工程资料管理流程(共15页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上重庆昊华置业有限公司开发项目工程资料管理流程编制工程技术部日期2008年6月20日审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人一、 流程图二 、流程概况流程目的1、 规范工程资料的流转、存档、管理；2、 保证资料的完整； 适用范围适用于重庆昊华置业有限公司所有房地产开发项目的工程资料文件管理工作。定义1、 完整：即资料完整存档，指与该资料有关的源文件、回文、流转会签记录等完整保存在该目录文件夹内；2、 独立：即资料独立存档，与目录题述资料文件相关的过程资料无需保存；3、 连续：即归档文件资料的连续保存，不因其它目录存有资料而欠缺；流程主导及参与部门

2、1. 主导部门：工程技术部2. 参与部门：公司其它各部门上级流程名称下级流程名称子流程名称工程内业管理流程无无部门流程中承担职责工程技术部1、 起草文件初稿；2、 负责文件在公司内部流转传阅审批；3、 收发工程协作单位文件资料；4、 存档管理工程文件资料和部门内部资料；质量部1、 起草部分文件初稿；2、 负责质量、安全有关管理资料的存档；预算部1、 负责起草与预算、结算有关的文件资料，按公司制度规定流转审批完成后，交工程部存档管理；综合部1、 监督各部门在文件资料管理过程中的职责履行；2、 保存公司重要文件资料；3、 抽检工程资料档案管理工作；主管副总1、 审核流转中文件资料；2、 抽检文件资

3、料档案管理的规范性；总经理1、 批准流转中的文件资料；2、 抽检重要文件资料的管理规范性；三、工程资料分类、存档和管理3.1 资料分类资料分类的目的是更好的分类保存和管理资料。（1） 按资料周转流转范围分为：部门内资料、公司内资料、集团公司内资料、项目工程资料和政府资料等5大类；（2） 按资料的作用分为：经济类资料、技术类资料和管理类资料3大类；（3） 按资料的存档周期分为：过程资料和结果资料2大类；（4） 按建设管理工程管理的一般程序，工程资料可分为：前期报建类资料、设计类资料、招投标资料、合同资料、进度资料、质量资料、安全文明资料、分部分项验收资料、材料设备验收资料、设计变更洽商资料、技术

4、管理资料、往来文件、付款资料、核价资料、签证资料、结算资料、竣工交验资料、保修资料等18类资料；（5） 按资料的内容可分为：实体资料和监控资料3.2 资料管理的特点（1） 全面性：要求工程资料完整的记录和保证全部建设开发活动中的所有工程资料；（2） 全员参与性：只有每位工程管理人员严格按规定进行资料的编制和收集才能保证资料的全面性和完整性；（3） 完整性：资料是记录管理活动的载体，因此管理活动的系统性决定了资料的完整性；一般的说，资料必须经过原始编制、审核、审批、处理、回复、确认、存档等才能构成一份完整的资料；（4） 资料存档的复杂性：由于资料的完整性、管理活动的间断性、资料统计查阅的方便性要

5、求等决定了资料存档的复杂性，即在存档时，为了保证资料方便统计查阅，必须一定程度上打破资料的完整性，但为了兼顾资料的完整性，要求资料在登记记录时做到科学、连贯；3.3 资料属性定义 资料的属性定义目的：根据资料存档和管理的需要将资料固有属性按重要性进行排列，进而在资料存档时遵循该排列，在资料管理记录时按属性的记录和检索。资料的属性，按分类归档需要和重要性高低依次排列如下：（1） 内部管理；（2） 政府政策、规范、通知（3） 项目名称；（4） 政府批文；（5） 合同类；（6） 工程名称；（7） 经济法律类；（8） 往来文件；（9） 设计技术；（10） 质量安全（11） 管理；3.4 资料的存档（1

