2022年管理沟通课讲义第七章笔头沟通技能.docx

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1、精选学习资料 - - - - - - - - - 通过学习本章,您将明白1 笔头沟通的重要性；2 笔头沟通的基本原就；3 笔头沟通的写作过程；4 报告的类型5 报告的基本结构6 简历的基本要素；7 简历写作的基本技巧；1.1 笔头沟通的重要性我们都是先学会说话,然后再学习写作；或许正由于如此,很多治理者说的要比写的多；不过,写作是一种通过文字形式达成沟通的重要方式；写作又称为 书面语言 ,书面语言的形式多种多样,包括报纸、杂志、书籍、信件、报告、标语、电子邮件、传真、电视、电脑屏幕上的文字说明、通知等；无论是内部沟通仍是外部沟通,一个组织时刻离不开写作；组织内部和外部沟通的公文示例见表 7.1

2、 和 7.2 ；表 7.1 组织内部沟通的公文名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 表 7.2 组织外部沟通的公文1.2 笔头沟通要就写作中要把握的一些基本原就,可以概括为4C,即正确（ Correct）、清晰（Clear）、完整（ Complete）、简洁（ Concise）；1. 正确 （Correct）；正确是写作的首要原就,也就是说,写出的文章材料 要真实牢靠,观点要正确无误,语言要恰如其分；特殊是对文章主旨的把握,在写作前肯定要下一番功夫,明白写作的意图,正确地传递想要传达的信息,从而实现有效沟通；名师归纳总

3、结 - - - - - - -第 2 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 文章的正确性仍取决于表述上的精确性,而这又由以下诸多因素来打算；（1） 表述方式上,要符合文章样式的需要,如表达要讲求事实概括,说明 要直接提出要求,界限明确,是非分明,谈论要直接表述事理；（2） 文字表达上,要概念明确,判定恰当,推理合乎规律,如使用概念要 明确其内涵和外延,使用简缩语要坚持商定俗成的原就,判定要性质明确、恰 如其分,推理要符合事物内部的固有规律,防止牵强与武断；（3） 文字书写上要符合肯定的标准,如 用左及右横排书写,简化字要符合规范,不 随便自造,使用数字要规范,正确使

4、用标点 符号；写作 不正确 ,是一个通病,表现在观 点不正确,规律纷乱,或没能用适当的语言 文字来表达,有时候是连自己也不知道要表 达什么,这都使得沟通变得很困难；2清晰 在正确表达的基础上,应当力求清晰,清晰的文章能引起读者的爱好,更 能使读者正确领悟作者的含义；要做到清晰,除了上面提到的选用符合文章的 样式之外,仍应当留意文章的整体布置,包括标题、大小写、字体、页边距等,特殊是要留下适当的空白,如是把全部的文字都挤在一起,就很难阅读；假如 是手写,就不能太潦草,这不仅影响读者的阅读,甚至仍会影响到文章的正确 性,在后面 行文与格式 中对此仍有特地表达；3完整 写作的一大优势就是使我们有充分

5、的时间摸索问题,完整地表达想要表达的思想、观点,完整地描述事实, 完整 是写作的一个要就；在电话或是当面交谈时,常常会遗漏很多想要沟通的事项,这是由这些沟通方式的特点打算的,在写作时,为了完整地表述,应当反复检查摸索,不断增补重要的事项；4简洁简洁 好像与 完整 是一对冲突,这其实是一个度 的把握问题, 完整 是为了表达想要沟通的重要方面,但并不意味着要把全部的事实、观点排列纸名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 上；可以通过排序的方法,把不太重要的事项删除,也可以对每一字进行评估,把琐碎的、没有太大价值的文字精简掉,

