时间管理培训3.pdf

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1、主讲：陈良 二、时间的独特性供给毫无弹性无法蓄积无法取代无法失而复得三、什么是时间管理“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。测试三、什么是时间管理（1） “时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。（2） “自管理者的管理”你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。三、什么是时间管理正确的管理的基础是良好的时间管理。时间管理就是对时间进行计划、监督、评估的过程。时

2、间管理分为个人时间管理和组织时间管理。本文所要谈的是个人的时间管理。三、什么是时间管理 ? 有人曾粗略地统计过一个活到72 岁的美国人对时间是怎么花的：睡觉： 21 年工作： 14 年个人卫生： 7 年吃饭：6 年旅行：6 年排队：6 年学习：4 年开会：3 年打电话： 2 年找东西： 1 年其它：3 年四 、 时 间 是 如 何 浪 费 的 ？误 区 . 工 作 缺 乏 计 划 性 。尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来不做或是不重视做计划。由于我们的工作缺乏计划， 将导致如下恶果：1、目标不明确2、没有进行工作归类的习惯3、缺乏做事轻重缓急的顺序4、没有时间分配的原则四

3、、时间是如何浪费的？误区. 习惯性的拖拉时间管理上最大的恶习就是拖延时间，以致到头来一事无成。四、时间是如何浪费的？误区 . 嘴上的时间浪费。例如，热衷于请客吃饭；沉醉于谈天说地；痴迷于煲电话粥；与客户沟通不得要领，罗里罗嗦，废话连篇。四、时间是如何浪费的？误区不会拒绝干扰时间管理当中最有用的词是不 。新人往往为了表现自己，往往把来自于各方的请托都一一不假思索的接受下来，但这不是一个明智的行为。但量力而行地说“不” ，对己对人都是一种负责。 ? 第二章时间管理的重要性 ?1、时间管理是职业成功的源泉。 2、适应“快鱼吃慢鱼”的社会。 ?3 、增加给自己“充电”的时间。 ?4 、增加放松自己的时

4、间。第三章时间管理的方法一、时间管理五个步骤 明确你的价值观和目标确定你的工作计划对你的工作按优先级排序合理安排时间就等于节约时间最佳时段分析与运用有效的授权二明确你的价值观和目标价值观是我们想和做的基本原则， 它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准， 它们形成我们个人特性的基础， 也是我们进行时间管理的基础。大多数时候， 我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。二明确你的价值观和目标目标是我们的需求和愿望即我们想得到什么。它们应该直接源于我们的价值观。否则，我们所做的事将无法满足自己的需要。目标往往不能由单个行动达到，需要花费相当长的时间，并需要采取若干步骤。目

5、标刺激我们奋勇向上二明确你的价值观和目标如何制定目标（原则）一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的：具体的（ specific）可衡量的（ measurable）可达到的（ attainable）相关的（ relevant ）基于时间的（ time-based ）三确定你的工作计划做事无计划主要原因是：第一、看不到计划的重要性；第二、做事的目标不明确；第三、进取心不足或者懒惰；第四、没有掌握制订计划的方法。三确定你的工作计划 怎样填写任务待办单。任务待办单是一张很简单的表格，它包括“今日待办事项”、 “任务类别”、 “执行者”、 “完成情况”、 “备注”等内容。三确定你的工作计划首先，列

6、出计划中今天要完成的工作， 其次，把这些事情按轻重缓急的程度分为A类、B类、C类、D类 ?等等。下班前，你可以检查一下任务完成情况，完成的任务，你就打“ V” ；没有完成，就可以反思一下什么原因使你没有完成。三确定你的工作计划任务待 办 单姓 名 ：部 门 ：日期：四. 对你的工作按优先级排序做事顺序的 8 种常见错误一是做事没顺序；二先做喜欢的事，后做不喜欢的事；三先做熟悉的事，后做不熟悉的事；四先做容易的事，后做不容易的事；做事顺序的 8 种常见错误五先处理资料齐全的事，再处理资料不齐全的事； 六先做大领导交办的事，后做小领导交办的事；七先做有趣的事，后做枯燥的事；八先做自己所尊敬的人或与

7、有密切利害关系的人所拜托的事， 后做自己所不尊敬的人或没有密切的利害关系的人 所 拜 托的 事 。（ 案例 ）四 .对 你 的 工作 按 优 先 级排 序四. 对你的工作按优先级排序重要又紧急（区） ： 逼近的工作及上级临时安排的工作重要不紧急（区）： 计划性的工作、预防或改善性的工作四. 对你的工作按优先级排序不重要紧急（区） ： 临时插入的工作，如会议、电话或检查等不重要不紧急（区） ： 琐碎而忙碌的工作： 无关紧要的电话、 邮件、娱乐活动、消磨时间。四. 对你的工作按优先级排序根据紧急性与重要性决定: A 重要而且紧急 : 马上办。 B 重要而不紧急 :是核心，好好规划。 C 不重要但很

