2022年2022年公司会议管理制度 .pdf

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1、*会议管理制度第一章总则第一条根据公司规范化、 精细化管理要求， 为进一步规范会议内容和程序，提高公司的办公质量和工作效率，建立健全决策机制，提升公司经营管理水平，特制订本制度。第二条公司对各级管理者贯彻充分授权管理的指导思想，基于公司颁发的各项管理制度和规定， 谁主管谁对过程管理的效果和结果负责、谁主管谁有权决定和处理所属范围内事务的管理思路。第三条会议应遵循保密和传达两项原则， 涉及相关保密信息内容必须严格遵守，同时需要传达的会议精神应分部门及时组织宣导，并严格遵守执行会议的各项决定。第四条会议按类别、内容不同由相关部门组织，并做好会议管理。第五条本制度适用于公司及所属各部门。第二章会议类

2、别第六条本制度所指的会议包括公司中层干部周例会、部门周例会、 月度经营分析会、年度总结述职会、年度表彰会、业务启动会、专题讨论会、培训会、对外接待会议等。第七条 专题讨论会指针对专项工作或项目及业务发展召开的分析、研讨会，培训会是指产品培训、 专业知识及技能培训、 主题培训，分内训和外训两种形式。第三章会议内容及实施第一节中层干部周例会第八条会议目的中层干部周例会是公司每周工作情况通报的会议。会议在听取各部门汇报的基础上，及时协调解决问题，讨论研究并提出下周各部门工作计划。第九条 会议时间每周六天工作制：每周六早上9:00 ；每周五天工作制：每周一早9:00 ；临时有调整则由综合部行政人事岗另

3、行通知。第十条 参会人员名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 15 页 - - - - - - - - - 公司董事长、总经理、中层干部、会议纪要人员第十一条会议内容一、各部门汇报上一周重点工作或需解决事宜的完成情况；二、 各部门汇报本周重点工作、 需解决的问题及需其它部门配合完成的工作；三、总经理根据汇报情况进行工作点评、部署；四、董事长总结发言。第十二条其它事项一、会议由总经理主持，各部门经理提前准备，发言汇报；二、会议属于例会性质，时间原则上不改变，不另行

4、下发会议通知，如有调整由综合部行政人事岗另行通知；三、会议纪要由综合部行政人事岗负责记录，会后下发各部门经理、 抄送董事长、总经理并备案。第二节部门周例会第十三条会议目的各部门周例会是针对所属部门员工每周工作情况通报的会议。各部门经理应结合中层干部周例会内容总结部门所属员工上周工作落实进度及下周工作计划。第十四条会议时间每周中层干部例会后召开。第十五条参会人员部门经理及部门所属人员，部门分管总可选择性参加。第十六条会议内容一、部门工作人员汇报上周安排工作完成情况及本周工作计划；二、部门经理根据汇报情况进行工作点评及部署；三、分管领导发言。第十七条其它事项一、会议由部门经理主持，部门员工提前准备

5、，发言汇报；二、部门周例会由部门组织实施，属于例会性质，不另行下发会议通知，原则上销售事业一部、 二部所属业务部、 采购部每周必须合并召开周例会，仓储物流部和财务部可根据部门情况自行决定是否召开周例会；三、销售事业一部、二部分别召开各自周例会，原则上由业务部、采购部经名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 15 页 - - - - - - - - - 理轮流主持， 也可根据事业部情况更换其他人主持会议，其它部门会议由部门经理主持；四、销售事业一部、二部会议纪要分别

6、暂由钱征、许瑶负责记录，会后下发各部门经理、抄送董事长、总经理并报综合部行政人事岗备案。第三节月度经营分析会第十八条会议目的月度经营分析会是对公司经营指标完成情况进行总结分析、查找问题、制定措施并解决问题的会议。会议听取各部门经理针对上月部门经营指标完成情况、重点工作落实情况等汇报， 并针对汇报进行点评、 存在问题进行分析， 提出解决方法及改进方案等。第十九条会议时间次月 10 号前召开上月经营分析会，具体以会议通知为准。第二十条参会人员公司全体正式在编员工。第二十一条会议内容一、各部门经理月度工作汇报 （上月部门经营指标达成情况分析、重点工作开展情况、存在的问题及差距分析、下月工作计划、合理