6、使得文章言简意赅；上述的四项是写作中的最基本原就,为了达到良好的沟通成效,写作时做 到正确、清晰、做到既完整又简洁,同时也需要其他的一些原就,比如：创新 ,没有创新的文章往往不是好文章；另外的标准比如：生动活泼；生动会使沟 通的成效大大增强,其他方面也仍有一些留意点,比如留意读者对象,依据读 者需要,依据当时的情形来写作,尽量不对一个读者群使用另一个读者群中的 行话,使得读者接受文章,从而达到作者的意图；依据玛丽 蒙特的观点,笔头沟通的写作过程可以划分为收集资料、组织 观点、提炼材料、起草文章、修改成文等五个阶段；不管你花多少时间、或写 作的难易程度如何,你都会经受这样一些阶段,只不过不同的沟

7、通者,在每个 阶段上花费的时间和精力不同而已,有时也可能会在次序上颠倒,但总体过程 如此；见 表 7.3 ；表 7.3 笔头沟通的写作过程2.1 收集资料 写作过程中第一步就是收集资料；可以从多种来源综合地收集资料：阅读名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 以前的信件、文档、文章、书籍、财务报告或打印出来的运算结果；电话采访、亲自拜望、从国际互联网络、电脑光盘或内部数据库上得到资料；另一个收集 资料的方法就更为直观：头脑风暴法 自己一人或与他人一起 、漫笔 强迫自己 写一段时间,即使写出来的东西没什么用处 或者翻阅相关

8、的期刊或记录 登记 在什么时候、什么地方形成了这些观点 ；2.2 组织观点 最为重要也是最为困难的任务之一就是组织观点；假如能在起草文稿之前 组织好观点,那么写作效率就将有很大的提高；当然,在写作过程中你可能仍 会修改组织结构,但是,假如在开头动笔之前已有了某种蓝图,那么,从长远 来看你将会节约很多时间；以下是组织观点的四个步骤；1分组 ；将相像的观点或事实组合在一起；典型的分组方法包括借助事例 或缘由；借助时间或步骤次序；借助组成部分；借助重要性等；2遴选 ；浏览分组的结果,并据此作出结论或提出建议；3归纳标题 ；将结论或建议归纳成一个标题；如想介绍某个信息,你的标题就是你的结论,如A 产品

9、的潜力低 ；如是想推销某个信息,你的标题就是建议,如 削减 A产品的产量 ；4有策略地编排；在什么地方放入标题,开头处仍是结尾处,这取决于你的可信度和你的读者；比如,如对方很忙而你具有很高的可信度,你不妨向对方直陈削减A产品产量的建议,并附上这样做的缘由；假如对方对A 产品很了解而你的可信度又很低,你不妨先说明A产品存在的问题,由此引申到建议；2.3 提炼材料有几种提炼观点的技巧：览,那么至少应当让他们知道什么. 1设想读者只是浏览；扪心自问读者最需要明白什么.假如他们只是进行浏2概括你的观点； 用写作专家林达 福洛尔 Linda Flower 的话来说, 就是尽量概括你的观点；用很少的几句话

10、或一句话来阐述主要观点；区分主要和次名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 要观点,并考虑如何将它们串接在一起；3灌输你的观点；在能以一句话概括观点之后,就应当考虑怎样向他人灌 输你的观点；和前一个技巧相同,这一技巧可以帮忙你在读者脑中形成概念,使他能抓住要点,而不是仅仅只明白一些事实而已；4使用 电梯间谈话 技巧；另一个提炼观点的方法是设想你在顶楼的电梯 里遇见了你的读者,你只有电梯下降至低层这段时间来说明你的主要观点,你 应当怎样说呢 . 5使用 惜字如金 技巧 最终一个提炼观点的技巧是假设你得为每一个字 支付一笔昂

