文件与档案管理制度.docx

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1、文件与档案管理制度 西藏天路交通股份有限公司 文件与档案管理制度 （经年月日审议通过） 第一条公司文件与档案实行统一管理。文件与档案的管理，要做到规范、准确、及时、安全。公司行文要克服官僚主义和文牍主义。公司办公室是公司文件与档案的主管部门。 第二条本规定所称文件是指公司董事会、公司及各部门、所属公司内部之间及与外界（包括政府机构、企事业单位、法人机构、个人）相互交流的书面文档、电子文档、传真、电报、电子邮件、图书期刊、声像材料等。 第三条公司本部的文件管理部门为办公室，凡涉及公司的文件均需由办公室统一安排处理；所属公司的文件管理部门为各公司的办公室，分公司无权直接对天路公司以外行文。 第四条

2、公司发文：包括以公司名义发文，以部门名义发文，以党委名义发文，以工会名义发文。 第五条文号管理：各部门发文必须先向办公室申请发文文号，发文文号规范如下： 1)以公司名义发文：藏天字 年 号，此文号用于公布公司的重大事项及向董事会、政府机构、相关企事业单位发文； 2)以办公室名义发文：藏天办字 年 号，此文号用于涉及办公室业务的发文； 3)以人力资源部名义发文：藏天人字 年 号，此文号用于涉及人力资源部业务的发文； 4)以财务部名义发文：藏天财字 年 号，此文号用于涉及财务部业务的发文； 5)以投资发展部名义发文：藏天投字 年 号，此文号用于涉及投资发展部业务的发文； 6)以工程管理部名义发文：

3、藏天工管字 年 号，此文号用于涉及工程管理部业务的发文； 7)以市场与技术部名义发文：藏天市字 年 号，此文号用于涉及市场与技术部业务的发文； 8)以采购部名义发文：藏天采字 年 号，此文号用于涉及采购部业务的发文； 9)以党委名义发文：藏天党字 年 号； 10)以工会名义发文：藏天工字 年 号。 11)公司文号顺序以年为单位从001号开始，公司及各部门采用大排序的方式编号。 12)各部门无须加盖公司章的发文，不须申请文号。 第六条发文种类： 1)请示：请上级指示和批准。 2)报告：向上级机关汇报工作，反映情况。 3)指示：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。 4)批复：答复请示事项。

4、 5)通知：传达公司的重要情况以及相关事项，发布规章制度、要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级公文，公布应当遵守或周知的事项。 6)决定：对某些问题或者重大行动作出安排。 7)函：平行部门之间互相商洽工作，答复问题或知会有关事项。 8)会议纪要和决议：传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的。 第七条发文格式：采用A4号纸，横排。 1)文件抬头：西藏天路交通股份有限公司公司文件，红字。 2)文号：加黑宋体小四号字。 3)主送单位及标题：加黑宋体四号字。 4)正文：仿宋小四号字，1倍半行距。 5)单位印章：红色公司章。 6)日期：加黑宋体四号字，用大写。 7)抄

5、报、抄送、存档：宋体四号字。 第八条草拟公文应注意以下事项： 1)内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。 2)反映情况要客观，实事求是。 3)文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。 4)人、地、物名、引文及时间要具体、准确。 第九条发文程序： 1)发文部门负责文件的起草工作，文件起草完成后，首先到办公室申请文号，并填写发文登记表。 2)各部门发文前，首先由部门经理及主管副总经理审核，后交需会签的部门，由会签部门经理签字确认后，交总经理审批。 3)总经理审批后，由办公室秘书负责盖章及形成正式文件下发。 第十条文件发送与签收程序： 1)公司本

6、部采用书面签收发式，办公室秘书直接将文件交各部门经理，由部门经理在文件发文单上签收。 2)对公司在外分支机构的文件，以传真方式递送，各机构在文件发文单中签收。 第十一条发文的判行权限： 1)以董事长署名行文者，应送呈董事长判行。 2)加盖公司章的发文：应送呈总经理判行。 3)若因紧急事务，总经理不在的情况下，可由公司主管行政的副总经理代为判行，但须经总经理补签。 4)以各部门名义发文，无须加盖公章者，由各部门经理判行。 第十二条传真发文管理：公司传真由相关部门负责，公司所有传真必须登记，未登记的传真，相关部门有权拒绝发送，且可视为未经公司认可的文件。 第十三条公司收文由办公室负责，发往公司的各