6、） 资料存档的原则：首先保证资料的完整性，其次保证资料查阅检索的方便性；（2） 统一管理、分类保存、分工存档：鉴于资料文件管理工作的复杂性，所有工程文件资料的管理由工程部和工程部技术内业负责统一管理；但由于资料庞杂，为保证资料准确、及时和存档效率，一下资料由相关部门和人员分工存档：序号档案目录编号档案目录名称存档责任部门存档责任人1A-3-3部门工作计划工程部计划管理专业工程师2A-3-4部门技术管理技术管理专业工程师3A-3-5工程内部协调专业工程师4B册政府规定政策通知报建专业工程师5C册前期报建类资料报建专业工程师6H-1工程计划计划管理专业工程师7H-2工程协调专业工程师8H-3质量管

7、理质量部9H-4安全文明管理质量部10H-5甲供材设管理工程部材料管理专业工程师11H-5分户检验质量部（3） 综合部负责保存以下文件的原件：合同原件；报建政府批文原件；单位间正式公函文件；成套图纸；（4） 按下表目录分类规定进行存档；专心-专注-专业工程资料归档分类目录序号分类一级目录（档案柜）二级目录（档案盒）三级目录（文件夹）四级目录（文件页）内容要求完整、独立编号存档要求备注1A册公司内部管理资料A-1本部下发文件A-1-1管理要求通知连续2A-1-2运营会议纪要连续3A-1-4设计定版通知连续4A-1-5开发计划5A-1-6其它6A-2昊华内部文件A-2-1公司文件通知连续7A-2-

8、2公司例会纪要连续8A-2-3收文处理单按单位分类独立连续、复件9A-2-4发文处理单按单位分类独立连续、复件10A-2-5文件会签单独立连续、复件11A-2-6合同签申单独立连续、复件12A-2-7付款审批单独立连续、复件13A-2-8其它14A-3部门管理文件A-3-1部门制度规定15A-3-2部门会议纪要按月、周分类连续16A-3-3部门工作计划按年月周分类连续17A-3-4部门技术管理技术管理计划18技术方案比较分析报告19技术信息专用台帐20材料设备比较分析报告21考察资料22A-3-5工程内部协调连续23A-3-6文件传阅记录独立连续24A-3-7其它连续25B册政府规定政策通知B

9、-1一般文件通知连续、复件原件存于综合部26B-2建委连续、复件27B-3规划局连续、复件28B-4国土房管局连续、复件29B-5发改委连续、复件30B-6质量监督连续、复件31B-7安全监督连续、复件32B-8其它连续、复件以下各册资料全部按项目分别存档，同一项目自成系统33C册前期报建类资料C-1报告申请发文C-1-1政府完整连续、复件34C-1-2规划完整连续、复件35C-1-3国土房管完整连续、复件36C-1-4其它完整连续、复件37C-2批文、证书C-2-1政府连续、复件原件存公司38C-2-2规划39C-2-3国土房管40C-2-4其它41C-3缴费通知C-3-1政府完整连续、复件

10、42C-3-2规划完整连续、复件43C-3-3国土房管完整连续、复件44C-3-4其它完整连续、复件45C-4付款缴费记录C-4-1政府完整连续、复件建立台帐46C-4-2规划完整连续、复件47C-4-3国土房管完整连续、复件48C-4-4其它完整连续、复件49C-5技术指标测绘C-5-1规划完整连续50C-5-2国土房管完整连续51C-5-3其它完整连续52C-6备案验收53D册合同资料D-1总包类合同D-1-1某甲单位合同合同补充协议完整连续54合同变更记录完整连续55合同清算记录完整连续56合同结算记录完整连续57D-2分包类合同D-2-1某甲单位合同合同补充协议完整连续58合同变更记录

11、完整连续59合同清算记录完整连续60合同结算记录完整连续61D-3顾问类合同D-3-1某甲单位合同合同补充协议完整连续62合同变更记录完整连续63合同清算记录完整连续64合同结算记录完整连续65D-4材设类合同D-4-1某甲单位合同合同补充协议完整连续66合同变更记录完整连续67合同清算记录完整连续68合同结算记录完整连续69D-5公用市政单位合同D-5-1某甲单位合同合同补充协议完整连续70合同变更记录完整连续71合同清算记录完整连续72合同结算记录完整连续73D-6政府事业单位类合同D-6-1某甲单位合同完整连续74D-6-2某乙单位合同完整连续75E册合同单位文件往来E-0收发文登记薄本