11、扬的费用；你怎样压缩主要观点来省钱呢 . 虽然写作过程是周而复始的,但肯定得完成这前三个步骤,就是一般所指 的动笔之前 的预先写作工作 收集、组织和提炼 ；专家调查认为,与起草和修 50的时间花在写作前的预备工作上；改工作相比,有效率的作 者要把大约 2.4 起草文章 做到有效率起草文章的关键在于释放制造力；不要试图一边写一边修改；不要做一个完善主义者；不要想一次就写出一篇完善无缺的文章来；这里有一 些能在你起草文章时赐予你帮忙的技巧；1不要在乎写作次序；不要强迫自己从文章的开头始终写到结尾；而应先写你最有把握的部分；不必先写序言；写序言可能是一项特别艰难的工作；如 果在写到正文部分时对你的论

12、点和文章的结构进行了修改,那么在终止时你必 须对序言也进行相应地调整；因此,很多作家都是在最终写序言的；名师归纳总结 - - - - - - -第 6 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 2不要边写边改；写文章时并不完全靠规律,仍需要制造力；在起草初稿时,不要担忧具体的细节问题,不要边写边改；假如一个字想不起来,不妨留 个空白在那里；假如不能在两个词之间作取舍,不妨将两个字都写下来；在令 你尴尬或糊涂的章节旁边的空白处圈一下或作一个需要复审的记号,以后再仔 细考虑；3使用打印件 ；假如可能的话,将你的初稿转变成打印件- 单面、两倍行 距、较宽的页边距；很多人不用手

13、写会更快；此外,很多人用打印件进行修改 时速度会更快；因此,即使你自己不能打字或口述,也应当预备一份打印出来 的初稿,最好是文字处理器的打印件；4支配时间间隔 ；假如在制造性的起草文稿与规律 性修改文稿之间留下一段时间,那么修改工作的成效就 会更好,你的观点也将更清晰地得到反映；对于重要或 复杂的文稿而言,你得在两个阶段之间留下一个晚上的 间隔；即使你的时间特别紧急或你在起草一个例行文本 时,也应给自己留下一个短暂的时间间隔：比如在午饭 5 到 10 分钟也好；后修改或者间隔 2.5 修改文稿 当你修改文稿时,不要立刻就为标点符号和措词而磨练自己；在你花费时间完善文稿之前,应先完成以下用于删减

14、或修改章节的四步方案以节约时间；1从策略上进行修改 重新浏览一下你的文稿：；在开头修改润色之前,应据第一章争论的沟通策略 1 沟通者策略； 2 听众 读者 策略； 3 信息策略； 4 渠道挑选策略； 5 文化策略；2从宏观上进行修改；在对字句进行修改之前,应从整体上把握全文；用打印出来的文稿进行宏观上的修改能使你马上通览全文而不是局限于显示屏上显示的某一部分；具体而言：1 依据文章纲要浏览初稿；2 阅读文章的开头、结尾以及前言部分,仅侧重于核查彼此之间的一样性；3 批阅文章每一段、每一部分；3从微观上进行修改；在从策略和宏观上修改了文章之后,开头修改词句；1 防止过分亏嗦和冗长的词句；2 使用

15、适当的文体；（3）比较你的格式是否前后一样；名师归纳总结 - - - - - - -第 7 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 4就正确性进行修改；认真校对,不要将电脑校对等同于人工校对；你不妨用电脑校对一下拼写、标点符号、句子长度、措词和语法问题；但是,电脑 不能为你核对有关规律、流畅性、重点、语气,仍会犯诸如只转变某章节的一 部分或没有按要求删除单词等错误；电脑也不能校对全部的拼写错误；最终电 脑也不能找出遗漏的字词；3.1 报告的类型 报告是广泛应用的书面沟通形式,而且有相当多的种类；有些报告是在分 秒必争的基础上写成的,另一些就可能是一周或一月一次的常规任

16、务；对治理 人员来说,撰写报告是一项基本的工作；最普遍的报告类型如表 7.4 所示；表 7.4 报告的部分类型有些报告很短, 一般不超过2 到 3 张 A4 纸,有些报告就较长, 常附有图表、坐标图,长达几十页；这类报告主要用于说服影响别人,进行真伪辩论,评估 备选方案,提出劝说建议以及供应信息资料等；3.2 报告的结构 不同的报告具有不同的篇幅、意图、风格形式,然而,全部的报告都是结 构完整的正式文书,其写作意图无非是记录信息、告知情形或影响他人；报告 的基本结构如下：标题概要目录主体部分（正文）名师归纳总结 - - - - - - -第 8 页,共 14 页精选学习资料 - - - - -

