2022年秋办公室管理期末复习指导.docx

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1、精选学习资料 - - - - - - - - - 08 秋办公室治理期末复习指导辅导老师 肖亚非第一部分 ：复习应考基本要求办公室治理课程是中心广播电视高校为开放训练（专科）行管专业开设的必修 课；通过本课程的学习,使同学把握办公室实务操作方面的基本学问,具备办公室业务的 基本技能和与之相关的交际才能,有肯定的文字使用运用才能；（一）本课程的考核对象 中心广播电视高校行管专业（专科）的同学；（二）形式 本课程的考核形式为形成性考核和期末考试相结合的方式,本课程形成性考核为课程 平常作业；考核成果由形成性考核成果和期末考试成果两部分组成,考核成果满分为 100分, 60 分为及格；其中形成性考核

2、成果占考核成果的20%,期末考试成果占考核成果的80%；期末考试采纳问卷笔试（闭卷） 形式,卷面满分为100 分,考试时间为90 分钟；（三）考试范畴 教材办公室治理全书以及联系实际的有关内容；（四）试卷类型及安排比例：试卷类型分为：单项挑选题、判定题、简答题、设计题、案例分析题等；各题所占比例分别为： 10%、 10%、 20%、 30%、30%；（五）应试要留意的问题1、同学们这段时间需要通看一遍教材,熟识教材的篇章结构；2、考试时试卷书写要工整,肯定要留意认真审题,每个问题均要回答；不能留空 白；3、本课程试卷题量较大,肯定要留意把握时间,先易后难；4、考试时肯定要冷静应战获得好成果；其

3、次部分 ：复习应考资料及其使用本学科本次考试有以下4 种资料,可供学员复习应考用；（一）办公室治理期末复习指导 这小册特别重要,它是浓缩了的考试范畴,同学们要认真看；（二）平常作业 平常作业与考试卷型和要求基本上是一样的,依据过去考试的情形看也有重复,有些作业题其实就是考试卷,所以肯定要认真用好；平常作业老师作过重点评讲,请按老师平常所评讲的要求把握,作业内容占期末考 试内容有肯定比例；（二）自检自测题 本校电大网挂的两套自检自测题和综合练习题很重要,这是对平常练习的补充,同时也是对考试内容的补充和强调,肯定要引起留意；（三）请同学们这段时间随时关注市电大平台和巴南分校平台网上所挂的资料；最终

4、祝同学们顺当通过考试！第三部分 ：重难点1 / 38 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页,共 38 页精选学习资料 - - - - - - - - - 办公室治理重难点 1 为帮忙同学们更好复习,现将以下题作提示性的解答和评讲,供同学们参考；以下绿色字体部分为问题的参考答案,其他为问题和对问题的分析与评讲；请同学们 在答题时加以留意；一、将办公室实务工作的简要内容填入以下表格,内容基本相同的填在一行中；此题主要考核本课程的第一章第2 点的“ 办公室实务的范畴和内容” 这一学问点；办公室实务工作一览表序国内一般性国外一般性国内企业（含外企）号1 文书撰写按 上 司 的 口 头 或

5、 书 面 指 示 完 成 信记 录 上 司 指 令 及 会函；谈、会议内容；2 文书制作复印资料；打印文稿及表格；3 文书处理在权限内按自己的意思发出信函；信函和邮件的处理；4 档案治理档案治理；记 录 上 司 指 令 及 会支配会议事务,并做会议记录或纲5 会议组织要；谈、会议内容；6 调查争论帮助上司预备书面的财务报告、研收 集 及 整 理 各 种 信究报告；预备好公司要公开的资料；7 信息资料替上司收集演讲或报告的资料；息；整理并组织好粗略的资料；8 信访工作替上司接洽外界人士；例如记者、接待来宾和员工的来工会职员等；9 接待工作接待来访来宾；访；替 公 司 宾 客 订 饭 店 的 房

6、间 、 订 机位、发电报、打电话；10 和谐工作以电话往来维护和外界的良好公共通讯事务、电话；关系；11 督查工作督导一般职员或速记员；12 日程支配替上司定约会并做好记录；为上司支配旅行或考察；13 日常事务阅读并分类信件；自动处理例行的事务；照 料 上 司 身 边 的 琐2 / 38 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页,共 38 页精选学习资料 - - - - - - - - - 替上司保管私人的、财务的或其他 事；的记录；办公室环境的布置和14 办公室治理整理；保管办公室设备及用品；15 其 他 临 时 交以速记登记上司交待的事项；执行上司交办事项；办的事项执行上司留在录

