总经理工作部管理制度汇编.docx

《总经理工作部管理制度汇编.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《总经理工作部管理制度汇编.docx（14页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、总经理工作部管理制度汇编 公文管理制度 1.目的 1.1.为进一步提高公司文件处理工作的质量和效率，促进文档工作规范化、科学化、制度化，依据华润电力控股有限公司文件管理规定（华润电字20221号），结合公司实际，特制订本规定。 2.定义 2.1.信件 2.1.1.通过邮寄的方式发给公司或其员工的书面载体。 2.2.文件 2.2.1.公司运作过程中传送的文档，包括各类报告、程序规定及各类来往信函等等。 2.3.传真 2.3.1.通过传真机传送的文档。 2.4.电子邮件 2.4.1.通过网络传送的文档。 2.5.IFS文档 2.5.1.通过IFS处理的电子文档，主要用于处理来自公司外部的所有文件。

2、通过网上签批，分发至各部门。应涵盖以下内容：文件名称、文件编号、发文单位、收文日期、主办部门意见、会办部门意见（可能有多个部门）及公司分管副总/总经理意见（可能有多位）等。 2.6.公文审签单 2.6.1.文件在审核签发过程中所使用的封面。主要用于处理发向包括控股公司在内的所有文件，可供签署意见和跟踪管理。此封面由文件作者填写，封面中应包含内容，详见附件1。 2.7.签报纸 2.7.1.专用于公司管理层签署意见和重要事项所使用的封面。详见附件6。 2.8.合同处理纸 2.8.1.处理公司对外签订的所有需归档并分发的合同所使用的封面，可供签署意见和跟踪管理。详见附件9。 2.9.公司一般信函 2

3、.9.1.公司以书信形式对外往来时使用的信纸，有特定格式。详见附件7。 2.10.公司传真格式 2.10.1.通过传真机发送文件所使用的标准格式。详见附件8。 3.主要职责 3.1.办公室主任 3.1.1.建立并完善文件管理制度，并全面负责该制度的执行、更新和改版。各类收文拟办意见的签署。 3.2.档案人员 3.2.1.专门为公司管理层之间、公司管理层与部门之间而设的文件处理与交换中心，及时收集、整理、分发各类文件，准确分类、立卷、提供利用。 3.3.秘书 3.3.1.熟练掌握文件的编码系统，对于各类来往信函需准确的编号，全面负责公司发文的文字。 4.文件编码 4.1.凡经公司发出或收悉的文件

4、都应当有文件索引号，便于管理和查找。此索引号应包括：单位名称、文件类别号、文件序号。 其格式如下表所示： 华润天能/ XXXX / XX-XXXX 文件序码 年份 文件类别号 单位名称 4.1.1.文件类别号编码规则见附件2。 4.1.2.年份取当年度后2位数字。 4.1.3.文件序码为文件类别号、发文单位、年份三个索引标志一致情况下的流水序号，按4位数编写，当任一索引标志发生变化，重置流水号。 4.2.公司正式发文的编号统一按“华润天能20XXXX号”编号。按4.1款规定形成的索引号只作为紫光档案与IFS系统内便于查询的编号。 5.程序 5.1.收文处理程序（附件3） 5.1.1.邮件方式送

5、达，档案人员需要将私人信函和公务信函区分开来。对于公务信函，可以按如下步骤处理；对于私人信函，需直接转给个人。 5.1.2.电子邮件方式传送，收悉者需在当天将文件输出，作为收文原件交给办公室档案科。 5.1.3.所有公司收文，无论收到者为公司的任何部门/任何人，原件都必须首先交档案科。 5.1.4.档案科人员收到文件后，首先在IFS中根据文件内容进行编码，并将文件各要素进行登记。 5.1.5.文件的分发：各类收文，由办公室主任签署拟办意见后，按照拟办意见进行处理。需转给公司管理层阅批或转给部门处理的，由档案科直接转给主办部门处理。 5.1. 6.转给主办部门处理的文件，由该部门主管签署意见并组

