2022年办公自动化操作步骤 .pdf

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1、上海热点办公自动化复习操作提示1 Windows的应用开始使用 Windows XP 鼠标操作：左键单击选中目标，双击打开文件，右键单击弹出快捷菜单。认识键盘：中文切换（ Ctrl+Shift ） ，中英文切换（按Ctrlg 再单击空格）Caps Lock(大小写切换键 )，Backspace(删除光标前边的字符 )，Delete（删除光标后边的字符）窗口操作：窗口的最大化、最小化、恢复窗口、关闭窗口、移动窗口(在标题栏空白处控住鼠标左键拖拉)、手工改变窗口大小（光标放在窗口边框鼠标变形时，向内外拖拉即可）、多窗口排列（在任务栏空白处单击右键，选择纵向平铺或者横向平铺即可）文件存档：文件 保存

2、 选择位置 为文件命名 保存即可文件及文件夹管理文件夹与文件的区分（文件夹只有名称，文件的名称是由名称和扩展名两部分组成）显示与隐藏文件类型的扩展名：工具 文件夹选项 查看 高级设置列表 勾选隐藏已知文件类型的扩展名即为隐藏（去勾为显示）创建一个新文件夹 ：打开任意一个磁盘或者我的文档 单击创建一个新文件夹 输入文件名称 在空白处单击即可重命名文件夹 ：选择目标文件夹 单击重命名这个文件夹 输入新名称 空白处单击即可移动文件夹 ：选择目标文件夹 单击移动这个文件夹 选择位置 单击移动按钮即可复制文件夹 ：选择目标文件夹 单击复制这个文件夹 选择位置 单击复制按钮即可删除文件夹 ：选择目标文件夹

3、 单击删除这个文件夹 是即可文件间隔选择 ：选择第一个目标文件按下 Ctrl 再单击下一个目标文件 依次类推即可文件连续选择 ：选择第一个目标文件按下 Shift 再单击选择目标内的最后一个文件即可向 U 盘中复制文件 ：选择目标文件 单击右键 选发送到 选择 U 盘即可格式化 U 盘：在 U 盘上单击右键 选格式化 勾选快速格式化 开始 确定即可回收站文件的管理 ：文件的还原与彻底删除：打开回收站 选择目标文件 单击还原此项目 为还原文件选择目标文件 选择清空回收站 为彻底删除工作环境的设置名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - -

4、- - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 8 页 - - - - - - - - - 上海热点办公自动化复习操作提示2 桌面背景的设置 ：在桌面空白处单击右键属性 选择桌面 在背景列表里边选择背景确定即可（或者浏览找到电脑中的图片和外部图片做桌面背景）设置屏幕 ：在桌面空白处右键属性 选择屏幕保护 在屏幕保护程序列表中选择喜爱的屏保预览即可任务栏的设置：锁定任务栏（在任务栏空白处右键单击锁定任务栏即可） （无勾选时为没有锁定）移动任务栏（在任务栏没有锁定时：在任务栏空白处按住鼠标左键拖动即可）隐藏任务栏（在任务栏空白处右键单击属性 勾选隐藏任务栏 确定即可）使用程序

5、打开程序：单击开始 单击所有程序 找到目标程序单击即可打开程序窗口间切换 ：打开两个或者两个以上的程序按下 Alt 键 再依次单击 Tab键即可切换程序间复制材料 ：如把画图程序中的画复制到Word 程序中先打开画图 用任意一个工具在图像窗口中绘画 然后用选定工具框选图像在框内右键单击单击复制 切换到 Word 程序窗口 单击右键 选择粘贴即可管理与控制删除软件 ：开始 控制面板 添加或删除程序 在程序列表中选择要删除的目标程序 单击更改与删除按钮 选择删除项 下一步 确定 勾选不要再显示此对话框是（重复再选一次） 完成即可安装软件 ：打开我的电脑 打开 U 盘或光盘 打开目标文件夹 打开序列

6、号 选中序列号 在序列号上边右键单击 复制 关闭序列号窗口 打开安装向导setup exe 下一步 是 输入用户名和公司名称再序列号框内右键单击 粘贴 一直下一步 直到完成即可用户帐户 ：开始 控制面板 用户帐户创建新帐户 ：单击创建一个新帐户按钮 输入名称 下一步 创建帐户即可重命名帐户 ：单击目标帐户 单击更改名称 输入新名称 更改名称即可为帐户创建密码 ：单击创建密码 输入密码 创建密码即可更改帐户密码 ：单击更改密码 输入密码 更改密码（帐户原来必须有密码）更改帐户图片 ：单击更改图片 选择图片（或者浏览找到的图片）更改图片更改帐户类型 ：单击更改帐户类型 一般选择计算机管理员类型即可

