物流信息系统设计案例商业企业库存管理信息系统.docx

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1、物流信息系统设计案例商业企业库存管理信息系统 物流信息系统设计案例商业企业库存管理信息 系统 文件编码（008-TTIG-UTITD-GKBTT-PUUTI-WYTUI-8256） 商业企业库存管理信息系统1 系统规划 系统背景 在国民经济信息化过程中企业信息化是一个很重要的部分。随着企业经营模式逐渐从劳动密集型向技术密集型转变，建立在真实数据基础上的科学理性的现代管理方式将使企业在市场竞争中立于不败之地。管理信息系统能及时为企业提供所需的真实数据，成为企业管理者进行决策的依据。尤其在商业企业中，商品的进销存管理显得极其重要。 现代商业的迅速发展，对手工管理模式提出了严峻挑战。商品品种日益丰富

2、，流行周期变短；企业经营活动节奏加快，如调价、削价、赊销、代销、折让、退换等各种情况；信息量增大、变化加快，这些都增加了经营管理的结算和统计难度，手工管理难以完全胜任。现代化商业大市场、大流通、大商业发展的前提是高度发达的社会信息化，而商业企业自身内部的管理信息系统又是社会信息化的前提。商品流转中基础数据的组织与应用尤其重要，也是商业MIS系统在操作层和经营层最广泛的应用之处。商品的进、销、退、换、盘、损等商品流转过程的管理以及相应的款项流通的管理、票据的管理，是计算机系统代替手工作业方式的主要用途之一。强化库存管理，规范业务流程，提高透明度，加快商品资金周转，以及为流通领域信息管理全面网络化

3、打下基础，是商业企业家门梦寐以求的。本小组开展商业企业库存管理信息系统的分析与设计，就是希望有助于我国商业自动化事业的发展，同时也希望丰富企业信息系统的研究，为企业信息化作出贡献。 当今的企业信息系统不但是传统手工信息管理系统的替代者，而且也是先进管理思想的体现者。因此本系统就是在下面两个研究背景的基础上进行的。 （1）手工信息管理的缺点和现代管理信息系统优势。我国目前大部分的小型商业企业仍然采用传统的手工信息系统。这种原始手工操作的信息系统存在很多缺点，如管理效率低，劳动强度大，信息处理速度低而且准确率也不够令人满意等。而以先进的管理理念建立起来的管理信息系统，实现商业企业现代化的库存管理，

4、能够增强商业企业的活力，为企业带来巨大的经济效益，这也是商业企业库存管理的当务之急。现代化的库存管理信息系统，利用计算机技术从事商品信息处理，显示出其手工操作无法比拟的优势。 （2）数据库技术现状。在商业企业库存管理信息系统中数据库是关键，数据库中的数据就是企业的重要资源，数据库设计的好坏影响着商业企业库存管理信息系统的好坏。商业企业库存管理信息系统中的核心技术就是数据库技术。 项目研究的意义 商业企业库存管理信息系统主要解决的是商品库存方面的信息管理问题，还没被广泛应用到企业信息化管理中。库存管理模块占企业总资产的20-30%，被称作“第三利润源泉”，所以商业企业对库存进行全面的管理是非常有

5、必要的5。 商业企业已从传统的进销存一体经营模式转为国际通行的进销分离模式。建立商品库存管理信息系统，对于商业企业加强商品在内部流通过程中的合理调配、合理存储，减少内部流通成本具有积极意义。 建立商品库存管理信息系统，是众多商家的迫切需要，也是商品经济发展的必然产物；一套完整的库存管理信息系统，不仅能合理的管理商品流通减少货物冗余、加速资金周转，控制商品价格的波动，而且它能规范商品流通的工作流程，减少人为因素的影响，更重要的是它能利用历史数据，为管理者的决策提供分析数据。因此，为了给商业企业的库存管理者提供强有力的库存决策，更好地帮助他们进行有效的库存管理，提高企业市场竞争力，分析与设计库存管

