行政办公物品管理制度.docx

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1、行政办公物品管理制度 行政办公用品管理制度第一章 总则 第一条 目的 为适应公司快速发展的需要，推进行政办公物品的规范化 管理，控制办公费用，本着节约高效的原则，特制定本制度。 第二条 适用范围 本制度适用于公司所属各部门。 本制度所指办公物品为员工日常办公所用文具（含水笔、 笔记本、钉书器等）、办公自动化所需用的耗材（含 U 盘、录 音笔、5 墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真 机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。第二章 办公用品分类第三条 行政办公物品的分类 行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产（办 公固定资产和办公低值资产统称办公资产）、办公用品。 1、办公固定

2、资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保 持原有的实物形态，单位价值在 2000 元及以上的各种办公家具 及办公设备。 2、办公低值资产指使用期限较长，在使用过程中不易消耗， 单位价值在 2000 元以下 500 元以上的各种办公家具及办公设 备。3、办公用品指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容 易消耗的各种办公类资产。第三章 行政办公物品的管理职责第四条 办公室的主要职责：办公室是行政办公物品的综 合管理部门，负责对行政办公物品费用支出情况进行监督、控 制，其管理职责主要包括：1、供应商选择及管理： 2、组织各部门行政物品管理程序监控； 3、年度、每月办公物品开支计划的编制、报批和执行：

3、 4、行政办公物品的分配、调拨、维修和报废； 5、配合财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物品台 账，负责日常维护和修理。 第五条 部门资产负责人的主要职责：认真贯彻执行公司 的资产管理制度；部长负责本部门资产的保管和资产增减、转 移、维护、报废与监督记录；合理调配本部室内的办公设备等 资产。 第六条 资产使用人的主要职责：应该爱护公司财产，合 理使用办公设备，由人力资源总部协助负责培训员工爱护国有 资产意识，正确使用办公设备。如果因使用不当，人为破坏， 由使用人自行付费维修，并报送办公室进行维修登记。第四章 行政办公物品采购第七条 办公用品采购 1、办公室每月按各部门需求编制统一采购计划、

4、编制资金 使用计划，纳入公司全面预算，报公司财务部列入每月全公司 资金计划。 2、办公室持相关票根据公司相关财务规定报销，费用计入 各部门的年度预算执行台帐。 3、办公耗材文具的领用参照需按照规格及使用情况购买， 并由办公室主管领导批准后购进。购进消耗材料统一保管。 第八条 办公类服务采购 办公类服务采购指公司各部门对外印刷品、宣传品、名片、 标牌等服务类的采购。 1、公司办公室办公室进行货比三家的方法进行询价后按程 序选择服务供应商。 2、公司各部门有对外宣传品、印刷品印制需求的，经主管 领导审批后在公司办公室公布服务供应商范围内选择。 第九条 办公资产采购 1、办公资产采购计划 办公资产使

5、用部门编制年度办公资产采购计划并纳年度 预算和经营计划，经主管领导审批通过后提交办公室汇总。 办公室汇总各部门年度办公资产采购计划后编制公司年 度采购计划，提交公司领导审批，审批通过后由办公室执行采 购计划。 2、办公资产临时采购报批 各部门临时需要购置办公资产时，填写资产购买申请单 （见附件二），经公司领导审批通过并签字后，提交办公室实 施采购。 3、实施采购 办公室进行货比三家的方法进行询价后，连同资产申请表 和询价后的采购报价单上报公司领导，经审批后方可到财务部 领取支票进行购买。 4、验收 办公室汇同使用部门根据采购计划或申请表、购物发票、 购物明细验收采购办公资产，验收完毕后填写验收

6、单并签字确 认，办公室和使用部门各自登记办公资产台帐，填制固定资产 卡片。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。资产购 买申请表和购物明细复印件由办公室统一保管。第五章 办公物品的管理 第十条 办公用品配发 1、各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发 放。 2、办公用品每月领用一次，由办公室于每月 25 日配发。 办公室负责办理使用部门的领用手续，认真填写文具领用登记 单（见附件一），并进行台帐登记，写明物品的名称、规格、 单价、购买日期、使用人等。 3、办公用品原则每月一次领清，不得另行申领。如有特殊 需求提前与办公室申请。单价超过 100 元以上的办公文具由办 公室主管主任审批。

