2022年2022年集团行政管理制度 .pdf

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1、- 0 - xx 集团行政管理制度（试行）行政管理中心编制二一年一月名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 1 - 集团行政管理制度目录一、公文管理办法2 二、印章管理规定6 三、档案管理办法9 四、证照管理办法14 五、资料报送、接收管理办法15 六、固定资产、低值易耗品管理办法17 七、办公用品管理办法19 八、公务往来礼品管理办法20 九、公务手机使用及话费核报管理办法22 十、公务用车管理规定23 名师资料

2、总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 2 - 公文管理办法第一章总则第一条 为规范公文管理，特制定本办法。第二条 本办法适用于集团公司和各项目公司的公文管理。第二章公文种类第三条 公文主要包括发文和收文两大类。一、收文：主要指外部组织或个人给公司的通知、批复、函等。二、发文：主要指集团或集团各中心、各项目公司的请示、报告、函、通知、批复、通报、决定、会议纪要、规章制度等。第三章公文格式第四条 公文格式除遵循不同文种的书写

3、格式要求外，还应遵循以下规定：一、纸张：公文一律采用A4 打印纸，公文中图文的颜色为黑色。二、字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，用4 号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“ ,?” 括入，序号不编虚位（即1 不编为 001） ，不加 “ 第” 字，以集团为例，如“ x 集字, 2009? 1 号” 。（一）集团使用“集团名称”加“文件”两字的红头文件发文。1、集团对外发文，用x 集字 , ?号；2、集团对内下发涉及行政工作的文件，用x 集行字 , ?号；3、集团对内下发涉及人事工作的文件，用x 集人字 , ?号；4、集团对内下发涉及销售工作的文件

4、，用x 集销字 , ?号；5、集团对内下发涉及营销策划工作的文件，用x 集营字 , ?号；6、集团对内下发涉及工程技术工作的文件，用x 集工字 , ?号；7、集团对内下发涉及造价采购工作的文件，用x 集造字 , ?号；8、集团对内下发涉及财务工作的文件，用x 集财字 , ?号；9、集团对内下发涉及招商工作的文件，用x 集招字 , ?号；10、集团对内下发涉及督察工作的文件，用x 集督字 , ?号；11、集团印发会议纪要，按印发顺序号编写序号，如“第1 号” 。（二）集团各中心内部行文，使用“集团名称”加“中心名称”加“文件”两字的小红字头文件。三、标题： 公文标题用2 号小标宋体字， 可分一行

5、或多行居中排列；回行时， 要做到词意完整，排列对称，间距适当。标题分行排列时注意不要把各行上下对齐排成等长。四、主送：主送机关名称在标题下空一行，起于左侧顶格，用4 号仿宋字。五、 正文： 正文在主送机关名称下一行，每自然段左空两字，回行顶格。 数字、 年份不能回行。正文采用4 号仿宋体字，文中如有标题，可用4 号宋体字加黑或黑体字。六、附件： 附件在正文下空一行左空两字，用 4 号仿宋体字标识“ 附件 ” ，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿位伯数字；附件名称后不加标点符号。七、落款：成文日期用汉字年、月、日标全，“ 零” 写为“”。单一公司或部门制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标

6、识成文日期。成文日期右空四字，加盖印章应距正文一行之内，端正、名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 3 - 居中下压成文日期，印章用红色。当联合行文需要加盖两个印章时，应将成文日期拉开；主办机关印章在前，两印章互不相交或相切。八、主题词：主题词用4 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用4 号宋体字；词目之间空一字。公司内部行文可以不标主题词，对外行文要有主题词。九、抄送：抄送机关名称在主题词下一行，左右各

7、空一个字，用4 号宋体字标识“ 抄送 ” ，后标全角冒号；抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后面标句号。十、印发：印发机关和印发日期位于抄送机关之下面（无抄送机关在主题词之下）， 占一行位臵，用 4 号宋体。印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。十一、装订：公文装订应在左侧居中，不掉页。十二、公文中的数字，除成文日期和在词、词组、惯用词、缩略语、修辞语必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。十三、制度内容的层次结构必须按“ 章”“条”“一” 及 1、2、3 的层次进行叙述，“ 章 ”“条” 编号一律采用中文数字。第四

