2022年药品零售连锁总部质量管理制度-全-word.docx

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1、2022年药品零售连锁总部质量管理制度-全-word 质量管理体系文件 （委托配送） 管 理 制 度 XXXXX大药房有限公司 （连锁总部） 2022 年 制度目录 质量体系文件管理制度 1 2、依据：中华人民共和国药品管理法（2022年版）、药品经营质量管理规范（国家食品药品监督管理总局令第1 3、28号）等法律、法规和规章，特制定本制度。 3、适用范围：本制度规定了管理文件的编制、审核、批准、发布、修订、复审、废除与收回的流程、部门及其职责，适用于对体系文件的管理。 4、责任：文件起草人、审核人、批准人、行政部、人力资源部、质量管理部及运营部对本制度实施负责。 5、内容： 5. 1、质量管

2、理文件的分类： 5.1.1、质量管理文件包括标准文件和记录文件两类。 5.1.2、标准文件指用以规定质量管理工作的原则，阐述质量体系的构成，明确有关组织、部门和人员的质量职责，规定各项质量活动的目的、要求、内容、方法和途径的文件，包括国家有关药品质量的法律、法规；国家质量标准；公司质量管理制度、部门及岗位职责、操作规程等。 5. 1. 3、记录文件指用以表明本公司实施质量体系运行情况和证实其有效性的文件，如各种质量活动和药品的记录（如档案、报告、记录和凭证）等证明文件。 5.2、质量体系文件的内容： 5.2、K公司的质量管理标准文件制定必须符合下列要求： A、依据药品管理法、药品经营质量管理规

3、范等法律、法规和规章的要求，使制定的各项管理文件具有合法性。 B结合本公司的经营方式、经营范围和公司的管理模式，使制定的各项文件具有 充分性、适宜性和可操作性。 C、制定文件管理程序，对文件的编制、审核、批准、发放、使用、修改、复审、作废、回收等实施控制性管理，并严格按照文件管理程序制定各项管理文件，使 各项管理文件在公司内部具有规范性、权威性和约束力。 D、必须严格执行国家有关药品质量的法律、法规、政策、方针以及国家法定技术 标准以及上级文件。 E、公司制定的文件应覆盖公司的质量管理和与药品质量有关的所有工作，完整表达公司的质量体系，使文件具有系统性。 5.3、文件的审核要点包括： A、与现

4、行的GSP标准一致性。 B、与现行国家标准的一致性。 C、与国际通行惯例的一致性。 D、与公司内其它已生效的标准文件的一致性及协调性。 E、文件形式的规范性和内容的可操作性。 F、文件内容是否简练、确切、易懂，是否会引起理解的困难或误解。 5.4、文件编码及版本号要求 5.4、1、编号结构：文件编号由4个英文字母的企业代码、2个英文字母的文件类别代码、3位阿拉伯数字的序号组合而成，详见如下： 口 公司代码文件类别代码文件序号 A企业代码如“XX药业”代码为“XXYY”； B文件类别代码： O质量管理制度类文件类别代码，用英文字母“ZD”表示。 O质量职责的文件类别代码，用英文字母“ZZ”表示。

5、 O操作规程的文件类别代码，用英文字母“GC”表示。 C文件序号：质量管理体系文件按文件类别分别用3位阿拉伯数字，从“001”开始顺序编码。 5.4.2、文件编号的应用： A文件编号应标注于各“文件头”的相应位置。 B质量管理体系文件的文件编号一经启用，不得随意更改，如需要更改或废止，应按有关文件管理修改的规定进行。 C纳入质量管理体系的文件，必须依据本制度进行统一编码或修订。 D文件可以以任何媒介形式呈现，如纸张、电子版、磁盘或光盘、照片、样件等，按规定保存。 5.4.3、版本号说明：2022为文件编写或修订年份，T为文件编写或修订次数，如第二次修订或编写即为-2。 5. 4. 4、质量记录

6、表格类文件类别代码，用英文字母及数字BG-X-OOY 表示，“BG”即为“表格”简写X”为表格制定或修订次数，“00Y”为表格编号。 5.5、标准文件表头格式如下： 5.6 5.6.1质量管理部门提出编制计划，提交质量管理文件编制目录，确定起草部门，明确进度。 5.6.2文件由主要使用部门依照国家有关法律、法规、结合企业实际进行起草（修订），质量管理部负责对组织初稿的讨论、修改。 5. 6. 3质量负责人负责对文件的审核，审核的要点是：与现行药品管理法、GSP以及国家有关药品经营质量管理的法律法规是否相符；文件内容是否具有可行性；是否遵循起草原则；文件内容是否简练、确切、易懂，是否存在有两种或

