公文写作讲座(杨老师).ppt

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1、大学生常用文书大学生常用文书写作标准写作标准 杨瑞春2021年11月16日一、文书的概念 文书又称应用文书或实用文书，是人们在日常的工作、学习和生活中，办理公务、沟通情况、解决实际问题时所使用的一种实用性文体。按文书性质分为：公务文书私务文书 在日常使用中可分为： 法定公文 ?中国共产党机关公文处理条例?规定的14种文书 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请求、批复、条例、规定、函、会议纪要。 ?国家行政机关公文处理方法?规定的13种文书 命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 事务文书事务文书 方案、总结、调查报告、简报、述职报告、大事

2、记、公示、方案、总结、调查报告、简报、述职报告、大事记、公示、事迹材料等事迹材料等 会务文书会务文书 主持词、开幕词、闭幕词、讲话稿、会议议程、会议须知、主持词、开幕词、闭幕词、讲话稿、会议议程、会议须知、会议纪录、会议决议会议纪录、会议决议 规章文书规章文书 条例、规定、章程、方法、守那么等条例、规定、章程、方法、守那么等 其他文书其他文书 社交礼仪类：请柬、邀请函、回信、回电、感谢信、表扬社交礼仪类：请柬、邀请函、回信、回电、感谢信、表扬 信、喜报等信、喜报等 专用书信类：建议书、介绍信、聘书、证明书、保证书等专用书信类：建议书、介绍信、聘书、证明书、保证书等 宣传信息类：消息、海报、启事

3、、声明宣传信息类：消息、海报、启事、声明 条据契约类：协议、请假条、借条、欠条、收条、留言条等条据契约类：协议、请假条、借条、欠条、收条、留言条等二、文书的特征二、文书的特征一、文体的实用性二、格式的标准性三、内容的真实性四、表述的简洁性五、应用的时效性六、对象的明确性三、文书写作标准一版面标准一版面标准1.1.字号字号 法定公文标题使用法定公文标题使用2 2号宋体字，正文用号宋体字，正文用3 3号仿宋字，小标题使用号仿宋字，小标题使用3 3号号黑体字。其他文书可参照公文字号。黑体字。其他文书可参照公文字号。 常用文书标题常用文书标题2 2号黑体或华文中宋字，加粗；正文使用小四号宋体号黑体或华

4、文中宋字，加粗；正文使用小四号宋体字，字，1.51.5倍行距；小标题使用倍行距；小标题使用4 4号宋体字或黑体字，加粗。号宋体字或黑体字，加粗。2.2.回行回行 标题回行时，词义要完整，排列对称，间距恰当；正文回行应顶格；标题回行时，词义要完整，排列对称，间距恰当；正文回行应顶格；数字、年份不能回行。数字、年份不能回行。3.3.不宜使用自动编号功能不宜使用自动编号功能 数字与文字之间的间距过大，一般不宜在文书写作中。数字与文字之间的间距过大，一般不宜在文书写作中。 三、文书写作标准二字词标准1.字 不用错字、别字、异体字，不用简化的文字。 公共管理学院公公管理学院2.词书面用语，忌用口语；用现

5、代汉语，个别文言词除外，如“其、之、者，所等；不生造词，正确运用现代高科技新术语；慎用重叠式词语“开开心，明明白白，清清楚楚楚等；感情色彩，褒贬词性。正确使用代词、助词等：他她它，的地得。三、文书写作标准三数字的使用三数字的使用1.1.阿拉伯数字阿拉伯数字 除成文日期、局部结构层次序数和在成词、惯用语、缩略语除成文日期、局部结构层次序数和在成词、惯用语、缩略语等作为词素的数字必须使用汉字外，其它应用阿拉伯数字。等作为词素的数字必须使用汉字外，其它应用阿拉伯数字。2.2.概数概数 相邻的两个数字并列连用表示概数，必须用汉字，边用的两相邻的两个数字并列连用表示概数，必须用汉字，边用的两个数字不能标