7、音机中的嘱咐；16 替 上 司 申 报 交 纳 所 得 税 及 办 理 退外出办事,如银行、税；17 邮局等；18 同学们在做此题时,要留意分析哪些是内容基本相同的,要放在一起；大多数同学因 为没有把内容基本相同的放在一起而失分；在分析这个问题时,有些内容好像模棱两可；比如：记录上司指令及会谈、会议内容 一项,它既可以是文书撰写的内容,也可以是会议组织的内容；这种情形,可以将两栏都 填上这一项；仍有些内容要分开来写；比如：通讯事务、电话、信函和邮件处理一项,前 两项是日常事务的内容,后两项就是文书处理的内容；二、办公用易耗品主要包括哪些？此题主要考核本课程的第一章第 办公用易耗品主要有：1信封

8、、纸张；2软盘、光盘等；3铅笔；4圆珠笔；5签字笔或钢笔；6修正液或修正带；7印盒；5 点的“ 办公用品的种类” 这一学问点；8各种小型机器,如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期 号码机、切纸机、运算机、拆信器、碎纸机等；9小刀；10日历等；11其他,如标签纸、直尺、三角尺、透亮胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大3 / 38 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页,共 38 页精选学习资料 - - - - - - - - - 头针、纸夹等；此题在书上有明确答案,得分率很高；主要认真阅读教材,就能答对；三、简要阐述文员工作的三个步骤,相互关系如何？此题主要考核

9、本课程的其次章第1 点的“ 文员工作指导思想” 这一学问点；文员工作分为三个步骤：方案、实施和检查；1方案的步骤,要充分明白即将开头的工作内容,并摸索以什么方法进行效率会最 佳；2实施的步骤,要留意：同时检查是否依据起初所拟定的次序进行；上司所指示的工 作无论是哪一种,都要正确地实施；协作上司预期的期限；3检查的步骤,要分析方案和实绩的差异,并把以前进行过的工作或别人做过的工作 和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析；三者的关系为：先作方案,付诸实施,然后检查结果,环绕“ 方案实施检查” 这样一个滚动 的过程开展；三者相互联系形成一个循环；文员第一要认真制定方案,然后依据这个方案去实施,并

10、严格检查其结果,使得这个 结果对下一次的方案有所帮忙和启示；同学们在回答这道题时,需要留意此题一共有两个问题；不仅要求你阐述三个步骤是 什么,而且仍要说明三者之间的关系如何；此题虽然在书上有现成的答案,但是仍是需要同学们进行肯定的归纳再答题；四、依据“ 优先次序” 处理工作原就,虚拟一份半天或一天工作（或家务）方案书；此题主要考核本课程的其次章第1 点的“ 依据优先次序处理工作” 这一学问点；在依据“ 优先次序” 制定方案书时,要按以下三个步骤进行：1将自己要做的事情分为：A. 是否应当做的事？B. 是否做或不做都无所谓的事？C. 是 否不行以做的事？对于 A 要集中精力做,对于 B和 C可以

11、从方案中删掉；2对于 A 类事情再进行分类,分为：重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（其次做）；重要但是并不紧 急的事（第三做）；虽有做的价值,但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）；3与上司形成默契,可以直接找上司商议、请示；此题的例子请同学们见教材第 划书,不要抄袭；28 页；同学们可以参照教材上的例子,自己制定一份计五、从以下文员工作方法中,任意挑选一种或两种,谈谈你的工作体会或对此工作方 法的熟识；1请示方法和报告方法；2方案方法和总结方法；4 / 38 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页,共 38 页精选学习资料 - - - - - - - - -

12、3受意方法；4传达方法；5进言方法；6变通方法和挡驾方法；7分工方法与合作方法；此题主要考核本课程的其次章第3 点的“ 文员的工作方法” 这一学问点；下面我举一个例子,同学们依据这个思路作答即可：1第一简要说明此种方法：受意就是文员接受和领悟上司的意图；可以分为直接受意（即领悟上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时,直接就某一问题或某项工作所发表的看法和想法 等,易于文员判定和领悟）和间接受意（即上司在平常任凭交谈的情形下,或与其他人员 谈话种就某一问题、某项工作发表的看法和看法等）；受意方法要留意：（1）善于领悟上司意图,不要曲解上司意图；（2）备好记录本,记录下指示要点；（3）留

