公司文件管理制度范本.docx

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1、精品名师归纳总结公司文件治理制度文件所属部门：总经办 文件相关部门：全部部门一、目的（备注：采纳四号楷体 -GB2312加粗-文件备注内容采纳五号字体）为对与公司经营治理行为有关的文件及资料进行掌握，确保全部使用的文件具有统一性和有效性。二、适用范畴 （备注：之间空一行）凡本公司之各种规定、程序、方法、标准及其一切相关事项与赖以执行的法律法规等外来文件。三、定义：1 、公司级文件：公司全部部门及个人都必需遵守的文件或制度2 、部门级文件：多部门需要遵守的文件或制度3、部门内文件：在一个部门内执行的制度、标准4 、名词定义：4.1 、制度：指要求公司成员共同遵守的，按肯定程序办事的规程性文件。4

2、.2 、方法：指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件。4.3 、标准：指公司对某项工作应达到的要求进行规范和商定的文件。4.4 、通知：是批转下级、转发上级、传达事项、发布制度、任免人员时使用的文件。4.5 、通报：是表彰先进、批判错误、传达重要精神或情形的文件，是一种有较强的训练作用和指导作用的周知性下行文。4.6 、报告：是向上级领导汇报工作、反映情形，答复上级领导询问的文件。4.7 、请示：是向上级领导恳求指示、批准的文件。4.8 、批复：是指导性的下行文，是上级领导答复下属请示事项的公文。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - -

3、 - - - - - - - - - -4.9 、函：是不相隶属的单位之间相互商洽工作、提出和答复问题、恳求批准和答复审批事项的文件。4.10 、流程：是一组输入通过特定行动准就达到特定输出的过程。4.11 、会议纪要：是记载、传达会议情形和议定事项的文件。4.12 、方案：是部门单位或个人对将来肯定时期内要做的工作或要完成的某项任务，提出某些设想，作出详细支配。4.13 、总结：是国家机关、社会团体、企事业单位和个人对过 去一段工作的回忆和分析评判，判明得失利弊， 提高理性熟悉，用以指导今后工作的书面材料。4.14 、方案：指部门或个人出台的项目性工作方案书4.15 、手册：指作为指导员工开

4、展工作的程序、方法的综合性文件四、职责1 、总经办负责本文件的执行、监督、修改工作2 、各部门负责本部门相关文件的起草、执行、监督及修改工作可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结五、文件治理程序1 、文件编号 :HS-ZJB-2021-012 、文件起草及审批：第几号文件编制年份 部门编号 公司名可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结2.1 文件起草：公司或部门认为有必要进行标准化的治理行为。公司级文件：总经办起草部门及文件：牵头部门起草部门内文件：部门自己起草2.2 文件审核：公司级文件：相关分管领导审核 部门级文件：相关部门会签审核 部门内文件：部门分工负责人审核可编辑

5、资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 2 页，共 6 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结2.3 文件批准：公司级文件：总经理批准部门级文件： 分管副总批准， 如涉及到两个副总由总经理批准部门内文件：分管副总批准2.4 文件的修订与废止：公司级文件：总经理批准部门级文件： 分管副总批准， 如涉及到两个副总由总经理批准部门内文件：分管副总批准3、文件内容规定：3.1 标题：在眉首横线下空两格，用2 号宋体字加粗。标题一般由“发文单位 +介词（可省略） +事由+文种”组成。例：选

6、购部 （发文单位） 关于 （介词） 提升选购订货精确性 （事由） 的治理方法 （文种）3.2 文件所属部门：在标题下一行顶格用3 号宋体字标识。主送单位后面标注全角冒号。例：文件所属部门： 总经办3.3 文件相关部门：是指除所属部门以外需要执行或知晓文件内容或帮助办理的例：文件相关部门：营运部、财务部3.4 正文：在文件相关部门下一行，每段空两格写起，正文一般由开头、主体、结尾三部分组成。3.5 附件：附件是附在正文后的有关材料，包括随文转发报送的 文件，颁发的规章制度及文件中的报表、数字统计、人员名 单等。有附件的文件， 应在正文下空一行左空2 字用 3 号宋体字标识，后标全角冒号。附件如有

