计科目和交易类别的直接、潜在影响和程

7、度; 6、改进措施及详细实施内容。 上述内容应在内部控制缺陷报告中详细记录。 报告中的改进建议应在上报前与发现缺陷公司的主管流程负责人充分沟通,并得到缺陷发现公司高管的认可。 除了报告缺陷以外,报告内容还同时包括识别出的、可以增加实现公司目标的可能性的机遇。 第十二条为了确保改进措施的切实执行,原则上采取属级原则,即缺陷发生在哪一级由该级负责整改措施的实施和落实。一般性缺陷由缺陷发现公司自行组织整改。重要缺陷,由缺陷发现公司提出整改方案,明确整改时限,报园城黄金内控自我评价工作组批准后实施。重大缺陷,由园城黄金内控自我评价工作组制定整改方案,明确整改时限,报园城黄金经理办公会批准后实施。 第十三条整改工作完成后,缺陷发现公司应编制缺陷整改情况报告,报园城黄金内控自我评价工作组,由审计部备案。整改措施落实后经过三个月的运营,按照缺陷性质,进行跟进测试,对发现的缺陷进行再评估。并将再评估结果上报园城黄金内控自我评价工作组,由审计部备案;重要缺陷和重大缺陷由烟台园城黄金股份有限公司审计部和内控自我评价工作组共同组织再评估,再评估的结果上报园城黄金总裁办公会、审计委员会和董事会,确保改进措施充分达到控制目标,以保证整改措施的有效。 第十四条园城黄金审计部负责缺陷统计资料保管和归档工作。 第十五条本规定由园城黄金内控自我评价工作组负责修订和解释。