工程公司管理制度.doc
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1、#+工 程 公 司 管 理 制 度(实 施)陕西建工集团宁夏分公司二0一三 年 三 月目 录第一章 采购部职责 1第二章 合同预算部职责 2第三章 财务部职责 3第四章 办公室职责 5第五章 采购部管理制度 6第六章 合同签订流程及管理办法 8第七章 合同(文件)审批表 10第八章 财务制度 13第九章 各项目费用报销及付款流程的管理规定 15第10章 公司绩效考核制度 17第十一章 劳动纪律及考勤制度 19第十二章 员工工资及奖金发放规定 20第十三章 公司成本控制激励制度 21第十四章 办公室管理制度 22第十五章 车辆管理制度 24第十六章 项目部各岗位责任制 25第十七章 项目部例会制
2、度 32第十八章 项目部安全管理制度 33第十九章 项目部质量管理制度 50第二十章 项目部成本控制措施 57 第二十一章 施工现场管理制度 59公司各项制度实施令工程公司全体员工: 工程建设关系到国泰民安。为了使工程施工满足业主要求,在安全、质量、进度、效益等方面满足公司要求,明确各部门之间的职责,使管理工作进一步制度化、规范化,不断提高公司全面管理水平,特制定如下各项制度,在执行中如存在需要修改的条款,与公司行政部联系,经公司研究后,再作修改。陕西建工集团宁夏分公司总经理:二0一三年三月 第一章 采购部职责 1.负责材料采购工作,及时采购材料计划表中提出的各类材料,做到价格合理,又要保证质
3、量,并按需用计划及时组织进场。 2.负责材料的调研、比价、材料样品的确定,坚持做到在规定的合格供方中采购,索取相应质量记录。 3.负责各类采购合同的签订与管理、落实工作,并制定相应的管理制度。 4.负责周转材料的租赁,及时结清内外账款。 5.保证所采购的物资质量、环保及职业健康安全符合工程要求。 6.负责督促项目工程总材料计划、月材料计划和分阶段材料计划。 7.材料按项目核算实际发生费用,协助财务部每月按实际成本归集法核算成本。 8.参与进场物资的验证工作,做好进场材料的登记、标识,保存好原始凭证。 9.负责所有进场物资的堆放和贮存工作,做到存放整齐,保证帐、物相符,标识明显、准确、齐全。 1
4、0.建立物资台帐,及时处理当日业务,坚持月终盘点制度。 11.负责存放物资的安全,确保存放物资完好。 12.监控化学危险品的储存和发放,减少污染、减少疾病,节约资源。 第二章 合同预算部职责一、合同 1.负责分包合同的洽谈、起草、修改、签订工作。 2.负责合同交底,跟踪、监控合同的执行情况。 3.协调、解决合同执行过程中出现的纠纷等重要问题。 4.负责对合同进行补充、修订、变更等工作。 5.负责与合作单位的协议、建设单位合同的审核和签定。 6.负责协调合同的履行。二、预算及成本 1.负责工程项目的设计变更及洽商的审核对接工作。 2.负责劳务队任务结算单审核、整理、汇总工作。 3.负责工程进度的
5、报量、编制、投送和对接甲方审批。 4.负责复核汇总在建工程月进度款拨付。 5.负责变更签证的办理工作。 6.负责建立部门台帐,收集工程竣工决算资料,建立完整经济档案、进行工程决算工作。 7.负责标书、清单的归档,清单工程量的复核,清单工程量的漏项的检查和补充。 8.负责招标、投标的配合工作。 9.负责与项目内部及外部相关部门的协调与沟通。 10.材料计划一律发于采购部,合同预算部和采购部对接。 11.甲方下发变更或项目出现签证,项目负责人必须第一时间与合同预算部对接。第三章 财务部职责一、会计职责: 1.认真审核报销票据的真实性、合法性、合理性。 2.每月月初按项目作出资金使用计划、付款计划。
6、 3.按项目分别按实际成本归集法核算各项目成本,每月更新 一次。 4.每月月初列出回款计划、退税补差等应收账款回收工作计划。 5.负责工程各种款项和建设单位财务部门的对接办理。 6.负责和合作单位财务部门的对接办理。 7.严格执行付款审批制度。 8.严格按照要求做账,定期提供财务报表。二、出纳职责: (一)出纳职责及现金管理 1.出纳会计要认真执行现金管理暂行规定和关现金的管理规定。 要严格控制报销和个人借款,个人借款、对外付款等要实行总经理一支笔签字批准制度,要有经办人员签字和部门负责人审核并注明用途。总经理外出或因生产经营急需等特殊情况下经总经理授权的人员也签批,但是总经理归来后补办有关手
7、续。 2.出纳不得兼管有关债权、债务、收入、费用的帐务登记工作和会计管理工作。 3.员工报销费用时出纳要及时扣除各种借款,不允许员工长期占用公司资金。 (1)收付款凭证的内容必须完整、合法;报销凭证经审核后方可笔登记现金日记账。 (2)日记账要逐日结出余额,并与库存现金相核对,月末与总帐相核对出现长、短款应及时查明原因,无法查明原因的,长款归公,短款由责任人赔偿。 4.公司要严格控制内部员工的业务借款和生活借款,健全借款审批制度,员工调离时,财务部门应做好各种债权债务的清算工作。第四章 办公室职责一、办公室职责 1.完成公司领导交办的各种工作。 2.召集公司办公室每周例会,编制会议纪要。 3.
