学院电话传真管理制度.docx

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1、该文本为Word版，下载可编辑学院电话传真管理制度 学院电话传真管理制度 第一条 电话管理 （一）电话接打规范 1、接听电话规范用语 （1）“您好！安徽外国语学院部门” （2）“请稍等，.” （3）“对不起，他（她）不在，请打他（她）手机或改日再打” 2、拨打电话规范用语 “您好，我是安徽外国语学院的.” 3、接听原则 接听电话要迅速、准确、用语简练、清晰、耐心。接听电话应在铃响2-3声之间就拿起话筒。 4、挂断电话 尊、长者优先挂断；打电话者先挂电话。 （二）电话记录及处理 1、接听电话时要做好记录准备，主要是六大要素：何人、何地、何时、何因、何事、何果。 2、要及时将电话记录内容转告当事人

2、。 （三）电话的开通（移机、停机） 因工作需要，由部门提出电话开通（移机、停机）申请，交总务处审核，报分管院长批准。批准后交后勤服务中心负责办理。 （四）电话故障处理 1、电话机及内部线路在使用过程中出现故障，由各使用部门向后勤服务大厅报修。 2、电话信号等出现故障时，由后勤服务中心负责及时与运营商协商解决。 （五）电话费用结算 1、各部门每部电话每学期都有一定的话费标准，超支由部门负责人承担，结余部分由部门负责人自由支配。话费标准另行制定。 2、后勤服务中心派员每月到电信局打印电话费用清单，凭清单到财务办理结算手续。缴费须及时，避免因欠费而停机。 第二条 传真管理 （一）传真操作规范 1、发

3、送传真时明确对方的传真号码、姓名，向对方简单说明发送传真的事由及接收传真人员的姓名。重要传真发送后，需电话确认。 2、接收传真时问清对方传真发送给何部门何人，若是纯商业性的传真可以拒收。收到传真后及时通知相关部门人员领取传真，并做好登记和签收。 3、院办公室文员负责传真机维护，保障传真纸张的充足。 （二）传真使用要求 1、传真由院办公室文员操作，其他人员严禁接发传真。 2、严格登记制度，发往外地或发送量超过5页的传真须经院办公室负责人批准。 第三条 本制度由院办公室负责解释。 篇2:学院保密管理制度 学院保密管理制度 第一条 学院秘密是指一切关系学院安全和利益，在一定时间内限定范围内的人员和知

4、悉的事项。学院秘密的范围包括： （一）学院重大决策中的秘密事项。 （二）学院尚未付诸实施的经营战略、方向、规划、项目、决策等。 （三）学院内部的合同、协议、意见书和可行性报告、重要会议记录。 （四）学院财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。 （五）学院所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。 （六）学院高层领导未正式公开的谈话。 （七）学院员工人事档案、工资、劳务收入及资料。 （八）其它经学院确定应当保密的事项。 第二条 学院秘密分为三类：绝密、机密、秘密。 （一）绝密是指在经营发展中，直接影响学院权益和利益的重要决策文件资料。主要包括学院重大决策、经营战略、经营决策等。 （二）机密是指泄

5、露会使学院安全和利益遭到严重损害的事项。主要包括学院的财务报表、工资收入、统计资料、协议、合同、可行性报告、重要会议记录、经营情况等。 （三）秘密是指泄露会使学院的安全和利益遭受损害的事项。主要包括学院人事档案、高层领导未正式公开的重要谈话、未正式公开的各类信息等。 属于学院秘密的文件、资料应标明密级，并确定保密期限，保密期限届满，自行解密。 第三条 密级内容知晓范围 （一）绝密级：董事会成员、院级领导及与绝密内容有直接关系的工作人员。 （二）机密级：处级（正职、副职、助理）以上级别干部及与机密内容有直接关系的工作人员。 （三）秘密级：高级文员以上岗位人员及与秘密内容有直接关系的工作人员。 第