7、类文件均由办公室进行登记，公司人员若代为公司传送文件，也应首先将文件交与办公室，由办公室登记。 1）收文管理程序： 2）公文处理：公司的所有收文必须登记，并注明公文转移的去向。办公室秘书将公文登记后，根据公文内容向各部门及有关领导分发。若秘书不能判明，由办公室主任决定。秘书须将文件内容、收到时间、去向予以登记，如需存档，秘书要立刻办理文件存档手续。 3）信函处理：指名收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还；未能认为公务文书的信函，经其收信人本人拆封后如系公务文书，应交回办公室依公文处理。 4）指名部门经理以上人员的信函，应送其本人，如系公务文书，再交回

8、办公室依公文办理。 5）收文处理要点 6）遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件，秘书应将正本妥为保藏，若需调用，应以复印件代用。 7）为利文书处理并达到分层负责目的，经办人应就内容要点签拟办意见，各主管人员应对文案注明意见，避免只签名而无意见。 8）3）文件处理期限 9）办公室秘书收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时内送交有关人员。 10）经办人员的处理期限。 11）急件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则。 12）一般文件由部门经理指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则。 13）来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕。 14）计划、研

9、究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊文件的管理应斟酌实际需要分别规定其处理期限。 15）文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。 16）签呈及传阅文件：时接时清，接到文件后立刻签呈或签阅，最迟不得超过一日。 第十四条档案管理：办公室秘书为公司专职档案管理员，负责管理公司的全部档案。各部门可设兼职档案管理员，负责管理各部门的档案。公司档案原则上均交由办公室负责保管。文件处理完成后，原稿由办公室归档，经办部门视实际需要留存复印件。如因业务处理特殊需要，原稿须由经办部门保管者，应经秘书同意后妥为保存，秘书以复印件归档，并在备注中注明，各部门使用原件完毕后仍应将原件交秘书保存。 第十五条归档文件的检

10、查： 检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。 文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。 与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。 归档文件的保存期限：文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理： 永久保存：1.公司章程；2.股东名簿；3.规章制度及公司条例；4.董事会及股东会纪录；5.财务报表；6.政府机关核准文件；7.不动产所有权证及其他债权凭证；8. 工程设计图；9.其他经核定须永久保存的文书。 10年保存：1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经核定须保存10年的文书。 5年保存：1.期满或解除

11、之合约；2.其他经核定保存5年的文书。 1年保存：无长期保存必要者。 须销毁的文件须经办公室主任批准后，由秘书负责并派专人监销。 第十六条档案文件的调用： 各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具调卷单经其部门经理批准后由秘书调阅。 秘书接到调卷单经核查后，取出该项档案，并于调卷单上填注调阅的具体文件名称、总份数及借出日期，将档案交与调卷人员。调卷单则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。 于档案室当场借阅者，可免填调卷单。 档案归还时，经秘书核查无误并于调卷单填注归还日期及签字确认后，档案即行归入档夹。调卷单由管档人员留存备查。 档案的借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，

12、应按调阅程序重新办理。 调卷人员对于所调案卷，不得抽换增损。 调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应重新填写“调卷单”不得私自授受。 调阅档案限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之档案，需经总经理办公室主任同意。 公司重要档案须经总经理批准后方可调卷。 第十七条声像档案管理：声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)、各种光电介质等及文字说明两部分组成。 声像档案是本公司档案的组成部分，由办公室集中统一管理。 声像档案种类： 反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料； 各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料； 本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。 涉及本公司权益的声像资料。 其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。 其它具有保存价值的声像资料。 第十八条电子文档管理：公司所有的档案应尽可能制作成电子文档，电子文档与书面文档及其他形式的文档要分别保存。公司办公室秘书负责采用录入、扫描的形式完成电子文档的制作。借阅电子文档的程序同借阅档案。 第十九条本规定自发布之日起生效，修订权、废止权在总经理办公会议，由办公室负责解释与实施。