监理公司资料管理制度.docx

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1、精品名师归纳总结监理公司资料治理制度一、目的：规范化、制度化、科学化的治理驻的监理小组的工程资料。二、收文处理程序：来文签收登记传阅承办收集归档1 、需签核返回的文件：专业监理工程师（监理员）批阅签字项目总监（总监代表）审核签字、盖执业注册章返回发文单位2 、需转发的文件：专业监理工程师（监理员）传阅项目总监（总监代表）批准转发有关单位3 、需签核、盖章返回的文件：专业监理工程师（监理员）批阅签字项目总监（总监代表）审核签字、盖执业注册章公司盖章返回发文单位4 、只需签核、签阅和归档的文件：专业监理工程师（监理员）批阅签字归档5 、凡需要承办或批示的文件必需立刻办理，如不能准时办理需要讨论处理

2、的文件，应以书面形式赐予对方回复。三、发文处理程序：可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结拟稿编号审稿签发归档1 、会议纪要由项目总监（总监代表）指定拟稿人。2 、监理发文由提出人拟稿，并按本制度规定编号。3 、所发文件经总监盖章签字后, 方可发出。4 、所发文件严禁涂改。5 、文件签发后，由资料员作好发送登记，并归档。四、收、发文登记：1 、收文和发文分开登记。2 、按资料分类，属于同类编号的登记在一起。3 、经济签证独立登记。4 、工程变更独立登记（总监登记）。5 、多个单位工程的项目、多个分段的市政工程，项目总监依据实际情形制定收、发文登记和归档方案。五、资料编号：1 、城建档

3、案和公司统一规定资料编号为：A 承建商类、 B 监理类、 C 监理内部使用类、 D 勘察设计类、 E 业主类。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结2 、各工程项目发文统一编号如下：发文编号采纳MMi-Ni-XX形式。MM:表示工程项目名称汉语拼音的字头。如“ HW”表示 “华为 ” , “表示i ”栋号或区段号。Ni:表示政府和公司统一治理的资料分类号。如“ B4表”示 “开工令 ” , “ C”表2 示 “工程进度跟踪表”。XX:表示流水号。如1 ， 2， 3，N。3 、如项目有多个单位工程或区段，将资料按验收栋号或区段分开后再编号。六、资料归档：1 、按 A、B、C 、D 、E

4、 分五大类分别归档。2 、每大类采纳公司统一制作的样板文件夹按分类编号分开。3 、上交档案馆的资料由公司资料员帮助监理组资料员依据档案馆的要求整理、归档。七、向公司移交资料：分类装订上交1 、资料分两部分：一部分按月移交。另一部分在工程完工验收前后移交。2 、依据城建档案和公司的规定 详见资料分类目录 分别装订成册，上交资料宜为原件，特别情形可为复印件。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结3 、装订次序为：封面、资料目录表、内容。4 、总监必需对上交公司资料的数量进行确认，并在“资料目录表 ”签字，盖执业注册章。5 、移交档案馆的资料，按档案馆要求的资料目录，将项目发生的资料原件按

5、月上交公司独立保管。6 、每月底最终三天内须将本月资料整理好移交公司。7 、现场资料员向公司移交资料时，应填好“资料目录表 ”，并由接交人签字。八、监理机构内资料暂时移交：1 、监理机构人员异动时，必需将所治理的资料移交给资料员，办理好书面移交手续，项目总监确认。2 、如资料员休假或公差外出时，总监应准时支配人员接任资料治理工作，并办理书面交接手续。九、向档案馆移交资料：收集整理核查装订上交1 、资料员按档案馆的要求收集、整理资料。2 、档案馆要求扫描、录制光盘的资料必需扫描、录制光盘。（附档案馆文件材料目录）3 、总工办对比档案馆的要求进行检查。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总

6、结4 、按档案馆的要求进行目录分册、排序、编页码。5 、资料员装订好上交档案馆。6 、扫描、录制光盘的资料须上交公司一套。十、城建档案治理规定：1 、统一用表必需采纳碳素黑色墨水填写或黑色碳素印墨打印，采纳复写的应使用单面碳素复写纸，填写或打印的首份用于上交城建档案馆。2 、填写统一用表应使用规范的语言、法定计量单位、公历年月日。3 、签署人签名应采纳惯常笔迹亲笔手签。项目总监或总监代表和监理工程师盖执业注册章，单位签署栏应采纳单位注册全称并加盖公章。4 、统一用表表头“编号 ”栏按本制度的规定编号。十一、资料借阅：项目监理机构成员查阅资料必需征得资料员同意后方可查阅。2 、外单位查阅资料必需

7、经项目总监（总监代表）的书面批准方可查阅。3 、借阅资料只限于在办公室查阅，要求准时归仍。4 、监理工作人员确因工作需要必需带离办公室的，须经项目总监（总监代表）的书面批准，且借阅时间不得超过三天。5 、借阅人不得拆卸、调换、污损所借资料，未经许可不得复制。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结6 、不许在资料上圈点、划线、涂改等做任何标记。十二、资料信息化治理：1 、能够用运算机处理的资料均通过运算机完成。2 、通过运算机完成的资料都必需拷贝存盘，月底与资料一起上交公司。3 、资料统一依据A 、B、C、D 、E 分类要求存盘，每一分类均设子目录，子目录名即为资料编号，并且软盘上应贴

8、好标签及写爱护口，标明工程名称及上交月份。4 、要求扫描处理、录制光盘的资料，仍必需扫描处理、录制光盘。在施工中有关重要工序需要拍照和数码摄像的，都必需拍照和数码摄像并录制光盘。十三、资料保管：资料员负责好资料的保密、防盗、防腐、防丢、防潮工作。2 、保持资料的洁净、洁净。3 、监理小组常用的资料，应自留复印件或拷贝储存，以备查阅。十四、失效资料处理：1 、工程竣工后项目总监（总监代表）负责将剩余的资料上交公司。2 、项目总监（总监代表）和资料员鉴定资料是否留存。3 、对不留存的资料经总工办批准后销毁。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结十五、总监、资料员的责任：总监对资料负监督和治理责任。资料员对资料的治理负直接责任。十六、执行制度的考核：十七、相关制度：监理组行文治理制度。十八、涉及的表格：1 、收 / 发文登记。2 、资料移交登记表。3 、资料目录表。4 、监理机构发函数量统计表。5 、监理人员发函明细表。6 、资料借阅登记表。可编辑资料 - - - 欢迎下载