8、章公文办理第五条 文件实行归口管理，集团行政管理中心办公室和各项目公司总经理办公室为公文管理责任部门，并指定专人负责公文收发处理工作。一、收文管理：1、集团收文均由集团行政管理中心指定文员负责接收、登记、拆封、 传递、 跟踪、催办、反馈、建档。2、各级领导阅批公文应仔细认真，阅毕要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的要明确具体。3、各职能部门、各公司的外来文件由各部门和各公司总经理办公室指定专人负责接收、登记、拆封、传递、跟踪、催办、反馈、建档。4、电子邮件由集团（或各公司）网络管理员负责接收并及时向相关部门文员传递。5、相关部门接收文件应及时在公文签收单（见附件MJ-XZ-003 ）

9、上签名，接收电子邮件和传真，如有回执的，按回执要求回复发文单位。同时，检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等差错，发现问题及时向发文单问查询，予以弥补。6、收文后，及时按第六条规定做好来文处理。二、发文管理1、集团公司发文均由集团行政管理中心负责起草、审核、送批、印发、建档。2、各职能部门、各公司发文由各部门和各公司指定专人负责起草、审核、送批，由行政管理部门印发、建档。3、 集团对外发文的文字均由集团行政管理中心总经理负责审核，财务数据由财务中心总经理（其他各公司由财务部经理）负责审核，必要时由集团法务人员审核，从适用文体、上报程序、公文格式、措辞用语、引用数字及资料内容上严格把关，做到准确

10、无误。4、集团各职能部门一般只在集团内行文，不对外发文。各公司因工作需要拟向当地政府及相关部门上报公文时，一律报送集团行政管理中心办公室，报经集团分管领导审核，董事长批准后方可盖章发文。、其他需要报集团（副）总裁审阅的，应及时予以呈报。、文件资料下发至非集团所在地各公司或相关人员的，发文部门在发文当日应以传真或电子邮件形式送达，并接收人及时将文件资料送至相关部门。第六条 收文处理程序一、集团收文处理程序1、接收：集团行政管理中心文员在接收到集团外来文件时，应先对文件进行登记，按流水顺序名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - -

11、- 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 4 - 编号。2、传递：文件登记、编号后，填写来文处理单（见附件MJ-XZ-001 ） ，并将所接收的文件附在处理单后，及时送行政管理中心总经理拟办。3、 拟办：行政管理中心总经理对收文必须进行认真审阅，并做出初步处理意见。如果需要报（副）总裁批办的，应及时交总裁办秘书予以呈报。4、承办：文员根据拟办意见送相关部门或相关人员予以办理。承办部门或承办人应按照批示或处理意见予以办理，并将办理经过、办理结果在来文处理单描述清楚，反馈给行政管理中心办公室文员，如果需要报（副）总裁批准的，应及

12、时交总裁办秘书予以呈报。5、催办：行政管理中心办公室文员按要求对承办单位及时催办，收到文件办理结果后，应及时向行文单位予以反馈。反馈时必须询问对方是否安全接收，并做好反馈记录。6、建档：文件反馈后，集团行政管理中心办公室文员必须对收文进行分类建档，并及时交档案员存档。二、各职能部门和各项目公司收文处理程序1、接收：各部门和各公司（总经办）指定专人负责来文的接收、登记、编号。2、传递：文件登记、编号后，填写来文处理单，并将所接收的文件附在处理表后，及时送各职能部门或各公司负责人拟办。3、拟办：集团下发至各部门、各公司的文件，各部门或公司负责人必须对来文进行认真审阅，并做出初步处理意见。如果集团外

13、来文，需要报总经理或（副）总裁批办的，应及时呈请批示。4、承办：文员根据拟办意见送相关部门或相关人员予以办理。承办部门或承办人应按照审批意见予以办理，并将办理经过、办理结果在来文处理单描述清楚并反馈给文员，如果需要报总经理或（副）总裁审核批准的，应及时予以呈报。5、催办：文员按要求及时催办，收到文件办理结果后，应及时向行文单位予以反馈。反馈时必须询问对方是否安全接收，并做好反馈记录。6、建档：文件反馈后，文员必须对收文进行分类建档，并按规定时间移交档案员存档。第七条 发文处理程序一、集团发文程序1、起草：集团行政管理中心负责集团发文的拟稿。文件起草完毕后，应填写 集团发文会签单（见附件： MJ

