餐饮公司采购管理手册模板.docx

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1、餐饮公司采购管理手册模板 餐饮公司采购管理 手册 第一章总则目的为加强 x 沙锅餐饮管理( 北京) 有限责任公司( 以下简称公司) 采购管理, 规范采购工作,保障经营活动的正常持续供应, 加速资金周转, 降低采购成本, 特制定此手册。适用范围本手册适用于公司经营所需各种材料、设备及公司办公用品、劳保用品的采购(以下除非特别说明, 以上所列物资统称为采购物品), 以及需经过协作厂商完成的各种成品、半成品、材料的加工。除非特别说明, 采购物品与外协加工产品统称为采购物品。 手册适用人员: 采购部、店管部、单店、中心厨房、财务部、综合办、监察办等涉及公司采购业务的所有员工。 手册管理方法由采购部负责

2、组织每年一次的手册修订工作, 并由采购部签订发行。采购部拥有对手册的解释权。由综合办负责手册的发放、更换和回收管理工作, 并制作手册领用记录。 保密要求注意作好手册保密工作。应按适用范围发放, 采购部、中心厨房、财务部、综合办、监事处、店经理可领用完整手册, 其它人员只领用与其相关作业的部分。应与领用者签订保密协议。 手册的更新年度内内容调整以补充文件形式发布, 补充文件要求进行编号管理, 发放范围及发放回收管理与手册管理相同。手册每年更新一次, 年度更新时应将年度内补充文件分类归并到手册各章节。 第二章采购组织 公司采购管理实行集中统一采购, 除单店的零星采购外, 任何部门和人员不得单独进行

3、采购。各部门主要职责: (需根据重新确定的组织结构调整) (一) 需求单位: 负责根据经营需求填写需求计划或采购申请和相应的价格建议; 参与供应商的甄选; 负责质量不合格采购物品及外协产品的评审并提出处理方案, 负责将采购物品及外协产品在使用过程中发生的其它问题及有关信息及时反馈给采购部。(二) 店管部: 负责根据各店的需求计划、库存情况等填写物品采购申请; 负责采购物品及外协产品的验收、存储与发放; 负责对采购物品及外协产品的质量检测, 负责对供应商生产工艺和产品质量的评估以及对供应商质量保证体系的考核, 参与采购物品及外协产品使用过程的质量监督和质量问题的处理; 参与对供应商的甄选; 参与

4、对采购价格的审核。 (三) 采购部: 负责制定采购计划及采购活动的具体实施; 对所采购物品及外协产品的市场行情、供应商情况进行跟踪调查, 建立采购物品及外协产品价格信息库; 建立采购物品及外协产品的质量记录; 负责对供应商的管理; 负责采购物品及外协产品的交货与协调; 负责采购物品及外协产品质量问题的解决、退货与索赔; 负责采购款项的结算支 付。(四) 监事处: 负责对采购全过程的监督审察, 包括对采购计划、签订采购合同、质量验收和结帐付款等采购过程每一环节的监控。 (五) 财务部: 负责对采购计划及采购预算的审核; 采购物品及外协产品付款凭证的审核。a) 采购计划第一条采购计划制订的依据采购

5、计划应根据经营计划、由店管部汇总的各店日常经营需求计划、各部门的采购申请、年度预算、库存情况、公司资金供应情况等确定, 对经营急需物品, 应优先考虑。第二条采购计划种类根据采购物品的不同应分别制订年度采购计划、月度采购计划及日采购计划。( 一) 年度采购计划根据公司年度经营计划, 在对市场信息和需求信息进行充分的分析和收集的基础上, 并依据往年历史数据对比预测制订, 该计划也是制订年度财务预算的主要依据之一。( 二) 月度采购计划是在对年采购计划进行分解基础上, 依据上月实际采购情况、库存情况、下月度需求预测、市场行情制订当月的采购计划, 该计划也是制订月度资金计划的主要依据之一。( 三) 日

