最新四级事务ppt课件.ppt

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1、四级事务管理四级事务管理目录目录第三节第三节 办公室日常事务管理办公室日常事务管理第一节第一节 接待接待第二节第二节 办公室环境管理办公室环境管理第四节第四节 办公用品与设备的使用和管理办公用品与设备的使用和管理第五节第五节 信息管理信息管理v 印章的管理与使用要求印章的管理与使用要求v 印章的刻制与启用印章的刻制与启用p 印章的印章的使用程序使用程序(P120)(P120)p申请用印申请用印 p正确用印正确用印( (怎么盖章？怎么盖章？) ) p用印登记用印登记p 使用印章、介绍信，一般应经使用印章、介绍信，一般应经本单位领导人批准本单位领导人批准，办，办理签批手续，秘书人员不得擅自做主。理

2、签批手续，秘书人员不得擅自做主。抄写作业抄写作业P1171、单位印章的作用、单位印章的作用（四点）（四点）2、印章的种类和样式。、印章的种类和样式。3、印章的管理与使用要求、印章的管理与使用要求（简抄（简抄）。4、印章的使用程序、印章的使用程序（P120）介绍信的使用要求介绍信的使用要求P118v1 1、介绍信是介绍被派遣人员的（、介绍信是介绍被派遣人员的（姓名、姓名、年龄、身份、接洽事项年龄、身份、接洽事项）等情况的一）等情况的一种专用书信。种专用书信。v2 2、介绍信具有（、介绍信具有（介绍介绍）和（）和（证明证明）双）双重作用，有（重作用，有（时限时限）要求。）要求。v3 3、填写清楚，

3、与、填写清楚，与( (存根存根) )一致，加盖骑一致，加盖骑缝线，并有存根备查。缝线，并有存根备查。 介绍信的使用要求介绍信的使用要求介绍信的管理介绍信的管理P121v1 1、管理人员：、管理人员：专人管理专人管理。v2 2、保管：、保管：牢固加锁牢固加锁，以防被盗、丢失。，以防被盗、丢失。v3 3、存查备案：要有、存查备案：要有存根存根。v4 4、如过开出后、如过开出后未用未用的介绍信：的介绍信：及时催及时催回回，粘贴在存根上。，粘贴在存根上。v5 5、如果介绍信、如果介绍信丢失丢失：及时报告。：及时报告。介绍信的使用介绍信的使用P122v 注意：注意：v 1 1、严格履行、严格履行批准手续

4、批准手续。v 2 2、要填写、要填写有效时间有效时间。（常考点）（常考点）v 3 3、一封介绍信只能用于、一封介绍信只能用于一个单位一个单位，不能用于两个单位。，不能用于两个单位。v 4 4、填写持信人真实姓名、身份。、填写持信人真实姓名、身份。v 5 5、若需涂改需在、若需涂改需在涂改处加盖公章涂改处加盖公章，否则视为无效。，否则视为无效。v 6 6、填写介绍信要用毛笔或钢笔。禁止用铅笔或红笔。、填写介绍信要用毛笔或钢笔。禁止用铅笔或红笔。介绍信介绍信（抄范文）（抄范文）XX字字XX号号 介绍信（存根）介绍信（存根） 高二高二22班李班李XX等等贰贰位同志前往贵处进行位同志前往贵处进行实习。

5、实习。 2013年年11月月29日日 （有效期（有效期拾拾天）天）.XX字字XX号号.介绍信介绍信XX字字XX号号XX市市XX局：局： 兹介绍高二兹介绍高二22班李班李XX等等贰贰位同志前往贵处进位同志前往贵处进行实习。行实习。请接洽请接洽。 此致此致敬礼敬礼 鹤山职校鹤山职校2013年年11月月29日日（有效期（有效期拾拾天）天）1 1、单选题：（、单选题：（ ）具有介绍和证明双重作用。）具有介绍和证明双重作用。A.A.介绍信介绍信 B.B.推荐信推荐信C.C.决议书决议书 D.D.证明证明2 2、多选题：印章颁发与启用的要点（、多选题：印章颁发与启用的要点（ ）。）。A.A.取印章应实行双

6、人同行制取印章应实行双人同行制B.B.取印章可以一人单独取印章可以一人单独C.C.印章要有专人保管印章要有专人保管D.D.使用单位启用新刻制的公章时，要将印模和启用日期报送使用单位启用新刻制的公章时，要将印模和启用日期报送上级主管部门上级主管部门AACD3 3、多选题：印章样式一般由以下几大部份构成、多选题：印章样式一般由以下几大部份构成（ ）。）。A.A.印章的质料印章的质料 B.B.印文印文 C.C.图案图案 D.D.尺寸规格尺寸规格4 4、多选题：用印使用程序（、多选题：用印使用程序（ ）A.A.申请用印申请用印 B.B.批准用印批准用印 C.C.正确用印正确用印 D.D.用印登记用印登