14、-XZ-002 ）2、核稿：行政管理中心总经理应对发文的文字部分进行审核，并根据发文内容提出会签意见；涉及财务数据的应交集团财务中心总经理审核。3、会签：初稿经审核后，由文员根据“ 会签意见 ” ，传递并跟踪相关部门确认、签字。4、签发：会签结束后，由集团（副）总裁或董事长签署发布意见。5、盖章：文件经（副）总裁或董事长签署发布意见后，由文员按照集团印章管理办法办理文件盖章手续。6、发布：文件盖章后，由文员按照文件内容印发到各相关部门并签收；使用邮箱系统发布的，须设臵“回执”要求；实行OA 系统发文的，按系统的具体要求办理。7、建档：文件发布后，必须进行分类建档，及时交档案员存档。二、各职能部

15、门和各公司发文程序1、起草：集团各职能部门和各公司发文按文件属性指定经办部门、指定专人起草。文件起草完毕后，应填写发文会签单（参照附件MJ-XZ-002 ） ，由经办部门负责人、分管总经理审核。2、核稿：由行政管理中心负责人、财务中心负责人分别对文字和财务数据进行审核。3、签发：文件审核后，由集团各职能部门发文由集团（副）总裁或董事长签署发布意见，各公司发文由各公司负责人签署发布意见。4、盖章：文件经负责人签署发布意见后，由文员按照印章管理办法办理文件盖章手续。5、发布：文件盖章后，由文员按照文件内容要求发布到相关部门并签收。6、建档：文件发布后，必须进行分类建档，并及时交档案管理员存档。第五

16、章公文的保密及紧急程度规定名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 5 - 第八条保密等级规定一、公文密级划分为绝密、机密、秘密三级。1 绝密级：是最重要的秘密，泄露后会使企业经营安全和合法利益遭受特别严重的威协和巨大的经济损失；2 机密级：是重要的秘密，泄露后会使企业经营安全和合法利益遭到重的威协和重大的经济损失；3 秘密级：是指一般的商业秘密，泄露后会使企业经营竞争加剧，合法经济利益遭受一定损失或潜伏一定的损失。

17、二、保密文件分类1、绝密：公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级，如尚未公布、立项、或付诸实施的项目意向性报告，融资、财务规划方案，总裁级以上高端人事安排等文件；2、机密：公司的公布实施前的工作计划、重要会议记录、报政府机关的请示、报告等；3、秘密：涉及公司人事、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类文件信息。三、密级的确定公文的密级由起草人拟定，由签发人签发文件时确定。第九条紧急等级规定一、公文紧急程度分为特急、紧急、平急三级。1、特急：是指内容特别重要、紧急，需要立即、优先、限时传递处理的文件；2、紧急：是指内容比较重要、紧急，需要优先传递处理的文件；

18、3、平急：是指内容重要，需要优先于日常事务传递处理的文件。二、处理规定特急件按办文时限完成；紧急件当日完成；平急件三日内完成。三、紧急等级的确定公文的紧急等级由起草人拟定，由签发人签发文件时确定。第六章罚则第十条 文件承办部门或经办人未按规定收发文及办复或因责任心不强造成文件损坏丢失的，集团行政管理中心和各公司总经办应及时查明原因，并对责任人处以50200 元的罚款，造成损失的应赔偿损失；违反本办法其他规定的，按集团/公司相关规定予以处理。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - -

19、第 6 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 6 - 印章管理规定第一章总则第一条 为规范集团及项目公司各类印章管理，规避营运风险，制定本规定。第二条 本规定适用于集团公司，集团各中心及各项目公司的印章管理。第三条 印章分类（一）公章：是代表集团、各项目公司，用于重大事项内外发文使用的刻有公司名称的印章。（二）法人章：是集团及各项目公司法人代表所拥有的刻有法定代表人姓名的个人印章。（三）业务专用章：指集团公司对外财务收支、税务登记、签订合约等业务使用的，刻有本公司名称、法定代表人姓名及特定业务用途的印章，如财务专用章、合同专用章等。（四）部门章：是代表集团各中心，用于重大事