7、用户切换 ：单击开始 切换用户 选择要进入的用户即可注销用户 ：单击开始 注销 注销即可用管理员帐户登陆 ： （如果忘记了自己的密码，别的用户又进不去）按下 Ctrl+Alt( 同时 )再按下 Delete键输入管理员帐户名称（administrator）邮件管理注册邮箱 ：开始 打开浏览器 输入网址（ ）Enter 立即注册按钮 输入相关信息名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 8 页 - - - - - - - - - 上海热点办公自动化复习操作提示3 创建

8、帐号 输入注册确认码 直接进入邮箱进行练习收发邮件 ：打开浏览器 输入网址（ ） Enter 输入用户名和密码 登陆 是进入写信（或者收信）写信 ：单击写信 输入收件人邮箱 输入主题 输入内容 插入附件 发送即可收信 ：单击收信按钮 找到目标邮件 打开主题 打开附件（直接打开或者下载保存）用浏览器获取网上信息进入页面 ：开始 打开浏览器 输入相关的网址 Enter 即可进入预览新闻：输入网址（ ）Enter 单击相关的链接即可进入页面下载歌曲 ：输入网址（ ） Enter 单击 MP3输入歌曲名 百度一下 选择 MP3 格式的歌曲 在歌曲名上单击 在歌曲名上单击右键 单击目标另存为 选择位置

9、输入歌曲名 保存即可下载软件 ：打开（ ） 输入软件名称 百度一下 单击目标网站 在软件介绍下边找到下载地址 选择一个下载地址 选择保存位置 输入名称 单击下载 完毕后双击打开安装即可Office 基本应用（ Word）一、制作文件的过程选择纸张：文件 页面设置 设置页边距 纸张方向 选择纸张 在纸张大小下拉列表中选择需要的纸张 确定即可输入内容（选择一种自己比较适应的输入方法）、 （正确使用中英文标点符号，空心为中文、实心为英文）、 （全角半角的区分）插入下一页：插入 分隔符 选择下一页 确定文章内容的编辑：文字移动：选择目标按住鼠标左键拖拉到目标位置即可文字复制：选择目标在目标单击右键 复

10、制 在目标位置单击右键粘贴剪贴板的应用： 文件 新建 单击下拉箭头 选择剪贴板 然后练习复制与粘贴 （剪贴板是复制与粘贴的中转站，可以复制多项内容，有选择的粘贴）文件内容的选择方式：选词：双击和按住鼠标左键拖拉即可选句子：按下Ctrl 键 在句子的任意位置单击即可选段落：在段落的任意位置连续三击鼠标即可选全文： Ctrl+A 间隔选择：先选第一个目标 然后按下 Ctrl 单击第二目标 依次类推名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 8 页 - - - - - -

11、- - - 上海热点办公自动化复习操作提示4 文件的修饰：文件标题：选择标题单击居中（文字大小一般为二号字）、 （字体、字型、颜色根据要求调整）段落标题： 用间隔选择的方式选中所有标题 在单击格式菜单 选择项目符号与编号选择需要的符号与编号即可（没有的可以自定义）段落：用间隔选择的方法选择目标段落格式 段落 在特殊格式下选择首行缩进确定即可落款：选择落款 选择居中式制表符 在标尺上找到位置单击左键文件保存：文件 新文件选择保存（旧文件选择另存为）选择位置 为文件命名 保存即可打印设置：文件 打印 选择打印的页面 选择打印的份数 确定即可二、制作表格创建表格：单击表格 插入 表格 输入行列数 选

12、择根据窗口调整表格选项确定表格各类对象的选择方式：全选：单击表格左上角的十字箭头框选行：在表格左侧空白处用空心右箭头单击目标行选列：光标定位在表格第一条横线上变为下箭头，用下箭头单击即可选单元格：光标放在目标单元格左侧竖线上变为斜箭头时单击改变行高：光标放在目标行下方的横线上变形时按住鼠标左键往下拖即可改变列宽：光标放在目标列右侧竖线上变形时按住鼠标左键向右拖拉即可合并单元格：选中要合并的单元格，单击右键选择合并单元格折分单元格：鼠标单击要折分的单元格，单击右键选择折分单元格，输入行列数，确定插入行：选择目标行，单击右键选择插入行删除行：选择目标行，单击右键选择删除行改变表格大小：光标在表格任

13、意一个单元格单击一下，然后光标放在表格右下角方框上变形时，按住左键向下拖拉表格中文字的排版：水平文字与垂直文字的转换：选择要变换的单元格，单击右键选择文字方向，再选择需要的方向即可水平垂直同时居中的设置：选择目标单元格，单击右键选择单元格对齐方式，再选择最中间的那种格式边框与底纹的设置：选择要目标行或列，单击右键选择边框和底纹，在边框选项下，设置需要的边框（注意设置边框的线型、颜色、宽度）斜线表头的制作：单击目标单元格 表格 绘制斜线表头 选择样式 输入行标题列标题 确定名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整