17、 - - - - 结论和建议 报告的概要介绍,目的在于向读者供应一个关于该报告所涉及领域的提示 或概要性明白熟悉；概要在报告中应当是比较简洁、真实的,篇幅不能超过整 篇报告的特别之一；在报告标题后面的概括总结应能使读者明白报告主要问题 和结论内容,以此打算是否要连续阅读报告正文；实际上,报告的这一部分常 使用不同的词语来表达,如：概括、提要、概要等,它们的意思是一样的；一般较短的报告不需要目录,由于报告的页数有限,读者可以很快明白报告的主要内容及它们在报告中的位置；但是,对于较长的报告 （一般超过 5 页）,目录是必需的；这样做的目的,是使读者能快捷便利地查找到报告的任何部分,便于阅读；报告中

18、的结论和建议部分能够帮忙读者懂得文中供应的信息资料,明白作 者认为依据材料将来应实行什么必要行动；而在一些较短的或中篇报告中,这 些结论和对将来行动的建议通常包含在报告的正文中了；随着报告的复杂性增强和篇幅的增大,报告的结构也发生了更大的变化；例如,有一份调查询问报告的结构是这 样的：标题概要目录背景情形争论结果结论建议附录 报告的背景情形部分包括便利懂得后面的调查结果所必需的一些材料；这 些材料有：公司的历史简介,闻名人士在公司中的角色,公司营业水平,组织 财务报表情形,公司产品范畴,职员人数,以及公司将来变革和雄心的某些迹 象等；报告的调查结果部分包括了调查出来的事实结果,就该询问报告为例

19、,可 以按以下标题进行分类：组织和角色；系统；职员；生产才能；设计才能；名师归纳总结 - - - - - - -第 9 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 报告中将由调研得出的结论与建议分开；这样,不仅反映了分开的段落的 重要性,而且反映了读者懂得这些报告信息的本质和结论的需要；报告的结论 部分要写得清晰明确,不包含任何前面报告的调查结果部分中任何无记载说明 的信息、观点；而报告中供应的全部建议也应当是简洁、合理的；报告的附录部分一般包括全部具体的信息说明材料- 由于假如把它们放在报告的正文中,会使内容庞杂,破坏行文表达的流畅性；而报告中撰写者所用 的典型事例通常

20、仍要有具体的数字表格、曲线图、调查结果和其他文书、图片 的复印件等,这些都可以放在附录中；常用的一些报告就是依据这些原就和要求来写成的；但调查报告、猜测报 告、分析报告及总结报告等也存在着不相同之处,写法上需要抓住报告的主题、要求、篇幅、读者对象、基本材料等一系列因素来综合考虑；4.1 出色简历的七大要点 对于每一位求职者来说,一份好的简历可能意味着胜利的一半,马虎不得；那么,怎样预备一份令人过目难忘、留下良好印象的简历呢？其实,简历不肯定非要追求与众不同,只要把握好以下七个要点,就能够 写出一份出色的简历；1真实 ；简历最首要、最基本的要求就是真 实；诚恳地记录和描述,能够使阅读者第一对你产

21、 生信任感,而企业对于求职应聘者最基本的要求就 是诚恳；企业阅历丰富的人事经理,对简历有敏捷 的分析才能,遮遮挡掩或夸大其词终究会漏出破 绽,何况仍有面试的考查；一些不甚明智的做法通常包括：有意遗漏某 一段经受,造成履历不连贯；在工作业绩上弄虚作假；夸大所任职务的责权和 体会；隐瞒跳槽的真实缘由,如将被迫辞职说成是领导无方,公司倒闭描画成 怀才不遇等；其实任何一个有体会的聘请人员只要认真阅读分析,鉴别履历的 真实性并不难；过分渲染,天花乱坠的描述更令人反感；所以与其费尽心机,名师归纳总结 - - - - - - -第 10 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 不如