7、化建议等）；二、分管领导针对部门工作进行点评；三、相关政策、方案等宣导（临时项） ；四、领导部署下一阶段工作及总结发言；五、具体会议内容以综合部下发通知为准。第二十二条其它事项一、 月度经营分析会由综合部在会议召开前一周拟下发通知的时间及相关要求为准；二、会议由总经理主持， 各部门经理实行 PPT汇报制度。为保证开会的效果和节约时间，所有参加会议的人员必须按会议通知要求提前准备PPT文件并在会议前一天报备至综合部行政人事岗。三、会议通知、 会前准备及会议纪要工作由综合部行政人事岗负责落实，其中会议纪要会后下发各部门经理、抄送董事长、总经理并备案。第四节年度总结述职会名师资料总结 - - -精品

8、资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 15 页 - - - - - - - - - 第二十三条会议目的年终总结述职会是对公司员工一年工作进行总结，客观分析成绩、 问题，评价员工一年工作整体表现，并以评分为基础对员工进行考核。第二十四条会议时间次年元月份，具体以会议通知为准。第二十五条参会人员公司全体正式在编员工。第二十六条会议内容一、总经理宣导考核述职流程、方案及要求；二、公司员工分部门进行述职汇报；三、员工进行评分；四、领导总结发言；五、具体会议内容以综合部下发通知为准。第二十七条会后事

9、项一、会后综合部人事岗进行评分统计；二、会后一周公布评分并进行考核谈话；三、根据评分进行员工职级调整及确定年终奖发放标准。第二十八条其它事项一、 年度总结述职会由综合部在会议召开前二周拟下发通知的时间及相关要求为准；二、会议由总经理主持， 员工述职报告实行PPT汇报制度。为保证开会的效果和节约时间，所有述职人员必须按会议通知要求提前准备PPT文件并在述职会议前三天报备至综合部行政人事岗。三、会议通知、会前准备、评分表格下发、收取、评分统计及会议纪要工作由综合部行政人事岗负责落实，会议纪要会后下发各部门经理、抄送董事长、 总经理并备案。部门经理评分明细抄送董事长、总经理、部门经理本人；员工评分明

10、细抄送董事长、总经理、员工所属部门经理、员工本人。四、入职未满一个季度新员工参加会议，但不参与年终述职考核。第五节业务启动会第二十九条业务启动会是针对公司业务发展需要所召开的会议，主要是对名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 15 页 - - - - - - - - - 业务部门进行任务下达分解、方案政策宣导、业务工作落实等方面内容会议。第三十条业务启动会一般在年末或季度末召开下一年度或季度的业务启动会，会议内容涉及任务下达、方案宣导、工作部署、部门表态发言、领

11、导总结等，具体以会议通知为准。第三十一条业务启动会由业务部门发起，综合部行政人事岗报总经理室审批通过后确定会议时间、参会人员、会议内容等并下发会议通知。第三十二条业务启动会根据情况制定主持人， 综合部行政人事岗负责会议纪要记录下发参会人员，抄送董事长、总经理并备案。第六节专题讨论会第三十三条专题讨论会是针对专项工作或项目（例如 项目投标讨论会）所召开的临时会议。第三十四条专题讨论会议不定期召开，由专题会议发起人报分管领导拟定会议议题、准备会议内容、确定参会人员，提前半或一天（特殊紧急可提前至二小时）报综合部行政人事岗通知相关人员参加。第三十五条专题讨论会必须形成会议纪要或会议决议，并下发相关参

12、会人员，抄送董事长、总经理并报综合部行政人事岗备案。第七节专题培训会第三十六条专题培训会是针对员工工作需要或技能提高所组织的以培训授课为主题形式的会议或培训班。第三十七条专题培训会不定期召开，主要分为供应商产品培训、公司采购新产品知识培训、员工专业技能培训等， 具体以综合部行政人事岗下发通知为准，同时公司将在 2016 年针对不同层级工作人员组织参加不同形式、主题、内容的外部培训，扩充视野、提高技能、增长知识面。第三十八条公司采购新产品培训原则上每月开展一次，时间暂定每月中旬，由采购一部、 二部经理负责发起报综合部行政人事岗下发通知，参加人员为销售事业一部、二部全体工作人员。第八节对外接待会议

