2022年部门文件管理办法参 .pdf

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1、1 部门文件（制度、流程等）管理办法目录一、制度和流程的区别. 1 二、制度修订基本步骤. 1 三、制度修订各步骤工作说明及要求. 2 （一）资料收集 .2 （二）制度修订、提交 .2 （三）更新岗位操作手册 各岗位例行工作罗列表四、部门文件的审批和公布. 5 （一）部门文件审批人 .5 （二）制度、流程的公布6 （三）各岗位例行工作罗列表的公布.6 一、制度和流程的区别项目制度流程定义制度 是公司 /相关部门制订的、要求所属人员共同遵守的准则，是为了保证质量，规范工作而制订的具体规定。流程是多个人员、多个活动有序的组合。它关心的是谁做了什么事，产生了什么结果，传递了什么信息给谁。要求制定制度

2、要严格执行国家法律、法规的规定，保 障劳动者的劳动权利，督促劳动者履行劳动义务。 体现权 利与义务一致、奖励与惩罚结合，不得违反法律、法规的规定。流 程强调 的是步 骤的 连续性 ，即每 一环节 要按已 设定好的方式进行，上一环节完成再到下一环节。主要功能规范管理，能使员工行为合矩，提高管理效率。规 范并指 导各阶 段 / 部门 / 岗 位工作 的开展 ，做到 各项工作 分工明 确、责 任分 明、监 管到位 ，工作 要求及 标准清晰，使工作的开展规范和高效。二、制度修订基本步骤负责人工作阶段项目负责人行政管理科长行政部经理总经理办公室制度定稿制度公布8 审批各岗位例行工作罗列表5 更新岗位操作

3、手册 、各岗位例行工作罗列表2 制度修订、提交1 收集资料3 审核4 定稿6 审核7 审批9 公布名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 6 页 - - - - - - - - - 2 三、制度修订各步骤工作说明及要求1.资料收集工作概述资料收集，即制度修订前期准备工作。在此阶段，需要清晰的明确制度编制/ 修订的目的，以及该制度的管理目标，并初步确定相关工作成果的体现方式。工作说明 / 要求相关表格（1）编制/ 修订一个制度，首先要明确编制/ 修订的目的。是原本就

4、缺少这项工作的管理规定，导致了相关工作混乱？还是原制度不够存在缺漏，需要进一步完善？在原本就缺少制度的情况下，向工作主导部门和主要涉及部门负责人了解清楚此项工作的要求、操作步骤及注意事项，并了解目前的管理中存在哪些问题，目前的管理存在哪些优、缺点，与主导部门负责人沟通确定，编制这个制度的目的是什么，希望制度编制后要达到哪些效果。如果是原本就有一个制度，则需要与主导/ 相关部门沟通了解， 目前的制度存在哪些缺漏之处、哪些不合理规定、哪些地方有待优化。查缺补漏，优化工作流程就是修订的目的。（2）其次，需要明确制度的管理目标。制度的管理目标， 即该制度编制 / 修订完毕后， 对哪些工作进行了规范，应

5、该要达到哪些效果。管理目标是制度的灵魂，整个制度的内容，包括配套流程、表格、OA工作流的设置，都应该是以围绕着更好的达成管理目标为中心的。因此，如果在没有明确制度管理目标的情况下编制/修订制度，很容易出现偏离中心、找不到落脚点的问题。XX管理目标及成果总表（3）然后，需要初步确定相关工作成果的体现方式。在一项工作中，哪个岗位的人员做得多、哪些岗位的人员做得少，他们所负责的工作分别是什么，通过什么体现他们的工作成果都应该有对应的分析，否则绩效审评部门无法核定员工工作成绩。在制度修订前的资料收集阶段，我们应该进行分析即将要开始编制/ 修订的这个制度包括哪些工作？一共涉及哪些岗位？哪些岗位对工作起主

6、要作用？哪些，涉及岗位的工作成果如何体现？通过什么方式体现？工作执行情况通过何种方式监管？监管人员的成果如何体现？一般情况下，初步分析应确定：公布OA的文件，分公司、行政管理科需提交的成果等。XX管理目标及成果总表2.制度修订、提交注： “”表示流程起始节点。 “”表示执行 /操作节点。“”表示审核 / 审批节点。“”表示工作输入输出方向。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 6 页 - - - - - - - - - 3 工作概述制度修订及提交，是整个修订过程

7、中最主要环节，其中包括六部分内容：. 制度编制。. 流程修订。. 制度 / 流程相关附件 / 表格的设计。. 相关 OA工作流的设计、制作、测试。. 完善制度相关工作的成果提交分析表、工作评分标准。. 完成项目完成汇总报告表。. 提交制度。工作说明 / 要求相关表格（1）制度编制语言要求：制度的语言需言简意赅，切忌长篇大论、语言拖沓。内容要求：所有编写的内容均需与相关人员一一核实，不能凭空想象或主观判断。制度中各项规定责任落实到人，明确各项工作负责人、监管人以及相关责任。编写制度应做到“一事一制”，不能把不同类的事写在一个制度/同一标题下。模 板 详见 ： OA 单 位文 档 流 程 制度 及

