采购管理制度流程及采购操作规范.docx

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1、采购管理制度流程及采购操作规范 采购管理制度及采购流程 一、目的： 规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。 二、适用范围 则 （一）采购需求的提请 1、定义：采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品，并按照规定的格式填写，按照即定流程申请获得这些物品的过程。 2、采购需求流程如图： 请购物品所属项目；? 请购的用途；? 请购的物品名；? 请购的物品数量；? 请购的物品规格；? 请购物品的样品、图纸或技术资料等；? 请购物品的需求时间；? 请购如有特殊需要请备注；? 请购单填写人；? 请购的部门负责人；? 请

2、购单的审核人；? 4 续后补。 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，申请部门必须作出书面说明。 请购单使用公司规定的统一表单，请购部门有更改和补充的，应以书面形式由港区分管领导签字后报采购部。? 5、公司物资申请采购的提请部门 公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅件及其他物品由生产部门提请。 公司设备维修、维护所需的备品备件、维修工具等物品由生产部门提请。 公司生活及办公的物品、固定资产或其他生活及办公 6 7、请购单的分工处理 核对过的请购单，采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理。 对于紧急采购项目应优先处理。 无法按照申请部门需求日期完成采购的，应通知申请 部门。 重要的

3、项目采购前应通过主任办公会议具体决策。 8、采购周期的规定? 根据采购物品的金额、特性、地域规定相应的采购周 期。 请购部门应按照公司规定的时间提前走请购单的审批 采购； 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打 包采购。 对于紧急请购项目应优先处理。 所有采购项目上必须向生产厂家或供应商直接询价， 原则上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。 对于请购部门需求的物资或设备如有品质相同，成本 较低的替代品可以推荐采购替代品。 遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额较大的采 购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，提报主任办公会议批准方可询价或发放标书。 询价时对

4、于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询 价。 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他 厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出。 收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导 汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资 质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。 参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位 进行价格及条件的进一步谈判。? （五）比价、议价结果汇总 比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后 方可汇总。 （1 付款方式。 交货期。 质量保证期。 质量要求及规范。 违约责任和解决纠纷的办法。 双方

5、的公司信息。 其他约定。 （2）合同签订及其规定? 如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任。 拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低。 如物品订购数量较多且价值较大或难清点的情况时， 款。 合同签定前应按照规定的格式对合同初稿进行巡签审查。 合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效。 签订的所有合同应及时报送财务部门。 （七）付款及合同执行 （1）付款流程 （2）付款规定? 所有已签订合同付款时应参照公司财务报销流程及资 金支出审批流程的相关规定执行。 按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付 款。 （3 合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约。

6、合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未 尽事宜应及时协商并签订补充合同。 （八）验收入库与退货 （1）验收流程 采购负责人确定到货时间，提前通知质检部门做好检验准备，通知仓储部门 做好入库准备。 通知验收 到货验收入库手续 入库到货后，由质检部门进行质量验收，采购负责人和仓储管理人对物品的数量、 规格等进行验收，数量过多时，要协调供应商派专人协助现场验收。 物品经检验合格，办理入库手续。仓储人员办理入库单据，另报财务进行成 本核算。 物品入库。根据物品特性，安排好仓位存储，并进行妥善保管。 （2）报验 供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知 质检部门进行验收。 对于不同类型的物品验收标准参照公司质检部门的相 关规定执行。 质检部门在接到采购部报验通知后应及时进行质检， 并出具质检结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任。 用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围 之内。 ?（3）入库 公司所有的生产材料、设备入库前均应通过质检部门 的检验或验收。 采购的物品在运达公司后采购部应及时通知请购部 门，由请购部门及时安排卸货与搬运。