7、两种以上的解释；与同公司已生效的其他文件是否存在冲突、相悖的含义。 5.6.4经审核后的文件，如需改正，交回原编写人员所属部门负责人进行修正， 直到符合要求。 5. 6. 5企业负责人负责文件的批准，批准日期即为执行日期。 5.6.6文件的起草、审核、批准等必须有相关人员签字，并签署相应日期。 5.7、文件的印制、发放： 5. 7. 1批准的文件应由质量管理部门确定发放范围，使用部门提出发放数量，由 行政部统一印制，确保在文件使用处得到适用文件的有效版本，任何人不得随意 复印。 5. 7. 2按其印制数量制定发行号，以便于查询、追踪及撤销。 5.7.3行政部负责文件的发放，并建立发放的相关记录

8、，包括发放的文件名称、文件编号、文件的发行号、发行数量、发放部门、相关人员签字及日期等。 5.7.4发放的范围为：企业法人、企业负责人、质量管理部需要发放所有文件，其 余人员及部门发放相关文件。 5.8、文件的执行及监督检查： 5. 8. 1文件的执行：质量管理文件颁发后，质量管理部应当协助人力资源部组织各部门负责人和相关岗位人员的培训，确保各岗位能够正确理解并执行相关要求。 5.8.2文件的监督检查：行政部及质量管理部负责文件的监督检查。 5. 8. 2. 1行政部定期检查各部门、各岗位现场使用的文件是否是有效版本，核对文件目录、编号及保存是否完整，并形成记录。 5. 8. 2. 2检查文件

9、的执行情况及其结果：质量管理部定期或不定期组织对文件的执行情况进行检查。 5. 8. 2. 3质量管理部检查是否按文件规定的程序操作，记录是否准确、及时，各项记录是否真实、完整和规范等。 5. 8. 2. 4行政部检查不得在工作场所出现的已作废文件是否全部收回。 5.9、文件的修订： 5. 9. 1、需要修订文件的情形： 5.9、 1. 1质量文件应定期检查、修订，质量管理部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，需要时进行修改。 5. 9.1.2,当国家或地方有关法律、法规或企业的组织机构、经营模式、质量方针目标等发生较大变化时、质量管理体系需要改进时、使用中发现问题时、经过GSP认证检查或

10、内部质量体系评审后以及其它需要修改的情况，应对文件进行修订，以确保其适用性和可操作性。 5. 9. 2、由质量负责人决定并审批是否修订质量管理体系文件。 5.9.3修订后的文件，按原审批程序发布实施：文件的修订由文件的使用者或管理者在执行过程存在的问题提出修改意见报质量管理部，并由质量管理部提出并确定应修订的计划和方案，上交质量负责人评价修订的可行性并审批。文件的修订过程可视为新文件的起草，修订的文件一经批准执行，其印制、发放应按有关规定执行。 5.9.4文件的修订过程必须做好记录，以便追踪检查。 5.9.5对修改的文件应加强管理，并按有关规定发放。 5. 10、文件的撤销及废除： 5. 10

11、. 1被正式下达废除及过时的文件或发现内容有问题的文件属撤销文件的范围，发现文件有错误时也应立即撤销。 5. 10. 2当新文件颁发执行之时，旧文件应同时撤销、收回，并做好记录，以防止 无效的或作废的文件非预期使用。 5. 10. 3已废止或者失效的文件除留档备查外，不得在工作现场出现。 5.11、文件的管理及归档 5. 11. 1行政部负责质量管理体系文件的发放、登记、印刷、回收和销毁。 5. 11.2质量管理部负责建立文件编制、修订等记录，建立档案，并保留对文件讨论过程的相关记录或资料。 5. 11. 3质量管理部负责质量管理体系文件的原件存档保管和监督销毁。 5. 11.4质量管理部负责

12、收集相关的法律法规、药品质量信息等外来文件。 5. 11.5各部门、各门店指定专人负责质量管理体系文件的保存、归档等。 质量方针和目标管理制度 1、目的：制订本制度的目的是为了明确本公司经营管理的总体质量宗旨和在质量方面所追求的目标。 2、依据：中华人民共和国药品管理法（2022年版）、药品经营质量管理规范（国家食品药品监督管理总局令第1 3、28号）等法律、法规并结合本公司实际经营，特制定本制度。 3、适用范围：适用于本公司质量方针和目标的管理。 4、责任：质量领导小组、公司各部门对本制度的实施负责。 5、内容： 5.1、质量方针：是指由公司的质量领导小组制定，经质量负责人及企业负责人审批并