22、老老实实,只要有真才识学,总会有属于自己的机会；2全面 ；简历的作用,在于使一个生疏人在很短的时间内明白你的基本情 况,就好象是一个故事梗概,吸引他（他们）连续看下去；因此要特殊留意内 容的完整和全面,以使对方对你有尽可能有比较全面的印象；通常简历应当包括以下基本内容：姓名、年龄、性别、家庭住址及户口所 在地、训练背景及学历、专业、外语、电脑水平、工作经受、在职培训经受、特长、业余爱好、简洁的自我评判以及其他重要或特殊的需注明的经受、事项 等,最好是中外文对比；当然,仍千万不要遗忘写明各种联系方法和切实说明 对工作的期望,并附上有关证明文件的复印件；3简练 ；聘请人员每天要面对大量的求职履历,

23、工作特别忙,一般在粗略地进行第一次阅读和挑选时,每份履历所用时间不超过1 分钟,假如简历写得很长,难免遗漏部分内容,甚至缺乏耐心完整细致地读完,这当然对求职者是 很不利的；常常有求职者觉得简历越长越好,以为这样易于引起留意,其实适 得其反,淡化了阅读者对主要内容的印象；冗长罗嗦的简历不但让人觉得你在 铺张他的时间,仍能得出求职者做事不干练的结论；言简意赅,流畅简练,令 人一目了然的简历,在哪里都是最受欢迎的,也是对求职者的工作才能最直接 的反映；4重点突出 ；对于不同的企业,不同的职位,不同的要求,求职者应当事 先进行必要的分析,有针对性地设计预备简历；盲目地将一份标准版本大量拷 贝,成效会大

24、打折扣；前面所讲的全面不是面面俱到,不分主次,要依据企业 和职位的要求,奇妙突出自己的优势,给人留下鲜明深刻的印象,但留意不能 简洁重复,这方面是整份简历的点睛之笔,也是最能表现个性的地方,应当深 思熟虑,不落俗套,写得出色,有说服力,而又合乎情理；5语言精确 ；不要使用拗口的语句和生僻的字词,更不要有病句, 错别字；外文要特殊留意不要显现拼写和语法错误,一般聘请人员考察应聘者的外语能 力就是从一份履历开头的；同时行文也要留意精确、规范,大多数情形下,作 为有用型文体,句式以简明的短句为好,文风要平实、沉稳、庄重,以表达、说明为主,动辄引经据典、抒情谈论是不行取的；有的人写简历喜爱使用很多文学

25、性的修饰语,例如, 高校毕业,我毅然走上工作岗位 , 几年来勇挑重担,为了企业进展大计披星戴月,周末的深夜,名师归纳总结 - - - - - - -第 11 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 常常仍能看到办公室光明的灯光；功夫不负有心人 , 虽然说 有就改之,无就加冕 ,但领导无中生有的指责日甚一日,令我愤懑不已,心灰意冷,终挂印而去 ,结尾仍忘不了加上一句我热切期望着一个大展鸿图、共创辉煌将来 的良机！ 之类的口号； 这样的简历, 只能 让人一笑置之；6版面美观 ；一份好的履历, 除了以上对 内容方面的要求之外,版面设计也是一个 特别重要的因素,是真正的 第一

26、印象 ；要条理清晰,标识明显,段落不要过长,字体大小适中, 排版端庄美观, 疏密得当；既不要为了节约纸张,密集而局促,令阅 读者感到吃力；也不要显现某一页纸只有 上面几行字,留下大片的空白；仍要留意版面不要太花哨,要有类似公函的风格,这也能表达出求职者的基本职业素养；通常建议使用电脑打印的文稿,假如你的字写得不错,不妨再附上一篇工 整美丽、简短的手书求职信,成效会更好；7评判客观 ；简历中通常都会涉及到对自己的评判,应当力求客观公平,包括行文中所表现出的语气,要做到八个字：恳切、虚心、自信、礼貌；这样 会令聘请者对你的人品和素养留下良好的印象,而现在已经有越来越多的企业 比重视技能和学历更加重