13、意倾听,专心判定指示的用意；（4）必要时可以提问,直至明白意图为止,但不要打断谈话；（5）如有不同看法,可以公开提出,但要言之成理,并要留意方式、态度；（6）接受指示后,要不失时机地贯彻实施；2结合实际谈体会；我曾经经受过一件事情,使我充分熟识到,在受意时,充分做好记录的重要性；才开头工作时,我到一家房地产公司当文员；有一天,总经理把我叫到办公室让我写 一份公司的简介,内容要包括四个部分公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件 配备、公司取得的成果；当时,我没有体会,没有带上记录本,记录下指示的要点；事 后,又怕显得自己没有才能,而没有去请示总经理；只好凭自己大脑中的记忆写,结果写 出来的简介

14、根本就不行；后来,我再次向总经理询问,并备好了记录本做好了记录,依据 总经理的授意,才写出了各方中意的公司简介；从这个事情中,我体会到了在受意时,做好记录的重要性；同学们在回答这道题的时候,可以只挑选其中一个题目进行回答；但是要留意依据以 上的思路作答；而且要留意结合教材,联系实际作答；既要简要说明教材中的相关学问 点,又要结合实际谈谈自己的体会；此题失分的缘由大多是不结合实际谈自己的感受,同 学们在回答此题时要加以留意；办公室治理重难点 2 5 / 38 名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页,共 38 页精选学习资料 - - - - - - - - - 一、从文员工作的角度对比

15、说明打电话和接听电话的异同；此题主要考核本课程的第三章第 同：1 点的“ 电话接打” 这一学问点；以下为参考答案：1都应先问好,再传达自己的信息；2都应保持耐性、热忱的态度；3通话终止,应让对方感受到自己开心的心情；4都应简明扼要表达自己的意思；异：1打电话应第一查清晰对方的电话号码；接电话应等电话铃响24 声就接听；2打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话就没有这一步；此题需要同学们依据教材内容和实际工作体会进行分析再作答；以上内容只是给同学 们做参考,同学们仍可以自己归纳一些要点；二、明白“ 电视会议” 、“ 交互式电话会议” 的基本用途,比较其与一般会议的不 同,谈各自的优劣或

16、应留意的地方；此题主要考核本课程的第三章第3 点的“ 电视会议” 和“ 交互式电话会议” 这两个知识点,并对这两个学问点进行比较；此题答题思路如下：1基本用途：“ 电视会议” 主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈,共享文件、图表、录 象带等资料；“ 交互式电话会议” 的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的 国际、国内或本市的电话会议,声音清晰犹如一室；2两者与一般会议的不同：可以排除时空上的局限性；3各自的优劣：“ 电视会议” 优：通达范畴广,排除时空上的局限性,生动形象；劣：技术上的要求较高；“ 交互式电话会议” 优：便利、省时、高效,排除时空上的局限性,具有保密功能

17、、报数功能和欢迎词播 放功能；劣：费用高,技术含量高；此题得分率很低,由于需要同学们对书上的学问进行分析和归纳；以上只是此题的参 考答案,同学们也可以有自己的看法,言之成理即可；三、简要回答邮件分拣的一般标准；此题主要考核本课程的第四章第（1）依据收件人的姓名分拣；2 点的“ 邮件的分拣” 这一学问点；6 / 38 名师归纳总结 - - - - - - -第 6 页,共 38 页精选学习资料 - - - - - - - - - （2）依据邮件的重要性分拣；（3）依据收件部门的名称分拣；此题在书上有明确的答案,得分率很高；要留意的是,以上只是此题的答题要点,需要进行说明和阐述,不能只回答要点,否

18、 就会失分；四、怎样处理上司不在时的邮件？此题主要考核本课程的第四章第 此题的答案请同学们见教材第5 点的“ 上司不在时邮件的处理” 这一学问点；72 页；教材上有明确的答案,在此不再具体说明；五、怎样妥当处理上司拒绝会见的来访者的来访？此题主要考核本课程的第五章第 此题从 5 个方面进行回答：3 点的“ 上司拒绝会见来访者的做法” 这一学问点；1上司正在开会时； 2 上司繁忙时；3上司即将外出时；4远道来访或有重要事情的来访时；此题在教材上第 88 页有明确的答案,在此不再具体说明,请同学们照以上的要点按教材上的具体说明回答即可；办公室治理重难点 3 一、日程支配方案表的种类大致有几种？试以