6、织办理，办结后分以下三种情况处理： 5.1. 6.1.如在主办部门即可办结的，向有关人员反馈处理情况并存档。 5.1. 6.2.如需要其他部门协办的，在IFS中转发其他部门，移交协办部门相关人员处理，协办部门办结后返回到主办部门，所有协办部门办结后，向有关人员反馈处理情况并存档。 5.1. 6.3.如需要公司管理层批阅的，由档案科负责公司管理层批阅文件的运转，公司管理层办结后由档案科转交主办部门按上款处理。 5.1.7.有关处理人员应在两个工作日之内对文件内容给予答复。特殊情况不得超过三个工作日。 5.1.8.有关处理人员可根据需要复印文件。但是凡属于保密类文件在未经总经理许可的情况下不得擅自

7、复印。 5.1.9.处理人员在阅读完文件后需在IFS中签署意见、日期及名字。 5.1.10.主办部门随时跟踪文件的处理情况，对急办文件及时进行催办。 5.2.公司发文处理程序（附件4） 5.2.1.所有部室在工作过程中都有可能需要编辑外发文件。 5.2.2.文件作者编辑外发文件须使用发文稿纸模板，填写文件标题、文件编号、主/抄送单位等文件属性后，再编辑正文。 5.2.3.外发文件拟好后，拟稿者需送部室主任核稿。 5.2.4.部室主任核稿后，签署意见，并根据文件内容，视工作需要送相关部门会签。 5.2.5.会签后，起草部门交公司秘书。必要的话，秘书可以对文件会签进行再次分配。 5.2. 6.秘书

8、根据文件内容决定是否送公司管理层会签，最终由秘书交总经理或分管经理签发。 5.2.7.签发后的文件由文印员按照各级审核、审批意见修改后，依照第6条规定的格式要求进行排版，输出正文并交档案科盖章，连同带有修改记录的发文稿纸原件一并存档。 5.2.8.档案科根据文件主/抄送单位发放文件，外发文件可面交收件人，或者通过传真、邮寄等方式传递。 6.公文格式 6.1.公司发文（附件7） 6.1.1.页面设置 6.1.1.1.页边距：上下：2.54厘米，左右：3.17厘米； 6.1.1.2.文件编号位置：右上角；字体：宋体、繁体；字号：五号。 6.1.1.3.标题位置：居中；字体：宋体、繁体、加粗；字号：

9、小二号。 6.1.1.4.正文字体：宋体、繁体；字号：四号。 6.1.1.5.段落：段前0.5行；行间距使用固定值：30磅。 6.2.一般信函（附件8） 6.3.外发传真（附件9） 6.3.1.标题位置：居中；字体：宋体、繁体、加粗；字号：三号。 6.3.2.正文字体：宋体、繁体；字号：四号。 6.3.3.段落：段前0.5行；行间距使用固定值：30磅。 6.4.只限于在华润电力系统内部流转的文件可不用繁体字，其他格式要求不变。 7.文件保存 7.1.所有收发文件，经收件人（或经办人）办理后，应及时入卷存档（存档的传真文件如为感光传真纸，需另行复印后再存档。）。每一自然年结束后的两个月内，档案科

10、应负责安排将上一年度的文件档案妥善归档并做好编号记录工作。 7.2.文件归档的方法详见“档案管理规定”。 8.保密文件的管理 8.1.文件保密制度是文件管理制度的一个重要组成部分，全体员工均有责任作好文件保密工作，要做到保守公司的秘密人人有责。如发生泄密情况，要追究泄密者的责任。需销毁的文件应及时销毁。 8.2.根据文件的重要程度将公司文件分为：绝密文件、机密文件和一般保密文件。 8.3.绝密文件是指在公司总经理和副总经理（或有关人员）之间传阅的文件，需由经办人直接交收件人，这类文件包括： 8.3.1.董事会议文件、会议纪要。 8.3.2.公司员工的任命、聘用、晋升、调薪等人事文件。 8.3.

