2022年项目部文件编码及格式管理规定定义 .pdf

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1、项目部编号：CNF/MS HJS RM -00*文件类型文件页数附件页数版次修订说明受控编号管理程序11 2 第一版无文件编码及格式管理规定第一版版次发布日期实施日期编制校核审核批准。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 13 页 - - - - - - - - - 文件编码及格式管理规定版次 1 修改次 0 CNF/MS HJS RM -00*第2页/ 共13页目 录1. 目的3 2. 适用范围3 3. 编制依据3 4. 定义3 5. 职责3 6. 规定3 7

2、. 记录3 8. 附录6 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 13 页 - - - - - - - - - 文件编码及格式管理规定版次 1 修改次 0 CNF/MS HJS RM -00*第3页/ 共13页1. 目的为统一本公司在 * 维修项目中的文件编码及文件格式，明确文件编码的方法及文件格式的形式，以增强文件管理体系的有效运转，特制定本规定。2适用范围本规定适用于本公司 * 维修项目部在秦山一、二期工程中所制定的下列文件：重要文件：质量保证大纲；大纲程序；

3、管理程序；管理规定/ 办法；接口文件；检查和试验大纲；质保工作计划；质保培训计划、职工技能培训计划；质保监查计划；一般文件：工作程序；施工方案；技术交底卡；技术措施；作业指导书；工程联系单；质保工作联系单；质量监督发现问题单；质量计划；资源需求计划等。其它文件：工程报告；工程会议纪要；通知等。本规定不适用于秦山核电一、 二期工程项目以外的文件， 也不适用于邮政文件 （如信函、电传等）3编制依据修项目部施工质量保证大纲- CNF QSHDJX QA-001 管理程序的编制规定CNF/MS HJX RM -00*管理体系文件编制规定（第2 版）-CNF MS RM GHB-002 公司基本建设项目

4、管理规定- CNF/MS RM GHB-015 4定义文件编码：为便于项目文件有条理的分类和归档，文件必须按照统一格式、规则和要求等采用数字与字母的组合方式，给文件确定一组唯一性的组合代码。5.职责5.1 本规定由技术部负责编制、修订、升版及解释。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 13 页 - - - - - - - - - 文件编码及格式管理规定版次 1 修改次 0 CNF/MS HJS RM -00*第4页/ 共13页5.2 本规定由秦山核电检维修项目部

5、技术经理批准后生效。5.3 各相关单位按本规定执行。6.规定在编制文件时，根据文件性质、类别，要求必须遵循本规定的编码及格式设定规则，同时可查阅和参考本公司管理体系文件编制规定（第 2 版）-CNF MS RM GHB-002和公司基本建设项目管理规定- CNF/MS RM GHB-015 的有关规定。6.1 文件编码的确定6.1.1 重要文件编码适用于质量保证大纲；大纲程序；管理程序；管理规定/ 办法；接口文件；检查和试验大纲；质保工作计划； 质保培训计划、 职工技能培训计划； 质保监查计划等重要性文件。a） 重要文件编码的结构形式CNFLLL LLNNNL 代表字符为字母；N 代表字符为数

6、字；MSb）结构组成的详细描述第一组：单位代号（统一规定）- 由字母 CNF 表示CNF 中核五公司名称标志名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 13 页 - - - - - - - - - 文件编码及格式管理规定版次 1 修改次 0 CNF/MS HJS RM -00*第5页/ 共13页第二组：管理体系代号 - 由字母 MS表示第三组：项目代号（统一规定）- 由字母表示具体参见：管理体系文件编制规定（第2 版）-CNF MS RM GHB-002 HJS 中核

7、五公司秦山核电检维修项目名称标志第四组：文件类别编码 - 由字母表示中文全称文件类别编码中文全称文件类别编码管理体系MS 质保手册QM 规定/ 办法RM 项目管理实施规划PM 管理性文件MP 核电质量保证大纲QA 流程卡FC 技术性文件TP 第五组：流水号 - 由数字表示此流水号是文件的流水号，编号不能重复，也不得使用000 这一编号。编号自001-999。6.1.2 一般文件编码适用于工作程序；施工方案；技术交底卡；不符合项管理；作业指导书；工程联系单；质量监督发现问题单；质量计划；资源需求计划等一般管理性文件的编码。a） 一般文件编码的结构形式名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 -