19、其中一种为例,编制一份 预定表；此题主要考核本课程的第八章第 点；以下为参考答案：1日程支配方案表的种类：4 点的“ 日程支配方案表的种类和治理” 这一学问（1）年预定表；是企业在每年度例行的主要业务活动,及有关公司的活动事项一览 表,所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等；一般于年初将 整个年度的活动事项整理成表,再通知各部门；（2）月预定表、周预定表、日预定表；月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定方案,以一个月为单位,填写该月要进行 的会议、面谈、出差、拜访等预定方案；周预定表是一个月预定方案中的一周方案,此预定方案比月预定表更具体；日预定表就是从周预定表里写出一天

20、的预定方案,进一步以时间为单位,具体地预定 从早到晚的业务活动；2各种预定表的编制请同学们参照教材P.166 P.170 上的例子,编写；此题考察同学们对学问点的敏捷运用才能,同学们要对以上四种类型的预定表懂得和 7 / 38 名师归纳总结 - - - - - - -第 7 页,共 38 页精选学习资料 - - - - - - - - - 把握之后,再结合自己的实际情形回答此题；二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？此题主要考核本课程的第十章第 点,此题答题思路如下：1提神醒脑的服务；3 点的“ 文秘人员对上司主要工作的辅佐” 这个学问上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落

21、,文员可适时端些饮料或预备湿 毛巾使上司排除工作疲惫、舒缓心情,使上司能精神焕发地工作；2私事方面的帮助；帮助的方法应视实际情形,其一是与业务有关的部分,另外是上司身边的纯粹私事：（1）特殊指示事项的时候虽然是上司的私事,但以为关系到上司的形象问题,所 以文秘人员必需从头到尾替上司办理这些琐碎的事,使上司得到充分的便利；（2）纯私人性恳求时遇到这种情形,就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的 关系来帮助他解决私人的事务；3财物治理；包括：（1）薪金收入治理薪金收入达到肯定的金额,或有两种以上收入来源者,以及薪 金以外有超额的收入,都需要按税法申报；特殊是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时 候,

22、由文秘人员保管单据,以备申报所得,或直接替上司办理申报手续；（2）支票往来的治理最主要的是保管支票簿、支票专用印章；文秘人员应将支票 簿与印章分别保藏,以防止被盗用冒领；4其他；如每年的各种节日,上司收到礼物,有时要文秘人员代写致谢函,并做纪念 保管；此题在教材上的答案特别明确,只需要同学们进行肯定的归纳即可；另：第三题主要是给同学们供应了一个编写“ 工作任务单” 的范本,同学们可以学习一 下；最好能够依据这个范本,结合自己的工作实践,编写一个“ 工作任务单” ；办公室治理重难点 4 一、简洁阐述口头语言的基本特点及敬语应用的一般场合；此题主要考核本课程的第十二章第1 点的“ 口头语言的特点”

23、 和第2 点的“ 敬语的用法” 这两个学问点；以下为参考答案：1口头语言的基本特点：（1）语音听过就立刻消逝,但语义让人明白了,可能留在记忆中；所以发声要清晰,8 / 38 名师归纳总结 - - - - - - -第 8 页,共 38 页精选学习资料 - - - - - - - - - 尽可能说得通俗、生动、规范,使人一听就明白,并留下印象；（2）有重音；口语中,需要强调的成分,都是通过重音表达的；（3）有歧义；由于汉字一音多字；（4）口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同；比如,庄重的场合,口语应规 范、简明些；休息时间,口语可生动些,语调也可轻松、开心些；2敬语使用的一般场合：（1）对

24、于自己敬重的人,当然会使用敬语；（2）与并非熟识的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要 使用敬语；（3）敬语一般针对：年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会位置者；给（给过）自己恩惠 者；有求于对方,或期望得到对方帮忙,或好感者；同学们要留意,此题有两个问题：一是口头语言的基本特点；二是敬语应用的一般场 合；其中其次个问题实际上就是考察“ 敬语的用法” 这个学问点；二、简要阐述社交话题的挑选；此题主要考核本课程的第十二章第 思路如下：1合适的话题包括：6 点的“ 社交话题的挑选” 这个学问点,此题答题（1）谈话双方都感爱好的、有共同利益的话题,如合作意向等；（2）