7、记 E.E.用印结束用印结束ABCDACDv抄写作业抄写作业v1、介绍信的管理。、介绍信的管理。（P119）v2、介绍信的使用。、介绍信的使用。(P122)便条便条卫卫红：红： 请你将请你将值班工作的主要内容值班工作的主要内容打印好交我打印好交我阅后张贴在值班室内。同时，用文字形式阅后张贴在值班室内。同时，用文字形式把把值班表的主要内容值班表的主要内容和和值班管理制度值班管理制度，交，交给新来的秘书小王，以便他参考。给新来的秘书小王，以便他参考。 谢谢。谢谢。 行政经理行政经理 张涛张涛 2006年年5月月25日日一、值班工作主要内容是：一、值班工作主要内容是：1、记好值班电话记录：包括（、记

8、好值班电话记录：包括（. ） 。2、记好值班接待记录：包括、记好值班接待记录：包括 （ .） 。3、记好值班日记：、记好值班日记： （ . ） 。4、做好信息传递：、做好信息传递： （ . ） 。二、值班表主要内容是：二、值班表主要内容是：1、列出值班时间期限和具体值班时间。、列出值班时间期限和具体值班时间。2、按照要求填写值班人员姓名。、按照要求填写值班人员姓名。3、标明值班的地点。、标明值班的地点。4、标明负责人姓名或带班人姓名。、标明负责人姓名或带班人姓名。5、有时须用简明的文字标明值班的工作内、有时须用简明的文字标明值班的工作内容。容。6、标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓、标明人员缺

9、勤的备用方案或替班人员姓名。名。二、值班管理制度是：二、值班管理制度是：1、信息处理制度，包括（、信息处理制度，包括（. ） 。2、岗位责任制，包括（、岗位责任制，包括（. ） 。3、保密制度，包括（、保密制度，包括（. ） 。4、交接班制度，包括（、交接班制度，包括（. ） 。二、安排值班工作二、安排值班工作值班工作的任务与要求值班工作的任务与要求v1.办理办理上司交办上司交办的事项的事项v2.上传下达、沟通内外上传下达、沟通内外v3.认真处理认真处理来函来电来函来电v4.负责接待工作负责接待工作v5.掌握上司的外出活动情况掌握上司的外出活动情况v6.协调处理安全保卫工作协调处理安全保卫工作

10、v值班工作规范（常考点）值班工作规范（常考点） v (1) (1) 坚守值班岗位。坚守值班岗位。v (2) (2) 认真处理事务。认真处理事务。 v (3) (3) 做好值班记录。做好值班记录。（3 3个记录）个记录）v (4) (4) 热情接待来访。热情接待来访。 v (5 )(5 )加强安全保卫。加强安全保卫。v安排值班工作的程序安排值班工作的程序v 制定值班制度与规定制定值班制度与规定v 编制编制值班安排表值班安排表v 通知并给领导班子发放值班表通知并给领导班子发放值班表v 值班人员做值班人员做值班记录值班记录v 重大事件做重大事件做值班报告值班报告v 值班结束交接班（交班注意事项）值班

11、结束交接班（交班注意事项） 做好公务接洽工作（做好公务接洽工作（P127）考点：考点： v公务接洽制度包括（公务接洽制度包括（岗位岗位责任制度责任制度）和（）和（登记、记登记、记录制度录制度）。）。注意事项：注意事项：2、值班安排表的制作（、值班安排表的制作（P129）考点：考点： 值班表一般包括值班值班表一般包括值班的（的（具体时间具体时间）、（）、（地点地点）、）、（内容内容），（），（领班人及电话领班人及电话），），（值班人值班人），（），（值班任务值班任务），），（注意事项注意事项）等。）等。注意事项：注意事项：3、值班内容的记录、值班内容的记录P130-133（1）值班日志）值班日志

12、（2）值班报告）值班报告（3）来人登记与接待记录）来人登记与接待记录（4）电话记录）电话记录（5）处理值班电话）处理值班电话（6）交接班）交接班 （3点注意）点注意）1 1、单选题（、单选题（ ）是对外来的信函、电报、反映情况、外来）是对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等进行认真登记。的电话等进行认真登记。A.A.值班电话记录值班电话记录 B.B.值班接待记录值班接待记录 C.C.值班日记值班日记 D.D.信息传递信息传递2 2、多选题：值班结束后，交班时应注意（、多选题：值班结束后，交班时应注意（ ）。）。A.A.如果自己有事，可以委托他人如果自己有事，可以委托他人 B.B.必须当面交