20、项对内发文使用的刻有集团各中心名称的印章；各项目公司下设部门无需印章。第二章印章的刻制与保管第四条 印章刻制（一）集团及项目公司公章、法人章，业务专用章，由集团行政管理中心填报签呈，经中心负责人、 （副）总裁及董事长审批后，由行政管理中心根据董事长意见指定专人持法定代表人签章营业执照复印件到当地公安机关备案，填制刻公章申请表（由当地公安机关提供），待公安机关审核后到指定单位刻制。（二）集团职能部门印章，由部门负责人提出申请，经集团（副）总裁审批，由集团行政管理中心负责统一刻制。第五条 印章保管（一）各类印章刻制后，按“统一建档、集中保管、专人负责、使用”的原则，交由经集团指定的专人进行登记、保

21、管和使用。（二）印章登记须包含：印章名称、数量、颁发部门、日期、启用时间等内容，并在登记本上盖上印模备考。（三）单独设臵保险柜保存印章，一组钥匙，由集团指定两人共同负责。一人管理钥匙，一人管理密码。（四）如两人中一人因事休假等原因不在岗时，休假前将本人负责事项交到行政管理中心负责人处代为行使职责。如休班人员为密码保管人，则保管人员正常上班后，密码重新更改。登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。交接工作时，应严格办理交接手续，登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量。交接人员签字，办公室负责人监督交接并签字认可后备存。（五）印章主管两人不得同时休班离岗。（六）印章保管

22、人发生变动时，行政管理中心应及时报请集团指定新的责任人。原印章保管人须在做好交接工作后方可离任，同时保险柜密码须及时更改。第三章印章的使用第六条 用印程序（一）集团印章，均须经办人填写用印审批单（见附件MJ-XZ-004 ） ，经本部门负责人、法务负责人、相关部门负责人、主管领导、（副）总裁、董事长签批后，报印章主管人登记，印章主管人用印，用印申请人和办公室主任同时监印；（二）集团各中心印章，参照集团印章用印申请程序使用。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 4

23、5 页 - - - - - - - - - - 7 - （三）各公司印章，须经办人填写用印审批单，经部门负责人、法务负责人、相关部门负责人、分管领导、总经理审批后方可登记、 用印（主管人用印，用印申请人和办公室主任监印）。涉及重大招投标、经济合同、工程款支付，向政府部门印发文件的，须报（副）总裁、董事长审批后用印。（四）集团其它制度文件有特殊规定的，从其规定。第七条 在存放印章的房间需加设摄像头，所有印章不得带离房间，加盖印章不得离开摄像范围之外，否则，一经发现，严厉处罚当事人。确需带出集团或公司用印，必须经董事长、（副）总裁或总经理亲笔签审后，由印章保管人携带印章与用印人共同外出使用；董事长

24、、（副）总裁或总经理不在等特殊情况下，需按印章使用程序签批，电话呈请董事长、（副）总裁或总经理同意后，由印章保管人携带印章与用印人共同外出使用。事后印章保管人应督促用印人补办签批手续。第八条 用印登记由印章保管人按照不同印章分别登记印章使用登记表（见附件MJ-XZ-005 ） ，具体登记项目有：用印时间、编号、部门、内容、数量、经办人姓名、批准用印人姓名及盖印人姓名等。第四章印章的使用范围第九条 集团公司和各项目公司公章、法人章、财务专用章、合同专用章等在工商、公安部门进行登记备案的印章按本办法规定程序对外使用。集团职能部门印章按本规定程序对内使用，一律不得超出集团及下属各公司范围给第三方使用

25、。如确需使用，须经董事长批准，但仅限于文件签收，不得对合同、债务、担保承诺，不得用于劳动招聘、招标、签证、招商等。第十条 集团公章用于对外宣传、联络、协调、对外报送材料以及对内、对外发文，不得在任何对外经济业务往来性质的材料上使用。第十一条 各公司公章的使用范围：（一）用于对内、对外发送的公文、财务报表；（二）对外签订的各类合同；（三）向工商、税务、统计等行政主管部门报送的有关材料；（四）对外联络、宣传、协调及经济、业务往来的相关材料；（五）董事长、 （副）总裁批准的其他用途。第十二条 财务章的使用范围：（一）财务专用章仅限于对外开具收据以及支票、汇票等银行票据；（二）发票专用章仅限于对外开具

26、发票。第十三条 合同专用章仅限于公司依据合同管理办法规定对外签订的各类经济合同，及依据劳动合同法规定内部用工签订的劳动合同及相关协议中使用。第十四条 公司法定代表人印鉴的使用范围：（一）财务部门对外出具支票、汇票等银行票据；（二）公司法定代表人履行职责；（三）公司有关报表及对外报送材料上需法定代表人签章的；（四）其他经董事长批准的用途。第十五条 印章不得在任何非工作性质的材料、空白纸张、空白介绍信以及没有经济往来依据前提下签发的收条、收据、发票等财务资料上使用。第十六条 未经董事长或总经理书面同意，印章不得做以下用途：（一）在为集团和公司以外的其他任何公司、组织、个人出具的设有担保、抵押、质押