8、- - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 13 页 - - - - - - - - - 文件编码及格式管理规定版次 1 修改次 0 CNF/MS HJS RM -00*第6页/ 共13页CNFLLL LL LLL LLXNNL代表字符为字母；X代表字符为字母或数字；N代表字符为数字；MSb）结构组成的详细描述第一组：单位代号（统一规定）- 由字母 CNF 表示CNF 中核五公司名称标志第二组：管理体系代号 - 由字母 MS表示第三组：项目代号（统一规定）- 由字母表示具体参见：管理体系文件编制规定（第2 版）-

9、CNF MS RM GHB-002 HJS 中核五公司秦山核电检维修项目名称标志第四组：文件类别编码 - 由字母表示中文全称文件类别编码中文全称文件类别编码工作程序CX 质量监督发现问题单JB 施工方案FA 设计修改 / 变更单BG 技术交底卡TC 作业指导书OG 工程联系单LX 不符合项名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 13 页 - - - - - - - - - 文件编码及格式管理规定版次 1 修改次 0 CNF/MS HJS RM -00*第7页/ 共

10、13页第五组：部门代号 - 由字母表示代号部门名称代号部门名称ZBB 质保部SWB 商务部WGB 物供部GCB 工程部JSB 技术部GLB 综合管理部第六组：专业代号 - 由字母表示代号专业名称代号专业名称JG 机管焊专业DY 电仪专业QT 其它专业第七组：流水号 - 由字母或数字表示此流水号是文件的流水号， 编号不能重复， 也不得使用 000 这一编号。 编号自 001-999。当编号仍需编下去时，第一数字可以用字母代替，如下： 001-999-A00-A99-B00-B99-Z99 文件编制人应严格按本规定设定文件编号，并保证文件流水号的连续性。6.1.3其他文件内部编码适用于工程报告；工

11、程会议纪要；通知等其它性文件。a）其它文件编号的结构形式CNFLLL LLXNNL 代表字符为字母；N代表字符为数字；NNNNX代表字符为字母或数字；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 13 页 - - - - - - - - - 文件编码及格式管理规定版次 1 修改次 0 CNF/MS HJS RM -00*第8页/ 共13页b）结构组成的详细描述第一组：单位代号（统一规定）- 由字母 CNF 表示CNF 中核五公司名称标志第二组：项目代号（统一规定）- 由

12、字母表示具体参见：管理体系文件编制规定（第2 版）-CNF MS RM GHB-002 HJS 中核五公司秦山核电检维修项目名称标志第三组：文件类别编码 - 由字母表示中文全称文件类别编码中文全称文件类别编码会议纪要JY工程报告GB通知TZ第四组：流水号 - 由数字表示此流水号是文件的流水号，此编号不能重复，也不得使用000这一编号。编号自001-999。当编号仍需编下去时，第一数字可以用字母代替，如下： 001-999-A00-A99-B00-B99-Z99 文件编制人应严格按本规定设定文件编号，并保证文件流水号的连续性。第五组：年度编号 - 由数字表示6.2 文件格式编制的相关规定6.2.

13、1 封面格式a）封面没有页眉页脚， 其具体格式规定见下表和附录A：秦山核电检维修项目部文件封面格式b）封面的字号和字体规定序号位置文字内容字号和字体1 第一行中核五公司秦山核电检维修项目部小三号、宋体、加粗2 第一行编号小四号、宋体、居中3 第二行文件类型、文件页数、附件页数、版次、修订说明、受控编号、密级五号、宋体、居中名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 13 页 - - - - - - - - - 文件编码及格式管理规定版次 1 修改次 0 CNF/MS

14、HJS RM -00*第9页/ 共13页4 第三行文件标题二号、宋体、加粗、居中5 第四行版次、发布日期、实施日期、编制、校核、审核、批准五号、宋体、居中6 第五行版权声明：五号、宋体7 第六行CNF 图片，公司的标准标识8 第六行中国核工业第五建设有限公司小二号、宋体、加粗、居中6.2.2目录格式a）“目录”字体为小二号、宋体、加粗；目录序号及内容的字体为四号、宋体，字符间距为标准，多倍行距，设置值(A) 为 3；b）所有目录均为单独一页，仅列出第1 级标题，末尾加上分页符。6.2.3文件内容格式a） 页面设置1) 页边距：纵向设置：上 2 厘米；下 2 厘米；右 2 厘米；左 2.5 厘米

15、。横向设置：上 2.5 厘米；下 2 厘米；右 2 厘米；左 2 厘米。2) 页眉 1.7 厘米；页脚 1.5 厘米。3) 纸型： A4。b） 字体1) 文件正文字体：宋体；字形：常规；字号：小四；英文采用Times New Roman字体小四号。2) 附录字体：宋体；字形：常规；字号：五号；英文采用Times New Roman 字体五号。3) 字符间距：标准。4) 每项条款的序号应从顶格开始，换行时应与上一行的第一个汉字对齐；无序号开头或用 a) 、b)及、开头时需空二格( 二个汉字 ) ，换行时应顶格。c）行距选择“ 1.5 倍行距”。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - -

16、 - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 13 页 - - - - - - - - - 文件编码及格式管理规定版次 1 修改次 0 CNF/MS HJS RM -00*第10页/ 共13页d）条款序号规定1） 条款序号用阿拉伯数字自1 开始顺序编序，每个条款最多递增至三级，如：一级标题为 7. ，二级标题 7.1 、7.2 ，三级标题为 7.1.1 、7.1.2 ；再往下编用小写英语字母表示，其形式为a) 、b) ，如：本文 6.3.1 管理规定 / 办法的编制应包括：其下面的细条款应用小写英语字母编序为：a) 、b

17、)；如在a) 、b)下需再细分将采用、排序；若必须要超过五级，则第六级统一采用“”。2） 第二层序号下可直接采用小写英语字母编序为：a) 、b) 。如： 7.1 页面设置下直接用 a) 、b)编序。3） 第一层序号标题应在原字体上加粗，并与上段文字空一行。e）页眉页脚页眉页脚的设置在“视图” 菜单中的 “页眉和页脚”， 具体设置为距边界页眉1.7cm，页脚 1.5cm。页眉左侧为“文件名称”， 中间为版本号及修改版次， 右侧为文件的内部编号， 页眉中的文件名称、 版本号和文件内部编号根据实际情况调整。页脚中间为页码，形式为“第页/ 共 页”， 页眉页脚字体均为五号、宋体。6.2.4图、表、附录

18、的格式a）同一篇文章中的图、表、附录的序号应为连续的序号，附录标题和内容均采用小四号、宋体。b）图格式为图序号采用中文文字（即图一、图二），图序号和名称的字体格式为宋体、常规、小四，并且图序号与名称之间空出两格。c）表格式为表序号采用阿拉伯数字（即表1、表 2），表序号和名称的字体格式为宋体、常规、小四，并且表序号与名称之间空出两格，表序号和名称放在相应表的上方，与正文对齐。d）附录中的图、表格式为统一采用大写英文字母（即附录A、附录 B），字体格式为宋体、常规、小四，附录序号与名称之间用冒号格开，附录序号和名称放在相应附录的上方，与正文对齐。7记录：无名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载

19、 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 13 页 - - - - - - - - - 文件编码及格式管理规定版次 1 修改次 0 CNF/MS HJS RM -00*第11页/ 共13页8附录：附录 A：文件封面格式。附录 B：格式样张名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 11 页，共 13 页 - - - - - - - - - 文件编码及格式管理规定版次 1 修改次 0 CNF

20、/MS HJS RM -00*第12页/ 共13页附录 A：秦山核电检维修项目部文件封面格式中国核工业第五建设有限 公司管理体系文件（宋体小三加粗）编号： （ 宋 体 小 四 号 字居 中 ）CNF/MS RM GHB-015 文件类型文件页数附件页数版次修订说明受控编号密级RM 8 5 第一版XXXXXXX 管理规定（宋体二号加黑居中）第一版2009.04.20 2009.05.01 版次发布日期实施日期编制校核审核批准版权声明：本文件属于公司内部管理文件，未经许可，不得复制。中 国 核 工 业 第 五 建 设 有 限 公 司（ 宋体小二加黑居中）注：表中未注明的字体要求均为宋体、五号字。行

21、高2.2cm 每行行高1cm，空行太多要删除每行行高1cm 行高 3cm 行高适当调整名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 12 页，共 13 页 - - - - - - - - - 技术文件的编制及管理规定版次 1 修改次 0 CNF/MS RM HJX-001 第13页/ 共13页附录 B：格式样张1.第 1 级标题（第 1 级为宋体四号加粗）1.1第 2 级标题（第 2 级为宋体小四号）含义并列且独立的多行文字（宋体小四号）1.1.1 第 3 级标题（第 3 级为宋体小四号）a）第 4 级标题（第 4 级为宋体小四号）1）第 5 级标题（第 5 级为宋体小四号）2）第 5 级标题（第 5 级为宋体小四号）正文文字（正文文字为宋体小四号）第六级标题（注：尽量控制在5 级以内）第六级标题（注：尽量控制在5 级以内）2.第 1 级标题（第 1 级为宋体四号加粗）名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 13 页，共 13 页 - - - - - - - - -