13、接，不能委托他人必须当面交接，不能委托他人C.C.交清值班记录，说明在班内出现的问题及处理方法交清值班记录，说明在班内出现的问题及处理方法D.D.值班人在值班记录上签名，确认记录内容值班人在值班记录上签名，确认记录内容CBCD3 3、多选题：通常值班表中包括。（、多选题：通常值班表中包括。（ ）A.A.值班时间值班时间 B.B.值班要求值班要求C.C.替班人姓名替班人姓名 D.D.带班人姓名带班人姓名4 4、单选题：值班工作的特性在于（、单选题：值班工作的特性在于（ ）。）。A.A.轮流性轮流性B.B.交换性交换性C.C.重要性重要性D.D.连续性连续性ACDD5 5、多选题：值班表提醒人们按

14、值班要求值班，它通常用在、多选题：值班表提醒人们按值班要求值班，它通常用在（ ）。）。A.A.值班室值班室 B.B.秘书办公室秘书办公室C.C.节假日值班办公室节假日值班办公室 D.D.领导办公室领导办公室6 6、单选题：要加强值班制度，最重要的是落实（、单选题：要加强值班制度，最重要的是落实（ ）。）。A.A.值班人员值班人员B.B.交接班时间交接班时间C.C.岗位责任制岗位责任制D.D.值班的工作内容值班的工作内容ACC7 7、多选题：秘书在值班时，经常会遇到并要处理的是（、多选题：秘书在值班时，经常会遇到并要处理的是（ ）。）。A.A.领导临时交办的事情领导临时交办的事情 B.B.内部的

15、突发事件内部的突发事件C.C.未预约的客人的来访未预约的客人的来访D.D.传达上级机关的指示传达上级机关的指示8 8、多选题：值班工作中要建立交接班制度，它具有（、多选题：值班工作中要建立交接班制度，它具有（ ）的功能。的功能。A.A.保持连续性保持连续性 B.B.沟通情况沟通情况C.C.汇报工作汇报工作 D.D.监督值班人员监督值班人员ABCDABC抄写作业抄写作业1、值班工作的范围。、值班工作的范围。（P125简抄）简抄）2、安排值班的工作程序。、安排值班的工作程序。(P126)3、编制值班表包括哪些内容、编制值班表包括哪些内容？（P129）v注意：第注意：第1515周周二周周二三四节进行

16、第三次过三四节进行第三次过程考核程考核 请同学们迅速进入复习。请同学们迅速进入复习。管理管理零用零用现金现金并办理报销手续并办理报销手续Company L06年考题年考题1、秘书在管理零用现金时必须熟悉办、秘书在管理零用现金时必须熟悉办理（理（信用卡信用卡）、（）、（旅行支票旅行支票）、（）、（快快汇汇）等支付方法。）等支付方法。（P135）2、零用现金管理要求。、零用现金管理要求。(P136)（1）秘书人员应该严格遵守）秘书人员应该严格遵守办公程序和财务制度办公程序和财务制度，不应自己或协，不应自己或协助他人建立办公室的小金库。助他人建立办公室的小金库。（2）秘书保管备用金，应把办公室的）秘

17、书保管备用金，应把办公室的开支记录下来开支记录下来，以便了解办，以便了解办公开支的情况，也可以作为资料存查。公开支的情况，也可以作为资料存查。 办公室中常设有零用现金，办公室中常设有零用现金，以支付本市以支付本市（交通费交通费）、（邮资邮资）、（接待用茶点费接待用茶点费）、（停车费停车费）和和（添置少量的办公用品添置少量的办公用品）。通常。通常经批准由秘书保管和支出，秘书应经批准由秘书保管和支出，秘书应将零用现金锁在保险箱内，并负起将零用现金锁在保险箱内，并负起保管和支付备用的责任。保管和支付备用的责任。P138(重点重点)零用现金保管和支付的程零用现金保管和支付的程序序（重点）（重点）(1)

18、秘书必须建立秘书必须建立（零用现金账簿零用现金账簿），清楚注明现金收支，清楚注明现金收支的的（日期、金额、用途、凭单编号日期、金额、用途、凭单编号）等。等。(2)内部工作人员使用领取零用现金时，应填写内部工作人员使用领取零用现金时，应填写（“零用现零用现金凭单金凭单”），提交花销的，提交花销的(项目和用途、日期、金额项目和用途、日期、金额)。(3)秘书要认真核对秘书要认真核对(零用现金凭单零用现金凭单)，经授权人审批签字后，经授权人审批签字后，方可支付现金。，方可支付现金。(4)秘书要认真核对领取者提交的发票等证据内容与零用秘书要认真核对领取者提交的发票等证据内容与零用现金凭单上填写的是否完全