13、第三十九条对外接待会议主要包括客户来公司参观、考察的会议。第四十条对外接待会议视客户分类情况由对口部门经理报分管领导确定名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 15 页 - - - - - - - - - 接待流程、会议主题及内容、参加人员等工作。第四十一条综合部负责职场环境、 员工着装、会议准备、 接待等工作落实（包括会场、设备、欢迎词、会议资料、水果、礼品、用餐等）。第九节年度表彰会第四十二条年度表彰会暨公司年会， 是公司对一年以来表现优异、 对公司贡献突出、

14、 辛勤耕耘员工的嘉奖， 同时也是公司建立荣誉体系、弘扬企业文化的一种体现形式。第四十三条年度表彰会在农历春节前召开， 公司将成立年会工作小组开展员工奖项评定、年会流程、选址、奖品、节目审核等工作第四十四条年度表彰会主持人由公司员工报名或指定，年会流程主要包含：致辞、文艺汇演、颁奖、抽奖、聚餐等环节。第四十五条入职未满一季度工作人员参加会议，但不参与奖项评比。第四章会议组织管理第四十六条会议的批准（一）临时召开的会议须经分管领导批准，报综合部通知， 公司级大型会议须经董事长批准。（二）第三章会议内容及实施版块中已列出各类会议的批准程序，各部门应严格遵照执行。第四十七条会议组织包括会议通知、 会议

15、时间及地点、 会议主持人、 参会人员、会议内容、会场布置、会议纪要等。第四十八条会议通知（一）会议需提前通知， 大型会议需至少提前一周或两周通知。一般会议应提前一个工作日，紧急会议提前一至两个小时通知，通知以书面会议通知、QQ群通知、电话通知等形式；（二）会议通知包括：会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。第四十九条会议的准备（一）做好会议通知，确保应到人员按时参会；（二）做好会场安排及参会考勤；（三）外部会议应制定会议及接待流程，内容包括：接机接站、车辆调度、名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理

16、- - - - - - - 第 6 页，共 15 页 - - - - - - - - - 职场卫生、员工着装、欢迎词、会场布置、餐饮住宿、礼品准备等安排。第五十条综合部行政人事岗为会议组织实施责任人。第五章会议资料管理第一节会议纪要的整理与印发第五十一条会议纪要的整理和下发由各类别会议纪要人负责。（一）公司级别会议由综合部行政人事岗负责会议纪要，销售部门周例会会议纪要分别由钱征、 许瑶负责， 如需调整另行通知， 其它部门例会会议纪要由部门负责人指定部门人员负责。（二）专题会议根据安排指定专人负责整理会议纪要。（三） 目前公司主要类别会议除专题培训会、 年终表彰会不需要做会议纪要，其余会议原则上

17、必须指定专人负责纪要。第五十二条会议纪要的签发、备案公司级别会议由综合部及时整理会议纪要（会议结束后两个工作日内），报总经理审核、签发后下发、抄送、备案。部门级别会议纪要由部门会议纪要人及时整理（会议结束后两个工作日内） ，报部门经理审核后下发、抄送、备案。各类别会议纪要下发、 抄送对象在第三章 会议内容及实施 版块中已明确说明，备案统一递交综合部行政人事岗负责。第二节会议资料的存档第五十三条各类会议资料必须存档。公司级别会议资料由综合部按季度分类分次存档；部门级别会议资料由各对应部门自行存档。第五十四条存档内容包括会议通知、会议考勤表、会议纪要、汇报材料、督办确认表、督办跟踪表、宣传资料等。