25、一般人喜闻乐见的话题,如天气、时事新闻、体育报道等；（3）显示地方或民族颜色的话题,如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人 情等；（4）比较高雅的话题,如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；（5）积极、健康的生活体验的话题；（6）风趣、幽默的小故事,无伤大雅的笑话,有时也能活跃气氛；2不合适的话题包括：（1）应当忌讳的话题；如个人私生活等；（2）令人不快的话题；如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等；（3）过于敏锐的话题；如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等；（4）自己不甚熟识的话题；如对于专业问题略知皮毛就不应随便发挥；（5）炫耀自己的话题；（6）庸俗的、

26、色情的话题；（7）不宜谈论的保密的话题；如涉及商业隐秘的话题；此题在教材上有明确的答案,得分率很高；9 / 38 名师归纳总结 - - - - - - -第 9 页,共 38 页精选学习资料 - - - - - - - - - 三、印章的使用主要有哪几种形式,其中落款章、骑缝章、更正章的使用范畴如何？此题主要考核本课程的第十三章第 1印章的使用的主要形式为：1 点的“ 印章的使用” 这一学问点；（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（ 7）封存章；2落款章、骑缝章、更正章的使用范畴：（1）落款章加盖于文书作者的落款处,用来说明作者的法定性和文件的有

27、效性；（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信,加盖在正本和存根连接处的骑缝线上；（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后,作为法定作者自 行更正的凭信；此题在教材上有明确的答案,得分率很高；要留意的是,以上只是此题的答题要点,需要进行说明和阐述,不能只回答要点,否 就会失分；四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原就；此题主要考核本课程的第十四章第 1收文处理的程序：3 点中的“ 收文处理” 这一学问点；签收和拆封登记分送拟办批办承办催办注办；2分送的基本原就：（1）属于方针政策性的,关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告 之类的文件,均应先送办公部门负责人或

28、机关领导批阅或处理；（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件,或早有批示规定和有规可循的例行 公文,按主管业务的分工范畴分送给有关部门或承办人阅办；（3）分送给机关领导阅批的文件,要先填好“ 公文处理单” ,连同文件一并送批；（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等,不作登记,直接交具体负责人办理；（5）在文件份数少时,阅办阅知部门（或领导）多的情形下,应按先办理、后阅知,先主办、后协办,先正职、后副职的次序分别批阅处理,并以秘书为轴心,进行轮辐式传 阅；此题在教材上有明确的答案,得分率很高；要留意的是应对收文处理的程序中的每一 个要点进行肯定的说明；五、依据文书立卷特点立卷,主要有哪几种类

29、型？简要说明依据问题特点立卷的基本含义；此题主要考核本课程的第十四章第 1类型：6 点中的“ 文书立卷标准” 这一学问点；（1）按问题特点立卷；（2）按作者特点立卷；（3）按文种特点立卷；（4）按时间10 / 38 名师归纳总结 - - - - - - -第 10 页,共 38 页精选学习资料 - - - - - - - - - 特点立卷；（ 5）按地区特点立卷；（6）按通讯者特点立卷；2按问题特点立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷,这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互 联系和处理情形,运用最广泛；同学们回答第一个问题时,应在以上要点的基础上进行肯定的说明和阐述；回答其次 个问题

30、时,应举例说明；六、通过档案利用的途径和方式,谈谈档案利用的意义；此题主要考核本课程的第十四章第7 点中的“ 档案的利用” 这一学问点；1通过设置档案室,可以供应档案原件或复制件,便利借阅或直接阅读；2通过肯定的制度和手续,如借阅证制度、催仍续借制度和调离认可制度等,可以提 供档案外借；3依据档案原件制发各种复制本,实行档案的有偿沟通,可以提高档案的利用率；4利用所藏档案中的有关记载和资料,可以对申请者供应核实某种事实的书面证据；5以档案为依据,文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答,供应询问服务；6将档案目录印制成册,分发到有关部门,可以沟通信息；7通过举办档案展览,以充分发挥