19、一致，现金凭单上填写的是否完全一致，然后将发票等证据附然后将发票等证据附在零用现金凭单后面在零用现金凭单后面。(5)每支出一笔现金均须及时在每支出一笔现金均须及时在零用现金账簿上记录零用现金账簿上记录。(6)当支出的费用到一定数额后或月末，秘书再到财务部当支出的费用到一定数额后或月末，秘书再到财务部门报销并将现金返还到零用现金箱中进行周转。门报销并将现金返还到零用现金箱中进行周转。1、便条、便条 卫红：卫红： 为方便工作，经研究办公室设零用现为方便工作，经研究办公室设零用现金，由你进行管理，请你制定出金，由你进行管理，请你制定出零用零用现金的管理办法现金的管理办法，用，用传真的形式传真的形式发

20、给发给我，我们相互补充一下，以便尽快落实我，我们相互补充一下，以便尽快落实。 行政经理行政经理 张涛张涛 2006年年5月月16日日选择题选择题1 1、多选题：秘书保管的零用现金是（、多选题：秘书保管的零用现金是（ ）。）。A.A.办公室设立的备用金办公室设立的备用金 B.B.办公室设立的周转金办公室设立的周转金C.C.秘书有权支出的现金秘书有权支出的现金 D.D.可以用支票支付的现金。可以用支票支付的现金。2 2、单选题：秘书在报销差旅费时，应（、单选题：秘书在报销差旅费时，应（ ）。）。A.A.将发票用胶水粘贴在差旅费报销单背面。将发票用胶水粘贴在差旅费报销单背面。B.B.将发票用大头针别

21、于差旅费报销单背面。将发票用大头针别于差旅费报销单背面。C.C.将发票装入信封后，附于差旅报销单背面。将发票装入信封后，附于差旅报销单背面。D.D.将收据用胶水粘贴在差旅费报销单背面。将收据用胶水粘贴在差旅费报销单背面。ABA选择题选择题3 3、多选题：零用现金可用于（、多选题：零用现金可用于（ ）的支出。）的支出。A.A.住宿费住宿费 B.B.茶点费茶点费C.C.机票费机票费 D.D.快件费快件费4 4、多选题：员工领取零用现金时必须建立一本零用现金簿，、多选题：员工领取零用现金时必须建立一本零用现金簿，注明（注明（ ）。）。A.A.领用现金人的姓名领用现金人的姓名B.B.收到现金的数目收到

22、现金的数目C.C.支出现金的日期、金额支出现金的日期、金额D.D.零用现金凭单编号。零用现金凭单编号。BDBCD选择题选择题5 5、多选题：员工领取零用现金时，秘书要认真核对其提交发票、多选题：员工领取零用现金时，秘书要认真核对其提交发票上的（上的（ ）是否与零用现金凭单上填写的完全一致。）是否与零用现金凭单上填写的完全一致。A.A.费用金额费用金额 B.B.日期日期C.C.用途用途 D.D.内容内容ACD一般商务差旅费用一般商务差旅费用报销的工作步骤报销的工作步骤P136Company L读，抄，记，背，小测大题读，抄，记，背，小测大题。v 申请费用和报销结算的工作步骤：申请费用和报销结算的

23、工作步骤：P136v(1)申请人提交费用申请人提交费用申请申请。v(2)该申请须经主管人该申请须经主管人审核同意并签审核同意并签字批准字批准。v(3)一种情况一种情况是是将获得批准的申请提将获得批准的申请提交财务部门，交财务部门，领取支票或现金借款领取支票或现金借款；第二种情况第二种情况也可先由也可先由申请人垫付申请人垫付，完成商务工作。，完成商务工作。v(4)无论是使用支票还是使用现金，都要获取无论是使用支票还是使用现金，都要获取相应的相应的发票发票，发票内容应与实际用途相符。，发票内容应与实际用途相符。(5)商务工作结束，申请人应商务工作结束，申请人应将发票附在将发票附在“报销报销单单”后

24、面后面，并亲自签字提交出纳部门进行结，并亲自签字提交出纳部门进行结算。如果是先自行垫付的，在算。如果是先自行垫付的，在提交票据和提交票据和“报销凭单报销凭单”后，方可返还现金。后，方可返还现金。(6)如果实施商务工作时，计划的费用不够，如果实施商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。2、便条、便条 卫红：卫红： 公司新成立的产品开发部近期有公司新成立的产品开发部近期有5名员工名员工出差，请你帮助他们列出我公司商务出差，请你帮助他们列出我公司商务出差出差申

25、请费用以及报销结算的步骤申请费用以及报销结算的步骤，我看，我看过后再交给他们参考执行。过后再交给他们参考执行。 行政经理行政经理 张涛张涛 2006年年5月月16日日选择题选择题1 1、多选题：企业工作人员为方便国内外、多选题：企业工作人员为方便国内外出差，经常请秘书代为办理出差，经常请秘书代为办理（ ）。）。A.A.现金支票现金支票 B.B.信用卡信用卡 C.C.旅行支票旅行支票 D.D.快汇快汇BCD选择题选择题2 2、多选题：申请人提交差旅申请报告或、多选题：申请人提交差旅申请报告或填写费用申请表，详细说明（填写费用申请表，详细说明（ ）。）。A.A.需要经费的人员需要经费的人员 B.B