14、理 - - - - - - - 第 4 页，共 8 页 - - - - - - - - - 上海热点办公自动化复习操作提示5 删除表格：选择表格 单击表格菜单 删除表格加密保存文件：文件 另存为 单击工具 安全措施选项 输入打开权限密码修改权限密码 再次输入打开与修改权限密码 保存即可三、制作图文并茂的会议邀请函选择纸张：文件 页面设置 设置页边距四周为1 厘米 纸张方向为横向 单击纸张选项卡 在纸张大小下拉列表中选择32 开确定输入内容：与会人： 单击下划线 按空格键即可 回车 输入办公室 回车 单击插入菜单 日期与时间 选择需要的格式 确定 光标定在与会人前边回车定位 光标定位在办公室前边

15、回车定位选择与会人 单击格式 段落在特殊格式下选首行缩进选择落款 选择居中式制表符 在标尺上单击定位 光标定位在办公室前边 按一下 Tab即可光标在放在日期前边 按一下 Tab 使用文本框：单击绘图工具栏中的文本框按钮 在画布中按住鼠标左键绘制一个矩形然后在矩形内输入文字 调整文字行距 设置文本框填充颜色为无色 线条颜色为无色 在文本框框线上单击右键 剪切 按 Delete 删除画布 在前页右键粘贴 移动文本框到合适位置制作公章：在绘图工具栏中单击椭圆按钮按下 Shift 键按下鼠标左键向下拖拉 设置圆填充为无色 线条为红色 线型为 3 磅单击艺术字按钮 选择第三种样式 确定 输入文字 确定

16、光标放在下边的白色圆圈上变形时 按住鼠标左键拖拉成一个圆弧形（大小与圆大小相符）移到圆内用同样的方法制作下边的艺术字五角星的制作：单击自选图形 星与旗帜 单击五角星 在圆内按住 Shift 键并按下鼠标左键向下拖拉单击直线工具 按下 Shift 键同时按住鼠标左键水平拖拉选中绘好的直线 按住 Ctrl 键并在直线上按住鼠标左键拖拉（复制另外一条对称的直线）完成各类对象的定位组合对象：在画布内画一个大框，将所有对象框选，在五角星上右键单击，选择组合，再组合。在五角星上右键单击，选择剪切，按Delete 删除画布，在第一页面右键单击，选择粘贴，将圆移动到合适的位置。抬头艺术字的设置：光标定位在第一

17、行 单击艺术字按钮 选择第一种样式 确定 输入文字 确定 单名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 8 页 - - - - - - - - - 上海热点办公自动化复习操作提示6 击选中文字 在艺术字工具栏中选文字环绕 浮于文字上方 移动艺术字到适合的位置设置填充与线条颜色图片的设置：单击插入菜单 图片 来自文件 （或剪贴画） 双击目标图像 单击选中图片 在图片工具栏中单击文字环绕衬于文字下方 将图片放大占满整页即可Office 基本应用（ Excel）一、制作电子

18、表格：输入内容：第一行输入表格名称，第二行输入制表日期（Ctrl+ 冒号） ，第三行输入项目管理名称，输入表头，输入数据。（文本居左、数据居右）数据统计技巧：合计的计算： 光标定位在要求各的第一个单元格单击求和按钮 回车 用复制柄复制公式到其它单元格平均值：光标定位在求平均值的单元格单击求和按钮旁边的下拉箭头单击平均值选项 选择要求平均值的区域回车 用复制柄复制公式到其它单元格利润的计算： 光标定位计算利润的第一个单元格输入等号 单击销售额 输入减号 单击成本 回车利润率的计算 单击利润率的第一个单元格 输入等号 单击利润 输入除号 单击销售额 回车表格数据的编辑：移动数据： 用空心十字箭头拖

19、选要移动的区域光标移动到边框线上变成移动箭头时按鼠标左键拖到目标单元格复制数据： 选择区域 在区域内右键单击 复制 光标定位在目标单元格 右键单击 粘贴撤销恢复的应用：删除数据：选择目标数据 按下 Delete即可数据的修饰：表格标题居中方式的设置：选择区域 格式 单元格 对齐 水平对齐下拉列表中选择跨例居中上表头居中：选择上表头内容单击格式工具栏中的居中按钮小数位与千位分隔符：选择目标区域 单击格式工具栏中的添加（减少）小数位按钮 单击千位分隔按钮百分比格式：选择利润率数据单击格式工具栏中的百分比符号边框的设置：选中整个表格 单击格式工具栏中的边框按钮旁边的下拉箭头选择所有框线自定义边框的设