31、档案的作用；同学们在回答此题时,肯定要留意审题,此题实际上只有一个问题“ 通过档案利 用的途径和方式,谈谈档案利用的意义” ,此题实际上就是要回答“ 档案利用的意义” ；弄清晰了这一点,同学们就能在教材上找到明确的答案了；第四部分 ：结合中心电大下发的复习指导复习第五部分 ：附 : 办公室治理期末复习综合练习题 一、单项挑选题1以下哪点不是办公室事务治理的特点？（ B ）； P2 A服务性 B决策性C专业性 D主动性2办公室布置要留意（ D ）； P7 A上司单独用的办公桌椅靠墙放 B一般办公室桌椅最好面对面放置 C 打字、复印间离上司办公室近些 D 各种沟通、保密3文员在进行办公室布置时,以

32、下哪些行为是不相宜的？（ c ）； P13 11 / 38 名师归纳总结 - - - - - - -第 11 页,共 38 页精选学习资料 - - - - - - - - - A 预备一些放开的文件夹,贴上相应的标识条 B 办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要常常清理 C 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方 D 下班前要整理好自己的办公桌,把文件、资料保藏好以免丢失和泄密4以下关于文员对办公室布置的情形,哪一个是错误的？（ B ）； P13 A伸直双臂再合拢,在高于桌面 合摆放与工作有关的物品15cm 左右画弧形,手臂所能掩盖的桌子面积,比较适B办公桌抽屉里的

33、物品摆放要留意放置整齐,东西可放得满一些C各种类型的文件柜要分门别类安放文件、资料和物品,并贴上标识D纸张和较重的东西放在架子下面几层,较小的物品先放人盒中,再放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方5在办公室里,（ A ）的位置是上座；P95 A 离入口最远 B离入口最近 C 靠近门口 D靠近窗户6传真机的使用哪哪一项不对的？（ B ）； P15 A发送前检查原稿质量 B 随时随地可向对方发送 C不宜发送礼仪性文本 D 不宜发送私人、保密文本7在使用复印机的过程中,以下哪项内容是不恰当的？（ A ）； P15 A接通电源可立刻复印操作 B选定复印纸后要抖松排除静电 C挑选复印倍率

34、来打算复印纸尺寸 D复印完毕应取下复印品和原稿8以下关于录音机的使用哪哪一项不相宜的？（ A ）； P16 A 录音时需将监听开关至于“ON” 位置 B 想储存录制好的内容,可将磁带盒两侧的防抹片除掉 C 机内话筒录音,留意正确录音距离为 30 一 150 厘 M D 录音时要防止杂音混入,可采纳传输线录音9以下关于投影机的使用哪哪一项不相宜的？（ D ）； P17 A安置窗帘遮挡室外光线B与其他设备正确连接 C 投影机要远离热源D应设置电脑的桌面屏幕爱护功能10以下哪些不是文员在预备办公用品时的职责？（ B ）； P20 A 订购 B制造 C 安排 D储备11以下文员订购和储备办公用品的行为

35、中,哪哪一项不相宜的？（ B ）； P20 12 / 38 名师归纳总结 - - - - - - -第 12 页,共 38 页精选学习资料 - - - - - - - - - A保留一张购货订单,收到货物时一一核对打勾 B让员工们随便领取办公用品 C通过电话订购或传真订购,可以提高交货速度 D 用库存一览表来储备办公用品 12以下文员的工作次序中,哪哪一项正确的？（ B ）； P26 A没有任何设想就应着手从事该项工作 B文员也应具有适当判定情形,机灵应对的应变才能 C 上司分派两项以上工作时,依据先来后到次序进行 D 上司所指示的工作假如不合适,可以不实施13文员依据“ 优先次序” 处理工作

36、,以下哪哪一项不相宜的？（ D ）； P27 A. 先将自己想做的工作以重要程度为标准分类 B 其次以紧急程度和重要程度为标准分类 C. 同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率 D 可以依据文员自己的习惯进行工作 14文员必需治理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪哪一项不相宜的？（C）； p29 A 定好目标,把想做或需要做的事情写下来 B 尽量掌握外来干扰,把重要工作支配在寂静、有效的时间段里去做 C 每天把工作支配得超出工作时间,给自己压力 D对每一项工作作出支配,定好最终期限15以下关于文员治理好时间的说法,哪一个是不正确的？（ D ）； P29 A定好目标,把想做或需要做的事情写下来