11、3.公司员工工资结构、奖金及其他福利待遇。 8.4.机密文件是指公司部门经理（或有关人员）之间传阅的文件，由公司档案科安排传阅，包括： 8.4.1.公司的经营情况、财务状况、存在的问题和解决方案；公司的经营计划、发展方向和目标。 8.4.2.总经理办公会议文件和会议纪要。 8.4.3.公司的非绝密（机密）文件为一般保密文件。公司的一般保密文件不得随意向无关人员和公司以外人员提供。 9.附件 附件1：公文审签单 附件2：文件分类编码索引 附件3：公司发文格式 附件4：签报格式 附件5：公司一般信函格式 附件6：公文传真格式 附件7：公司合同书处理专用纸 10.版本更新 10.1.办公室负责定时更

12、新此文件，本文件经公司总经理签字发布后即可实施。凡任何有关对此文件的改版意见送交办公 附件1： 華潤天能（徐州）煤電有限公司公文審簽單 附件2： 文件分类编码索引 （包含内容不受限制，可随时增加） A 管理文件、制度 A.1 公司章程、管理大纲 A.2 方针类制度 A.3 程序类规定 A.3.1部门工作标准 A.3.2岗位工作标准 A.3.2.1行政部工作标准 A.3.2.2经营部工作标准 A.3.2.3财务部工作标准 A.3.2.4商务部工作标准 A.3.2.5技术部工作标准 A.3.2.6发电部工作标准 A.3.3行政管理制度 A.3.4人事管理制度 A.3.5工程管理制度 A.3.6生产

13、管理制度 A.3.7财务管理制度 A.4 作业类规则、细则、办法 A.4.1行政管理 A.4.2人事管理 A.4.3经营管理 A.4.4燃煤管理 A.4.5物资管理 A.4.6财务管理 A.5董事会会议纪要、决议 A.6总经理办公会议纪要、决议 A.7其他重要会议纪要、决议 A.8公司正式文件（收文） B 许可/免除/相关协议 B.1公司设立批准、经营许可证及年检 B.2政府部门其它有关文件B.3项目可行性研究及政府审批文件B.4政府规定 C 合同 C.1 工程合同 C.2 采购合同 C.3 雇佣合同 C.4 管理咨询合同 C.5 保险类合同 C.6其他合同 F 财务项目 F.1 贷款协议 F

14、.2 预算 F.3 会计帐簿 L 信函往来 L.1 商务信函 L.1.1 发送信函 L.1.2接收信函 L.2 传真 L.2 .1 发送传真 L.2.2接收传真 L.3 其他往来文件 L.3.1 发送文件 L.3.2 接收文件 R. 报告 R.1 管理报告（含季度） R.2 市场分析报告 R.3 公司月/季/年度报告 R.4 调查报告 附件3： 華潤天能徐州煤電有限公司 China Resources Tianneng xuzhou Coal & Power Co., Ltd 江苏省徐州市淮海西路182号 No.182，Huaihai West Road Xuzhou City Jiangsu

15、, China Tel：0516-* Fax :0516-* 編號Our Ref.No：華潤天能20XXXX號 標題（宋體、繁體小二號字加粗）主送單位（宋體、繁體四號字）： 正文（宋體、繁體四號字，段首空兩字，標準字間距，行距為固定值30磅，段前0.5行） 附件： 二年月日抄送：XXXXXXXXX 附件4： 華潤天能徐州煤電有限公司（签报纸） China Resources Tianneng xuzhou Coal & Power Co., Ltd 编号：华润天能20xxxxx号日期：200 年月日 领导批示签发 会签 部门意见核稿 拟稿 事由： 公司： 年月日 附件5： 致： ： 字体：宋体、繁体 字号：四号 行间距：固定值30磅 華潤天能徐州煤電有限公司 二年月日