12、册文件仅指：单位公函和工作联系单等单位间正式文件76E-1甲单位E-1-1收到文件独立连续、原件77E-1-2收到联系单独立连续、原件78E-1-3发文独立连续、原件79E-2乙单位E-1-1收到文件独立连续、原件80E-1-2收到联系单独立连续、原件81E-1-3发文独立连续、原件8283F册监理资料F-1监理组织机构监理人员登记表84监理人员证书85监理变更记录86F-2监理规划监理规划87监理实施细则88F-3监理月报监理月报89审核意见90F-4监理会议纪要监理例会纪要91专题会议纪要92F-5监理通知监理通知单93监理通知回复单94F-6工作联系单工作联系单95工作联系回复单96F-

13、7监理考核记录97G册工程实体资料G-1施工方案按项目保存独立连续、原件98G-2设计资料G-2-1图纸、变更、洽商收发记录99G-2-2设计图纸按项目存档独立连续、原件100G-2-3设计交底变更按工程分类存档独立连续、原件101G-2-4技术洽商按工程分类存档独立连续、原件102G-2-5变更审批表相对完整连续、原件103G-3开竣工报告104G-4质量验收G-4-1基础验收记录按合同分类存档105G-4-2主体验收记录106G-4-3装饰样板验收107G-4-4其它分部验收108G-4-5竣工验收109G-5材料设备验收G-5-1乙供材料验收110G-5-2甲供材料验收111G-6功能性

14、检测按合同分类存档112G-7竣工验收移交G-7-1台帐记录113G-7-2竣工资料114G-7-3实物移交记录115H册开发建设管理H-1工程计划H-1-1开发计划项目开发总计划独立连续、原件116年度计划独立连续、原件117报建计划独立连续、原件118月度计划独立连续、原件119分包计划独立连续、原件120招采计划独立连续、原件121设计计划独立连续、原件122材料设备供应独立连续、原件123工程验收计划独立连续、原件124期报独立连续、原件125H-1-2总包单位总计划、年计划独立连续、原件126月计划独立连续、原件127周计划独立连续、原件128期报独立连续、原件129H-1-3分包单

15、位总计划、年计划独立连续、原件130月计划独立连续、原件131周计划独立连续、原件132期报独立连续、原件133H-2工程协调H-2-1甲方工程会议完整连续、原件134H-2-2工程协调记录完整连续、原件135H-3质量管理H-3-1质量工作计划按工程分类136H-3-2质量检查反馈按合同分类完整连续、原件137H-3-3质量处理方案完整连续、原件138H-3-4质量通知完整连续、原件139H-3-5质量处罚完整连续、原件140H-4安全文明管理H-4-1安全工作计划按工程分类141H-4-2安全检查反馈按合同分类完整连续、原件142H-4-3安全处理方案完整连续、原件143H-4-4安全通知

16、完整连续、原件144H-4-5安全处罚完整连续、原件145H-5甲供甲指材设管理H-5-1供应台帐建立总台帐146H-5-2供应验收记录按供应单位分类，包含供货单、合格证明完整连续、原件147H-5-3移交核定记录按使用单位分类完整连续、原件148H-6 分户检验H-6-1过程检验记录按工程分类完整连续、原件149H-6-2验收合格记录按工程分类完整连续、原件150J册合同付款资料J-0付款台帐151J-1单位甲152J-2单位乙153K册交房保修资料K-1资料移交记录按项目分类154K-2实物移交记录按工程分类155K-3物业验收记录156K-4保修记录按栋号分类157L册声像资料158M册电子资料3.5 资料的记录和管理（1） 每个目录文件夹必须单独建立文件资料目录；（2） 工程部技术内业应建立独立的电子文档目录查询系统，并定期（不多于一周）更新；以便于资料的检索查阅；（3） 各部门专业工程师负责文件资料的完整性和及时归档；技术内业岗位负责定期检查；四、支持性文件工程资料管理办法五、支持性表格5.1 机密资料复印/借阅审批单机密资料复印/借阅审批单 日期： 编号：文件名称、编号档案号借阅用途借阅人签字: 借出日期预计归还日期技术内业意见本部门经理意见工程部经理批准归还记录归还日期归还人签字：