文件和记录控制管理程序.docx

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1、文件和记录控制管理程序 1.目的 规范公司文件的编制、发行、销毁、更新以及记录的管理，为追溯、改进和提高产品质量提供依据等，确保本公司发行和使用的BCSI体系文件收到有效控制，特制定本程序。 2.适用范围 适用于本公司对BSCI体系所要求的所有文件与记录的管理和控制。 3.职责 3.1人事部经理负责本文件的编制，管理者代表负责审核，总经理负责批准。 3.2各部门的文件与记录由各部门组织编制，由部门经理负责审核，管理者代表负责批准。 3.2质量部门负责质量管理体系文件与记录的发放和销毁等。 3.3公司各部门负责对本部门职责范围内文件及记录进行控制和管理。 3.4公司各部门负责本部门生产工作范围内

2、接受的外来资料的收集、存档以及更新，填写登记表，并将登记表 交与人事部。 4.定义 程序与程序文件程序是为完成某项活动所规定的方法；程序文件是描述程序的文件。 记录用于 BSCI体系过程的相关记录表单。 5.程序内容 5.1本公司的文件可分为以下几类： 5.1.1一阶文件：BSCI社会责任管理手册。 5.1.2二阶文件：程序文件（BSCI体系之程序文件），作业指导书等（BSCI之作业指导书）。 5.1.3三阶文件：记录表格。 5.1.4外来文件：国家及行业的法律法规，与产品相关的行业、国家、国际标准，与BSCI相关的文件等。5.2文件的编码规则 文件的编号规则：X-Ynnn X代表文件的类型，

3、如： P-程序文件，作业指导书 R-记录表格 L-标签 D-图 Y代表部门 0-公司和QA 1-人事部 2-质量部 3-生产部 4-维修部 5-供应链（包括采购部） 6-市场部（销售部） 7-财务部 nnn代表同类别同部门的流水号从001-999。 例如： 质量部的文件号：P-2022，P-2022等 生产部的文件号：P-3001，P-3002等 质量部的表格号：R-2022，R-2022等 5.3文件格式见附录1 5.3.1表头中中文名称使用小三号宋体加粗，英文名称使用小四号Arial体，其它使用小五号宋体。 5.3.2正文内1级标题中文使用11号宋体加粗，英文小标题使用11号Arial体加

4、粗；其它正文中文内容使用 10号宋体，正文英文使用10号Arial字体；更新内容使用黑粗斜体表示。 5.3.3管理性文件使用中英文，作业指导书至少是中文。 5.4文件发放和销毁 人事门负责对所有受控文件进行受控，在受控文件封面上盖“文件受控”章后由人事部负责保存，在拟发行的文件的复印件的适当位置加盖“文件受控”章后发放给各部门相关负责人，如文件进行了版本更新，在销毁旧版本文件的同时，立即发放新版本文件，并填写文件发放回收单记录。 各部门应对职责范围内管理的文件进行整理、清查，对于过时、作废等文件要及时清理、撤换，防止过期文件的使用，保持动态管理。 5.5文件的更新 5.5.1定期（2年）对文件

5、进行评审，并根据需要进行更新。 5.5.2因生产等需要对相关受控文件进行修改，应根据第3章节的所规定的要求重新进行审批和发行文件。5.7记录的编制 记录格式见附录2，各部门设计自己所需的记录表格内容。 5.8记录的控制 5.8.1各部门对受控记录的名称和格式进行控制。当因生产需要，对原受控记录的名称或格式进行更改，相关 记录的使用人员应征得本部门主管的同意方可对其名称或格式进行修改。 5.8.2所有受控记录的填写应保持内容完整、数据准确、填写及时、笔迹清晰、易于辨认，如有空白，应予以 注明原因。 5.8.3根据记录使用的频率，可按月、季或年由各部门进行收集整理并保存于干燥整洁的环境中，记录保存

6、3 年后方可有本部门经理审核后进行销毁。 5.9电子质量文档和记录由Lotus Notes和ROSS系统自动管理。 6.记录 7.程序修订记录 附录1. 附录2 俗话说得好：“滴水之恩，当涌泉相报”.知恩图报，是做人的良知；忘恩负义，被人们所不齿。 何谓恩情？恩情即施惠人给受惠人的好处，恩惠情谊。恩情言其大，有“养育之恩”、“救命之恩”;恩情言其小，有“滴水之恩”、“帮扶之恩”大恩大德，人们会没齿不忘，刻骨铭心；小的恩惠，我们同样会念念不忘，记挂在心。 恩情，难以用确切的言辞来表述，只能用心灵去感受，用行动去报答。 恩情，就是当你身处困境时，有人愿意帮你的那份情；恩情，就是当你失意落魄时，有人

7、不离不弃的那份情；恩情，就是当你遇事有难时，有人无私帮助你的那份情。 做人千万不能忘恩，忘了恩，就负了义；忘了恩，就负了人；忘了恩，就没有了良心！ 何谓真情？真情，就是寒冷时的一把火，让人感觉暖意融融；真情，就是严冬里的一轮暖阳，它的光和热都洒在了你的身上；真情，就是黑暗中的一盏灯，照亮了你前行的方向；真情就是一眼清泉，滋润着每个人的心田，让我们精神旺盛，生命茁壮！ 真情，就是一首动听的歌曲，它能将你的烦恼驱赶；真情，就是一个灿烂的微笑，它能让你心花怒放；真情，就是一场及时雨，它能让你干涸的心灵滋润舒畅！ 真情，是无私的奉献；真情，是真诚的情谊；真情，是纯洁的爱心。做人，真情不可少，感恩最重要

8、。一颗感恩的心，人人都需要；有了感恩的心，彼此都温暖；捧出感恩的心，个个皆欢笑。 恩情很贵，真心难得，真情莫伤。伤了真情，就伤了真心，伤了真心，就伤了好人，伤了好人，就落下了悔恨。 恩情最怕忘，真情最怕伤！ 母亲的恩情不能忘，生我九死一生，养我含辛茹苦，襁褓中奶我喂我，怀抱中亲我宠我，双手中托我举我，出门时想我盼我，病痛中怜我惜我。 父母的真情不能伤。自古以来，父母千万倍的付出，难以换回子女百分之一的回报。父母一生真情付出，他们用心血和汗水滋养我们成长、成熟和成功，谁如果伤害了父母的真心真情，谁将悔恨终生！ 老师的恩情不可忘，老师的真情不可伤。为人之师，尽心尽力，小小三尺讲台，乃育人之天地；看

9、那满头银发，皆是岁月里积聚。绞尽脑汁，为让学生们多获取些知识；千方百计，为的是让自己问心无愧，良心得到慰藉。 朋友的恩情不可忘，朋友的真情不可伤。真正的朋友，总能想你所想，急你所急；真正的朋友，总是雪中为你送炭，风雨中为你遮风挡雨。当你遇有不顺时，他总是无私的帮助你，热情的鼓励你，真心的支持你，关键时候能够舍己为你！我们怎能忘记好朋友的恩德？我们怎能伤害好朋友的纯真情谊？ 恩情，不分轻与重。养育之恩，指点之恩，滴水之恩，所有的恩，都是不容忘记的恩！ 真情，不分淡与浓。父母真情，恩师真情，朋友真情，所有的真情，都是不容伤害的情！ 人生在世鸣警钟，为人行事要记清：恩情无关大与小，真情不在富与穷。忘啥不能忘恩情，伤啥不能伤真情！