2022年采购及采购管理审计调查的报告 .pdf

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1、加强采购与付款内部会计控制关于采购及采购管理审计调查的报告为了进一步完善公司采购供应流程，促进建立和健全内部控制制度，提高工作效率和有效控制成本，根据 2009 年第四季度的工作安排，审计部于2009 年 10 月20日12 月 3 日对采购部及相关部门的采购情况和采购管理进行了审计调查。此次审计调查重点内容：是否制定采购及采购管理的相关流程、制度并有效执行，采购数量、质量、时间、价格（询价、议价、定价）过程的有效控制，有关效率指标的分析（充分履行岗位职责、自购与年实际采购量的百分比、年采购金额占年销售额的实际百分比、计划采购完成率、新供应商开发个数、错误采购次数）等。在审计调查前，我们与采购

2、部进行了会议沟通、了解基本情况、制作并 送发有关问卷和收集相关制度。在审计调查过程中，我们查阅合同及制度规范、抽查会计凭证、对有关部门提供的数据整理，采用了调查表、询问、实地观察、检 查、分析性复核等方法。现将审计调查情况汇报如下。一、基本情况采购部 现有员工 6 名，其中总监、副经理、文员和信息员各一名，采购员两名。主要负责全公司原材料、物料、设备等合同签订和采购及供应商管理工作。采购部提供合格供应商名录49 位（含项 目 10 位），按发货频率上进行ABCD分类，其中 A类 17 位， B 类 15位,C 类 17 位。采 购部共制定内部管理文件17项，供应商管理文件6 项，制定了采购部询

3、价与定价管理规范、询价小组工作流程。制定了相应的供应商管理程序和采购控制程序。每月填制供应商OEC 考评表进行考评。根据采购方式和结算方式的不同，把采购控制流程分为供应商送货流程和采购员自购流程。在采购时间分配上，制订了供应商供货时间表。根据账务管理部提供的数据，2009年 2 月至 10 月份共完成采购量元，自购部分757771.56 元， 占采购总量的 2.99%。共查阅合同 65 份，34个供应商，其中 14 个 A类供货商； 7 个 B类供货商； 4 个 C类供货商。为保证公司发展的需要， 2009 年引进新的供货商 (合作商 )14 个（工程类 6 个，广告商 3 个，原材料 3 个

4、，其他 2 个）。根据 2008年、2009年的月定价表物品均价汇总表，104种物品略有下降， 168种物品略有上浮， 39种物品保持原价，平均上浮3.23%。2009年新增 67个品种，减少 86 个品种。【Word 版，可自由编辑！】名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 5 页 - - - - - - - - - 在原定价上承担了税金（增加了供货门店）、由原批发价上 7% 降到了 5% （增加了供货门店）。在开店投入过程中保证质量，通过“货比三家、公开议价”

5、，合同签订价比最低报价节约 564654元 。根据合同，物料单价均略有上涨。根据 2008 年和 2009年 7 月、8 月、9 月 ERP 系统提供的数据，选择了23 种自购量较大的物品单价进行同期比较，平均上浮1.02%。其中泰轮王米， 2008年 7 月份为 3.1 元/kg,2008 年 8 月 份及以后月份为 3.24 元/kg 。大豆油的有关数据还在核对中。采购部未能提供对询价结果真实性、准确性的抽查报告、质量抽查报告、新供应商资质考评表、过期或沽清事件的处理报告和定价执行情况抽查表。二、存在的问题（一）、不能提供年度采购计划和部门工作目标。采购计划是采购管理中“科学采购”的前提条

6、件，无采购计划，公司所需各种物质保质、保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障。无工作目标，部门及各岗位年度绩效考评标准不完整。（二）、采购流程有待完善。通过对采购部的采购控制程序制度的查阅，并制作了相应的流程测试，发现存在以下问题：（1）未制订供应商送货流程管理、自购产品的管理办法。制订了供应商送货时间表、供应商管理制度，但未体现相应的餐厅订购管理制度。使用部门多以电话形式的报单，容易造成物品验收环节出现误解。自购的产品由采购人员定点采购，但未进行合同管理，也未列明相应名称、地点和产品规格。餐厅物资采购（除固定资产、新品外）金额不论多寡，不需总经理的批复，不符合采购控制程序管理的要求。（2）

7、无采购订单。未制作采购订单，造成采购部对未完成的采购订单进行合理分析和监督管理。（3）申购单不统一餐厅报料单不统一，如中餐报单使用统一报料单、水果类及西餐类使用白纸报料，不利于单据的收齐、整理、统计和管理。（4）采购控制程序制度的执行无相关责任人检视、监督。（三）、采购数量、质量、时间、价格过程的有效控制（1）采购时间不到位我们抽查了相关凭证，申购时间和送货时间与制订的规定有所差异。如： 8 月93#申购合页 3 月 1 日，供应商送货单3 月 25 日，入库单 5 月 9 日； 8 月 60#申购挂锁 7 月 2 日，供应商送货单 7 月 25 日，入库单 7月 31 日。名师资料总结 -

8、- -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 5 页 - - - - - - - - - （2）采购的质量、数量验收由仓库管理人员完成，使用部门监督，无采购部抽查记录，采购部未能对产品质量进行有效控制。原材料的验收对应图示，采购部对其他物资未详细说明。如候家塘调料品鲜花椒，物品包装袋标明规格500g,而实际净含量 400g。物资的验收，未对应相应申购单明细。申购单所列品名与采购部制定的品名、规格型号、数量不一致。申购与到货可能不是同一品种，且采购部之前无此类物品的定价，导致付款审核依据不