27、视一个人的品德、开拓与合作精神等基本素养；假如 在众多高学历的应聘者的猛烈竞争中,这方面的因素更加凸现,也常常是由于 这些非技能性的因素使最终的获胜者脱颖而出；总的来说,既不能妄自菲薄,也不能妄自菲薄,这一点上,分寸的把握特别重要；特殊要留意防止夸夸其谈,适当坦陈自己体会等方面的某些不足,反而更能赢得好感；4.2 简历写作要领 简历的写作不象科学争论那样要求严谨；以下的原就仅是对于写简历的一 个参考：1长度 ；简历 1 页就够,但是要满页；不到1 页说明你没有什么值得介绍名师归纳总结 的；据求职方案顾问玛利莲 莫特 肯尼迪介绍,现在流行的简历一般为2 页；第 12 页,共 14 页但是,超过1

28、 页的简历,第2 页至少应有10-12 行的文字；把第1 页和第 2 页- - - - - - -精选学习资料 - - - - - - - - - 订在一起,这样,读者观察订书钉就意识到后面仍有内容；第 2 页应放些次要的信息；在该页开头位置标注上尼的名字或页码,再一次向读者说明这些资格属于什么人,另外这只是整个简历的一部分；2重点 ；对以下内容应当强调：（1）从事过的同现在申请的职位最相关的工作；（ 2）能表达你优于其他申请人的地方；（3）最近信息；3细节 ；细节是为了证明你说的话是正确的,说服读者,将自己突出于众多的申请人之上；可以讲一讲你曾经治理过多少人,筹集或方案过多少资金；4风格 ；

29、只要不牺牲必要的内容,文风宜越简练越好；简历中常常使用词组和不完整的句子；为了节约空间或防止听来高傲,简历中不要使用 我 ；5格式、打印和纸张；试用不同的格式、字体和空行等,创作一份醒目诱人的简历； 用打印机将简历打印出来,白纸最好, 纸张 略微有点发暗也可以；4.3 简历的种类 简历主要分 2 种：时间式和技能式；1时间式简历依据时间次序将从事过的工作一一 总结（从最近的开头,实行倒叙的次序）；强调学历、头衔和时间； 这是一种传统的简历； 在以下情形下使用 时间式简历：你的受训练过程和经受顺理成章地是在为现在申请的工作做预备；你的头衔、办公室和荣誉特别醒目；2技能式简历强调的是你具备和运用过

30、什么技能,而非在什么工作中或什 么头衔之下运用的；技能式简历可以在以下情形时使用：你所受的训练和具备的经受同现在申请的工作没有直接联系；你正试图改行；你想将过去全职工作、参与过的活动、理想者工作以及学过的课程等各 方面综合到一起,说明自身在治理、财经、演讲等方面的综合才能；最近的工作经受简洁给对方误会（例如,同现在申请的工作相去甚远,被降职或频繁地更换职业等）；上述两种简历主要的不同在于应包含的信息和信息的组材方式不同；名师归纳总结 - - - - - - -第 13 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 4.4 简历的内容 简历通常应包含以下内容：姓名、地址和电话事业进展目标训练程度工作经受嘉奖和荣誉参与的活动证明人 上面各项目仍有其他的名称,有时也可以增加一些反映你自身技能的项目：运算机才能,外语才能；假如某一标题下有7 个以上的内容,可以考虑分立小标题；例如,参与活动很多的某同学可以将全部的活动再细分为：同学会活动,其他校内组织和社 区活动；名师归纳总结 - - - - - - -第 14 页,共 14 页