6、理信息系统有着非常重要的实际意义。 系统介绍 系统目标 商业企业库存管理信息系统的总体目标是提高库存业的服务水平、实现物流合理化，降低总成本和提高客户满意水平。其具体的设计目标主要有以下几个方面： （1）为商业企业库存管理提供大量的商品入库、存储保管和出库方面的信息，根据这些信息分析、了解商品在存储过程中的状态，分别采取不同的处理与监控措施，并将这些信息及时反馈给采购、销售、需求预测等部门，使采购、物流、销售形成一系列的连贯活动，使商业企业库存管理协调合理。 （2）实现对商业企业库存工作的规范化管理，能按单号、商品名称、入库日期、合同号、仓库名称等条件，迅速查询商业企业的各项未进行、正进行、待

7、进行的库存信息，从而对库存作业实施监控与管理。 （3）具备与供应商及时准确的交换信息的功能。支持成员间的信息共享，可实现本企业不同地点仓库间和企业间的信息集成。 （4）实现库存合理化。依靠电子计算机技术和严密的库存管理，压缩库存，并防止积压和脱销。采取有效措施，尽可能缩短从订货到发货的时间。 （5）为客户提供信息咨询及有关资料的查询和统计。 总之，商业企业库存管理信息系统的基本目标是用现代化的物质技术设备和管理措施，不断提高库存作业的工作效率，做到储存多，进出快，采用科学的养护方法，不断提高商品养护能力，做到保管好，损耗少；运用经济手段管理仓库，建立与健全以岗位贵任制为中心的各项管理制度，不断

8、提高仓库管理水平，做到节省费用，保证安全。 系统功能 商业企业库存管理活动可分为商品入库、商品存储保管、商品出库和辅助决策四个部分。其具体功能如下： （1）商品入库信息系统 商品入库作业是商业企业库存管理的开始，包括商品的接运、卸货、搬运、清点数量、商品验收、整理、堆码、办理入库手续等一系列的操作过程。它是根据商品储存计划和入库凭证安排的，按照规定的程序，仓库进行收货的业务。入库信息系统的处理范围包括从接收入库开始确认存储位置，到更新库存的处理。 接收入库：商业企业从供应商那里事先获得到货预订信息并存储在计算机系统中。实际到货时，通过扫描读取该条码检索出到货单位所对应的该商品信息，经过信息的确

9、认后就可以完成接收货物的作业。 存放指示：使商品存储的位置通过计算机系统自动进行分配，并输出存储位置的指示书，向作业人员进行指示。 更新库存：在分散处理时，更新库存分为中央和分散两次更新库存。如果在入库的商品立即出库的系统中，在分散计算机中更新所掌握的不同保管位置的库存，然后联网更新在中央计算机系统中所掌握的不同仓库的库存。在入库的商品不需要立即出库的情况下，在分散计算机系统中立即进行更新处理。为了使中央和分散两方的库存保持一致，需要建立日常能够进行两方库存对账的功能。 入库确认：入库确认主要是核对录入的各种入库信息是否正确，如果出现了错误，要回到取消接收入库信息的状态，重新从接收入库开始修改

10、。如果全部正常处理，根据入库确认输出实际入库的信息。 信息生成：为入库处理的最后步骤，要生成接收累计的会计信息，用以反映会计系统的接收台账、库存账，将信息存储到相应的数据库。 （2）储存保管信息系统 储存保管阶段是商业企业库存管理作业的重要环节。这一阶段商品在整个储存期间，为保持商品的原有使用价值，仓库需要采取一系列保管、保养措施。在库信息系统的处理范围包括事先设定库存的指标，到盘点管理等。 检索库存：让业务人员知道正确的库存量，判断是否与订单相对应。在电子商务环境下，商业企业充分利用通畅的网络渠道，可以及时地检索到公司在各地的库存及供应链上其他企业的与库存相关的库存最新资料。 输出收付管理资

11、料：商品入库和出库时要登记实物的卡片，在计算机系统中为了正确的管理库存，存储着入库的纪录。计算机系统生成收付表单，并根据收付的实际业绩掌握将来的业务量。 补充库存：商业企业库存补充可以分为定期补充和紧急补充。定期补充是按照所确定的安全库存，根据库内储存的商品进行补充的汇总，指示完成补充库存的处理。紧急补充是以出库预定的数据为基础的，当进行商品分配时，拣货货区不足由存储库区紧急补充。 盘点：查明存货盘盈、盘亏、损毁的数量以及造成的原因，并应进行相应的账务处理，调整存货的实存数，使存货的账面记录与库存实物相符。计算机系统中，根据库存数据库对仓库、不同货架存储的商品进行盘点，事先要输出有关盘点清单。