6、采购计划是在对月度采购计划进行分解基础上, 依据店管部对各单店每日经营所需物品的汇总审核后制订。第三条各店日常经营需求计划各店根据每天的经营情况、物品日常消耗情况、库存情况向店管部报送每天的需求计划, 主要包括每天的销售主产品及各种配料、一次性消耗物品等。第四条采购申请的提出及审批权限采购申请应注明物品的名称、数量、需求日期、参考价格、用途、技术要求、供应厂商( 参考) 、交货期、送货方式等。各种物品的采购申请应由 以下各部门提出: (一) 工程项目所需公司采购的材料、设备等, 由项目负责人根据合同及设计任务书所作的预算, 结合工程进度编制材料、设备采购清单( 又称”材料表” ) 作为采购申请

7、; 经部门负责人或授权人审核后, 报开发副总审批; (二) 日常经营所需的原材料、辅助材料、产成品( 包括外协产品) 、包装材料、低值易耗品等, 由店管部根据经营需求及加工要求提出采购申请, 经部门负责人或授权人审核后, 报经营副总审批; (三) 工具及配件、器皿、劳保用品、量检具等由使用部门在月初提出采购申请; 经部门负责人或授权人审核后, 由公司主管领导审批; (四) 经营、办公等需要的大件设备和工具( 属于固定资产投资类) 由使用部门在年初编制固定资产采购申请; 由公司总经理审批; (五) 普通办公用品、劳保用品等由综合办根据使用部门需求统一提出年度或月度采购申请, 经部门负责人或授权人

8、审核后, 由总经理审批; (六) 库房管理员可根据日常领料情况和库存情况提出常备用料的采购申请, 由店管部经理审批; (七) 研究开发所需要的原料、辅助材料、工具、器皿、设备等, 由技术中心根据需求时间提出月度或日采购申请, 经部门负责人或授权人审核后, 报营运副总审批。 (八) 以上各类物品如在年度预算外或超过年度预算, 应经公司总经理审批。 (九) 部门负责人/授权人审核本部门的采购申请时应检查请购单的内容是否准确、完整, 若不完整或有错误则应予以纠正。(十) 经审批后的采购申请表由采购部审核汇总。审核内容包括采购申请各栏填写是否清楚, 是否符合项目合同内容、是否在 预算范围内、是否有相关

9、负责人的审批签字、是否在审批范围内等。第五条采购计划的管理(一) 采购计划由采购部根据经审批后的采购申请制订, 日采购计划由采购部经理批准执行, 月度采购计划报请营运副总批准执行, 年度采购计划需报请公司总经理审批。(二) 采购计划应同时报送财务部审核, 以利于公司资金的安排。(三)采购部经理应审查各部门的申请采购物品是否能由现有库存满足或有无可替代的物品。只有现有库存不能满足的申请采购物品才能列入采购计划中。 (四) 请购部门。 (五) 物品需求单位对于申请采购物品若需要变更或撤销时, 必须立即通知对于在采购计划内无法于需用日期办妥的采购申请单, 必须及时通知采购部, 及时根据实际情况更改采

10、购计划。(六) 未列入采购计划内的物品不能进行采购。如确属急需物品, 应填写紧急采购申请表, 由部门负责人审批后, 由公司营运副总核准后才能列入采购范围。b) 采购执行第六条采购作业的执行采购作业由采购部根据经批准的采购计划组织实施。采购应按照”择优、择廉、择近”的原则并严格按照采购计划按质、按量、按时进行采购。第七条采购方式的选择采购人员应按照采购物品及外协产品的不同, 分别采取以下几种方式进行采购: 定点供应商长期议价采购、比价采购和招标采购。属于定点供应商供货范围内的物品, 不论价值多少, 能够直接从定点供应商处采购。不在定点供应商供货范围内的物品, 需采用招标采购或比价采购。(一) 定点供应商长期供货的物品范畴: 为有效降低采购成本, 达到规模采购, 并保证采购物品质量的稳定