9、足。如： 8 月 28#申购单：红外线消毒柜，规格1800*1500*500；送货单：康庭 638B消毒柜；入库单：康庭638B消毒柜（康庭638B消毒柜规格：1130*510*1625）。8 月 125#申购凭证封面 300 套、凭证包角150张，实际送货凭证封面320个，凭证包角 18个。库存数量，是财务部每月监盘的数据。采购部对库存、使用数量不能做到有效统计，对物资的采购计划、审批和供应商的选择不能做到有效管理。（3）采购的价格采购的价格有询价、定价、比价。1、询价询价小组的不完全执行，和工作单上无相关预算日常原材料由询价小组完成。在抽查的6、7、8月、 周原材料询价单，有账务管理部、采

10、购部、财务管理部、使用部门和供应商的签名，但新品的询价仅财务管理部、采购部相关人员的签名，新品价格存在由一个供应商提供的情况。工作单未提供预算金额，使用部门对采购的物资未能做到合理监督。在查阅的 2009 年 1-10 月月定价表中，我们发现：、2 月基本上建议定价 =上期价，本期无询价；、7 月、8 月基本上建议定价 =询价、报价、上期价；、9 月基本上建议定价高于本期询价、低于或等于上期价及报价（本期共计 200个品种，其中询价低于报价及上期价的有152个品种。（2）、定价价格执行不到位、入账价格不一致，无基准价格定价由采购委员会完成。在抽查的6、7、8 月、周原材料定价单，仅财务管理部、

11、采购部负责人签名。根据周、月定价表，核对入库单入账价格。在8 月份的凭证抽查中：SEVEN 店鸡汁脆笋定价单为11.5 元/ 斤，入库单 17.2 元/ 斤；火培鱼分为大、小火培鱼，大剧院统一入库名称为火培鱼，入库价格21元/ 斤，而采购部大火培鱼为 21 元/ 斤，小火培鱼为 16.5 元/ 斤。入库单与定价单的价格不一致，执行不到位，使财务付款存在一定的风险。由于ERP 系统未能限定价格、规格，有可能的导致错误资金流出。无基准价格，使价格的波动无相关可比性，对采购价格信息无确定性。根据 ERP 系统数据统计，对2009年 1-10 月各 门店平均价格的分析比较，各店价格不一：、百洁布的平均

12、价1.36 元，店平均价 46.70 元；、玻璃刮的平均价21.00 元，店平均价 36.00 元；、名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 5 页 - - - - - - - - - 采购部对物品入库名称、规格未进行监督管理。供应商送货单品名与采购部制定的品名不符，入库单品名、规格不统一。如： 8 月 28#申购单：粘板（无规格）；送货单：粘板 45*15；入库单：粘板（无规格）。采购部制定的不同规格的粘板不同定价，由于申购单未能列明规格，使物资的验收入库带来难

13、度；入库单不规范使物资价格同店不同期不可比、同期不同店不可比。（3）比价比价不规范比价由采购部 ERP系统操作员负责，但数据的提供无其他询价小组成员认同。由于价格信息不对称， 2008年大豆油储存的往来核对差异为 9.2 万（2008年 2月入库价分别是 214 元、232元、272 元、296 元、315元）。（五）、采购政策有待调整。定价：在采购部制订的询价与定价管理规范中，西冷、调料不高于市场批发价的 5% ，而实际定价依据与规定不一致。现金预支：在制订的采购控制程序中，采购员预支现金上限不能超过10000元；餐厅申购单管理及财务报账规范中：采购部预先向财务部预十天的备用金，上限不能超过

14、 60000 元。（三）采购合同管理不规范物料合同的签订，无相关规格、产地、生产厂商，致使价格无法比较，致使对采购价格无法合理评价。大部分供货渠道和定价标准近年以来没有调整。供应商合同管理存在瑕疵。通过65 份合同抽查， 34 位供货商 ( 合作商 )中 27位是长期供货商，其中合同未到期 （含续签）的只有 5 位（A类：； B类：； C类：）。供应商管理有待完善。未提供除原材料外其他物品的验收标准、新供应商的引进未制作新供应商引进表；根据供应商OEC 考核标准，制定并进行了供应商考核，但未能全部参照执行。如制度规定：供应商一月累计 3 次以上未按时送货，可解除合同，并支付1000元违约金；在

15、供应商9 月份评分表中，迟到5 次，扣除 125 元，在供应商 4 月份评分表中，迟到4 次，沽清 1 次，共罚款 200 元。三、审计建议根据以上问题，提出如下审计意见和建议（一）根据公司战略规划制定当年采购政策及工作重点。（二）完善采购流程并有效执行，加强物资采购的计划管理。根据各部门上报的年度所需物资计划及仓存情况，每年第四季度统筹做好第二年的物资供应计划，力争按时准确上报公司年度材料计划。（三）使用采购订单，按照采购紧急、时间顺序，跟进采购订单，提高效率。（四）做到物料统一管理，提高性价比。对公司所需物料统一名称、产地、生产厂家、规格、材质等并统一采购，争取价格优惠和品质保证。名师资料

16、总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 5 页 - - - - - - - - - （五）掌握采购物资的成本信息，建立基准价格库，尝试价格比较分析，保存采购信息并定期更新，为公司财务分析提供数据、经营决策提供信息支持。（六）与资源市场供应商建立友好、长期合作关系，加强合同管理，优化供应商数量，选择战略性供应商，为公司营造一个宽松有效的资源环境。（七）必须规范原始数据的录入，不允许将同一品名不同规格并在一个科目，以保证货款支付的准确性。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 5 页 - - - - - - - - -