8、紧急 : 1.马上办, 但只要花一点时间; 2.请人代办或集中处理四. 对你的工作按优先级排序D 不重要也不紧急 : 有空再办或取消。将 80% 的时间放在区，20% 的时间放在、区，尽量消除区的机会。四. 对你的工作按优先级排序“时间管理四象限”定律：工作任务有两个维度，一个是重要性维度，一个是紧迫性维度。两个维度的地位是不同的，重要性是第一维度，紧迫性是第二维度，重要性比紧迫性重要。所谓“重要程度” ，即指对实现目标的贡献大小。四. 对你的工作按优先级排序“时间管理四象限”定律：众多的工作任务正确的做事顺序是：首先做“重要且紧迫”的事情；然后做“重要但不紧迫”的事情；接下来做“不重要但紧迫

9、”的事情；最后做“不重要也不紧迫”的事情。四. 对你的工作按优先级排序时间管理的最高指导原则，就是花心思在“重要”的事情上，不管它紧不紧急。案例：消防局 1、2、 3 区五、最佳时段分析与运用八点至十点 : 精力颠峰 , 适合做规划。十点至十二点 : 注意力及短暂记忆力最强 , 适合脑力激荡会议、训练。一点至二点 : 昏昏欲睡 , 比较适合进行互动沟通的工作。二点至四点 : 开始清醒 , 长期记忆力最强 ,适合阅读、思考。四点至五点 : 适合技术作业、 处理冲突问题。五、最佳时段分析与运用在效率最高的时段 , 你可以集中精力于 :棘手或困难的问题、 创造性思考、复杂的工作、讨论或订定工作计划。

10、在效率中等的时段 ,你可以专心做 : 与他人交换意见、 处理回信、 规划行程表 。在效率最差的时段 , 你可以处理 : 例行性事务、 电话联络事情、接待访客、基本行政工作。我们无法管理时间,我们只能管理自已与时钟的关系,这需要合理规划。五、最佳时段分析与运用效果与效率六、有效的授权岗位分工六、有效的授权进行充分的授权 , 将工作分配给部属、助理或秘书。 ?找出哪些工作可以授权他人去做。 ? 将工作交给能处理得最好的人。 ?信任对方 , 尊重对方。 ? 清楚说明你对工作的要求、 方式与时间限制。 ?授权不是推卸责任, 你一样要负起追踪的责任。六、有效的授权秘书或助理不是花瓶 , 你应该和他们相互

11、信赖 , 建立团队工作纪律 , 发展出合作关系。每天固定时间与他们讨论工作内容, 让他们熟知你的目标、 优先级及渴望 , 清楚知道你要什么。鼓励他们分担更多的责任 , 并允许他们发展自已的行事风格, 可以做决定 , 而不是当你的影子。给予充分的支持、认同与尊重，应成为左膀右臂。 六、有效的授权授权的对象第四章时间管理的技巧一、活用记事本找一本口袋大小的记事本带在身边：记事本里最好有常用电话号码、 待办私人事务、待办公务、日期约会栏及杂记栏，重要的工作要标上记号。列出待办事项，可以分为每天、每周或未来数周。把预定做的事登录到预定的时程里，确定的事项用钢笔或原子笔书写，可能有变量的就先用铅笔书写。

12、随时记录一些新想到的做法，包括创意或灵感。达成的项目就划掉，但不要划得乱七八糟，以免日后要察看会看不懂。养成一个习惯：今日事今日毕。昨天是一张过期作废的支票，明天是一张尚未兑现的期票，只有今天才是可以流通的现金。二、整理办公桌整理你的办公桌及办公室 , 提升工作效率。你可以这样清理你的办公桌: ?挪出一段时间专门来整理你的办公桌。 ? 可以将这个时间再分成几个小段,每小段专心清理一个抽屉或桌面。 ? 与工作毫无关连的书籍杂物等,都应该立即清掉。 ? 一年半载内不会再用到的东西, 考虑把它扔掉。想一想 , 扔掉这个东西最坏的结果是什么?如果没什么大不了, 就勤劳的蜜蜂有糖吃别犹豫了。二、整理办公桌运用 5S整理、整顿、清扫、清洁、教养。把你的办公桌与办公室当作一个工作站: