公司资料管理制度.docx

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1、公司资料管理制度 公司资料管理制度 资料管理制度 第一章总则 第一条为了做好本公司资料管理工作参照建设工程文件归档整理规范,GB/T50328-2022,等文件的有关要求结合本公司实际情况和公司领导对资料管理的相关要求特制定本资料管理制度。 第二条本公司设立专职人员负责公司资料管理工作。 第三条本规定管理的资料范围主要为工程档案、图书杂志及公司图章。 第二章工程档案管理 第四条工程档案是指与本公司有关的从工程建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到工程竣工的全过程中形成的应归档保存的文件、图纸、音像等资料。 第五条归档范围 ,一,各类报批文件 对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件

2、、对外发文、对外接受的文件。 ,二,各类合同 所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同。 - 1 - ,三,各类技术文件 (1) 各项目各阶段地质报告及补充、修改地质资料、地质图。 (2) 工程地形测量底、蓝图及工程地质报告书与附图。 (3) 可行性研究报告、总体规划设计、初步设计以及施工图的底、蓝图。 (4) 重要工程设计计算书。 (5) 科调研、标准通用设计及业务建设的成果、鉴定资料及有关的基础资料、监理工程资料。 (6) 公司基建项目的底、蓝图。 (7) 从外单位收集来的技术情报资料。 (8) 其它有保存与考察价值的技术资料、图纸。 第六条归档时间 工程档案资料应在任务

3、完成后一周内及时交资料管理员登记、归档。 第七条归档份数 可行性研究报告、总体规划、初步设计归档俩份。 第三章资料的安全、保密、管理制度 第八条资料管理员必须树立高度的保密观念遵守公司的各项保密制度。 第九条根据资料的内容及重要程度确定资料保管期限原则上分为永久、长期,15-50年,、短期,短于15年,三种。 - 2 - 第十条非资料管理人员不得擅自查阅档案柜中工程案卷、图书杂志等资料确因工作需要须经公司主管领导批准后方可查阅。 第十一条凡涉及不宜公开的资料应作秘密保管并严格控制查阅范围本公司人员需要借阅者须经公司主管领导批准。 第十二条凡作秘密和内部管理的资料应严格履行查阅审批手续严禁擅自拍

4、照和复制利用者应严格遵守保密规定不得泄露公司秘密。 第十三条档案柜内的资料要进行系统排列存放不准堆放与档案无关的东西做到完整安全、存放有序、查找方便。 第十四条严格执行定期检查和进出资料清点制度档案柜实行专人负责钥匙应妥善保管如有丢失应及时汇报并采取措施非管理人员不得随意翻阅档案柜里的图纸案卷。 第四章资料的借阅、利用 第十五条借阅资料要履行借阅手续。由借阅人先填写借阅单,附件1,借阅单上要写明所借资料的年份、文件名称及用途等信息交付资料管理员登记并在图纸资料借阅登记表,附件2,上签字后方可借阅。资料管理员按照图纸资料借阅登记表填写借阅人姓名、借阅资料名称、图号、借阅时间、借阅期限等信息。未履

5、行借阅手续的资料管理员不予提供资料。 第十六条工程档案资料的借出时间为一个月确需继续借阅应经项目经理批准后办理续借手续续借时间为十五天,图书杂志 - 3 - 资料的借阅时间为三个月续借时间为一个月。资料借阅日期将近时资料管理人员会邮件提醒。 第十七条工程档案资料的累计借阅份数一般为俩册,图书杂志的累计借阅份数一般为三册。确需超量借阅的需经项目经理批准后方可借阅。 第十八条对于关键性和常用部分的资料应使用复印件尽量不用原件一般由使用人复印。 第十九条资料的底件,包括CAD光盘,一般不外借特殊情况需要时由需求人提出申请经公司领导批准办理借阅手续后方可借阅,当日必须归还。 第二十条外单位人员一般不得

