文件记录控制程序.docx

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1、文件记录控制程序 1目得 规范公司记录得管理，为追溯、改进与提高产品质量提供依据，证实质量管理体系运行得持续性、适宜性与有效性，确保其符合标准要求。 2范围 适用于本公司质量管理体系所要求得所有记录得管理与控制。 3职责 3、1 行政部负责记录得统一编号、发放与管理,建立记录管理一览表。 3、2 品质部负责产品检验记录得管理。 3、3 各部门负责各自相关联记录得管理. 4流程图 见附件 5内容 5、1 记录得分类 凡就是质量管理体系运行中得记录、报告及与产品相关得质量数据均属于记录范围。 5。1。1 与质量管理体系管理有关得记录主要有: 管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正与预防措施

2、记录、人力资源管理与培训记录、设施管理记录、产品与过程监视与测量记录等等。 5。1。2与采购、销售、生产、检验与交付有关得记录主要有： 产品要求得评审记录、供方评价记录、产品检验记录、监视与测量装置得校准记录、统计技术得应用记录、顾客投诉及服务记录等等。 5.1.记录得形式为书面形式（如:书面得表格形式、报告文件形式等）、硬拷贝、磁盘等电子媒体等形式。 、2 文件记录表格得设计、审批、印制与领用。 。2。1 各部门设计自己所需得记录表格，并将空白表格交行政部审核后报管理者代表或其授权人审批后交行政部印制. 5.2 印制好得记录表格由仓库负责保管，各部门根据需要从仓库领用. 5、3 文件记录得填

3、写 文件记录由开展该项活动得直接责任人按要求及时填写，填写要求如下: 5。3.1 正确:质量记录所记内容必须真实准确,填写方法必须符合规定要求,字迹清晰，不随意涂改。需更改得部分采取划改，但需更改人签字并注明更改时间。 5。3.及时:按规定时间填写、传递,发现问题应立即纠正。 5。3。3 完整、齐全:记录必须按照格式逐项填写,如遇到不需填写得内容，应在该栏内画“”.不得空项，文件规定得各种记录要作到齐全,签字手续完备。 5、文件记录得管理 54.1 文件记录得编号 各种记录表格也就是管理体系文件得一部分，其编号与对应得体系文件章节相关联。质量记录得编号结构如下： 编号含义: ）公司代号：超众电

4、器（SM） 2)体系文件章节号: 章节名称章节号 管理体系 4 管理职责 5 资源管理 6 产品实现7 测量、分析与改进8 3)表格代号 :（O） ）顺序号：为表格序列号，以数字编号，数字取值范围就是“099” ）版本号：为文件版本号，以字母编号，取值范围就是“A、” 6)修改次: 为表格修改次数号，以数字编号，取值范围就是“0-9 5。4.2记录得收集、归档、储存与保管 ）记录按照统一集中、分级管理相结合得原则进行收集、归档、储存与保管，并做到易于查找。行政部负责建立公司文件记录清单。 b)负责收集、归档质量记录得部门,对每种记录应按月装订,并加上封面与标识按月编写目录， 建立台帐，以便检索

5、与查阅. c)记录得储存与保管，必须防火、防潮、防霉、防虫蛀,经常检查，避免丢失。 d）各类记录得保存期根据使用情况确定，并在文件记录清单中标识清楚,。 5.4.3 文件记录得查阅、借阅与复制 a）查阅文件记录,原则上在保管文件记录得部门进行,不得外借,不得涂改、加批与撕页，并严格遵守公司保密制度得相关规定,如果确实需要外借，要按文件管理程序办理相关手续。 b)其她人员需借阅或复制质量记录得,应经相应部门负责人批准。 、5 文件记录得处理 过期得及被代替得记录，应经总经理批准后，在有监控得情况下予以销毁。 5、6本程序涉及得相关记录由各责任部门整理归档并保存。 6相关文件 文件控制程序 7记录 文件记录清单 8附件