7、序号使用阿拉伯数字。 例：附件：1、选购方案表2、选购定价表3.6文件用纸一般采纳国际标准的A4 型纸。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结4、收文的治理4.1 文件的签收 1）全部外来文件的签收（除领导亲启的外）均由总经办人员登记签收、拆封。在签收和拆封时，文书人员需留意检查封口，对开口和邮票撕毁的函件应查明缘由。 2）全部正式文件都要进行分类编号整理，对于重要文件要做好保密工作。4.2 文件的编号保管1 ）公司级文件及部门级文件由总经办统一进行编号2 ）部门内文件由各部门自行按文件治理制度规定进行编号，总经办监督4.3 文件的批阅与分转 1）凡正式文件需由总经办人员依据文件内容

8、和性质阅签后，由文书人员分送领导或承办部门阅办，重要文件或急件应马上承送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为防止文件积压误事，一般应在当天阅签完。 2）一般性质的函、电，可由总经办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同各部门联系后再分转处理。 3）为加速文件运转，文书人员应在当天或其次天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上的部门，应按批示次序传阅，最迟不得超过两天（特别情形例外）。4.4 文件的传阅与催办 1）传阅文件应严格遵守传阅范畴和保密规定，不得将有密级 的文件带回家、宿舍或公共场合，也不得将文件转借其他人 阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。有密级的文件 必需在

9、总经办现场翻阅。 2）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交给文书人员，如有领导“批示” 、”“拟办看法”的文件有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 3）阅文时不得抄录全文，不得随便取走文件内任何文件及附 件，如确需工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。 4）文件阅完后应准时归仍相关部门，切忌横传。5、发文的治理5.1发文的程序可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结1）假如各部门需要发文，应事先向相关领导提出申请。2）草拟文稿时必需从本单位角度动身，做到情形的确、观点鲜明、条理清晰、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写 工 整 。 3）部门应依据有关规

10、定对文稿进行修改。全部发文必需符合天为公司文件治理制度 ，采纳公司标准文件格式。4）经部门审查修改后的文稿，送分管领导核对（对文稿内容质量负责）。 5）对修改较多的文稿，应由拟稿部门重新整理。6）需经会签的文稿，应准时送会签部门会签。7）文稿会签后应承送领导审批签发。8）经领导批准签发后的文稿交由办总经办人员编号打印。6、文件会签6.1 起草以下文件时进行会签 1）涉及全局性工作，需要相关部门帮助的。 2）项目审批涉及多部门协同的。 3）主要领导及分领导认为有必要会签的。 4）其他需要会签的文件。6.2 会签审核的内容 1）文件是否必要可行。 2）文件是否符合企业相关制度、规定等。 3）文件是

11、否符合程序和权限。 4）文件是否规范科学、精确恰当。5）文件会签不答应不签批任何看法，且看法要鲜明。6.3 文件会签的程序 1）各部门负责起草各部门文件并组织会签，需要会签的文稿经负责人同意后，由拟稿人负责送相关部门会签。 2）会签一般应在半个工作日内完成。 3）文件会签后应准时通知主办部门。 4）会签后的文件由起草人依据领导看法进行整理后交由行政部进行文件的编号和签发。7、文件的借阅和清退7.1 各部门有关工作人员工作需要借阅一般文件，需进行登记。对有密级的文件需经过相关负责人同意后方可借阅。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - -

12、- - - - - -7.2 总经办人员对承办的文件应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的部门文件和领导要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清）。如发觉文件丢失，必需准时查明缘由和责任者，并照实向领导汇报。8、文件立卷归档的要求8.1 文件立卷应依据内容、名称、时间次序，分门别类的进行归档。8.2 重要工作、重要会议形成的文件材料要准时立卷归档。8.3 立卷时要把文件的批复、正本、附件、底稿收集齐全，保证材料的完整性。9、文件的销毁9.1 对于余外、重复、过期和无储存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。9.2 经审核同意销毁的文件应在部门负责人及分管领导的共同监督下销毁。10、文件格式10.1 公司全部制度采纳该文件格式进行10.2 全部正式在公司内部传递的文件格式以总经办确定的文件格式为准六、附件1、标准通知格式2、员工入职登记表格式3、员工离职交接表格式4、工作方案表格式6、员工请假申请表格式会签：发布日期执行日期起草审核批准2021-03-062021-03-08总经办可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 6 页，共 6 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载