7、配发后办公室登记台帐，写明物品的名称、 规格、单价、购买日期、使用人等。 4、员工在公司内部调动，其使用的办公用品可以带走。 第十一条 办公资产的管理 1、资产调拨 部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写资产调拨 单（见附件三）。必须严格按照审批顺序执行。审批顺序：调 出部门负责人调入部门负责人办公室确认签字后，方可转 移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资产。 2、资产报废 由部门负责人填写资产报废申请单（见附件四），报公 司办公室，办公室会同财务部门进行资产损坏鉴定后，由办公 室主管领导审批，审批后方可报废。办公室与财务部门同时销 帐。有再使用价值的，由办公室收回统一维修、保

8、管、再分配， 资产台帐做相应调整。在报废前，部门不得随意丢弃，否则本 部门按照其原值赔偿，并按照公司相关规定处罚。3、资产的租用、出租和外借 （1） 公司需要的办公资产原则上不提倡租用。如果确属 需要，租用部门必须报公司办公室审批，办公室应尽量考虑在 公司内部调配，调配确有困难而且购买不经济合算的情况下， 经总经理批准方可租用，租用手续由公司办公室统一办理。 （2）公司长期不使用的行政办资产品可考虑对外出租和 外借。办公室定期对所有闲置的办公资产进行清查盘点，对其 中达到报废条件的按相关制度办理报废手续，对长期闲置的物 品主动寻求外租，对今后没有使用价值的物品进行出售。 4、办公资产的日常维护

9、、维修 （1）办公室是办公资产日常维护、维修的责任部门。 （2）办公室编制办公资产维修计划，并纳入预算和经营计 划。根据维修计划对各部门办公资产进行检查，按期进行维护， 保证各物品正常工作。（3）各部门的办公资产需要维修时，由部门负责人填写办 公设备维修申请表报送办公室。不经过部门资产负责人而私 自报送维修申请，则办公室不予受理。（4）办公室接到申请单后，需对报修设备进行鉴定，进行 相应的维修、更换，一般性修理应在三个工作日内修理完毕， 其它较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。维修完毕后 及时登记办公设备维修记录表（见附件五），资产使用部门 负责人签字确认。（6）若聘请外部单位进行维修，相

10、关付款事项执行资金支 付程序。（5）由于人为原因造成办公资产损坏，要按照物品的原价 进行赔偿。5、办公资产的年终盘点 （1）年终资产清查由办公室对各部(室)进行实物清查， 丢失的办公资产由丢失部门按照原值赔偿。资产清查结束后， 由办公室将年终清查报告上报公司领导。具体清查程序可参照 固定资产管理办法 （2）办公物品丢失、损坏属于过失人责任的，过失人应 承担相应的赔偿责任。 6、各部门部长要调离本部门时，人力资源要及时通知办 公室，办公室根据办公资产台帐清点调出人负责部门所使用的 资产，有短缺者，按照物品原价赔偿，待办理完办公设备移交 手续后，方可调离本部门；一般员工调离本部门，由部长负责 该员

11、工使用资产的移交，由人力资源部协助完成。第六章 附 则 第十二条 本制度由公司办公室负责制定、解释、修订并 监督实施。第十三条 本制度自颁布之日起执行。附件：1. 文具领用登记表 2. 资产购买申请表 3. 资产调拨单 4. 资产报废申请单 5. 办公设备维修记录表资产购买申请表申请人：申请日期：采购目的：申请部门：资产名称 1) 2)数量单价金额- 3)-4)-5)-6)-7)-8)-9)-10)-合计：-备注：注：请严格按照审批顺序签字申请部门：部门负责人签字：部门主管领导签字：办公室负责人 审核：总经理 审批： 资产调拨单日期资产名称型号、机号原使用部门现使用部门原、现部门负责人签字 资产报废申请单日期 资产编号资产名称使用部门 使用人 数量 原值 累计折旧资产净值报废(丢失)原因处理方法注：请严格按照审批顺序签字 申请部门(1)： 部门负责人签字：办公室签字： 财务部门签字：总经理签字：