文件管理制度 (1).docx

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1、文件管理制度 (1) 发行日期文件状态 公司文件管理制度文件编号制定部门 1、目的：为规范公司文件的发放、使用、回收、作废等过程，防止作废文件非预期使用，特制定本规定。 2、适用范围：适用于公司内部使用的检验规程、程序文件、管理文件、质量文件等，以及各部门制定的内部使用文件。 3、职责： 3.1办公室负责各类管理文件及相关外来文件的管理； 3.2 各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。 4、管理要求 4.1文件的发放 4.1.1 各类文件在经过规定流程要求的审核、批准后由办公室负责发放。根据文件的性质分为：受控文件和临时文件。受控文件是公司内正式、长期执行文件；临时文件为公司内非正式

2、、阶段性执行文件，临时文件的有效期不超过3个月。 4.1.2 受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章，填写分发号和发放日期；临时文件发放前在文件上加盖蓝色“临时文件”章，填写分发号和发放日期。 4.1.3文件编号应严格执行下表的规定： 序号文件编制部门编号序号文件编制部门编号 1 董事办DS 7 后勤部HQ 2 董秘办DM 8 采购部CG 3 总经办ZB 9 销售部XS 4 财务部CW 10 零货库LS 5 办公室BG 11 整件库ZK 6 质管部ZG 12 信息部XX 4.1.4文件发放时由文件发放部门填写“受控/临时文件收发记录表”，由文件接受部门负责人（或部门负责人指定）签字

3、接收，实行“谁签字谁负责”的要求。 修改时间修改内容批准审核制定年月日 年月日 年月日 发行日期文件状态 文件编号制定部门 4.2 受控文件的保管与使用 4.2.1 各部门应由专人负责管理本部门使用的各类文件。其职责包括修订本部门“文件清单”；妥善整理、装订和保管；借阅时进行登记并及时回收；文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。 4.2.2 受控文件应妥善使用，不应擅自修改、涂画、破损或丢失。若不慎破坏，视情况对文件负责人扣50-200元绩效；并及时向文件发放部门申请补发。 4.3文件的复制 4.3.1 使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件发放部门提出申请，由文件发放部门复制，各

4、部门不应擅自复制，否则扣绩效100元/张。 4.3.2 文件发放部门对所有复制的受控文件一律加盖红色“受控”章。 4.3.4 复制的受控文件发放时由文件发放部门在该文件的“受控文件收发记录表”上进行登记，由接收人签字。 4.4文件的更改与收回 4.4.1文件由文件发放部门根据需要进行更改。需换页的更改文件的发放范围按原文件的“文件收发记录表”的登记确定，其余按4.3条款的有关规定执行。 4.4.2文件更改后，换页后的原文件即为作废文件。作废文件应由文件发放部门及时收回并加盖“作废”章。 4.4.3因部门合并或撤消的，原分发的文件应由文件发放部门及时收回。 4.4.4文件收回时由文件发放部门填写“文件收发记录表”，由交、收双方签字。 4.4.5 作废文件收回后由文件发放部门单独存放并标识，待积存到一定数量时申请一次性销毁。 4.5 电子版受控文件的管理 4.5.1不准擅自下载受控文件内容。 4.5.2 文件发放部门应对电子版的受控文件及时更新，避免因更新不及时而带来的混乱。 附件： 文件收发记录表 序号文件名称编号部门 份 数 页 数 接收人回收人备注