13、发布的质量宗旨和方向，是实施和改进质量管理体系的推动力。 5.2、我公司的质量方针是：完善质量体系，依法经营管理，确保药品质量，保证用药安全。 5.3、企业质量目标：严格执行最新版药品经营质量管理规范及公司规章制度，确保企业经营行为的规范性及合法性；确保所经营药品的质量，保障顾客用药的安全有效；确保门店全体员工的工作质量和服务质量，最大限度地满足顾客的需求；确保质量管理体系的有效运行及持续改进，不断提升公司的质量信誉。 5.4、在质量负责人的监督指导下，公司各部门及各门店将公司总体质量目标进行有效的实施。 5.5、质量方针目标的管理程序分为策划、执行、检查和改进四个阶段： 5.5.1、质量方针

14、目标的策划： 5. 5. 1. 1、公司质量管理领导小组根据外部环境的要求及本企业的工作实际，于每年12月份召开企业质量方针目标研讨会，制定下年度质量工作的方针目标；5. 5. 1. 2、质量管理部负责人负责编制年度质量工作计划指标草案，草案应广泛征求意见，对总体目标按各部门、岗位的职能进行细化分解，并经质量管理领导小组讨论通过； 5. 5. 1. 3、讨论通过的质量方针目标经质量负责人及企业负责人审批后下达各部门实施执行； 5.5.1.4、质量负责人负责制定质量方针目标的考核方法，并结合企业经营质量体系定期考核。 5.5.2、质量方针目标的执行： 5.5.2、K每季度末，各部门将目标的执行情

15、况自查上报给质量负责人，质量负责人对实施过程中存在的困难和问题制定有效的措施，确保各项目标的实现。 5?5?2.2、加强全体员工质量管理教育培训，落实质量责任制，培养训练员工的质量工作习惯，保证长效管理。 5.5.3、质量方针目标的检查： 5. 5. 3. 1、质量管理部负责人负责公司质量方针目标实施情况的日常检查、督促； 5.5?3?2、每年年底，结合质量职责履行情况的工作考核，由质量负责人组织各部门和门店对各项质量目标的实施效果、进展程度进行全面的检查与考核，检查考核结果上报公司企业负责人审阅； 5.5?3?3、对未按公司质量方针目标进行展开、执行、改进的部门，应按规定给予处罚。 5.5.

16、4、质量方针目标的改进： 5. 5. 4. 1、质量管理部负责人应于每年末负责对质量方针目标的实施情况进行总结，认真分析质量目标执行全过程中存在的问题，并提出对质量方针目标的修订意见； 5. 5.4.2,公司内外环境发生重大变化时，质量管理部应根据实际情况，及时提出必要的质量方针目标改进意见。 质量信息管理制度 1、目的：及时了解国家最新的法律法规及政策，沟通公司质量管理各环节相关情况，确保质量信息传递顺畅，保证经营过程中的药品质量。 2、依据：中华人民共和国药品管理法（2022年修订版）、药品经营质量管理规范（国家食品药品监督管理总局令第1 3、28号）等法律、法规。 3、范围：适用于本公司

17、所有质量方面信息的收集、处理、传递、存档等。 4、职责： 4.1、质量管理部为质量信息中心，通过多种途径进行质量信息的收集、汇总，质量管理员负责具体的质量信息收集、传递和反馈工作，确保质量信息的真实可靠。 4.2、公司各部门及门店负责将相关质量信息反馈给质量管理部。 5、内容： 5.1、质量信息是指公司内外环境对公司质量管理体系产生影响，并作用于质量控制过程及结果的所有相关因素，质量信息的内容主要包括： 5.1.1、国家新颁布的药品管理法律、法规（包括规范、标准、通知、办法等）及行政规章； 5.1.2、国家新颁布的药品标准、淘汰品种等； 5. 1. 3、国家及地区药品监督管理部门发布的有关药品抽检的质量公告、通知； 5.1.4,供货单位经营行为的合法性、质量保证能力及供货单位所供药品的质量情况等资料； 5.1.5,受托方在验收、养护、出库、配送等过程中发现的有关药品质量信息； 5.1.6,在用户访问、质量查询、顾客投诉中收集的有关信息。 5.1.7,公司各经营环节收集、反馈的与质量有关的资料、数据、记录、报表及文件等。包括药品质量、工作质量和药学服务质量的信息。 5.1.8,医药流通领域的专业报刊、杂志、媒体及互联网信息； 5. 1.9、门店在日常经营中发现的有关药品质量和服务质量信息等。