公司对外接待工作管理制度.docx

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1、公司对外接待工作管理制度 公司对外接待工作管理制度 （ISO9001-2022） 1.0目的 为加强公司对外接待工作的管理，促进对外接待工作规范化，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。 2.0范围 本制度规定了公司接待工作的管理职责、管理内容与方法、检查与考核。 本制度适用于公司接待管理工作。 3.0定义 类：贵宾接待。指公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及参观团或地方政府部门的接待；由总裁或副总裁确定接待人员与接待方案，并由接待责任人负责通知到相关人员，落实具体实施方案。 类：业务接待。指营销客户、第三方认证机构、重要战略合作供方、政府对口业务机关、对

2、口业务的事业单位等的接待；由公司部门经理以上人员确定接待人员与接待方案，并由接待责任人负责通知到相关人员，落实具体实施方案。C类：普通接待。指其它一般来客的接待，由各对接人员提出接待方案，落实具体实施方案。各相关责任部门做好接待前的准备工作和接待中的服务工作。 4.0职责 4.1公司总经办是接待工作的归口管理部门，负责对接待工作的牵头领导、管理和监督。 4.1.1负责贵宾接待任务的总联络，召集相关部门召开接待协调会，部署接待 工作； 4.1.2负责接待任务中卫生清洁工作，花木配置工作； 4.1.3负责接待物品的采购申请、安保、车辆安排工作，负责接待工作的安全管理； 4.1.4负责接待项目的策划

3、，包括视察（考察）活动参观路线的制定，保证参观畅通以及各项接待服务工作； 4.2有来访客户的部门负责业务接待任务和普通接待任务的联络，确定接待人员和接待方案；4.3财务部负责接待活动的费用结报。 4.4接待责任领导（总经办主任）职责： 4.4.1对涉及重要任务的接待方案组织召开协调会，对接待方案组织评审；4.4.2参与接待活动； 4.4.3负责接待任务的统一指挥和重要接待任务的总结。 4.5接待责任总协调人职责： 4.5.1审定接待方案； 4.5.2负责重要接待任务的总联络，召集相关部门召开接待协调会，部署接待工作； 4.5.3确定来宾的迎送和参观路线，协调相关视察（考察）活动；在执行A类贵宾

4、接待任务时在各个路口安排专人做好贵宾的迎接和沿途引导工作。在接待过程中如行程内容发生变化，要不断更新接待计划，及时通知各相关责任人和参与接待领导。如公司高层接到任何有关此项接待的信息，也要报接待责任总协调人，便于落实安排工作。 4.5.4审定会议材料，安排会务工作。 4.6接待责任人职责： 4.6.1组织拟定接待方案，按程序报领导审定后，安排送达参与接待的领导、相关单位和人员； 4.6.2按照任务要求，及时组织参与接待的相关单位和人员到位； 4.6.3协助接待责任总协调人落实接待各项工作； 4.6.4负责接站工作，按照接待方案落实车辆，确定接站集中时间、地点，通知接站领导，安排接站领导休息等候

5、，引领领导接站； 4.6.5负责住地服务工作，检查客房安排布置情况，陪同领导在酒店迎候来宾；A类接待要提前办理好住宿手续，及时将房卡送到客人手中。收集客人意见，掌握客人动态，引领领导看望来宾；落实会见、宴请时间、地点、新闻记者，审核宴会菜单，安排摆放席次卡、会议座牌，通知、迎候参加领导，引领来宾赴会（宴），在安排用餐时注意随行司机要另行安排，要和主桌分开。 4.6.6负责随行服务，负责接待联络，保证信息畅通，协调接待点做好服务工作，在路口、电梯口做好引导工作，要及时告诉客人洗手间位置。进入生产区域参观时，要提前通知有关部门将安全通道和车间通道清理干净，重点路口安排保安执勤。 4.6.7负责会议

6、服务，落实会议场地，配合搞好会务工作。在安排会议室就座座位时，要讲究对称。在客人和公司高层就座后，要坐在靠近公司高层的座位，在公司高层两侧座位未坐满的情况下，不得坐在会议桌的另两端和客人一侧的座位； 4.6.8负责送站服务，协助来宾落实车船机票，确定送站时间，通知送站领导及相关人员欢送来宾离开，送客时要送到大厅门口，挥手告别并目视客人离开 视线后方能回去。 4.6.9负责及时收集重要接待任务的资料，整理归档。资料包括：日程安排、接待日志、菜单、来客的生活习惯等。 4.7接待点具体工作责任人职责： 根据接待任务要求，负责处理接待服务中的相关工作，提前一个工作日检查准备工作情况，并及时将检查情况汇

7、报接待总牵头人，确保优质高效的服务。4.8所有参与接待的人员要注意自己的着装和礼仪。 4.9总经办有权按照接待工作的需要，安排各部门在整个接待工作中的分工，并调用相关资源。 4.10其他各部门（销售公司、技术中心、制造部、财务部）有权限对接待方案提出异议，并经协商后对接待方案进行修改。 5.0工作程序 5.1编制依据 5.1.1公司对接待工作的政策及公司领导对接待工作的指示 5.1.2总经办对接待工作的要求 5.1.3公司面临的形势和任务 5.1.4接待工作的实际情况 5.2接待方案标准表式及填写 5.2.1接待方案标准表式（SP-P-008-01） 5.2.2接待责任人要根据此表式详细填写各项内容，在内容安排中参观路线一栏里，要详细写清参观建筑物的具体方位，以及从哪一门进哪一门出，并写清每一处的现场陪同联络人员。参观路线安排中注意不能安排走回头路。