20、置： 如选择上表头 格式 单元格 边框 设置框线样式 （颜色、粗细）单击要添加的边框位置确定表格居中方式的设置： 文件 页面设置 页边距 选择水平居中（或垂直居中）名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 8 页 - - - - - - - - - 上海热点办公自动化复习操作提示7 确定二、创建工资表输入数据内容：用填充法输入表头内容、用复制粘贴法导入数据、用查找替换修改表格内容：编辑 查找 输入查找的内容 单击替换 输入替换的内容 单击查找下一处 单击替换为表格区

21、域命名：选定要命名的区域 单击名称框 输入名称 回车（命名的目的是快速选择表格区域）删除名称：插入 名称 定义 选择要删除的名称 删除 确定针对行和列的操作：添加或删除行列：选择目标行或列单击右键 选择插入（或者删除）调整行高和列宽：固定行高列宽的设置：选择目标行列 单击右键 行高（列宽） 输入数据 确定任意高度与宽度：光标放在行线（列线）上变形时按下鼠标左键拖拉即可隐藏行（列）：选择目标行（列） 右键单击 隐藏显示行（列）：选择目标 右键单击 取消隐藏为工作表命名：移动工作表：在工作表标签上按下鼠村左键拖拉到目标位置即可复制工作表：按下Ctrl 键在工作表标签上按下左键拖拉 当目标标签左上角

22、出现标记时即可工作表标签着色：右键单击工作表标签 选工作表标签颜色 选择颜色 确定常规填充方法：按时间序列填充：如输入12 个月份（输入第一个月份 用复制柄拖拉）按文本编号填充：设置第一个单元格为文本格式（格式单元格 数字 文本 确定输入第一个编号 用复制柄向下拖拉）按数字顺序填充：输入第一个数字编辑 填充 选择需要设置的选项自定义序列：工具 选项 自定义序列 选新序列 输入值 添加 确定统计工资发放情况：按月份进行单向统计：选定要求和的区域单击求和按钮即可二维求和：（即两个方向合计的同时计算）选择统计区域单击求和按钮三维求和：选中目标单元格单击求和按钮 选择第一张表 在单击该表中的第一个单元

23、格 按下 Shift 键单击要求和的别外的表格回车三、表格的修饰数字格式的修饰：数字精确值：选择目标数据 单击增（减）小数位按钮名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 8 页 - - - - - - - - - 上海热点办公自动化复习操作提示8 赤字格式的设置： 选择目标区域 格式 单元格 数字 数值 负数下边选择要设定的格式确定货币符号的应用： 格式 单元格 数字 货币 在货币符号下拉列表中选择需要的格式确定自定义货币符号：格式 单元格 数字 自定义 选定目标格

24、式 光标定位在数值前边 输入双引号 在双引号内输入需要的货币符号 确定日期格式转换： 选择目标日期 格式 单元格 数字 日期 在日期列表中选择需要的格式确定文本格式的转换：选择目标单元格格式 单元格 数字 文本 确定对齐方式的修饰：水平和垂直方向的对齐方式：选择要设置的目标单元格格式 单元格 对齐 在水平对齐下拉列表中选择需要的对齐方式（或在垂直对齐下拉列表中选择）确定文字方向的设置：选择目标单元格格式 单元格 对齐 在方向下边设置 确定斜线表头的制作： 选择要设置的表头 格式 单元格 对齐 方向下边设置需要的角度确定跨例居中与合并居中的区别： （跨例居中每个单元格还是独立存在的）自动换行的设

25、置：选择目标单元格格式 单元格 对齐 勾选自动换行 确定合并单元格：（方法同上）文字格式的修饰：选择目标文字 格式 单元格 字体 选择相关的选项 确定（或通过格式工具栏修饰）边框与背景的修饰：选择目标单元格 格式 单元格 边框 设置相关选项 确定手工绘图边框： 单击边框旁边的下拉箭头 单击绘图边框 单击边框按钮 选择颜色 选择样式 按下鼠标左键从开始位置绘制到结束位置擦除边框：选择橡皮擦按下左键拖拉即可自动套用格式：选择区域 格式自动套用格式 选择需要的格式 确定设置表格保护：全部保护的设置：格式单元格 保护 勾选锁定 确定工具 保护 保护工作表 输入密码 确定 再次输入密码 确定撤销工作表保护：工具保护 撤销工作表保护 确定工作表局部保护：选定不保护的区域 格式 单元格 保护 不要勾选保护选项 确定工具 保护 保护工作表 输入密码 确定 再次输入密码 确定条件格式的：选择要设置条件格式的区域 格式 条件格式 设置条件 设置格式 确定即可（最多可设置三种条件）名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 8 页 - - - - - - - - -