超详细集团公司档案管理制度实施细则(31页).docx

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1、超详细集团公司档案管理制度实施细则(31页) 超详细集团公司档案管理制度实施细则 （31页） 目录 第一章总则 (4) 第二章机构与职责 (5) 第三章全宗管理 (6) 第四章收集 (7) 第五章整理 (9) 第六章移交 (13) 第七章保管 (14) 第八章利用 (16) 第九章销毁 (18) 第十章统计及编研 (19) 第十一章考核 (22) 第十二章档案所有权变动的处置 (23) 第十三章奖惩 (24) 3 第十三章奖惩 (26) 附件1：文件材料归档范围和保管期限参考表 (27) 附件2：授权委托书 (34) 附件3：档案销毁清册 (35) 附件4：文件销毁清册 (36) 3 第一章总

2、则 第一条根据中华人民共和国档案法及其实施办法、集团档案管理制度的规定，制定本细则。 第二条集团档案管理制度中所述档案是指各单位、部门 及人员在企业经营管理活动或履行职能过程中直接形成的对XX 具有保存价值的文字、图纸、声像等各种形式的历史记录。 第三条档案是公司财产，任何部门和个人不得据为己有。第四条各产业集团、各系统总部、各公司应在集团档案管理制度范围内制定本单位的档案管理办法或工作标准，并向集团档案室备案。 第五条各级单位负责人应将加强对档案工作的领导，把档案 工作纳入公司工作计划、纳入日常议事日程、纳入岗位职责中，完善档案管理机构，确定必要的人员编制，统筹安排档案工作经费。 第六条集团

3、档案工作实行统一领导、分级管理、集中保管的 原则。集团档案室统筹管理全集团档案工作，各级单位管理本级及下属单位档案工作，各单位须设立档案室集中保管公司档案。 第七条公司档案管理员调离岗位后 30 日内或新公司成立后30 日内，新任档案管理员应招聘或调整到岗，并向集团档案室报备人员信息。 第八条员工调离职时，档案管理员应核对调离职员工档案借出归还情况，有借出档案未归还的不得办理调离职手续。违规办理调离职手续的追究审批人责任。部门内文件资料的交接应列明清单，交接双方签字确认，由档案管理员或资料员监督执行。 第九条集团档案管理制度及本细则中涉及日期的条款均以自然日计算。 第二章机构与职责 第十条各单

4、位档案工作归口行政部门管理。 第十一条各产业集团和各系统总部须建立档案室并设专职档案管理员岗位；各地方公司可视条件设专职档案管理员岗位。 第十二条档案室的管理职责： （一）落实集团档案制度，制定档案工作计划并组织实施； （二）对集团档案管理要求的实施进行指导、监督和检查； （三）负责本单位档案的日常管理工作； （四）组织档案业务培训和档案管理员、资料员岗位培训； （五）积极开展和促进集团档案工作信息化和现代化； （六）按要求向上级档案室移交档案。 第十三条公司各部门应设资料员，负责本部门文件材料的收集、整理、移交和信息化工作，以及部门内调离职人员文件交接的 监督或接收工作。 第十四条各级公司档

5、案室的设置原则和要求由集团档案室制定，并报集团分管领导批准后实施。 第三章全宗管理 第十五条全宗是指一个立档单位（能独立开展人事、财务工 作的法人单位）在社会活动中形成的档案的有机整体。一般情况下“XX”架构里的一个公司视作一个全宗。 第十六条XX集团实行多全宗管理模式，各全宗应设置代码，由集团档案室统一编制。全宗代码应简单、易识别，具有一定的规 律性，可采用纯数字、字母加数字组合的形式。 第十七条归档文件材料按照制发单位、接收单位或编制单位 来判定全宗归属。文件材料中未明确制发单位或接收单位的，可通 过文件经办人或签发人所属公司判定全宗归属。任何单位不得私自 归档其他全宗文件，如需归档的应履

6、行移交手续。 第十八条集团档案室应按照国家相关规定，结合企业特点制 定科学合理的分类原则和方案，用于全宗内档案的分类管理。 现阶段集团按照“组织机构”原则分类，各级单位的职能或业务 部门作为一级分类。机构变更或撤销的，按照职能承接关系将原分 类数据迁移到新分类中，档案实体可在利用过程中逐步更换档号；如无承接机构，则原数据和档案实体保持不变。 第四章收集 第十九条各级单位档案室应在集团档案管理制度的基础上明确和细化文件材料的收集范围、时限、责任和质量要求，便于资料员操作执行。 第二十条文件材料的归档范围 （一）本单位在开发、设计、施工、经营、管理等各项活动中具有保存价值的或反映基本历史面貌的文件