6、四条 保密措施 （一）学院员工必须具有保密意识，必须做到不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，不该看的绝对不看。 （二）院长领导保密全面工作，各部门负责人为本部门的保密工作负责，各部门及下属单位必须设立兼职保密员。 （三）对外交往与合作中需要提供学院秘密的事项，应由院长批准，绝密级内容须经董事长批准。 （四）严禁在公共场合、公用电话、传真上交谈、传递保密事项，不准在私人交往中泄露学院秘密。 （五）员工发现学院秘密已经泄露或可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告院办公室，院办公室立即做出相应处理。 （六）有计算机、复印机、传真机的部门要依据本制度制定本部门保密细则，并加以严格执行。 （七）文档人

7、员、保密员工变动时应及时办理交接手续，交由主管领导签字。 （八）小车司机对领导在车内的谈话严格保密。 第五条 保密环节 （一）文件打印 1、由文件原稿提供单位领导签字，签字领导对文件内容负责任，不得出现对学院不利或不该宣传的内容，同时确定文件编号、保密级别、发放范围、打印分数。 2、打印部门要做好登记，打印校对人员姓名应在发文单中反映，保密文件应由行政办公室负责打印。 3、打印完毕，所有文件废稿应立即用碎纸机全部销毁，电脑存盘应消除或加密保存。 （二）文件发放 1、文件打印完毕，由文印室专门人员负责转交发文部门，并作登记，不得转交无关人员。 2、发文部门下发文件应认真做好发文记录。 3、保密文

8、件应交由发文部门负责人或其他指定人员签收，不得交给其他人员。 4、对于剩余文件应妥善保管，不得遗失。 5、发送保密文件应由专人负责，严禁让未正式聘用员工发送保密文件。 （三）文件复印 1、原则上保密文件不得复印，特殊情况由相关领导批准。 2、文件复印应做好登记，严格按复印份数复印。 3、复印件只能交给部门负责人或其指定人员，不得交给其他人员。 4、复印废件应即时用碎纸机销毁。 （四）文件借阅 借阅保密文件必须经借阅方、提供方领导签字批准，提供方加以专项登记，借阅人员不得摘抄、复印，不得向无关人员透露，确需摘抄、复印时，需经相关领导批准。 （五）传真件 1、保密文件传递，不得通过公用传真机。 2

9、、收发传真要做好登记。 3、保密传真件收件人只能为部门主管负责人或其他指定人员，不得为其他人。 （六）档案 1、严格履行借阅不同密级档案的批准手续，秘密、机密档案由院长批准，绝密档案由董事长批准。 2、档案销毁应经鉴定小组批准后指定专人监销，两人以上参加，做好登记。 （七）会议 1、所有重要会议由院办公室协助相关部门做好保密工作。 2、参加会议人员应严格控制，无关人员不应参加。 3、会务组应认真做好到会人员的签到和材料发放登记工作。 4、会议录音、摄像人员由院办公室指定。 5、会议纪要整理由院办公室指定人员在指定地点整理。 6、会议参加人员不得私自透露会议内容。 第六条 违纪处理 （一）泄露学

10、院绝密者，提前解除合同。给学院造成损失的承担赔偿责任，触犯法律的承担法律责任。 （二）泄露学院机密者，给予记大过处分，情节严重的，提前解除合同。给学院造成损失的承担赔偿责任，触犯法律的承担法律责任。 （三）泄露学院秘密者，给予记过处分，情节严重的，提前解除合同。给学院造成损失的承担赔偿责任，触犯法律的承担法律责任。 第七条 本制度由院办公室负责解释。 篇3:学院公文管理制度 学院公文管理制度 第一条 凡涉及全院性的工作部署和重大方针、政策性的文件，由院办统一印发，凡属部门职权范围内可以决定的，或属于一般性通知和业务上的文件，由各部门印发，涉及几个部门的可以联合印发。 第二条 学院文件包括上行文