26、.出差地点事由出差地点事由C.C.经费的用途经费的用途 D.D.需要的金额需要的金额ACD选择题选择题3 3、多选题：无论是使用支票还是使用现、多选题：无论是使用支票还是使用现金，都要获得相应的发票，发票中填写金，都要获得相应的发票，发票中填写的（的（ ）应与实际使用情况相符。）应与实际使用情况相符。A.A.使用单位使用单位 B.B.使用时间使用时间C.C.使用金额使用金额 D.D.发生的项目发生的项目BCD 作业作业 v1、完成完成两道便条题。两道便条题。v2、背诵背诵两条便条题。两条便条题。v3、默写默写两条便条题两条便条题v1、零用现金的管理办法零用现金的管理办法（P138）v2、出差申

27、请费用以及报出差申请费用以及报销结算的步骤销结算的步骤（P136）读，抄，记，背，小测大题读，抄，记，背，小测大题差旅准备的要求差旅准备的要求四、安排上司的差旅事务四、安排上司的差旅事务1.1.差旅准备的要求差旅准备的要求（1 1）根据公司规定，弄清）根据公司规定，弄清上司出差上司出差应享受的应享受的待遇待遇。（2 2）准备）准备定票定票时，一定要查用最新的时，一定要查用最新的时刻表时刻表。（3 3）订房、订票订房、订票时要考虑上司的时要考虑上司的个人爱好和习惯个人爱好和习惯。（4 4）平时注意）平时注意学习学习订房订票的相关知识，以确保订房订票的相关知识，以确保工作的顺利进行。工作的顺利进行

28、。v2、制定旅程计划表。、制定旅程计划表。（1）要明确上司的要明确上司的意图、目的地、旅行时意图、目的地、旅行时间、间、到达目的地后的商务到达目的地后的商务活动计划活动计划；（2）了解上司对了解上司对交通工具交通工具和和食宿食宿的要求和的要求和本单位对出差的规定；本单位对出差的规定；（3）向有关部门了解有关向有关部门了解有关旅行的资料旅行的资料；按；按时间顺序编排旅行计划，时间上留有余地时间顺序编排旅行计划，时间上留有余地。安排上司的差旅事务的工作程序：安排上司的差旅事务的工作程序：v1.制定制定商务旅行计划商务旅行计划（应当包含的内容？应当包含的内容？）v2.制作制作旅程表旅程表（在安排完订

29、房订票工作在安排完订房订票工作 之后着手进行）之后着手进行）应当包含的内容？应当包含的内容？v3.准备上司在不同场合的准备上司在不同场合的发言提纲发言提纲v4.办理办理出国手续出国手续（重点：如何办理签证？（重点：如何办理签证？3种）种）v5.秘书在上司秘书在上司出行前出行前应落实的工作内容应落实的工作内容1 1、多选题：差旅准备的要求、多选题：差旅准备的要求（ ）。）。A.A.根据公司规定，弄清上司出差应享受的待遇根据公司规定，弄清上司出差应享受的待遇B.B.准备订票时一定要查用最新的时刻表准备订票时一定要查用最新的时刻表C.C.订房、订票时要考虑上司的个人爱好和习惯订房、订票时要考虑上司的

30、个人爱好和习惯D.D.平时注意学习订房订票的相关知识平时注意学习订房订票的相关知识ABCD2 2、多选题：商务旅行计划应包含的内容有、多选题：商务旅行计划应包含的内容有（ ）。）。A.A.出差的时间、启程及返回日期，接站安排出差的时间、启程及返回日期，接站安排B.B.出差的路线、终点及途经地点和住宿安排出差的路线、终点及途经地点和住宿安排C.C.会晤计划会晤计划 D.D.上司的住宅电话号码上司的住宅电话号码ABCD3 3、多选题：办理签证的途径有（、多选题：办理签证的途径有（ ）。）。A.A.可到前往国驻我国大使馆或领事馆直接可到前往国驻我国大使馆或领事馆直接联系申办签证联系申办签证B.B.可

31、委托权威的可靠的签证代办机构代办可委托权威的可靠的签证代办机构代办C.C.可以委托前往国家洽商的公司到前往有关国家的可以委托前往国家洽商的公司到前往有关国家的使（领）馆办理使（领）馆办理D.D.可在申请人所在单位办理可在申请人所在单位办理ABC抄写作业抄写作业v1、差旅准备的要求差旅准备的要求。P137v2、安排上司的差旅事务的工作程安排上司的差旅事务的工作程序。序。P139-143v3、制定制定商务旅行计划商务旅行计划应当包含的应当包含的内容？内容？P139v4、制作、制作旅程表旅程表应当包含的内容？应当包含的内容？P140五、完成上司临时交办事项五、完成上司临时交办事项上司临时交办事项的特