12、 （3）商品出库信息系统 商品出库作业是商业企业库存管理业务的最后一个环节。这一阶段是根据出库凭证，为使商品准确、及时、安全地发放出去所进行的一系列作业活动。对商品出库，要求发货准确、及时，保质保量地交给仓单持有人；出库的商品必须包装完整、标记清楚、数量准确。出库信息系统的处理范围包括从按订单准备出库开始，实际的货物出库到向会计系统传送已经出库的信息为止。 汇总出库数据：对商品分配结束之后的订单数据进行汇总，从中央计算机系统得到出库数据，确认数据的内容，按照出库数据的顺序进行排列替换并编辑有关内容。为进行单据拣货的仓库生成处理的单据，在进行配车处理的同时对配车处理传送出库数据。在电子商务环境下

13、，商业企业通过网络可以汇总出公司各地仓库的出库数据，汇总后的数据为企业决策提供依据。 拣货处理：汇总的拣货清单按照商品单位合计出库数据，与作业人员的作业单位匹配输出商品的分类。单据拣货时，在汇总出库数据之后，考虑配送业务按照不同的方面排列替换出库单据，以单据为单位输出拣货清单并进行拣货处理。 分拣处理：分拣处理是集合拣货的后处理作业。在以商品的总量为单位进行拣货之后，再按照不同的订单分配商品。生成分拣货架和订单，以及这些内 容的商品所联系的分拣清单，按照拣货的顺序参考分拣清单，向分拣货架分配商品。 生成出库单据：计算机进行出库作业指示，即对拣货、分拣等进行出库作业指示的订单进行生成出库单据的准

14、备，与出库单据的形式相吻合，加工订单信息，随时输出单据。 出库确认：确认出库处理，以接受订单检索出预定出库的出库数据，对出库单据和商品、数量等是否一致、实物和数量是否一致进行确认。有关集合包装的订单，由于在包装时确认内容，只确认包装的个数，所以在出库区放置货物时，读取货物标签的条码进行出库确认。 传送数据：在分散计算机系统中处理完成的出库数据要传送到中央计算机系统中，并在中央计算机系统中更新库存。向结算系统中传送支付信息，附加销售信息、内部的交易信息等对会计的必要项目生成传送文件。 （4）辅助决策子系统 辅助决策的功能是对数据的分析和决策功能，这部分功能是该系统的核心功能，它包括库存决策的建立

15、和库存决策运行。为了更方便快捷地进行库存决策，将商品和某种库存模型建立关联。具体建立过程为，根据对历史数据和现行数据分析，确定或预测商品的需求量和需求速度，根据合理的决策模型，以及合理确定模型的参数，将此作为该商品的库存决策方案保存下来。 预警提示：根据限额的数据设计出库存量预警提示。 订货决策：根据预警提示的某种商品，对其库存数据录入后，进行决策分析，并能够进行订货数量的相关决策最后制定库存订货决策。 数据管理：数据管理功能是对预警提示信息和订货决策数据的存储管理，对这些数据的存储与维护是实行科学决策所必须的，是辅助管理决策系统的基础性功能。 系统开发计划（略） 可行性分析 可行性分析以调查

16、研究的结果为基础，经过可行性调研，进一步论证系统的必要性和可能性。可行性分析的目的就是用最小的代价在尽可能短的时间内确定问题是否能够解决。可行性研究的目的不是解决问题，而是确定问题是否值得去解决。怎样达到这个目的呢当然不能靠主观猜想，而只能靠客观地分析，必须分析几种主要的可能解决方法的利弊，从而判断开发的系统目标和规模是否现实，系统完成后所能带来的效益是否大到值得投资开发这个系统的程度。 商业企业库存管理信息系统的开发主要是从经济可行性、技术可行性和社会可行性三个方面进行可行性研究。 （1）经济可行性 以中小型商业企业的规模和经济实力支持开发一个库存管理信息系统是没有任何问题的。系统的经济可行