6、点符号隔开。个数字不能标点符号隔开。3.3.约数约数 带有带有“多、多、“余、余、“左右、左右、“上下、上下、“约等表示约等表示约数一般用汉字。约数一般用汉字。 当文中出现一组具有统计和比较意义的数字时，即有精确数当文中出现一组具有统计和比较意义的数字时，即有精确数字，又有约数时，为保持一致性，其约数也可用阿拉伯数字。字，又有约数时，为保持一致性，其约数也可用阿拉伯数字。三、文书写作标准4.4.结构层次序数结构层次序数 第一层为第一层为“一、，第二层为一、，第二层为“一，第三层为一，第三层为“1.“1.，第四层为第四层为“1 1，一般不超过四层。，一般不超过四层。5.5.日期日期 公文的成文日

7、期必须使用汉字，如公文的成文日期必须使用汉字，如“二一年十月十七日二一年十月十七日，其他日期一般用阿拉件数字，如，其他日期一般用阿拉件数字，如“2021“2021年年1010月月1717日。日。 “ “为插入符号中的特殊符号，而不是阿拉伯数字为插入符号中的特殊符号，而不是阿拉伯数字“0“0，也不是英文字母也不是英文字母“O“O或或“o“o。三、文书写作标准四标点符号四标点符号1.1.序号后面的标点符号序号后面的标点符号“第一后用第一后用“，“一后用一后用“、，、，“1“1后用后用“.“.，“一和一和“1 1不用标点符号，不加空格。不用标点符号，不加空格。2.2.叹号叹号 叹号是具强烈感情色彩的

8、标点符号，主观性强，在文书中叹号是具强烈感情色彩的标点符号，主观性强，在文书中一般不用。一般不用。3.3.不使用标点的情况不使用标点的情况小标题句尾；固定格式；每行的顶格不用标点符号。小标题句尾；固定格式；每行的顶格不用标点符号。三、文书写作标准五单位名称使用五单位名称使用1.1.全称全称规章制度中必须用全称，经济管理学院规章制度中必须用全称，经济管理学院经管学院，经管学院，20212021级新生级新生1010级新生级新生2.2.习惯简称习惯简称共青团华南农业大学委员会共青团华南农业大学委员会= =校团委校团委共青团广东省委员会共青团广东省委员会= =团省委团省委六生效标识六生效标识1.1.单

9、一发文印章单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，成文单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，成文时间右空时间右空4 4字；字；加盖印章应采用加盖印章应采用“骑年盖月，上大下小的原那么。端正、居中下压成文骑年盖月，上大下小的原那么。端正、居中下压成文时间，印章用红色。时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。2.2.联合行文印

10、章联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。不署机关单位名称。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。 当联合行文需加盖3个或以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切。 四、常文文书行政公文行政公文通知请示报告通知请示报告 函函 会议纪要会议纪要事务文书事务文书 方案、总结、调查报告、简报、公示方案、总结、调查报告、简报、公示会务文书会务文书 会议

11、纪录会议纪录规章文书略规章文书略其他文书其他文书社交礼仪类：请柬、邀请函、感谢信、表扬信、喜报等社交礼仪类：请柬、邀请函、感谢信、表扬信、喜报等专用书信类：建议书、介绍信、聘书、证明书等专用书信类：建议书、介绍信、聘书、证明书等条据契约类：请假条、借条、欠条、收条、请假等条据契约类：请假条、借条、欠条、收条、请假等通知通知 布置性通知、会议通知布置性通知、会议通知 一标题一标题 发文机关发文机关+ +事由事由+ +通知通知 关于关于)+)+事由事由+ +通知通知 特殊要求的通知：联合、紧急、补充等特殊要求的通知：联合、紧急、补充等+ +通通知知 ( (二主送机关二主送机关 三正文：三正文： 事

12、由事由 常用开头：据常用开头：据、经、经、 由于由于、按照、按照 惯用语过渡：特通知如下惯用语过渡：特通知如下 通知事项：文章式写法、条款式写法通知事项：文章式写法、条款式写法 结尾：希望、号召、要求结尾：希望、号召、要求 一般事项通知常用结束语：希遵照办理、一般事项通知常用结束语：希遵照办理、请认真贯彻执行、请参照执行、特此通知等请认真贯彻执行、请参照执行、特此通知等 落款落款几种常见公文的写作几种常见公文的写作 请示 一标题 发文机关+关于)事由+请示 二主送机关 单头请求、不越级请示、有隶属关系 三正文 一文一事 请示原因：背景、依据、根据、理由等 常用过渡语：为此、因此,综上所述 请示

