员工(内部)档案管理制度.docx

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1、员工(内部)档案管理制度 员工（内部）档案管理制度 一、总则 (一)目的 为加强公司人事档案管理，有效地保护和利用人事档案，维护公司和员工合法权益，特制定本制度（公司对此制度享有解释权） (二)范围 本制度适用于公司全体员工。 (三)职责 1.人力资源部负责本制度制定、修改、废止、解释之起草工作 2.总经理负责本制度制定、修改、废止、解释之核准工作 (四)相关文件 1.招聘制度 2.员工入职管理制度 (五)签署生效 总经理签署之日起生效 二、定义： (一)人事档案管理办法 1.员工人事档案包括： 员工个人简历 职位申请表 初、复试评估表 2.保密合同 3.非正式员工考核表 4.人员异动表 5.

2、员工调薪申请表 6.体检表 7.指定银行卡/折复印件 (二)档案管理工作内容： 1.建立标准化的、信息完整的人事档案。 2.员工考核结果及奖励、惩罚决定等应归档。 3.人力资源数据统计分析归档。 4.合理存放人事档案，不泄露秘密；未经批准，不得查阅。 (三)人事档案的整理方法： 1.为每位员工建立一份独立的人事资料档案。 2.离职人员的档案按辞职、辞退和开除分别归档。 3.人事档案的查阅 4.档案工作实行统一领导、分级保管、分级查阅的原则。 5.人事档案只能在人力资源部指定的地点查阅，不可带出。 6.遇特殊情况需要借出本人人事档案时，借阅人对所借阅档案必须妥善 保管，不得私自复制、调换、涂改、

3、污损、划线等，更不能随意乱放， 以免遗失。 7.所有查阅人员都必须如实填写人事档案查阅登记表。 (四)人事档案的外借： 1.确因工作需要外借本人档案的，需办理档案外借手续，借阅时须如实 填写人事档案查阅登记表。 2.不得外借他人档案。 3.外借档案必须及时归还人力资源部。 4.档案应该备份 5.对高级管理人员及其他重要职员的资料，应做好文字备份。 6.对存入电脑的重要资料应设密码保护。 7.人事档案可予销毁的条件： 已离职基层员工的档案，自离职之日起存放时间达到一年以上的。 已离职中层的档案，自离职之日起存放时间达到三年以上的。 已离职经理以上人员的档案，自离职之日起存放时间达到五年以上的。

4、被公司开除的员工档案，自开除之日起存放时间达到五年以上的。 应聘者档案存放时间达一年以上的。 超过一年以上的人力资源部报表。 (五)有下列行为之一者，给予开除处理，若构成犯罪依法追究刑事责任： 1.毁损、丢失或擅自销毁人事档案。 2.涂改、伪造人事档案。 3.未按手续就借阅、外带或越级查阅人事档案者（档案管理者同罚）。 (六)与员工户口联系的个人档案管理办法： 1.有需要将个人档案存放在外部人事机构的员工，按自愿原则向人力资 源部提出申请，由人力资源部出具证明，员工本人至人事代理机构自 行办理，费用自理。 2.员工有需要转移个人档案的，向人力资源部提出申请，人力资源部出 具证明后，自行至人事代

5、理机构办理。 三、程序： (一)人事档案的查阅： 1.总经理和人力资源总监对所有员工的人事档案有查阅权； 2.部门经理对其所属部门员工的人事档案有查阅权； 3.人力资源部门内仅有各公司人事经理和负责人事档案管理的人员有查 阅权。 4.其他与被查阅人员无隶属关系的人员需查阅人事档案的，填写人事 档案查阅登记表，经人力资源总监签字批准后，方可查阅。 (二)人事档案的销毁程序： 1.人力资源部填写档案销毁申请表，人力资源总监或区域经理审核， 总经理批准。 2. 销毁时应由人事经理和负责人事档案管理的员工两人以上负责监销， 并在清单上签字 四、附件： 1.流程(Flow)： N/A (no flow

6、appendix attached) 2.表格(Form)： 人事档案查阅登记表 人事档案销毁申请表 文件改版历史记录(History of the files) 序号版本 Rev 更改内容 Description/History 更改人 Changed by 更改日期 Date 1 10 新版本/New Release 人力资源 部 2022-10-1 2 人事档案查阅查阅登记表 人事档案查阅登记表 Files Check Registration Form 序号查阅 人 工号日期时间文件名称原因批准人 人事档案销毁申请表 人事档案销毁申请表 申请单号（人力资源部填写） 销毁档案名称 销毁档

