2022年邮件规范化培训教案 .pdf

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1、学习必备欢迎下载电 子 邮 件 撰 写 指 南电 子 邮 件 在 为 我 们 的 工 作 提 供 便 捷 的 同 时 ， 却 也 因 使 用 不 当 而 给工 作 造成 诸 多 困 扰 ， 甚 至 损 害 了 公 司 的 优 秀 形象 。因 此 ， 我 们 特 就 电 子 邮 件 的 撰 写 等 方 面 与 大 家 共 同 分 享 一 些 优 秀作 法 ，以 期 提 升 工 作 效 率 ， 宣 传 维 护 公 司 内 外部 统 一 形 象 。一 、 使 用 范 围公 司 所 使 用 的 邮 件 系 统 仅 供 相 关 使 用 人 对 内 、 对 外 的 工 作 沟 通 及 联 系 之用 ， 若

2、 用 公 司 邮 件 系 统 进 行 与 工 作 内 容 无 关 之 行 为 ， 不 仅 是 对 公 司 网 络 资 源的 浪 费 ， 也 是 个 人 职 业 道 德 自 律 性 欠 缺 的 一 种 表 现 。二 、 邮 件 行 文 规 范1、 主 题 ：主 题 是 对 所 要 发 出 之 邮 件 的 内 容 概 要 ，通 常 为 一 句 ，并 要 求 言 简 意 赅 、具 有 一 定 的 显 著 性 。 无 主 题 或 主 题 不 明 确 的 邮 件 很 可 能 被 误 认 为 垃 圾邮 件 而 被 直 接 删 除 掉 。 如 以 下 邮 件 ：问题：无主题。2、 称 谓 ：称 谓 是 对

3、收 信 人 的 称 呼 或 敬 称 ， 一 般 须 置 于 邮 件 正 文 的 左 上 角 ， 结 尾标 点 符 号 用 逗 号 ( 英 式 ) 或 冒 号 ( 美 式 ) 。 称 谓 ， 是 对 收 件 人 的 尊 重 ， 同时 也 是 为 了 引 起 注 意 。 一 般 的 称 谓 有 以 下 几 种 ：上 级 、 长 辈 级 尊 称 ： 用头 衔 称 呼 或 性 别 称 呼 ， 如 陈 总 、 李 总 、王 先 生 、张 小 姐 等 ；同 级 、 下 级 间 亲 切 的 称 谓 ： 用 名 字 、 昵 称 、 小 李 、 老 张 等；多 人 、 群 体 称 谓 ： 各 位 、 大 家 、

4、 统 称 。例 ：精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页，共 4 页学习必备欢迎下载存在的问题：无称谓、无署名、收件对象与主体对象不一致、抄送对象不明确。3、 正 文 ：即 所 要 发 出 之 邮 件 的 详 细 内 容 ， 一 般 要 求 做 到 表 述 清 楚 ， 重 点 突 出 ，细 节 提 醒 的 要 求 ，这 里 提 供 一 种 简 单 可 行 的 方 法 ：看 是 否符 合 5W( Who、What、 When、 Where 、 Which )2H(How、 How much) 的 要 求 ， 即 ( 人 / 事 /时

5、/ 地 / 物 ) 与 ( 怎 么 样 / 多 少 ) 的 相 关 要 求 去 衡 量 。 而 在 日 常 工 作 中 却 常发 生 在 正 文 栏 仅 有 一 个 附 档 的 情 形 ， 试 想 ， 当 收 件 人 看 到之 后 ， 心 情会 如 何 ？ 同 时 又 会 作 何 感 想 呢 ？4、 结 束 敬 语 ：结 束 敬 语 须 置 于 正 文最 后 一 行 下 面 ，置 左 对 齐 ，并 与 称 谓 相 对 应 ，如 ：称 谓结 束 敬 语Dear David, Yours, Best regards, Regards, Love from,Dear Mr. Jack Yours t

6、ruly, Sincerely yours, Truly yours, Yours cordially, 5、 签 名 ：签 名 表 示 发 信 人 对 此封 邮 件 的 确 认 ， 一 般 是 在 结 束 敬语 的 下 面 的 第 二精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页，共 4 页学习必备欢迎下载至 四 行 书 写 ， 并 且 置 左 对 齐 。6、 附 件 / 附 注 ：即 所 附 加 的 相 关 档 案。 对 于 附 档 应 注 意 两 点 ： 一 是 文件 的 档 名 要 标 示清 楚 ； 二 是 在 正 文 栏 内 对