17、性分析主要是从系统成本，效益估算，系统维护代价等因素考虑的。开发的库存管理信息系统所达到的经济效益远远超过经济估算时考虑到硬件的构成，软件费用，运行费用，管理费用等。所以开发这样一个库存管理信息系统从经济方面考虑是可行的。 （2）技术可行性 本系统采用Windows XP作为操作平台。运用我们比较熟悉的Microsoft Visual 作为系统开发软件,主要是考虑到中小型商业企业现有软、硬件的程度和这些简单易懂的软件好操作,好管理,好维护的原因而开发设计。 本系统开发操作简单，易于理解，只需通过简单培训，上手较快，公司领导和职员均能进行操作，营运环境要求低。面对于系统设计还应该以“标准性、安全

18、性、高效性、保密性、可维护性”为标准，在着眼于当前实用的基础上，为将来系统的扩展，升级留有余地。软件的开发应能在较长时间内满足公司的发展需要。 1)标准性：系统编写与运行必须符合标准，既可以保证系统运行又可以在此标准上每一项功能运行。 2)可靠性：由于商品信息的重要性，系统必须稳定可靠，从而避免或减少数据损失。 3)安全性：通过系统权限控制使用者，从而确保使用者无法操作与其无关的数据。 4)高效性：由于商品的信息流动量较大，系统对信息处理能力响应能力都应是快捷有效的。 5)可维护性：采用结构化模块设计，便于开发与维护，也有利于情况随时进行更新和修改。 （3）社会可行性 随着我国信息化认识程度的

19、普遍提高。计算机的行业应用已成风气，大多数商业企业的互联网应用越来越普及，公司内部众多软件的应用，也使大多数管理人员具有了基本的计算机应用能力。软件开发水平与开发能力较前有所提高。国家政策环境趋向宽松，为行业软件的开发提供了良好的政策环境。开发这样的库存管理信息系统与社会的发展和计算机应用的普及有着重要的联系。因此开发这样的系统是完全可以实现社会可行性的。 通过以上三个方面的可行性分析，开发一个中小型商业企业的库存管理信息系统是完全可行的。 2 系统分析 系统分析（又称逻辑设计）是管理信息系统开发的关键环节，要求在系统调查的基础上，对新系统的功能进行细致的分析，并建立一个新系统的逻辑模型。新系

20、统的逻辑模型由系统业务流程图、数据流程图、数据字典、逻辑表达式及有关说明组成，最后要完成系统分析报告（也称为系统逻辑设计说明书）。 系统组织状况 系统组织结构及职责描述 商业企业库存管理信息系统的组织结构主要由采购部、仓库部、财务部和销售部等组成。如下图1所示： 图1 商业企业组织结构图 采购部门：负责从供应市场获取有关厂家的生产、销售信息，制定有利的采购策略；按采购计划采购有关物资，保证采购计划按期完成。 仓库部门：负责商品的验收入库，办理商品入库和出库手续，及时反映验收中存在的问题；实施落实仓库库存商品储备定额，完成流动资金下库指标，及时反馈余缺商品信息等。 财务部门：负责企业财政运作情况

21、及财务管理，处理各类账单、发票等。 销售部门：负责商品的销售工作，根据库存的统计资料，把握用户需求与仓库库存的供求关系，核算各种商品的需用量、库存量和申请量，编制商品计划平衡表。 库存管理功能 不同的经济主体所面对的物流形式是不同的，处理的方式和方法也不同，因此也没有统一的物流信息系统功能结构模式。本系统研究的库存管理信息系统的功能结构是在现代化、信息化的条件下，为商业企业适应新的库存管理模式而设计的一种比较通用的功能结构。由于商业企业库存管理活动可分为商品入库、商品存储保管、商品出库和辅助决策管理四个阶段，因此可以将商业企业库存管理信息系统分为入库管理信息系统、储存保管信息系统、出库管理信息