27、等经济责任的合同或资料上使用；（二）在为非集团和公司员工开具的有关介绍信、证明等材料上使用；（三）在其他单位和个人以要约或要约邀请形式出现的宣传图纸、订单等具有经济往来性质的文书上使用；（四）其他非本章规定的印章使用范围。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 8 - 第五章印章的封存、遗失第十七条 印章的封存集团各中心或公司因名称变更或机构撤销时，其所刻制的印章相应停止使用，交由集团档案室封存。第十八条 印章的遗

28、失印章遗失时，由该公章管理人填写签呈，呈董事长核签后到公安机关备案，必要时按董事长指示在报纸刊登遗失声明，印章管理人同时按第四条规定刻制新印章。第六章其他规定第十九条 用印批准人必须严格履行职责，按照印章使用规定，做好对用印材料的审核工作。第二十条 行政管理中心印章保管责任人应在每月日前将上月受理的用印审批单 进行整理、装订后，并存档。各公司用印审批单须于每月5 日汇总上报集团行政管理中心办公室备案。第二十一条 印章使用人必须按程序履行相关手续，印章保管人在手续未完备前不得加盖公章。第二十二条 正确盖章，不重盖，不漏盖，多页文件须加盖骑缝章。第二十三条 所有盖章文件，须按照档案管理办法，留存一

29、份原件归档，不能留存原件的须复印后归档。第七章罚 则第二十四条 印章保管部门负责人要定期或不定期检查印章保管责任人在用印过程中履行职责情况，对违规用印情况一经发现立即从严处理，处以50200 元罚款，并视情节轻重给予降薪、降级直至开除的处分。给集团造成经济损失的，由其与相关责任人共同赔偿。第二十五条 印章使用批准人违反本规定批准使用印章，给集团造成不良影响或经济损失的，按有关规定予以处罚，并责令其赔偿损失。第八章附则第二十六条 本规定由集团行政管理中心负责解释，自下发之日起执行。中博、齐齐发印章管理规定、博展印章管理制度同时废止。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - -

30、 - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 9 - 档案管理办法第一章总则第一条 为加强档案管理，确保档案的完整和安全，逐步实现档案管理规范化、现代化，更好地服务于集团公司的各项经营活动，根据有关法律法规，结合集团公司实际，特制定本办法。第二条 档案是集团和各项目公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的全部文件、材料的总和，包括文件、合同、证照、报表、凭证、账册、录音、录像、光盘、图片、实物、图纸、技术资料、电子文件、图书、报刊等所有档案。第三条 集团行政管理中心是集中、统一管

31、理档案的机构，负责收集、整理、保管集团所有的档案以及各项目公司相关档案，并利用档案为集团的经营管理服务。第四条 各项目公司档案统一由各项目公司总经办存档管理，每年第一季度完成上年度档案归档工作，并向集团行政管理中心报送档案目录（含电子版）；集团职能部门档案按归档时间要求定期向集团档案室移交。第二章立卷归档第五条 各部门（以下均指集团各职能部门以及各项目公司下设各部门）报经总经理、 （副）总裁、董事长审批的材料，由专职秘书登记后原件转交档案室整理归档；用印、传真材料（复印后归档），由专职人员登记后原件转交档案室整理归档；在工作中形成的其它各类文件、材料必须统一归档，定期向集团或项目公司档案室（以

32、下提及档案室均指集团或项目公司档案室）移交，任何人不得据为己有。第六条 各部门应指定兼职档案员负责本部门应收档案资料的收集、整理与归档（参照文件归档范围及不归档范围,附件 MJ-XZ-006 ） ，应积极主动地将本部门档案收集齐全，随时掌握各类信息，经常督促经办人员及时移交手中的资料，按时向档案室移交。第七条 档案的收集与归档时间要求：（一）财务档案由财务部门保管上一年度的档案，隔年的财务档案由财务部门按年度分类登记、编制目录和移交清册，按规定时间及时移交同级档案室（集团档案室或各项目公司总经办，财务档案实施细则依据会计档案管理办法执行) 。（二）人事档案由人事部门自行归档管理。（三）工程类所