7、案种类 人事档案资料 人事月 度报表 其它 建档时间 年 月 日 销档时间 年 月 日 原因 备注 申请人 人力资源部 总监 总 经 理 档案销毁登记栏Exterminate Registration Items 销毁时间 年 月 日 销毁地点 监销人签字 人力资源部总监 说明 人事姓名 性别 民族 籍贯 照 资 料婚 否出生 日期 最 高 学 历 学 位 片 家庭住址联系电 话 爱好特长 应聘职位应聘时 间 分配部 门 试用计划1.试用职位： 4.拟安排工作： 2.试用期限： 5.实际开展工作： 3.督导人员： 转 正 申 请申请人： 年月日 试用情况1.试用期间：年月日至年月日 2.安排工

8、作及训练项目： 3.工作情形：优秀满意尚可差 4.出勤情况：旷工天，请假天，迟到次 考核结果 拟正式聘用拟予辞退 试用部门意 见 综合办公室意 见 主管领导意见总经理意见 签字： 年月 日 签字： 年月 日 签字： 年月 日 签字： 年月 日 新员工试用表 编号：时间：年月日 注：试用期结束后，请用人部门如实填写试用情况，试用员工填写好转正申请后务必在一个工作日内上交综合办考核备案。 鱼知水恩，乃幸福之源也。鱼离不开水，人离不开亲人和朋友，当你处于逆境和灾难时，帮助你一臂之力，渡过难关的人，都是你的亲人和朋友。吃水不忘挖井人，度过苦难，不能忘记援助过你的人。知恩图报，善莫大焉。 一个人要想获得

9、幸福，必须懂得感恩。生活需要一颗感恩的心来创造，一颗感恩的心需要生活来滋养。 一饭之恩，当永世不忘。顺境里给你帮助的人，不能全部称作朋友，但是能够在你逆境时依然愿意援助你，走出困境的人，一定是你要用一生去感谢和珍惜的人。 唐代李商隐的晚晴里有这样一句诗：天意怜幽草，人间重晚晴。久遭雨潦之苦的幽草，忽遇晚晴，得以沾沐余辉而平添生意。 当一个人闯过难关的时候，一定要记住那些支撑你，陪你一起走过厄运的朋友和亲人，这个世界谁也不亏欠谁，帮你是情分，不帮你是本分。如古人所说：淡看世事去如烟，铭记恩情存如血。 学会感恩父母养育之恩，学会感恩朋友的帮助之情，生活里做一个有情有义的人。 你要知道，父母，永远是

10、你最亲近的人，是最爱你的人，不管他们的方法怎么错误？可是爱你的心，都是一样的。千万不要因为自己一时的私心，而忘记感恩。 我们常常希望别人都对自己有情有义，可是想得到别人你真情，首先你必须先付出真情。你帮助别人，不要记在心里，别人帮助你，你要懂得感恩和感动，而不是当做理所当然。 你要知道别人帮你是情分，不帮你是本分。侍父母，要孝顺，对朋友，要真诚。不管你生活的精彩或者混沌，孝顺父母，颐养天年。 一父养十子，十子养一父。在这个美好的时代，中华很多的美德都在逐渐消失，做子孝为天，但是总有一些人，自己活在天堂，硬生生的把父母扔进地狱。 鱼知水恩，乃幸福之源也。鱼离不开水，人离不开亲人和朋友，当你处于逆

11、境和灾难时，帮助你一臂之力，渡过难关的人，都是你的亲人和朋友。吃水不忘挖井人，度过苦难，不能忘记援助过你的人。知恩图报，善莫大焉。一个人要想获得幸福，必须懂得感恩。生活需要一颗感恩的心来创造，一颗感恩的心需要生活来滋养。 一饭之恩，当永世不忘。顺境里给你帮助的人，不能全部称作朋友，但是能够在你逆境时依然愿意援助你，走出困境的人，一定是你要用一生去感谢和珍惜的人。 唐代李商隐的晚晴里有这样一句诗：天意怜幽草，人间重晚晴。久遭雨潦之苦的幽草，忽遇晚晴，得以沾沐余辉而平添生意。 当一个人闯过难关的时候，一定要记住那些支撑你，陪你一起走过厄运的朋友和亲人，这个世界谁也不亏欠谁，帮你是情分，不帮你是本分

12、。如古人所说：淡看世事去如烟，铭记恩情存如血。 学会感恩父母养育之恩，学会感恩朋友的帮助之情，生活里做一个有情有义的人。 你要知道，父母，永远是你最亲近的人，是最爱你的人，不管他们的方法怎么错误？可是爱你的心，都是一样的。千万不要因为自己一时的私心，而忘记感恩。 我们常常希望别人都对自己有情有义，可是想得到别人你真情，首先你必须先付出真情。你帮助别人，不要记在心里，别人帮助你，你要懂得感恩和感动，而不是当做理所当然。 你要知道别人帮你是情分，不帮你是本分。侍父母，要孝顺，对朋友，要真诚。不管你生活的精彩或者混沌，孝顺父母，颐养天年。 一父养十子，十子养一父。在这个美好的时代，中华很多的美德都在逐渐消失，做子孝为天，但是总有一些人，自己活在天堂，硬生生的把父母扔进地狱。