8、 岗位 学 习资 料 行 政 管理 类 文书管理制度（2）流程修订一般情况下，要求项目负责人对该项流程的工作至少操作一遍。流程编写开始前，以及流程编写完毕后，请思考以下问题：流程中是否存在某些多余环节，删掉它们后能够降低成本或减少时间。所设置的流程是否存在脱节？还有其他更有效的方式构造流程吗？操作指导是否足够详细（将自己当做从未操作该项工作的新流程执行人员，根据编写好的流程指导，进行一次实践）。流程表格须采用相关部门确定的最新表格。（3）制度/ 流程相关附件 / 表格包括流程中提及的各类表格的空表及范例。空表需调整页边距，调整为方便打印的版面，并去除网格线，范例需写得清晰准确，以方便相关人员学

9、习为终的目的。（4）相关 OA工作流的设计、制作、测试首先，可在ECXEL 上设置表单。然后，在OA 上制作工作流，包括两大部分，表单的设计、流程的设计。工作流制作完成之后一定要测试，即假设在不同的情况下使用此工作流，看是否均可顺利走完流程（相关条跳转条件是否有误，能否找到相关经办人）。最后，进行工作流查询、统计的设置。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 6 页 - - - - - - - - - 4 （5）完善制度相关工作的成果提交分析表、工作评分标准XX管

10、理目标及成果总表中包括XX管理目标及成果总表及相关成果的附件示例，是公司绩效核算的参考，审计部根据此份表格每月核查制度涉及人员工作开展情况，因此在进行罗列时需多方考虑：工作所涉及部门的工作和成果是否已罗列全?相关成果的提交人、审核人、审批人、提交方式等是否清晰？所提交的成果是否过于复杂？工作监管部门的核查成果如何是否体现？工作评分标准也是公司绩效核算的参考。主要作用在于说明每项工作的评估分值、评估标准，评分标准的设定需考虑工作量、工作强度、工作难度及完成情况。XX管理目标及成果总表（6）完成项目完成汇总报告表项目完成汇总报告表的作用在于体现此项目各阶段工作时间、完成情况、开展此项目的目的，以便

11、上级部门在审核时能够清晰的看到整个项目工作情况，以及整个项目完成后对于该项工作的优化程度。项目完成汇总报告表（7）提交制度提交制度文件夹设置要求：一级文件夹二级文件夹三级文件夹四级文件夹五级文件夹XX管理制度（新） XX管理制度XX管理制度- - XX管理流程- - 相关表格 / 附件,- - （旧） XX管理制度,- - 成果提交分析表XX管理目标及成果总表- - 工作项目（名称）子项目 1 成果示例 1 子项目 2 成果示例 2 子项目 X 成果示例 X XX工作评分标准- - - XX管理制度完成汇总报告表- - - 文件夹设置示例（以提交新修订的印章管理制度为例）：名师资料总结 - -

12、 -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 6 页 - - - - - - - - - 5 3.更新岗位操作手册 、 各岗位例行工作罗列表工作概述制度的更新，一定程度会更改相关工作操作方法/操作时间。因此需在制度定稿之后，相应更新岗位操作手册、 各岗位例行工作罗列表。工作说明 / 要求更新时间：行政部经理审批制度以后。更新内容：岗位操作手册 ：更新中相关工作的操作步骤、操作时间等信息。各岗位例行工作罗列表：更新各项工作操作时间、成果提交方式、审核人、审批人等信息。注意事项：对更新后的内容

13、用特殊颜色底纹进行标注，以方便相关人员查看。四、部门文件的审批和公布1.部门文件审批人部门文件审核、审批人一览表文件类型审核人 1 审核人 2 审批人XX管理制度行政管理科长- 行政部经理成果提交分析表行政管理科长行政部经理总经办XX工作评分标准行政管理科长行政部经理- XX管理制度完成汇总报告表行政管理科长行政部经理- （ 印章管理目标及成果总表局部截图）名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 6 页 - - - - - - - - - 6 2.制度、流程的公布

14、行政管理类的制度、流程、岗位操作手册经行政部经理审批通过即可公布。制度和流程一般选择每月2025 日期间公布，各区域/ 部门利用一周时间进行学习，次月第一个工作日开始执行最新制度。3.各岗位例行工作罗列表的公布各岗位例行工作罗列表需经总经办审批通过，并由审计部统一公布在OA单位文档中才可执行。一般情况下，各部门于每月第二周提交最新的各岗位例行工作罗列表至总经办， 总经办每月第四周审批，次月公布执行。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 6 页 - - - - - - - - -