37、 B想方法加快处理邮件、信件和其他反复显现的事务 C开头工作之前要做好预备工作,就不会因遗忘某事而中途停顿 D把零散工作支配在寂静、有效的时间段里去做 16以下文员对办公室零用现金治理的行为中,哪哪一项不相宜的？（C）； p23 A 现金通常放在一个带锁的盒子里,放在带锁的办公桌抽屉里 B 把每一次支出的数额都记在零用现金单据中 C 标准的零用现金单据有一个签名 D 不答应任何人从零用现金基金里借钱17文员传达上司的指示时,哪一项做法是不相宜的？（ A ）； P36 A. 传达可以依据上司主要意思,夹进自己的看法 B 必要时可形成文字材料,照本宣科 C 不行在一般电话、一般函件里传达有隐秘内容

38、的指示 D 重要的指示,应当要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记13 / 38 名师归纳总结 - - - - - - -第 13 页,共 38 页精选学习资料 - - - - - - - - - 18文员必需具有合作精神,以下合作方法中哪哪一项不相宜的？（ B ）； P39 A善于同他人合作,亲密协作,步调一样 B应当有自己的个性,尽可能使别人听从自己 C配备文秘人员时遵从异质结合的原就 D公允地与同事共享成功的成果,分担失败的责任 19以下接打电话的行为中,哪哪一项不相宜的？（ C ）； P46 A 电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔,一有留言就能立刻记录 B 文员离开办公室时,要支配别人

39、替你接电话 C 应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系 D 假如已经回电,但没打通,切记要再联系20以下哪个接打电话的行为是不正确的？（ A ）； P46-49 A受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击 B给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上 C做记录时可以在便笺下垫一张复写纸,以防遗失后备用 D中途因有事需放下电话请对方等待时,应把听筒朝下放置21文员在接打电话时,正确的做法是（ B ）； P46 A电话铃响一声就应接听 B在电话机旁随时放着电话记录单和笔,一有留言就能立刻记录下来 C文员接听业务电话时,应第一让对方报出姓名、单位 D文员替上司传话时,应考虑对方的心情以个人的口吻转

40、达22以下文员应遵守的电话礼仪中,哪哪一项不相宜的？（ B ）； P51 A. 考虑打电话的时间是否合适 B 打出电话,而对方无人接听,等铃声响了二、三下可挂电话 C. 有时候上司过于繁忙,要求文秘人员编织一些“ 美丽的谎言” D 对待投诉电话先安抚他,以友善的态度表达歉意,并告知肯定立刻调查此事 23以下哪些标准不是文员分拣邮件应当遵守的？（ C ）； P66 A 按收件人姓名分拣 B按收件部门名称分拣 C按私人公务标准分拣 D按邮件重要性分拣 24文员在拆邮件时,不正确的做法是（ A ）； P67 A拿到信件后在桌子上磕几下,然后用手撕开 B应当把邮件分成最急件、次急件和一般件 C经授权阅

41、看信件时,应把重点部分用红笔划出,提示上司留意有关问题 D在移交物品要打印一份清单,注明收到日期,请接受人员签字,并储存好25文员假如误拆了非本公司的信,应当（ A ）； P68 14 / 38 名师归纳总结 - - - - - - -第 14 页,共 38 页精选学习资料 - - - - - - - - - A 在信封上注明“ 误拆” ,写上自己姓名的缩写,并把信重新封好并退回去 B 在信封上注明“ 误拆” ,写上自己姓名的缩写,把信放开并退回去 C在信封上注明“ 误拆” ,把信重新封好并退回去 D写上“ 查无此人” ,并把信重新封好退回去 26邮件送到单位所租的信箱,由文员开启,取出邮件带回办公室,以下哪项事情与文员的工作要求不一样？（ D ）； P65 A每天开箱次数与邮局投递次数一样 B取出邮件立刻返回办公室 C事先带上包袋返回办公室 D应提高办事效率,把取邮件与其他事一起办 27邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（ D ）； P76 A 时间 B便利 C 经济 D爱好 28文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印次序应当是（C ）； P74 A国名、地址、部门、姓名 B姓名、地址,部门、国名 C姓名、部门、地址、国名 D姓名、国名、部门、地址29传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ D ）； P15 A 一般的图纸 B C 隐秘文件 C 很长的文件 D感谢