档案管理系统用户操作手册.docx

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1、档案管理系统用户操作手册 汾西矿业集团公司 档案（信息化）管理系统 用 户 操 作 手 册 1、系统应用价值 2、产品的特点 3、系统档案库结构 4、系统基本操作 1、系统应用价值 购买档案管理系统主要用来解决以下问题： 1.档案没有管理，档案散落在每个职工手里，没有档案管理部门，并且每年有200份 以上的文件产生。 2.有档案管理部门，但没有计算机管理，查询利用还是手工操作。 3.原始纸质档案占用大量的空间。在现在大城市空间紧张，房价越来越高的今天， 如何节省档案占用的空间？ 4.档案的保管成为问题，南方太潮湿、北方干燥都成为档案管理的难题，如何能保证 档案信息不随着时间的流逝而消失。 5.

2、有计算机管理档案，但没有实现联网，档案信息被困在“信息孤岛”中，无法得到 有效利用。 6.有了计算机管理档案了，但系统维护非常困难，出现问题找开发厂商，几个月也没 有回音。 7.上了计算机系统，但查询起来还是比较慢，不能达到预期的目的。 8.实现计算机联网了，但其它系统的数据无法与档案管理互通。造成数据的重复录入 和查询利用困难。 9.档案管理系统也联网了，与其它系统的数据也可以互通了，但档案的全面信息的保 存没有实现。如档案的产生过程（例如审批过程），并没有记录到档案中，而这些对于档案信息保持完整也是必须的。 10.上面的问题都解决了，是不是就没有问题了？也不一定！联网了、数据互通了，只 是

3、解决了档案的一般性管理。它并没有解决档案全部问题。如档案的保密特性，每个重要的单位都有非常保密的档案，和无法用价值衡量的珍贵档案，这些是在当前市场竞争中非常重要的“软实力”了。怎样绝对的防止丢失和不能扩散，如果只是实现的一般意义上的权限管理及加密，显然是不够的。我们需要一个更加严密的监控系统监控整个单位的档案发生及保管过程。举一个例子：战场上侦查敌情，过去有飞机已经不错了，现在使用上了卫星，敌人的一举一动就一目了然，胜利就有了可靠的保证！结合档案管理，每个职工手头的档案并没有随着一般的档案管理系统的使用得到严密的控制，丢失、泄密时有发生，而且不被人察觉，造成的损失是巨大的，有时是不可弥补的。

4、对于以上问题的解决，我们都有对应的软件部件给予解决，并且量体裁衣，让客户明明白白的上系统，实实在在的解决问题。 2、产品特点 1. 数据库树形结构技术: 数据库树形结构技术是我们系统的独有优势，针对某一具体档案管理类型，树形扩展深度没有限制，提供了复杂文、档资料的管理平台。 支持档案管理 类型深度扩充 档案管理中可能出现个 性的地方均可灵活定制 2.平台化的档案管理软件： 档案类型、库类型结构、录入显示字段、录入界面、报表、网页输出字段、档号生成规则、字段值设置、档案库关联都可以根据用户实际情况自定义，以上所列最大程度上涵盖了单位档案管理中的个性化要求，都是无需二次开发。这在相当程度上体现了用

5、户档案管理的灵活性。 3.独有的强大的报表输出功能 报表输出是用户使用最为频繁的操作，所以需要对这个部分给予最充分的重视，对每个功能考虑周全。需要提供的功能如下： 竖排：在打印档案的脊背条中，汉字需要竖着排列。 插入图像：可以把档案文件通过扫描或直接保存的图像电子文件与条目信息打印在一起。这样图文并茂的打印很受用户的欢迎。 上下脚标：在科技档案中，需要打印出上下脚标的形式。 行距列距调整：可以改变信息打印的行距和列距参数。 超长处理：打印题名字段时，如果长度超出表格的范围，系统自动判断，然后把余下的内容打印在下面的表格，同时序号和其它字段内容作相应的调整。 对齐方式：可以实现打印的上下对齐、左右对齐等。