8、缴纳水费、电费、天然气费、电话费等费用。 4.负责传真的收发与登记。 5.引见、招待、接送来宾。 6.负责办公室人员的考勤。 7.负责办公室人员的吃住问题。 8.负责文件、资料的打印、登记、发放、复印、装订。 9.管理饮水。 10.采购、保管、登记和规定发放办公文具与器材。 11.负责花卉的养护。 12.负责人员的招聘。第五章 采购管理制度一、目 的通过对采购活动进行控制,以确保所采购的物资符合规定的要求。二、适用范围本程序适用于本公司对采购活动进行控制。三、职责1.采购部负责采购的控制。并组织相关部门对供方进行评价。2.项目部负责提供施工所需的材料采购清单,检验规范等编制。3.总经理负责合格
9、方名录及采购计划的批准。四、工作程序(一)、供方的选择1.供方的选择原则 采购物资供方的建立应遵循就近、质优、价廉的原则。企业必须有法人资格营业执照,具备相应生产能力。2.由采购部对提供主要材料的供方进行摸底调查。(二)采购1.由项目部负责编制的“材料计划表”,应明确采购材料的产品名称、规格型号、单位、数量、交货期限等, 提前一周报采购部。2.当采购材料发生变化时,项目部及时通知变更内容,由采购部与供方协调。 3.采购材料的现场验证,由现场技术人员及物料保管员进行验证4.当合同规定甲方或其代表要对供方的产品进行验证时,由采购部负责,项目部配合,并提供条件配合甲方验证。(三)材料管理1.入库 材
10、料保管员负责对进场材料的验收工作,核对数量、质量,并做好登记入库。2.保管 将所有进场材料的分类堆放和贮存工作,做到存放整齐,保证帐、卡、物相符,标识明显、准确、齐全。3.出库 由各带班根据施工需求,报领料计划,材料保管员进行限额(实际用量+合理损耗)发放,开具出库单,由各带班签字确认,超出限额由带班自行购买。 4.材料保管员根据入库、出库单,建立材料台账,每周五上报库存周报,每月28日上报库存月报。 5.现场材料如需处理,需上报公司审批,公司指派专人到现场,项目部人员配合一起处理。 第六章 合同签订流程及管理办法 为规范公司合同签订,履行和付款程序,并最大限度的避免风险,合约部起草以下管理和
11、签订程序,本办法适用于公司签署的所有经济类合同、工程类合同等其他类合同的管理。一、合同签订审核流程 公司各部门负责起草与本部门负责职责范围内合同,参与合同谈判,组织会签;参加对合同履行的评价。 工程部负责起草审核工程合同的各项技术条款。 合同预算部负责起草审核合同的商务条款,确认待签合同与审批调整建议的一致性。 材料部起草审核合同材料有关条款。 财务部起草审核合同付款、发票纳税等相关财务有关条款。二、合同预算部负责起草和谈判,组织会签。 合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确,应包括:1、合同名称。2、甲乙方名称及地址,经办人联系电话。3、甲乙
12、方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章。4、合同签订日期。5、标的(内容)。6、数量、质量。7、 价款或酬金(工程计价方法、工程款支付方式)。8、 履约方式、地点、费用的承担。9、 违约责任(甲乙方权利和义务)。10、生效、实效条件。11、争议解决的方法。12、合同的份数及附件。13、保密条款(视合同性质需要)。14、合同负责或主办部门填写合同审批单、合同摘要并附合同文本,合同业务单位营业执照和相关资质复印件加盖公章,法定代理人授权委托书原件,按权限审核报批。15、合同审批原则上应按顺序依次执行,遇特殊情况下可临时调整次序,但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。3、 各部门合同
13、审核的重点如下: 1、合同执行部门 合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、 双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款。2、 项目部:审核合同的相应技术条款。3、合同预算部:审核合同价款及价款 调整(项目价款计算书作为合同附件)、合同款支付、变更、签证、结算、 奖惩等与项目成本有关的条款。4、财务部:审核签约公司名称、合同价款 支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。5、材料 部:审核与材料部相关的条款。6、最后提管理层:分析判断合同风险、与 法律相关的内容,包括:变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等 条 款。4、 合同变更、转让及解除必须采用书
14、面形式: 1、变更合同范围和付款条件,转让合同义务、解除合同的应采用补充 合同的形式。2、工程类合同可采用设计变更和现场签证方式进行合同变更。 3、变更、转让或解除后合同执行部门应在一周内完成修改存档和通知,方 式和范围同合同存档、备案的相关规定。各部门应对原合同文本进行标示, 以免错误的执行原合同。五、各项目部小合同的签订 1、各项目部小合同由各项目部签订,签订之前须传回电子版于合同预算部审核,由合同预算部办理合同(文件)审批表,经工程部各部门签字批准后方可出纸质版合同,双方签字盖章。第七章 合同(文件)审批表 合同NO.合同名称合同文号合同内容申请部门申请人申请时间审 批 意 见项目部签字
15、: 年 月 日合同预算部签字: 年 月 日材料部签字: 年 月 日财务部签字: 年 月 日管理层签字: 年 月 日劳 务 结 帐 封 面 工程编号 用工单位用工日期年 月建设单位工程名称承包单位或承包人营业证号总付款项 预付款项本次应支付款项账 号发包单位承包单位审批单位意见(章)发包单位负责人(签章)意见(章)承包单位负责人(签章)意见(章)单位负责人(签章)项目经理(签字): 年 月 日技术负责人(签字): 年 月 日安全员(签字): 年 月 日材料负责人(签字): 年 月 日编制人: 编制日期: 年 月 日工 程 结 算 表工程编号: 年 月 日工程名称: 第 页 共 页顺序号单位估价编
16、号工程或费用名称单位数量预算价值(元)备 注单价总价123456合计元批 准: 预算部复核: 编制人:第八章 财务制度一、费用报销程序 1.外购材料及支付任何款项均需取得对方开具的收款收据,在原始凭证上要注明费用发生明细、日期,金额大小写要全,原始凭证单据不得有涂改的痕迹,除伙食费(购菜、米、面)以外的原始单据必须加盖有销售方的章,凭合法的原始凭证将票据粘贴好,用中性笔填写经费支出,报销单费用支出类的单据要有经办人在原始单据上签字,各材料入库类单据要有各项目部库管确认签字;报销费用时要将各项分开填具费用支出单。 2.将付款凭单传递给会计,由其核对所报销的费用是否合理, 手续是否完整,支出金额是
17、否正确,并对所审核的单据签字确认。 3.将财务审核好的单据传总经理或经总经理授权的指定人员审批。 4.出纳报销时审核签字手续是否齐全,手续完备后进行付款,并在付款单上加盖“现金付讫”章。 5.特殊事件急需付现,先向总经理请示后出纳先行付款手续,后补审批手续。 6.各项目发生的费用必须在发生费用两周内报销,办公室员工发生的费用必须在发生费用一周内报销,不得拖延时限。二、差旅费用报销: 严格执行先审批后报销的财务制度,无出差证明的不予报销,因无法安排公车而乘坐公共交通车辆的,报销往返交通费,的士费用经领导特批后方可报销。 三、办公费用报销: 各项目部所需的办公用品实行统一采购制,各部门根据需要向综
18、合办公室提交申请,除个别专业性强、确需自行购买的(如图纸、施工规范等)除外,其他办公用品统一由综合管理部统一购置。(收据+明细)四、车辆费用报销: 综合办公室对车辆的使用及所发生的各项费用加强监控对其负责,驾驶员所发生的各项费用(尤其是过路费、汽油费、修理费)必须分类捡具粘贴,由财务部审核签认,领导审批后方可报销。费用单据上应注明始发地、目的地、公里数、经办人、证明人签字(汽油费用单据)。车辆费用的报销仅限于宁夏地区,其他不予报销。小车的违章罚款不予报销,修理费用必须附有加盖公章的“修理清单”作为附件。五、业务招待费用报销: 各部门人员因公接待外单位人员,需要到外宴请的,须事先取得领导同意。各
19、部门人员因公出差确需应酬的,须事前电话请示领导 ,限额招待。业务招待费用发生后三天内填写报销单据,经领导审批后报销,执行一事一报原则,禁止多次招待费用混合一次报销。招待费用发票日期栏必须写清楚,并在费用报销单上注明招待事由。(报销时发票和菜单明细或收据和菜单明细相附,缺一不予报销。)六、伙食费用报销: 各项目部伙食费实行员工考勤、生活补贴制超过费用由项目部承担,报销时应提供考勤表、生活补贴表和购菜明细单,缺一不予报销。第九章 各项目部费用报销及付款流程的管理规定为加强财务管理,规范项目部费用报销及付款手续,确保各项业务的顺利开展,现就各项目部日常费用报销及付款流程规定如下:一、报销审核制度:
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