33、有资料，应在产生时报送档案室管理，图纸等不能及时归档的应在产生后在档案室登记备案， 每月定期汇总、 移交档案室归档。 如确因频繁利用不能按时归档的应办理借阅手续。（四）合同类档案按照合同管理办法设立合同登记台账，在每季度末进行汇总，将汇总表和合同在下一季度的十日内移交至档案室（各职能部门合同签订完毕后应立即移交集团档案室），对于未履行完毕且履行期限较长的合同，各部门在移交归档时应留复印件备查。（五）外出参观学习、考查和参加各种会议的员工回公司后三天内将有关会议文件、声像资料等移交档案室。（六）各类招商、广告宣传、营销策划等活动，应在活动结束后三天内由主办部门负责将有关图文资料、声像、照片等移交

34、档案室。各期内部刊物、DM单及刊登集团或公司新闻、软文的社会报纸应一式十份存入档案室。（七）各种对外报表、公司设立、变更、年检的上报材料及各种证照原件、荣获的奖牌、荣誉证书等在办理完毕后三天内由经办人及时交档案室归档。（八）各部门的发文按照公文管理办法，将签发文稿原件、印本及附件、公文会签单，公文签收单等在发文后及时归档；各部门接收外单位文件应建立来文登记记录，原件交档案室存档，复印件传呈处理。处理完毕后，连同文件处理单（附领导批办意见）一齐交档案室归档。（九）各项目公司召开会议形成的会议记录，具有一定的保存价值和保密性，应有专人保管，年终统一交档案室归档。名师资料总结 - - -精品资料欢迎

35、下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 10 - （十）新购设备、仪器等固定资产和低值易耗品在拆箱时，应有资产管理人员参加，对随机配备的图样和说明书以及调试安装过程中的技术性资料，由资产管理人员登记验收后方可领用，并在设备正常运转三个月内由经办部门或领用人负责将相关资料移交归档。（十一）审计和督察档案由督察部保管上一年度的档案，隔年的档案由督察部按年度分类登记、编制目录和移交清册，按规定时间及时移交至集团档案室（档案内容按审计和督察相关规定执行）。

36、（十二）其他档案资料由集团职能部门、各项目公司分类整理后在每年第一季度内送交集团档案室或各项目公司总经办存档，完成上一年度档案归档工作。第八条 各项目公司应向集团公司档案室移交的档案及要求：（一）荣誉证书、奖状等复印件；（二）营业执照、组织机构代码证、法定代表人证书复印件（每年年检或变更后均应提供）；（三）公司章程、股东会纪要、验资报告（含每次变更资料）；（四）各地关于项目的优惠政策、政府会议纪要、市级以上领导对公司及项目建设与管理方面的政策批示、项目可行性研究报告、项目立项批复、开工批复复印件；（五）各地有关项目的工程规划许可证、施工许可证、土地出让合同、土地证、房屋预售许可证复印件；（六）

37、 各地关于项目宣传画册原件、新闻媒体宣传资料原件、光盘、DM 单、报刊等（一式十份） ；（七）各地举办项目奠基、开业、新闻发布会等大型活动的照片、光盘、领导发言稿及筹备策划的相关文字资料；（八）省级以上领导视察参观项目的照片；（九）以上范围内的档案由各项目公司档案管理人员负责按归档时间要求收集，在收集到档案后一个月内向集团档案室移交。第九条 文件材料归档的要求和手续：（一）各项目公司档案管理人员应严格按照文件归档范围及不归档范围移交归档文件，并按档案分类类目与保管期限表（见附件MJ-XZ-007 ）正确划分保管期限，加盖归档章。（二）各类文件、材料归档一式一份，比较重要的和调用频繁的文件应适当

38、增加归档份数。（三）归档文件严禁采用字迹耐久性差的铅笔、圆珠笔书写，应用黑色或蓝黑色钢笔书写。（四）各部门归档的文件材料要用原件，没有原件以复印件代替时，要注明原件去向。（五）各部门负责人应负责督促本部门文件移交归档，并对材料的完整性进行审核签字，杜绝归档范围内的文件材料在部门或部门负责人手里截留。（六）归档文件必须在办理完毕后及时移交，需频繁使用延期移交的，不得超过次年第一季度末。（七）各部门在移交档案时应填写移交清单，由部门负责人对移交资料予以确认签字，档案室接收人员按照清单逐项验收，在确定无误后予以接收，交接双方在移交单上签字，移交单一式两份，双方各执一份。第十条 员工在内部进行岗位调动

