2022年2022年可控费用管理办法 .pdf
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1、可控费用管理办法第一章总则1. 目的1.1 强化财务管理,规范财务制度,保证公司资金的合理、有效使用和经费正常有序支出,规范财务借款、费用报销及付款行为。依据国家有关法律、法规和规章制度,结合公司实际情况,特制订本管理制度。2. 适用范围2.1 本制度适用于集团公司各部门人员的费用借支和报销。各分子公司可对不符合本公司实际情况的部份进行修订,并报总公司财务总监审核, 总裁审批后执行。2.2 本制度所指可控费用是指能够被责任主体单位或个人的行为所控制的费用项目,主要包括: 业务招待费、 差旅费(含市内交通费)、办公费(含通讯费、资料打印费)、会议费、维修费、劳保费、培训费、福利费、工会费等。2.
2、3 市场推广活动费用及营销业务人员的提成和差旅、通讯费用管理办法由营销部门另行制定,报总公司总裁审批,并交财务审核备案。3. 管理原则3.1 公司费用开支遵循从严控制、从简节约的方针;3.2 可控费用报销管理实行“预算”和“报销标准”双重控制原则。超过预算的费用报销必须报总公司预算管理委员会审议,董事长签批后方可报销。 超过报销标准的费用须经总裁审批后方可报销。4. 职责和审批权限4.1 费用控制实行谁管理、谁审核、谁控制、谁负责的原则;4.2 上述可控费用的管理责任主体为:管理责任人各使用部门行政人事部工会主席 /总经理总经理 / 董事长可控费用项目差旅费 ( 含交通费 ) 、招待费、办公费
3、(含资料打印费 ) 通讯费、维修费、会议费、劳保费、培训费工会费福利费4.3 费用报销的审批权限按审批权限管理办法执行。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页,共 12 页 - - - - - - - - - 第二章借款制度5. 员工借款实行实名制, 必须由借款人填写一式两联借支单,并由借款人亲笔签名, 报有权人员审批后方可借支。 借款人对所借款项承担报销结账和偿还责任。6. 员工借款实行分类管理、 限额控制、分级审批制度,按 审批权限管理办法规定由部门经理、分管领导
4、、财务负责人、总经理逐级审批。7. 借款分为会议(备用金)借支、零星采购借支、 市场开发借支三类, 差旅费、日常招待费用一律不予借支。借支额度分别为:7.1 采购资金原则上通过转账支付,对采购分散、种类多、单笔金额小,确实无法通过转账支付的零星采购, 由经办人根据采购申请单确定的金额借支,但最高额度为 10000 元/ 人;7.2 会议(备用金)借支,包括会议、接待、单位备用金等,借支额度根据开支预算确定,最高为20000 元/ 人;7.3 市场开发借支,市场开发因未知因素较大,为了确保公司市场开发效率,借支额度最高确定为50000 元/ 人。8. 借支原则上要求一个月内凭有效发票平账。一人有
5、多项借支的, 借支总额度可累加。如:某人既有备用金借支、又有市场开发借支,则其借支总额度控制为60000元,依次类推。9. 借款须严格执行“前帐不清, 后帐不借”的原则, 确属特殊情况由公司总经理审批后方可办理,但累计借款不得超过借支限额。10. 财务部每年分别于 6 月和 12 月两次清理员工借支, 借支人需无条件配合办理报销或偿还平账手续。11. 借支审批严格执行审批权限管理办法的权限和流程。12. 会议费借支须凭事前经审批的会议组织方案、主要议程和费用预算等资料办理。第三章报销制度第一节综合性规定13. 员工报销费用所提交财务部门的票据必须是国家财政或税务部门监制的正规发票(或政府部门监
6、制的合法非税收据),不允许收据或白条报帐(公司食堂名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页,共 12 页 - - - - - - - - - 开支除外)。14. 员工报销费用须填写费用报销单 (差旅费报销须填写差旅费报销单) ,将费用票据粘贴整齐附后 (小票在粘贴单上依次错开粘贴, 大票对齐左上角粘贴,不得使用大头针、 回形针、订书针等装订, 尺寸规格超出报销封面或会计凭证的要予以折叠),注明票据张数。15. 员工报销所填写的报销封面或对票据所作的签注必须使用钢笔或签字