13、事项 结束语：以上请示，请予批准 当否，请批复 妥否，请指示 以上请示，如无不当妥，请批复准 四落款几种常见公文的写作几种常见公文的写作 报告 一标题 关于事由+报告 二)主送机关 三正文 1、综合报告：根本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见 2、专题报告 (1)答复报告： 上级何时布置何任务 本单位领导的态度何意见 办理的大致过程 办理遇到的问题和需要进一步陈述的事项 征询上级对办理结果的意见几种常见公文的写作几种常见公文的写作2 2情况报告情况报告简要交代开展的工作及效果简要交代开展的工作及效果开展工作的原因、目的开展工作的原因、目的工作开展的情况及具体做法，一些好的典型工作开展

14、的情况及具体做法，一些好的典型如何利用这项活动取得的成果推动其他工作如何利用这项活动取得的成果推动其他工作3 3突发事件处理情况报告突发事件处理情况报告陈述事件发生、开展过程陈述事件发生、开展过程造成损失、危害、影响等造成损失、危害、影响等处理方法、措施处理方法、措施总结教训、提出防范措施总结教训、提出防范措施对直接责任人提出处理意见限责任事故对直接责任人提出处理意见限责任事故常见结束语：特此报告、专此报告、常见结束语：特此报告、专此报告、 特此报告，请审阅特此报告，请审阅四四) )落款落款几种常见公文的写作几种常见公文的写作 函商洽、问答、请批 一标题 关于事由+(复)函 二主送机关 三正文

15、 开头：发函缘由 复函开头：“年 月 日你处关于问题的 来函收悉，现答简复如下 中间：咨询、答复、要求、根本意见或方案 结尾：常见结尾：请即复函 请研究复函 盼复 特此函复告 此复 四)落款 几种常见公文的写作几种常见公文的写作 会议纪要 一标题 会议名称+会议纪要 正副标题：正标题会议精神 副标题：会议名称+会议纪要 如：以精神为指导，开创的新局面-会议纪要 二正文 会议概况：会议目的、指导思想、时间、地点、名称、主持单位、与会代表、主要议程、会议效果等 会议主要精神：常用：会议讨论了、 会议认为、与会者认为、会议强调 会议指出等形式阐述会议的主要精神。 会议的希望和要求：常用：会议希望、会

16、议要求. 几种常见公文的写作几种常见公文的写作 方案方案 1 1、标题、标题 常见的两种标题常见的两种标题 方案内容加文种构成，通常标明方案范围、方案方案内容加文种构成，通常标明方案范围、方案时限、方案工程，如：时限、方案工程，如： 林学院党委信息中心林学院党委信息中心20212021年工作方案年工作方案 单位名称加方案内容加文种单位名称加方案内容加文种 如：林学院党委信息中心新闻讲解大赛活动方如：林学院党委信息中心新闻讲解大赛活动方案案 几种常见公文的写作几种常见公文的写作正文方案前言为何做因何做指导思想、有关情况政策依据等转折词如：为此方案事项一般分层次写目标，答复“做什么措施，答复“如何

17、做要求，答复“做得怎么样3.结尾本卷须知、号召或决心等几种常见公文的写作几种常见公文的写作 总结总结 、标题、标题 常见三种写法常见三种写法 单位名称加总结内容加文种总结单位名称加总结内容加文种总结 如：林学院党委信息中心如：林学院党委信息中心20212021年工作总结年工作总结 比较平实庄重比较平实庄重 总结内容或中心作标题总结内容或中心作标题 如：加强质量管理，提高经济效益如：加强质量管理，提高经济效益 我们是如何做好学生宿舍管理工作的我们是如何做好学生宿舍管理工作的 比较醒目引人注意比较醒目引人注意 正副标题正副标题 如：建设社会主义精神文明的尝试华南师如：建设社会主义精神文明的尝试华南