6、借阅、复印本公司资料特殊情况需要外借时须由公司领导批准办理相关手续后方可借出所借阅的资料限期归还。 第二十一条所有借出的资料借用人要妥善保管不得毁坏、涂改、外传。如有损坏、遗失工程案卷资料照价赔偿图书期刊按原订书价格的1.5倍赔偿或 赔偿原图书一本,同卷同期,借阅人擅自将资料转借、复制给外单位人时由借阅人负责根据情节和所造成的损失给予一定处分情节严重者将依法追究当事人行政、法律责任。 第二十二条职工调离本公司或辞职时应将所借所有技术资料全部归还不得以任何理由拒还。 第二十三条查阅资料时严禁吸烟。查阅资料者有义务将利用效果 - 4 - 反馈给资料管理人员以利探索和总结资料利用工作规律更好地为各项

7、工作服务。 第五章资料清理、鉴定与销毁 第二十四条定期对资料进行清理和鉴定对失去保存价值的资料进行登记造册。 第二十五条对拟销毁的资料由资料管理员登记造册经专人鉴定。必要时请专业技术人员参加、或征求专业人员对某些技术档案存毁的意见。 第二十六条对确定销毁的资料由资料管理员填写销毁单,附件3,经鉴定人签字报总工程师批准后指定至少两人到指定地点销毁并分别在销毁单上签字。 第六章公司行政章、出图章、注册章使用细则 第二十七条为确保公司出图章和注册章的安全使用和维护公司利益特制定公司出图章和注册章的使用细则。 第二十九条申请结构图纸盖章人应填写GHD CS 出图章使用登记表并请项目经理和结构注册师签字

8、后方可加盖公司出图章和结构注册章。 第三十条申请建筑图纸盖章人应填写GHD CS 出图章使用登记表并请项目经理和建筑注册师签字后方可加盖公司出图章和建筑注册章。 - 5 - 第三十一条原则上资料管理人员不得将公司出图章及注册章带离办公室。 第七章资料管理人员岗位职责 第三十二条负责本公司建设工程中形成的资料文件图纸、技术资料及业务建 设成果的接收、整编、修补、保管、借阅及销毁工作,同时负责本公司图书、期刊的收集、保管、统计、销毁等工作。 第三十三条工程图纸文件等归档后资料管理人员应进行检查和整理确认 实物与目录无误后才可登记编号入库建立科学的分类编号方案。要做到帐物相符、排列整齐、科学管理并定

9、期地进行必要的整理与统计分析,对新入库的图书、期刊做到实物、票据、台账三符合。 第三十四条对所有工程图纸文件均严格按照工程项目分类做到准确无误 方便查阅,对所有图书、期刊均严格按照一定分类法进行编目分类入档入柜按顺序摆放。 第三十五条做好资料柜内“六防”(防盗、防火、防尘、防晒、防潮、防鼠虫)工作要勤检查、勤打扫保持资料柜卫生、整洁、安全。 第三十六条定期对资料进行清理对失去保存价值的资料进行登记造册经 鉴定、审核后销毁。 第三十七条为调离或退休人员办理资料清退手续并在离职手续单上签字 对未清还所借资料的人员不予签字。 - 6 - 第三十八条对档案柜内所藏资料要进行经常性检查发现问题及时采取有

10、效 措施。极主动地向上级主管部门汇报资料整理情况接受其监督、检查和指导。 第三十九条办理领导交办的其他档案业务工作。 第八章罚则 第四十条未按本规定第六、七条进行归档的将其与当事人年度个人绩效挂钩。 第四十一条借阅、利用资料时未按本规定第四章条款办理借阅、归还手续的除须承担相应的赔偿责任外另将其与当事人年度个人绩效挂钩。 第四十二条违反本规定擅自翻阅档案柜案卷、翻拍、复制相关资料等视情节严重程度给予一定处分。 第四十三条擅自将资料转借、复制给外单位人泄露公司秘密根据情节和所造成的损失给予一定处分情节严重者将依法追究当事人行政、法律责任。 第九章附则 第四十四条本制度未尽事宜参照国家、省、市相关标准、法律、法规并结合本公司实际情况执行。 第四十五条本制度自二0一0年十月一日起试行。 - 7 - - 8 - - 9 - - 10 -