39、时，人事部门应及时通知档案员，将其在原岗位经手的文件交接完毕和借阅的资料归还后，方可办理调动手续。第十一条 员工离职前，应将本人保管的所有文件、材料与接收人办理书面交接手续，并报档案室备案，档案管理员在离职会签单上签字确认。第三章档案的管理第十二条 档案管理员应按照统一的分类编号办法，认真编制检索目录，促进迅速、准确地查阅档案。（一）文件目录的索引号编制办法（见下页示意图）（二）根据存档文件类别，对各文件柜进行编号，以对应相应的文件存放位臵，便于根据相应目录索引号进行检索。索引号编号说明：（三）1文件类别编号：按文件的所属部门拼音缩写编号，如人事资料RS ，工程资料GC ，财务资料 CW ，销

40、售资料XS等，放入固定的文件柜中；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 11 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 11 - XXXX XX XX XX 文件盒编号文件期限文件性质文件柜编号文件类别编号文件目录索引号编制示意图2 文件柜编号：按各类别文件柜顺序编号，如1 号柜为 01，2 号柜为 02；3文件性质：包括各种文书（签呈、制度执行细则等）WS 、合同 HT 、统计表格TJ 等；4 文件期限：包括永久Y、长期 C、短期 D；5 文件盒内文件按照

41、部门需求编号：1，2，3. （二）文件的存档规范1制作文件柜标签贴：由策划部统一设计标贴的规范模式，标签贴文件柜编号、注明文件类别编号、文件盒编号范围，文件柜标签贴统一贴于文件柜右上角离柜边2CM地方；2整理案卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。使之厚度适宜， 控制在 1cm至 2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。3文件盒中应注明文件资料的编号范围，该范围填写在文件盒侧边栏及封面正中间，单个文件盒内专属文件不超过20 份；4文件盒中文件目录，另外填写档案目录表并建立电子检索目录，档案目录表存放于

42、文件盒中第一页，并实时更新，电子检索目录应即时更新。（三）文件存档流程1文件在存档过程中，先由经办人根据文件类别填写文件归档记录表，以便确认文件归档情况；2档案管理员接收档案后，根据纸质表单填写电子表文件归档记录表，之后将确定存档期限，对全部文档按照“年度机构 期限”进行分类，编制页码等对该文件进行编号，按文件类别填写电子表档案目录汇总表，注明文件编号、存放地点、原（复）件、归档日期、归档人等；3文件归入相应的档案时，在该文件盒（袋）中填写档案目录表，便于随时翻阅；第十三条 档案案卷装订前，要去掉易锈蚀的装订品，用线绳或不锈的材料装订。文书档案整理归档时，可在每件文件左上角或左侧装订，便于复印

43、和扫描。第十四条 出入档案室的档案，应进行仔细清点和登记，重要及绝密档案应放入保险柜，在专门地点保存。第十五条 档案员应认真做好档案的安全工作，经常检查档案管理状况，对破损的图纸和变质的文字要及时进行修补和复制。第十六条 档案员应定期对档案清理核对，做到账实相符。第十七条 对重份及无保留价值的资料，应编写清册，由部门签署意见，经集团行政管理中心总经理（总经办负责人）签字核实后，报总经理批准，集中统一销毁，销毁时应派专人监销（两人以上） ，销毁后应在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并由监销人签名。第十八条 严禁各部门将不属于归档范围内的图纸、表格等资料移交至档案室。第十九条 行政管理中心

44、（总经办）对各部门档案立卷归档情况进行经常性的检查，督促各部门名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 12 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 12 - 做好档案的收集与归档工作。集团行政管理中心定期对各项目公司的档案工作进行抽查（每年不少于两次），发现问题及时敦促落实整改，并指导、培训各项目公司的档案管理工作。第二十条 本单位人员非因工作需要不得随便进入档案室，外单位人员一律不准进入档案室（领导陪同参观除外） 。第二十一条 档案室要做好防盗、防潮、防霉