7、附 档 进 行 必 要 的 内 容 说 明 与 概 要 ， 三 是 如 果附 档 超 过 3 个 ， 请 用 压 缩 程 序 打 包 。 这 样 ， 就 可 以 使 收 件 人 快 速 了 解附 档 内 容 ， 并 决 定 是 否 有 必 要 打 开 附 档 。 如 此 一 算 ， 不 知 会 给 大 家 节省 多 少 宝 贵 时 间 呢 ，而 收 件 人 也 会 着 实 感 激 你 的 ！三 、 邮 件 的 发 送 规范1、 发 送 对 象 的 选 择 ：类 型收 件 人抄 送寻 求 跨 部 门 支 持 类寻 求 支 持 的 人部 门 直 接 上 级 、主 送 对 象 直 接 上 级项 目

8、通 报 类项 目 组 成 员项 目 直 接 领 导 、主 送 者 直 接 上 级计 划 下 达 类计 划 下 达 对 象直 接 上 级 、间 级 上 级 、部 门 内 部 经 理 人1.1收 件 人 ( 邮 件to) ：收 件 人 ( 邮 件to) 是 指 所 要 发 出 之 邮 件 的 接 收 者 ，发 信 人 之 前 应 当 明 确哪 些 人 有 必 要 收 到 所 发 的 邮 件 ， 千 万 不 要 无 目 标 性 地 随 意 发 出 ， 以 免扰 乱 了 不 相 干 的 人 员 与 工 作 。1.2副 本 抄 送 (C/C to)：抄 送 对 象 一 般 指 收 件人 的 监 督 、

9、协 助 者 。 对 于 所 发 的 邮 件 抄 送 人 的 确定 ， 要 有 目 标 性 与 选择 性 ， 也 要 避 免 给 无 关 人 员 造 成 干 扰 。1.3副 本 密 送 (BC/C to)：非 必 要 的 发 送 对 象 ，但 需 知 晓 信 息 的 非 直 接 相 关 者 。 视 所 发 邮 件 具 体需 要 而 定 。1.4发 送 限 制 ：凡 是 邮 件 的 接 收 者 为 全 公 司 人 员 的 ，要 求 一 定 经 过 部 门 最 高 管 理 者 审 核同 意 之 后 方 可 发 出 。2、 选 择 发 送 对 象 时 应 避 免 以 下 现 象 ：2.1 、 将 非

10、重要 的 一 般性 的 工 作 沟 通 抄 送 给 间 接 或 直 接 经 理 ：2.2 、 同 一 主题 的 讨 论内 容 多 次 、 反 复 发 给 全 部 收 件 人 、 抄 送 人 ；2.3 、 将 细 节性 的 讨 论意 见 发 送 给 公 司 高 层 管 理 人 员 。3、 回 复 邮 件 的 注 意 事 项 ：3.1 、 回 复 ：仅 回 复 发件 人 、 与 邮 件 相 关 的 人 ；3.2 、 全 部 回 复 ： 回 复 所 有 人 ， 包 括 发 件 人 、 抄 送 人 。 在 回 复 邮 件 时 ，一 般尽 可 能 避 免 全 部 回 复 。 如 以 下 回 复 邮 件

11、：精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页，共 4 页学习必备欢迎下载问题：不需全部回复。4、 重 要 邮 件 的 沟 通 、 确 认 与 反 馈 ：对 于 重 要 的 沟 通 事 项 ， 发 送 邮 件 后 应 电 话 提 醒 ， 确 认 指 定 收 件 人 是 否 及时 收 到 邮 件 ， 避 免 因 公 司 网 络 系 统 的 故障 等 因 素 而 耽误 了 事 情 的 处 理 进 度 。四、规范邮件范本：以 上 的 内 容 供 大 家 参 考 ， 所 列 邮 件 例 子只 说 明 存 在 的 现 象 ， 并 无 指 责 之意 ， 希 望 引 起 我 们 的 注 意 。 如 何 更 好 且有 效 地 使 用 邮件 系 统 ， 让 它 更 好 地 服务 于 我 们 的 工 作 ， 提 升 我 们 的 工 作 效 率， 宣 传 维 护 公司 内 外 部 优 秀 、 统 一 形象 ， 是 我 们 持 续 改 善 的 目 标 。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页，共 4 页