7、材料； （二）本单位在各项活动中形成的对单位和员工权益具有凭证价值的文件材料； （三）本单位需要贯彻执行的主管机关和上级单位下发的文件材料，非隶属关系单位发来的需要办理或查考的文件材料，下属或控股单位报送的重要文件材料； （四）有关法律法规规定的应归档保存的文件材料，其他对本单位各项活动具有查考价值的文件材料。 第二十一条不应归档的文件材料 （一）主管机关和上级单位制发的普发性不需要本单位办理的文件材料，例如任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本单位文件材料中的重份、复制件； （三）无查考利用价值的事务性、临时性文件； （四）未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件

8、； （五）一般性文件的历次修改稿、校对稿； （六）无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来函； （七）单位内部互相抄送的文件材料； （八）非隶属关系单位发来的不需要贯彻执行和无参考价值的 文件材料； （九）下属或控股企业报送的供参阅的一般性简报和情况反映； （十）本单位业务活动中产生的频繁更新的文件材料，对活动 结果无直接作用或支持性作用的文件材料； （十一）其他经业务部门鉴定不需归档的文件材料。 第二十二条上年度应归档的文件材料由公司各部门资料 员或业务机构负责收集齐全并整理立卷。 第二十三条文件收集的质量要求： （一）归档文件材料应为原件或具有凭证作用的文版。确无原 件的，应提供版式工整字

9、迹清晰的复制件，并注明复制日期、经办 人及原件去向。证照、合同协议等具有凭证性和约束性的文件不得 提供复制件。 （二）归档文件材料应齐全完整，否则不予归档。经档案室鉴 定为文件不齐全的应退回移交人重新整理。 （三）孤本合同协议由档案室保管，便于提供利用服务，财务部门可留存复制件。 （四）非汉语文件材料须有汉语译本或内容概括说明。 （五）一式多份文件仅归档一份，其余文件由业务部门销毁。 （六）声像档案应刻制只读光盘归档保存，光盘的有效读取年限不少于50 年，且应附带中文内容简介或说明。 第二十四条文件收集的责任要求： （一）多个部门合作完成的工作，由主办部门收集全套资料； （二）多个单位合作完成

10、的工作，如无明确要求的，由主办单位档案室保存全套文件，协办单位档案室保存与所承担任务相关的文件。 第二十五条不应归档的文件材料或未到归档期的文件材料，任何单位和个人不得作为档案保存，不得侵占档案保管资源，不得影响档案管理秩序。 第二十六条反映本单位重大经营管理活动，对集团具有重要使用价值或保密价值的档案，应当重点收集和管理，其具体范围由集团档案室会同业务部门确定并出台专项规定划归集团统一管控，各单位须遵照执行。 第五章整理 第二十七条归档文件材料以案卷为保管单位进行整理。案卷是具有密切联系的若干文件的组合体。立卷时应遵循文件材料的形 成规律，确保文件的齐全完整。 第二十八条归档文件的立卷原则：

11、 （一）将文件记述和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件等相同的文件材料组成一卷； （二）将撰写和制发文件的单位、部门或者个人产生的文件材料组成一卷； （三）将文种相同的文件材料组成一卷； （四）将文件形成时间相同或同属于一个时间段内的文件材料组成一卷； （五）将本单位与某一单位或主管机关就某个问题或几个问题往来的文件材料组成一卷； （六）将保管期限相同的文件材料组成一卷。 第二十九条归档文件的整理原则： （一）成册、成套文件宜保持其原有形态； （二）互有联系且不宜拆分的文件应合并整理； （三）专业性强的若干关联文件应合并整理； （四）密级不同的文件一般应分别整理； （五）围绕一项事务从筹

12、备阶段到验收或取得成果阶段的全部文件应合并整理； （六）一项事务产生的音频、视频文件刻制一个光盘。第三十条案卷的规格要求： （一）案卷的厚度一般为40mm，售房资料或人事资料的案卷厚度可调整为20-30mm，招投标资料或总承包合同等成册文件的案卷厚度可调整为60mm； （二）案卷幅面一般为A4 标准幅面，大小A4 幅面的文件应按国家标准折叠成A4 大小；小于A4 幅面的文件应居中托裱在A4 幅面的复印纸上； （三）有文字的页面须编写页码，正面在右下角，反面在左下角，横版文件竖直装订按前述要求执行。页码字体须耐久性强、工整，宜用自动号码机编写。每卷文件从1 开始编写； （四）卷内文件排列应以重要程度、时间先后、姓氏笔画、拼音字母等顺序排列，并保证同一事项来文与复文、同一文件的不同稿本的逻辑顺序； （五）纸质档案须采用220 克以上无酸纸档案盒承装，光盘档案须采用国家制式光盘档案盒承装； （六）纸质档案一般采用“三孔一线”的方法装订，不宜装订的证照等可采用无酸纸封套承装，蓝图、硫酸图不装订。