18、师大大“美的咨询活动总结美的咨询活动总结几种常见公文的写作几种常见公文的写作2、正文导言：常见写法：概述根本情况工作总结介绍主要成绩经验总结提出问题，发表议论几种常见公文的写作几种常见公文的写作主体根本情况：根本过程主要措施做法主要成绩：是总结的重点，参加实际 事例，夹叙夹议根本经验或体会存在问题和教训主体内容的排列并列式递进式、结尾今后努力方向等几种常见公文的写作几种常见公文的写作公示公示标题：发文机关标题：发文机关+ +事由事由+ +公示公示? ?林学院党委信息中心关于林学院党委信息中心关于20212021年招新拟录用干事人选的公示年招新拟录用干事人选的公示? ?正文：公示原由正文：公示原

19、由 公示事项公示事项 公示要求公示要求落款：单位，时期落款：单位，时期几种常见公文的写作几种常见公文的写作会议记录会议记录整体重点记录个体分别记录内容翔实，准确，记录结束签字。内容翔实，准确，记录结束签字。几种常见公文的写作几种常见公文的写作请柬，邀请函标题：请柬或请帖，邀请函或邀请信或邀请书称谓：尊称正文：时间，地点，活动内容。假设有其他要求需明确注明。敬语：此致 敬礼 敬请光临指导！ 祝颂，大安。 一般个人用请柬，组织用邀请函；简单的事用请柬，内容较多用邀请函。几种常见公文的写作几种常见公文的写作申请书标题：申请书或 事由+申请书称谓：接受申请的领导或组织正文：申请内容敬语：此致 敬礼 恳

20、请批准 落款：单位盖章或个人签名，日期 聘书 聘 书周雅琳同学： 兹聘请你为林学院党委信息中心第三届委员会主任，任期一年，时间为2021年3月至2021年3月。 此聘 林学院党委盖章 XXXX年XX月XX日表扬信 表扬信林学院： 在开展暑期“活动中，你院，先进事迹。在此，授予你院“XXXX荣誉称号。 希望你院同学，提出希望号召。 XXXXXX X年X月X日喜报 喜 报苏剑波同学： 由于你在第X届“挑战杯大赛中表现出色，荣获大赛一等奖。 此特报喜 林学院党委 X年X月X日建议书 建设“节约型校园建议书林学院全体老师、同学们： 节约是一种美德思想、意义。 目前，我校浪费风气泛滥存在的问题，发出建议

21、的目的。 因此，我们向全院师生发出如下建议： 一、 五| 亲爱的师生们，总结。 林学院党委信息中心 X年X月X日介绍信 介绍信存根 兹介绍XXX等同学X人前往XX参观学习。 X年X月X日公章有效期X天. 介绍信XXXX： 兹介绍XXX等同学X人前往XX参观学习，望接洽为盼。 此致敬礼 X年X月X日公章 有效期X天证明信 证 明 兹证明XXX同学为我院2021级林学专业在读本科生，其学号为2021XXXXXX，身份证号XXXXXXXXXX。 特此证明 华南农业大学林学院盖章 X年X月X日借条 借条 今借到农学院迎宾牌壹块，使用时间2021年10月9-11日，归还时间10月12日。 此据 经手人：XXX X年X月X日欠条 欠条 原借林驰同学人民币壹仟壹佰圆整，已还陆佰圆整，尚欠伍佰圆束，貮个月个还清。 此据 经手人：XXX X年X月X日收条 收条 今收到林学第二党支部2021年6月-10月党费貮佰叁拾染圆整。 林学院党委 X年X月X日 领条 领条 今领到党委信息中心干事工作服伍件，工作证伍件。 经手人：陈香怡 X年X月X日请假条 请假条尊敬的XXX老师： 我因必须参加10月17日晚举行亚运会志愿者培训，故10月17日晚上不能参加?大学生常用文书写作标准?培训。特此请假，望批准！ 此致敬礼 请假人：XXX X年X月X日 谢谢 !