设施设备档案管理制度办法.docx

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1、本文为Word版本，下载可编辑操作设施设备档案管理制度办法 设施设备档案管理制度方法之相关制度和职责，设施设备档案管理制度1目的对设施设备技术资料进行掌握,确保设施设备的可追溯性。2适用范围适用于公司管辖物业内设施设备技术资料的管理和掌握。3职责3.1工程技术部办公室负责. 设施设备档案管理制度 1目的 对设施设备技术资料进行掌握,确保设施设备的可追溯性。 2适用范围 适用于公司管辖物业内设施设备技术资料的管理和掌握。 3职责 3.1工程技术部办公室负责对技术资料建档并进行管理和掌握。 3.2工程技术部文员负责技术资料的收集、登记、存档、保管、使用、分发、借用、作废等详细工作。 3.3各管理处

2、负责本管理处所辖物业设施设备的资料管理。 4操作步骤 4.1技术资料的收集 4.1.1新购设备技术资料的收集 4.1.1.1新购设备进行开箱验收时,工程技术部文员负责收集设备随带的技术资料。 4.1.1.2设备技术资料的原件应交工程技术部办公室归档保存。如使用部门需要技术资料,工程技术部档案员可对其进行复印,并将复印件供应给使用部门。 4.1.1.3复印份数及分发状况必需照实记录。 4.1.2新管理小区技术资料的收集 公司新接管小区的技术资料由接管验收小组负责与开发商进行交接。接管验收完毕后,接管验收小组负责将技术资料(包括各种图纸、设备资料等)交工程技术部归档保管。小区可保留备份件或复印件。

3、 4.1.3其他技术资料的收集 4.1.3.1工程技术部文员平常应留意收集国家、地方或有关部门发布的与设备有关的各种法律、法规、标准、规范。 4.1.3.2工程技术部文员平常应留意收集有关设备及设备厂家的最新技术资料。 4.2技术资料的存档 4.2.1技术资料归档保存前须经工程技术部经理审批。 4.2.2工程技术部文员负责对技术资料进行编号。 4.2.3工程技术部文员应建立“技术资料登记表”,记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。 4.3技术资料的使用 4.3.1技术资料如有分发需要,应由工程技术部经理确定分发范围,核定分发数额。由文员进行复印,核对无误

4、后并进行分发,同时填制“技术资料发放表”。 4.3.2公司员工需要查阅相关的设备技术资料,必需出示部门负责人的批条,并经工程技术部经理同意。 4.4技术资料的作废 4.4.1符合作废条件的技术资料应予以处理 以下状况技术资料要进行作废处理: a) 该技术资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标准、规范有严峻抵触,或被其明令禁止; b) 已被淘汰的设备的技术资料; C) 因本身存在较大错误,被原发布单位用新的资料予以替代的技术资料。 4.4.2技术资料作废须由文员上报工程技术部经理批准。 4.4.3已经发放的技术资料由工程技术部办公室按“技术资料发放表”限期三日收回。 4.4.4全部作废的技术资料必需加盖“作废”章,同时填写“作废技术资料处理记录表”,并由工程技术部经理批准后定期统一销毁。 4.4.5因任何目的需要保留的作废文件,须经工程技术部经理批准后,加盖“保留”章后方可保留。 5 记录 技术资料发放表 技术资料登记表 作废技术资料处理记录表 大堂经理职责 客户经理职责 前台岗位职责第 3 页 共 3 页