32、点上司临时交办事项的特点重点重点办理上司临时交办事项的原则办理上司临时交办事项的原则重点重点p 积极主动，千方百计积极主动，千方百计（基本态度基本态度）p 既要符合政策，又要灵活变通既要符合政策，又要灵活变通p 件件有着落，事事有回音件件有着落，事事有回音文字记录工作的方法和技巧文字记录工作的方法和技巧重点重点p 要点要点记录法记录法p 详细详细记录法（准、全、快）记录法（准、全、快）p 常用速记法常用速记法p 笔记笔记与与录音录音并用法并用法记录工作记录工作 手工记录手工记录 机器记录机器记录文字记录工作程序文字记录工作程序v1、准备好笔和纸。、准备好笔和纸。v2、认真倾听，快速记录。、认真

33、倾听，快速记录。v3、及时补充和修改。、及时补充和修改。1 1、多选题：办理上司临时交办事项的原则、多选题：办理上司临时交办事项的原则（ ）。）。A.A.积极主动，千方百计积极主动，千方百计 B.B.既要符合政策，又要灵活变通既要符合政策，又要灵活变通C.C.件件有着落，事事有回音件件有着落，事事有回音 D.D.互相推诿责任互相推诿责任ABC2 2、多选题：文字记录的方法有、多选题：文字记录的方法有（ ）。）。A.A.要点记录法要点记录法 B.B.详细记录法详细记录法 C.C.常用的速记法常用的速记法 D.D.笔记与录音并用法笔记与录音并用法ABCD3 3、多选题：属于笔记与录音并用法特点的、

34、多选题：属于笔记与录音并用法特点的（ ）。）。A.A.准、快、全准、快、全 B.B.灵活、便捷灵活、便捷 C.C.可以优势互补可以优势互补 D.D.费时、费事，分散注意力费时、费事，分散注意力BCD4 4、单选题：、单选题：对文字记录中的任何疑惑之对文字记录中的任何疑惑之处都应（处都应（ ）。）。 留待以后再说留待以后再说 自己猜测自己猜测C. 与口授者或上司进行核对与口授者或上司进行核对 D. 询问他人询问他人C5 5、单选题：（、单选题：（ ）就是把发话者说话）就是把发话者说话的内容全面、完整地记录下来。的内容全面、完整地记录下来。A.A.要点记录法要点记录法 B.B.详细记录法详细记录法

35、 C.C.常用记录法常用记录法 D.D.笔记与录音并用法笔记与录音并用法B6 6、单选题：、单选题：上司在向秘书下达指示时，上司在向秘书下达指示时，（ ）的形式是主要的。）的形式是主要的。A.指令指令 B.口授口授 C.示意示意 D. 笔授笔授B抄写作业抄写作业v1、上司临时交办事项的上司临时交办事项的特点特点。v2、办理上司临时交办事、办理上司临时交办事项的项的原则原则。v3、文字记录工作的、文字记录工作的方法方法和技巧和技巧。时间管理的内容时间管理的内容个人时间管理的技巧个人时间管理的技巧（画下来画下来紧迫紧迫重要重要先做先做A（重而急）（重而急） 次做次做B（重而不急）（重而不急） 再做

36、再做C（急而不重）（急而不重） 暂不做暂不做D（既不重要又不紧急）（既不重要又不紧急）1.1.明确明确自己的工作任务和职责。自己的工作任务和职责。2.2.要区分要区分常规常规和和非常规非常规工作。工作。3.3.按按优先顺序优先顺序完成工作。完成工作。4.4.合理合理分配分配时间和精力。时间和精力。5.5.使用使用办公辅助手段办公辅助手段组织工作。组织工作。6.6.安排工作要适应整个流程的正常运转。安排工作要适应整个流程的正常运转。7.7.按最终期限完成工作。按最终期限完成工作。8.8.坚持记坚持记工作日记工作日记秘书如何有效利用工作时间？秘书如何有效利用工作时间？1 1、便、便 条条高叶：高叶

37、： 你在秘书工作中，总是能够合理地安排时间你在秘书工作中，总是能够合理地安排时间，有条不紊地做事，请在下周的行政员工例会上，有条不紊地做事，请在下周的行政员工例会上从以下两方面介绍一下经验。从以下两方面介绍一下经验。（1 1）有效管理时间的方法）有效管理时间的方法（2 2）秘书应在哪些方面合理安排自己的工作）秘书应在哪些方面合理安排自己的工作谢谢。谢谢。行政经理苏明行政经理苏明 2010年年5月月20日日 参考答案参考答案（1 1）用）用ABCDABCD法则排除工作的优先等级法则排除工作的优先等级 A A类：重要并紧急的，必须立即做、优先做（类：重要并紧急的，必须立即做、优先做（2 2分）分）

38、 B B类：重要而不紧急的，应接着处理（类：重要而不紧急的，应接着处理（2 2分）分） C C类：紧急而不重要，有时间才做（类：紧急而不重要，有时间才做（2 2分）分） D D类：不重要又不紧急的，可以不做（类：不重要又不紧急的，可以不做（2 2分）分）（2 2）为有效地利用工作时间，秘书应明确自己的工作任）为有效地利用工作时间，秘书应明确自己的工作任务和职责：务和职责：要区分常规工作和非常规工作；分清工作的轻要区分常规工作和非常规工作；分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，科学有效地完成工作任务重缓急，判断工作的先后次序，科学有效地完成工作任务；巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用

39、时间；巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率；使用办公辅助手段帮助组织工作；安排工，以提高效率；使用办公辅助手段帮助组织工作；安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的效益；要遵守组织制定的规章制度和有关的工作承办周的效益；要遵守组织制定的规章制度和有关的工作承办周期安排工作；要记好工作日记并认真分析、评估自己利用期安排工作；要记好工作日记并认真分析、评估自己利用时间的有效程度。（时间的有效程度。（5 5分）分）v工作程序工作程序（1 1）编制工作时间表）编制工作时间表（年度时间表、月安排表、周安排表年度时

40、间表、月安排表、周安排表）（2 2）编制、管理工作日志）编制、管理工作日志（编制自己的工作日志、管理上司的工编制自己的工作日志、管理上司的工作日志、工作日志的变化与调整作日志、工作日志的变化与调整）工作时间表工作时间表v1、工作时间表工作时间表的的内容与内容与编写要求编写要求v2、编写工作时间表的、编写工作时间表的工工作程序作程序2、便条、便条高燕：高燕： 下周将来一位新秘书，请你根据自己这两年编制时间表下周将来一位新秘书，请你根据自己这两年编制时间表的经验列出下面两个问题的内容，以交给新员工参考。的经验列出下面两个问题的内容，以交给新员工参考。(1)编制时间表的方法。编制时间表的方法。(2)

41、如果你的上司下周的工作中已经确定如下安排，如果你的上司下周的工作中已经确定如下安排，请编制请编制周计划表。周计划表。周一，上午周一，上午9：00，部门经理例会约，部门经理例会约3小时小时;周二，下午周二，下午2：00，拜访红星公司张总，约，拜访红星公司张总，约2小时小时;周三，下午周三，下午3：o0，参加销售部会议，参加销售部会议2小时小时;周五，上午周五，上午10：00，在第二会谈室接待凯华公司赵经理等，在第二会谈室接待凯华公司赵经理等3人，约人，约1小时，小时，12：00在小餐厅请赵经理一行，下午在小餐厅请赵经理一行，下午4：00，乘火车去天津，乘火车去天津出差。出差。答：一、答：一、编制

42、时间表的方法：编制时间表的方法：P1591.根据需求确定编制时间的周期。根据需求确定编制时间的周期。2.事先做好信息的收集工作，了解现阶段所有的事先做好信息的收集工作，了解现阶段所有的工作和活动。工作和活动。3.如工作或活动之间或人员上出现矛盾，应主动如工作或活动之间或人员上出现矛盾，应主动与固有人员协商，予以合理的调与固有人员协商，予以合理的调4.表格应反映出日期、时间、内容、地点和需要表格应反映出日期、时间、内容、地点和需要的准备工作等项目。的准备工作等项目。5.编制表格，按时间顺序将所有工作排列清楚。编制表格，按时间顺序将所有工作排列清楚。周计划表周计划表周计划表周计划表(参考参考P15

43、7)星期一星期一星期二星期二星期三星期三星期四星期四 星期五星期五9:00部门经理例会部门经理例会10:00接待凯华公接待凯华公司赵经理司赵经理11:0012:00宴请赵经理宴请赵经理13:0014:00拜访红星公司张拜访红星公司张总总15:00参加销售部会参加销售部会议议16:00乘火车去天乘火车去天津出差津出差工作日志工作日志v1、工作日志工作日志的的内容与编内容与编写要求写要求v2、编制、管理工作、编制、管理工作日志日志的工作程序的工作程序秘书办事的学问秘书办事的学问一、如何办好上级交办事项一、如何办好上级交办事项1 1、接受任务要弄清、接受任务要弄清“三要三要素素”2 2、优化办事成果

44、、优化办事成果“三比较三比较”3 3、把握好办事、把握好办事“三形式三形式”4 4、检验办事效率、检验办事效率“三标准三标准”5 5、向上司复命、向上司复命“三注意三注意”3、便条便条卫红：卫红： 近日，公司录用了几位新秘书。请近日，公司录用了几位新秘书。请帮我准备一份帮我准备一份上司工作日志需要填写的上司工作日志需要填写的信息内容信息内容和和秘书自己工作日志需包括的秘书自己工作日志需包括的内容内容，并用，并用备忘录备忘录形式发给我，以便我形式发给我，以便我为新秘书培训时参考。为新秘书培训时参考。 谢谢谢谢行政经理行政经理 苏明苏明备忘录备忘录发给：行政经理苏发给：行政经理苏明明发自：钟苗发自

45、：钟苗日期：日期：2004年年8月月24日日主题：工作日志的主题：工作日志的内容内容内容：内容：一、秘书协助填写上司工作日志的信息内容包括：一、秘书协助填写上司工作日志的信息内容包括：P160上司在单位内参加的会议、活动情况，要记录清楚时上司在单位内参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点。间、地点。上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。姓名、单位详情、约会时间。上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记清楚时间地点的确切细节、对方的联络办法等。记清楚时间地点的

46、确切细节、对方的联络办法等。上司个人的安排，如去医院看病，以保证秘书不会在上司个人的安排，如去医院看病，以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜。这段时间安排其他事宜。上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒购买生日上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒购买生日卡或礼物。卡或礼物。二、秘书自己的日志内容除了要记清上司的二、秘书自己的日志内容除了要记清上司的5项日志内容外，还需要包括：项日志内容外，还需要包括：P1601、上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜、上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如准备会议发言稿、草拟合同、订机票，例如准备会议发言稿、草拟合同、订机票、订餐等。、订餐等。2、上司交办的工

47、作，例如为签字仪式联系地、上司交办的工作，例如为签字仪式联系地点，媒体报道等事宜。点，媒体报道等事宜。3、自己职责范围以内的工作，例如撰写半年、自己职责范围以内的工作，例如撰写半年工作总结，参加值班等。工作总结，参加值班等。1 1、多选题：个人时间管理法则包括、多选题：个人时间管理法则包括（ ）（A A）先做）先做A A，重而急，重而急 （B B）次做）次做B B。重而不急。重而不急。（C C）再做）再做C C。急而不重。急而不重。 （D D）暂不做）暂不做D D。不重不急。不重不急。2 2、单选题：、单选题：时间管理中，紧急而不重要的事时间管理中，紧急而不重要的事情属于（情属于（ ）。）。(

48、A) A 类类 (B) B类类 (C) C类类 (D) D类类3 3、单选题：周时间安排表是在（、单选题：周时间安排表是在（ ）的基础）的基础上制定的。上制定的。 年度计划年度计划 (B) (B) 季度计划季度计划 （C) C) 月计划月计划 (D) (D) 每天的计划每天的计划第四节第四节 办公用品与设备的使用和办公用品与设备的使用和管理管理v 一、订购、接收、管理办公用品一、订购、接收、管理办公用品1.1.资金不被不必要的库存占用。资金不被不必要的库存占用。2.2.空间不被用来存储不必要的货物。空间不被用来存储不必要的货物。3.3.能监督个人和部门对物品的使用。能监督个人和部门对物品的使用

49、。4.4.保持充足的库存。保持充足的库存。5.5.监督任何偷窃和破坏造成的损失。监督任何偷窃和破坏造成的损失。6.6.可利用准确的库存进行评估。可利用准确的库存进行评估。库存控制库存控制作用作用再订货量再订货量=日用量日用量*运送时间运送时间+最小库最小库存量存量防止物品防止物品全部消耗全部消耗完完防止物品防止物品超量存储超量存储提醒购买者提醒购买者库存需要重库存需要重新订购的标新订购的标准准最大最大库存量库存量最小最小库存量库存量再再订货量订货量进货卡、出货卡、库存卡三卡一致进货卡、出货卡、库存卡三卡一致v 订购、接收、管理办公用品的工作程序订购、接收、管理办公用品的工作程序v （1 1）选

50、择供应商）选择供应商v （2 2）选择订购方式）选择订购方式v （3 3）办理进货手续）办理进货手续v （4 4）保管）保管选择办公用品供应商时应考选择办公用品供应商时应考虑的方面虑的方面选择办公设备及用品供选择办公设备及用品供应商时要比较以下方面应商时要比较以下方面安全和可靠性安全和可靠性服务和位置服务和位置质量和交货质量和交货价格和费用价格和费用P167页页订购方式订购方式直接去商店购买所需物品直接去商店购买所需物品电话、传真订购电话、传真订购网上订购网上订购进货和保管进货和保管进货进货订货单核对订货单核对保管保管 1. 存放安全存放安全 2. 贴标签贴标签 3.新物品置于旧物品下面或者后