45、、防光、防鼠、防虫、防高温等防范工作。第二十二条 档案室内严禁烟火，严禁携带易爆易燃物品进入档案室，电器和电器线路均应按安全规范设臵，以防事故发生。第四章档案的微机管理第二十三条 各类档案立卷归档后，应在微机档案管理系统中建立完善的目录体系，录入时按件号、盒号、柜号及档案题名录入系统，便于检索和查找。第二十四条 档案管理员每个月10 日前应将上月所有输录的电脑档案资料拷贝到服务器上进行数据备份，重要数据及时备份，以防数据意外丢失。第二十五条 重要档案或查找频繁的档案除录入目录外，还应录入要点和提纲。第二十六条 档案录入应遵循随时录入和定期录入相结合的原则。各类证照、荣誉证书等不需装订的档案随到

46、随录；其他档案装订归档后定期录入。第二十七条 档案管理系统应设臵密码，档案管理员离开电脑时应及时退出系统，防止他人进入档案系统，造成数据丢失。第二十八条 录入的档案数据应定期核对，进行必要的补充或更改，做到账实相符。第二十九条 系统内的文件发生异常，应及时报告计算机管理人员，以防止电脑病毒及其它机器原因造成档案资料的不完整。第三十条在集团 OA系统中形成的各种需要归档的电子文件，参照OA管理办法中的有关流程处理。第五章档案的借阅第三十一条 员工因工作需要查阅档案的，须在档案室查阅；需要相关资料的由档案员提供复印件；确因需要借阅档案的，应办理借阅手续，方可借出。第三十二条 借阅档案必须严格履行登

47、记手续，在档案借阅登记表（见附件 MJ-XZ-008 ）上详细填写案卷内容、编号、使用期限和借阅目的，并按期归还。第三十三条涉密档案的借阅一、涉密档案范围1、集团及各中心、各公司（下同）重大决策中的秘密事项；2、尚未付诸实施的经营战略、经营方针、经营规划、经营项目及经营决策；3、内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、重要会议记录；4、财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；5、所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；6、员工人事档案、工资性、劳务性收入及资料；7、 公文管理办法中规定的涉密文件8、其它经集团或公司确定应当保密的事项。二、调阅涉密档案，须经（副）总裁（总经理）同意，报董事长

48、批准后方可提供，并按以下要求办理：1、绝密：绝密文件只能印制一份，由档案员送有阅文资格的人传阅后归档；2、机密：机密文件按审阅人数印制，阅完后由档案员收回归档；3、秘密：秘密文件按审阅人数印制，阅完后由阅文人妥善保管，原件归档。第三十四条 档案每次只能借阅一件，再次借阅时必须将上次所借的归还。确因工作需要一次借阅数本的，经集团行政管理中心总经理（总经办负责人）批准后，方可借阅。第三十五条 借阅者不得借阅与本部门业务活动、工作内容无关的资料，非工作需要不得借阅其名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - -

49、- - - - - 第 13 页，共 45 页 - - - - - - - - - - 13 - 他部门的任何档案。第三十六条 涉及到价值较高的财产证件，如土地使用证、房产证，借出抵押时应报集团（副）总裁同意，董事长批准后方可借出。第三十七条 外单位需要借阅公司图纸、技术资料时， 应持单位介绍信， 并经对口部门领导批准，经( 副）总裁 ( 各公司总经理) 同意，报董事长批准后，方可借阅。严禁任何部门或个人未经批准私自代外单位复制档案。第三十八条 银行、税务部门查账需调阅财务档案时，应经集团财务中心总经理、各公司财务部经理同意，报( 副) 总裁、董事长批准，由财务人员办理借出手续，使用完毕后及时

50、归还。第三十九条 任何员工不得将档案借出后带回家。第四十条 档案借阅期间，借阅者应对档案的完整和安全负全部责任，不得擅自将档案转借，不得在档案上作任何标记和涂改，更不得将档案损坏甚至丢失。第四十一条 档案借阅期限：（一）文档：一周；（二）财档：三天；（三）图纸：三天；（四）其他类：半个月。如借阅期满，仍需继续使用，应先将其归还，再办理续借手续。第四十二条 档案管理员应掌握档案的借出情况，督促借阅者按时归还。第四十三条 档案员收回借出档案时，应对案卷数量和卷内文件情况进行仔细检查核对。第六章档案的复印第四十四条本集团、本公司人员因工作需要复制一般文件材料时要经行政管理部门负责人审批；复制本职工作