2022年OA系统管理办法修订版 .pdf
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1、第一章总则第一条 为了加强对公司办公自动化系统(以下简称OA系统)的管理,提高工作效率,实现公文无纸化传输、信息共享和交流,降低管理成本,规范管理流程,加快办公自动化建设, 结合公司实际情况,特制定本办法。第二条 推行 OA系统目的在于保障文件和各种信息传递快捷通畅,提高部门自身与部门之间协同工作的效率,最终推进管理工作朝着系统化、标准化和规范化的方向发展。第三条 本办法适用于公司全体员工。第二章 管理部门职责第四条 信息管理部负责系统的管理和维护, 其主要职责:1、管理办法的制定与修正。2、用户账号的建立与关闭:(1) 申请账号:普通岗位员工,需转正后由用人部门主管填写 OA申请表申请开通账
2、号;如遇特殊岗位员工在试用期间,需要开通账号,由用人部门主管填写紧急程度为紧急的OA申请表申请开通账号。(2)关闭账号:信息管理部以签批员工离职交接表为准,关闭其账号。(3)对于已关闭的账户有临时调取资料的需要,经人事行政中心副总或总经理审批,并确定关闭时间。开放最长时间为30 天。(4)为确保数据准确性,帐号与使用人采取实名唯一制,禁止修名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页,共 5 页 - - - - - - - - - 改账户使用人。(5)移动 OA权限的开通,
3、中心副总、部门负责人及关键岗位人员,可不经申请直接开通。其它因工作需要,员工可由部门申请、经本中心领导、人事行政中心领导签批后开通。3、核心工作流程设计与修改:(1)各中心(部门)如需添加、 修改 OA表单或流程, 需填写OA表单制作、修改申请单申请制作,信息管理部接到审核后的表单后,三个工作日内制作完毕,资料不全不予制作。(表单制作资料:表单;设计流程;相关文件。 )(2)特殊、重要的表单流程(如借款单,付款单,材料采购计划等) ,关键节点处理事务缓慢,经使用部门向信息管理部反映现象,由信息管理部向上级领导汇报, 由各中心领导三个工作日内召开专题会议,并给出处理结果。4、征询各使用部门的意见
4、和建议,协调解决各使用部门在使用过程中出现的新情况、新问题。5、公司领导、各部门员工的培训与技术指导。6、软件的配置升级管理。7、数据备份管理。第三章系统管理第五条 OA系统网址: 内网网址: http:/192.168.1.5:8080;外网网址: http:/221.203.79.87:8080。第六条使用 OA系统的各级用户应保证各类文件处理的及时性。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页,共 5 页 - - - - - - - - - 1、中心副总,部门主管及
5、关键岗位的工作人员原则上应该全天在线,其他工作人员至少每天上下午各登陆两次OA系统,接收各类文件, 处理待办事项,以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。2、中心副总,部门主管及关键岗位工作人员如遇出差,应每天登陆至少两次手机端 (移动 OA )处理待办事项, 保证流程及时流转。3、流程的发起人为整个流程的负责人,如后续流程节点承办人没有及时办理或意见不明确,发起人应通过电话、手机短信、QQ或微信等方式及时提醒,以确保流程意见明确与快速办理。第七条 协同及固定表单工作处理流程所涉人员,在接收到待办事项后,正常处理时间应不超过八个工作小时(即一个工作日内)。如有长期外出、请假、调休等特殊原因造
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