7、笔,字迹要工整,不得潦草,单据不得涂改,报销封面所注明的各项费用要分项填写,分项加总,原始票据要保持整洁, 原始票据所需填注的相关项目必须由原出票人填注齐全、完整。凡不符合要求的报销单据和发票财务部门有权拒绝受理或退回补正。16. 报销发票原则上要求为3个月以内开具的发票,超过 3个月的需说明原因。但最多不能超过 6 个月。17. 严禁虚假发票入账报销,一经发现若查实属恶意行为,将给予严肃处理。报销发票的规范要求见附件。18. 对专项费用(如会议费)的报销,在实际支出未超过审批金额的,由财务部门复核无误后报销;超过原审批金额的,需报集团总裁和董事长审批。19. 费用报销实行一次一单报销制,不得
8、将多次费用、多项费用合在一张报销单中。如:不得将两次或多次出差的费用合并报销;招待费不得跟交通费合并报销;多次招待费不得合并报销等。20. 对符合规定的费用报销单据必须及时审核,及时传递,对不符合规定的费用报销单据需及时退回报销申请人。 所有费用报销单据的审批支付流程时间规定为 3 个工作日 / 人,累计审批支付流程不得超过20 个工作日。审批人未按规定时间完成审批,公司将给予警示和考核;第二节业务招待费报销规定21. 业务招待费实行“预算控制、招待从俭、陪餐人数从严限制”原则,且应遵循“先批后用”原则。22. 日常招待费用原则上不借支,由经办人先垫付,后凭票报销(大型接待除外) 。名师资料总
9、结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页,共 12 页 - - - - - - - - - 23. 确因业务需要宴请客人,需事先征得有权审批人的同意。连续几天内因同一事项发生招待, 可事先一次性预报。 报销时须提供经批准的审批单,并注明用餐事由、宴请客人人数、陪餐人数、招待餐数。24. 招待用水果,根据各部门申报,统一由办公室采购,各部门签收。财务中心审核发票及各部门签收单后,予以报销,费用归集到各部门。25. 集团内公司之间、公司内部门之间、同事之间严禁公款宴请。26. 业务招
10、待费开支标准(含陪餐人员) :客人层级重要客户政府重要监管机构普通客人内、外部会议用餐标准 (元 / 人) 100 90 60 50 酒水标准(元 / 人)70 60 40 20 烟(元 / 人)35 35 0 0 礼品300 300 0 0 客人住宿300 0 0 200 注:陪餐人员不得超过客人人数,最多不超过3 人/ 桌;所有礼品开支按审批权限管理办法中招待费的规定报批,计入所在部门招待费用;超过上述标准的需报总公司总裁特别批准后,方可开支;住宿费原则上不作招待费报销,以差旅费或会议费的名义报销。第三节差旅费报销规定27. 所有人员出差前需按审批权限管理办法规定提出申请。副总裁以上人员出
11、差需报董事长批准。28. 员工报销差旅费须填写 差旅费报销单,并附出差审批单, 将费用票据粘贴整齐附后,按审批权限管理办法要求审批后交财务部审核报销。29. 员工填写差旅费报销单时,应填写出差事由、出差时间、起止地点、出差路径、补助金额,出差人员若超出计划路线、计划时间应补办申请,否则,财务部门将不再退单并严格按 出差审批单的路线及时间予以报销、 计算补助。30. 差旅途中的景点门票等旅游开支,除经主管领导批准的对外招待开支,一律不得报销。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - -
12、第 4 页,共 12 页 - - - - - - - - - 31. 不同部门人员一同出差,尽量分部门填写差旅费报销单,若为不可分割费用,需注明各部门分担金额,未注明的视同填报人所在部门费用。32. 同性别的两人同行出差,须合住一个房间,报销标准就高人员的标准。33. 员工在市区内办事,公司未派车的,可凭车票据实报销一定的市内交通费。市内交通费必须按月报销, 跨月不报。报销时需填写市内交通费报销审核表 ,将外出时间、起始地点、实际开支金额、办事内容等填写清楚后,附在粘贴好车票的差旅费报销单后,经部门负责人审批后报销。34. 原则上对出差地的士费(含包租车费)不予报销,确因事情紧急或特殊情况,需
13、先报主管领导同意, 并在报销时提供文字说明, 经主管领导和总经理签批后凭票报销。35. 员工出差地距离超过150 公里的,要求使用公共交通工具,费用按公共交通费用金额凭票报销。 自驾车外地出差的车辆费用与差旅报销单同单报销,单独填报的财务不予受理(市内办事自驾的除外)。36. 员工到外地参加会议及各类学术交流活动,统一安排食宿的,据实报销会务费,但应扣除会议期间的伙食补贴,若能提供会议期间伙食自理证明的,则按规定标准给予伙食补贴。37. 出差期间招待客户用餐一次, 则扣除当天伙食补贴标准的1/2 。 用餐两次,扣除一天伙食补助,以此类推。38. 员工在集团内异地公司之间出差,不得在当地公司或机
14、构报销费用,不得接受当地公司或机构的公款宴请。39. 住宿费标准(按职级和出差地区确定) :单位:元 / 天地区级别董事长 / 总裁副总裁 ( 含子公司总经理) 部门负责人 ( 含子公司副总 ) 其他管理人员( 含其他业务人员) 省会城市据实据实240 200 一般地级市据实260 200 160 县城(市)据实220 160 120 派驻异地长期任职据实60 平米 / 人或1500 元/ 人. 月25 平米 / 人或 650 元/ 人. 月备注:住宿费在以上限额标准内凭票据实报销,超出部分不予报销,派驻名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - -
15、- - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页,共 12 页 - - - - - - - - - 外地任职公司租赁的房子,由公司支付租赁费,不再补助住宿费。长时间( 10 日以上)派驻外地从事项目跟进的人员( 含 OEM 和工程项目监工 ),公司未租房的,住宿费按其他管理人员标准的60% 报销。40. 出差伙食补贴标准单位:元 / 天级别总经理 / 董事长其他管理人员所有地区据实50 长时间出差在一地出差时间超过10 日的,餐费补助按同档次的80% 报销,借调外地工作超过1 个月的,餐费补助按同档次60% 报销。备注:出差天数计算:从离开工作地起至回到工作地止,计
16、算整天后,不足 12 小时的按半天计算,超过12 小时的按整天计算;在长公司员工到集团内异地公司出差,出差地有食堂的,免费就餐,不再享受驻勤餐费补贴。41. 交通工具报销标准:类型级别长途交通市内交通飞机火车轮船汽车自驾车董事长 /总裁头等舱经济舱高铁、动车、软卧一等舱据实据实报销公司专车、公交、地铁、出租车、自驾车按 1000 元 /月以内凭票报销副总裁 (含子公司总经理 ) 经济舱高铁、动车二等座、硬卧二等舱据实参照私车公用管理办法相关规定执行部门经理 (含子公司副总 ) / 三等舱据实公交、地铁、自驾车(参照 私车公用管理办法)其他管理人员(含其他业务人员 ) / 据实备注:标准规定的头
17、等舱、高铁、轮船一、二等舱和短途出租车是为便利工作, 应视工作需要合理选择出行, 一切以节俭为原则,杜绝无故浪费和虚假瞒报,一经发现,严肃处理。对车船票和机票的手续费、 退票费等必须由当事人写明情况,经总经理和财务负责人审核,方可报销。财务有权拒报认为不合理的该类费用。部门经理及以下人员因公需经常外出的,可向总经理提出申请使用私家车,并给予一定金额的费用补贴,按月凭票报销, 具体金额由所在公司总经理名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页,共 12 页 - - - -
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