22、系统和辅助决策信息系统四个部分。如下图2所示： 图2 商业企业库存管理功能图 系统业务流程图 业务流程分析的任务是调查系统中各环节的管理业务活动，掌握管理业务的内容、作用及信息的输入、输出、数据存储和信息的处理方法及过程等，为建立管理信息系统数据模型和逻辑模型打下基础。业务流程图是掌握现行系统状况、确立系统逻辑模型不可缺少的环节，是系统分析和描述现行系统的重要工具，是业务流程调查结果的图形化表示。 商业企业库存管理信息系统的主要业务流程是:商品入库管理、商品的存储保管、商品出库管理和辅助决策管理。如下图3所示： 图3 库存管理信息系统业务流程图 商业企业库存管理信息系统的业务流程如下:采购部门

23、向供应商发送采购订单后，供应商安排发货，经过验收入库等程序后，保管人员安排货物存放，并向财务部门发送货物入库单据。保管人员要定期对存货进行盘点，当盘点数据与企业库存数据有差异时，企业需要对这些货品的计算机仓储数进行更新，并向财务部门发送相关数据，以调整存货信息。销售部门接收到来自于客户的订单，并向仓库部门发送客户订单要求发货。仓库部门根据订单安排拣货出库，并向客户发送货物。辅助决策人员根据库存表作出相关决策和预警提示。 系统数据流程图 数据流程分析可以按照自顶向下、逐层分解、逐步细化的结构化分析方式进行，通过分层的数据流程图来实现。DFD是描述新系统数据输入、数据输出、数据存储及数据处理之间关

24、系的一种强有利的工具，同时也是与用户进行紧密配合的有效媒介。 系统顶层数据流程设计 从下图4可以看出，库存管理信息系统所涉及到的外部实体主要包括了采购部门、财务部门、销售部门以及其他的相关部门。 图4 库存管理信息系统顶层数据流程图库存管理信息系统从采购部门处获得供应商发货通知单，系统调用库存基础数据管理中的仓库种类、货位状态等信息进行货物入库存放。财务部门通过核算各种业务单据向系统提供收付款信息。库存管理信息系统接收到销售部门 的商品销售计划，系统安排货物拣选以及出库。有关部门通过查询库存信息向其他部门提供相应的解决方案。最后，由于存在出入库误差以及存货在库期间的损耗，所以保管人员要及时进行

25、货物盘点以及调整，从而保证库存信息的准确性。 系统一层数据流程设计 为了能把库存管理信息系统中有关出、入库和存储保管、辅助决策的细节表示出来，在顶层图的基础上，自顶向下地进行分解，得到库存管理信息系统的第一层数据流程图，如下图5所示。从第一层数据流程图中可以更为细致的看出，库存管理的主要流程可以分为四个主要的过程:收货入库、存储保管、拣货出库和辅助决策。 图5 库存管理系统一层数据流程图 当采购部门将供应商发货通知发送到库存管理部门的时候，收货入库流程开始。库存部门要对照入库单核对发货通知单，并根据库位信息安排货物入库，入库结束后，要将入库信息及时入帐并通知财务部门。 存储保管时，保管人员要根

26、据盘点清单进行存货的盘点，之后要对商品库存信息进行调整并将盘点调整数据及时发送给财务部门做相应的处理。 库存管理部门收到来自于销售部门的订单信息时，编制出库单，并根据商品货位信息安排出库。货物发出后，要更新库存数据，并将结果报送财务部门。 辅助决策分析，是要根据存货信息形成安全库存分析、商品品需求预测等分析报告，以辅助库存管理决策层进行相关的决策制定。 图6 辅助决策子系统二层数据流程图 注：其他子系统的二层图略 系统数据字典 在整个系统分析中，数据字典是必不可少的工具。数据字典是对系统中的数据的详尽描述，数据字典是关于数据信息的集合，对数据流图中包含的所有元素的定义的集合，它提供对数据库中数据描述的集中管理，目的是对收集到的数据进行标准化、统一化，有统一的名称、格式和含义，与数据流图共同构成系统的逻辑模型。 库存管理信息系统的数据字典包括：数据元素，数据结构，数据流，处理过程，数据存储，外部实体。数据字典除保存数据名、类型、长度、精度等有关信息外，还包括数据流向的描述和加工的描述，显然数据字典可供设计者和用户双方参照使用，它为系统设计人员提供了有力的工具。 （1）数据元素条目 数据元素是最小的数据组成单位。数据元素条目如下表所示：