18、第六章会议工作跟进第五十五条公司级别会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由部门经理跟进落实， 会议纪要人员负责按照纪要及督办确认表上工作进度要求提示分管领导进行督办。第五十六条对会议的决议和明确的内容，责任部门和人员必须认真履行，按照会议要求及督办确认表上的时间完成，相关部门、人员予以支持、配合。第五十七条公司综合部负责对会议决定事项进行分类整理，按照会议要求名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 15 页 - - - - - - - - - 的

19、时间以督办确认表和督办跟踪表对有关责任人和责任部门经理进行逐项督办，并向公司分管领导汇报。第七章会议纪律及处罚第一节会议纪律第五十八条公司会议，要求参会人员一律签到， 会议签到表由综合部负责管理。第五十九条公司级别会议如因工作原因确实无法出席，必须提前向上级领导请假。第六十条所有参会人员，进入会议室后要求手机一律调为震动（静音）状态或者关机， 如有重要电话需要接听或回拨， 需用手势向发言人或主持人示意并走到会议室外方可接打电话。会议进行中，接打电话的时间不得超过三分钟。第六十一条要求所有参会人必须认真听取会议内容，在主持人或其他发言人讲话期间，任何人不得交头接耳、打电话或做影响会场秩序的事情。

20、第六十二条做好会议保密工作。 密级会议原则上禁止拨打手机或录音。参会人员禁止传播密级会议内容。第二节处罚制度第六十三条凡开会迟到者，每人每次现场乐捐30 元，迟到时间超过五钟者，按 30 元/ 分钟现场乐捐。第六十四条未经请假或未征得批准缺会者， 第一次乐捐 200元，以后依次翻倍。第六十五条未经请假或未征得同意早退者，每次乐捐100 元。第六十六条会议进行中，未按规定关手机或未将手机调为静音（震动）者，每手机铃声响一次，现场交纳罚款金30 元。第六十七条综合部行政人事岗负责收取乐捐现金用于公司集体活动所用。第八章附则第六十八条本会议管理制度为公司基本管理制度，适用于公司全体员工。第六十九条本

21、会议管理制度自下发日起执行。第七十条本会议管理制度解释权归公司综合部。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 15 页 - - - - - - - - - 附件 1： 会议考勤表模板附件 2： 会议记录表模板附件 3： 会议纪要模板附件 4： 会决议事项督办确认表模板附件 5： 会决议事项督办跟踪表模板名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9

22、页，共 15 页 - - - - - - - - - 附件 1：会议考勤表会议名称：年月日序号姓名签名签到时间备注1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 1、会议实行签到制度，不准代签、补签，否则一律按缺勤处理。2、本考勤表会议结束后交综合部留存，根据考勤表执行处罚制度。3、缺席、病假、迟到、早退、事假请注明在备注栏。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 15 页 - - - -

23、- - - - - 附件 2：会议记录表会议名称会议时间年月日时 至时会议地点主 持 人记录人参会人员缺席人员主要议题会议议程与发言内容备注名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 11 页，共 15 页 - - - - - - - - - 附件 3： 会议纪要模板 会会议纪要【2015】第期 2015年月日会议主题：会议时间：会议地点：主持人：参会人员：重要提示：会议内容：主题词：报送：抄送：备案： 2015年月日名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - -

24、- - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 12 页，共 15 页 - - - - - - - - - 附件 4： 会决议事项督办确认表模板会议时间：2015 年月日参 会 人：序号决 议 事 项计划完成时间责任人责任人确认备注1 注：本表由综合部行政人事岗于周例会、月度经营分析会、项目进度会等会议后一天确认完毕，交决议事项责任人签字确认，作为会议决议事项的督办依据。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 13 页，共 1

25、5 页 - - - - - - - - - 附件 5： 会决议事项督办跟踪表模板会议时间：2015 年月日参 会 人：序号决 议 事 项交办时间责任人实际完成情况未完成原因简述备注1 注：会议决议事项由综合部行政人事岗督办、跟踪；周例会、月度经营分析会、项目进度会等会议前一天前呈报董事长、总经理审阅，并在次日会议上通报决议事项落实情况。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 14 页，共 15 页 - - - - - - - - - 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 15 页，共 15 页 - - - - - - - - -