11、和下行文，上行文以“安外院”形式成文，下行文以“安外院”、“安外人”、“安外教”形式成文。根据所行文内容，先由相关职能部门起草，部门负责人核稿，经院办主任审核，报分管院长审阅并在文件拟稿封面上签字，由文印室打印上报或下发。 第三条 院长办公会议纪要，由院办公室文字秘书整理，办公室主任审核，主持会议的院长或副院长签发。 第四条 院办公室文件，使用统一的红头处室函件文稿纸行文，由院办公室文字秘书起草和核稿，院办公室主任核发。 第五条 各职能部门文件，各职能部门比较重要的文件使用统一的红头处室函件文稿纸行文，由各部门秘书起草，部门负责人核发。 第六条 行文时，严格按照行政发文格式规范（附后）要求行文

12、。 第七条 学院或各部门以红头文件印发的文件，一律报董事会办公室备案；文件内容涉及董事会的，需报董事会批准审阅。 第八条 下行文分发之前均要留两份存档，一份存放档案室，一份存放文印室备查。 第九条 学院各部门对文件的收发、传递、阅办、保管、存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。 第十条 收文处理 （一）收到上级文件后，由院办公室专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记。凡需办理的公文由院办公室主任签批意见，再分送相关部门办理或领导批示后办理。不得直接送交领导，领导也不得直接接收公文。 （二）文字秘书对领导批示的公文要认真督促、催办，及时检查、反馈，汇报贯彻执行情况。 第十一条

13、发文处理 （一）公文在送交领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送院办公室主任核稿，再由相关领导签发。 （二）签发后的公文不得再做任何修改，若确需修改，必须重新送签。 （三）下发文件时，明确份数，严格履行发文登记(签字)手续。 （四）公文处理完毕后，要及时送交整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。 第十二条 传阅文件有专用文件夹，做到及时，准确，去向清楚。达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。 第十三条 借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批、本人(借阅者)签字手续，阅后及时归还。 第十四条 缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁

14、的销毁，无论是存档，上缴或是销毁，都必须分类列出清单备查。学院发文保存期为3年，上级来文保存期为2年，其他文件保存期为1年。 第十五条 存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管。 第十六条 秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的行政处分。 第十七条 参加上级召开的会议带回的文件，一律交文秘人员登记。 第十八条 本制度由院办公室负责解释。 附：行政发文格式规范 1、发文字号和签发人 上行文发文字号一般在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，在红色反线之上4mm处居中排布；下行文的发文字号在红色反线之上4mm处，居左空一字，签发人姓名一律在红

15、色反线之上居右空1字，“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 2、公文标题 应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题为二号宋体，在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 3、公文正文 主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行。正文要简明扼要，层次清楚。 正文内小标题分级为：一、（一） 1、（1）的顺序，通常一级小标题为黑体字加粗，二级小标题为楷体加粗。 文字从左至右横写、横排。批语用3号楷体字，正文用3

16、号仿宋体字，正文一般每面排22行，每行排28个字。纸张一般采用国际标准A4型（210m m297mm），左侧装订。 4、成文日期 成文日期以负责人的签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。并用汉字将年、月、日标全，零写为。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。 5、附注 公文如有附注（需要说明的其他事项），如“此件以传真形式发出”、“此件不登报”等，应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。 6、主题词 上行文按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，并

17、刊于抄送栏横线之上。 7、抄送机关 指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识抄送，后标全角冒号；抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列，抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。同一层次的抄送机关依党、政、军、群顺序排列。人大、政协、法院、检察院另起一行列于抄送机关最后。 8、印发机关和印发日期 印发机关指公文的印制主管部门；印发日期以公文付印的日期为准。印发机关和印发日期位于抄送机关之下，占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期用阿拉伯数码标识。并在印发机关和印发日期横线右下角刊字共印份。 9、页面设置 页边距：上、下为2.5厘米，左、右为2厘米。 10、盖章 加盖印章要端正、居中，齐上2/3。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不要采取标识此页无正文的方法解决。 + 展开范文.第 21 页 共 21 页